Comprendre le bulletin de paie en 2025

Preuve légale justifiant que le salaire a bien été versé tous les mois, le bulletin de paie fait partie des documents RH les plus importants en entreprise. Il recense des informations sur le salarié et l’employeur, le détail de la rémunération brute et nette, le montant des cotisations sociales et de l'impôt sur le revenu, le tout sous la forme d’une fiche papier ou dématérialisée.

Comment faire une fiche de paie et comment l’expliquer à ses salariés ? Quand et comment la transmettre ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Le bulletin de paie n’aura plus de secret pour vous. Tout savoir sur la gestion de la paie en ligne avec notre article Combo.

Quel est le rôle du bulletin de paie ?

Tout travail mérite salaire… et tout travail mérite une fiche de paie. L’employeur doit délivrer cette pièce justificative à chacun de ses salariés, quels que soient le montant à verser, la nature de la rémunération, la forme ou la validité du contrat de travail (articles L3243-1 à L3243-5 du Code du travail). Le bulletin de paie doit également respecter toutes les dispositions de la convention collective applicable au secteur d’activité, qui peut modifier certaines règles sur le contenu et la forme du bulletin.

⚠️ Attention : rédiger et transmettre ce document RH à ses salariés est une obligation en France ! L’absence de fiche de paie peut être considérée par la loi comme un délit de travail dissimulé.

Quand l’employeur doit-il donner la fiche de paie à ses salariés ?

Le bulletin de salaire doit être remis au salarié au moment du paiement de son salaire, généralement en fin de mois. Un employé non mensualisé (travail saisonnier, travail temporaire, contrat d'intérim, travail à domicile…) reçoit sa rémunération au moins une fois tous les 15 jours. La convention collective peut imposer une date précise.

Le salaire est versé un jour ouvrable, sauf si le paiement est effectué par virement bancaire. Si vous choisissez une rémunération en espèces, le montant du salaire ne doit pas dépasser 1500 euros.

🤔 Bon à savoir : les différentes primes et gratifications éventuellement versées ne suivent pas cette obligation de périodicité de paiement. Elles peuvent être données en fin d’année, par exemple.

Sous quelle forme l’employeur transmet-il le bulletin de paie ?

La fiche de paie est transmise au salarié de trois manières, au choix :

• En main propre ;
• Par courrier postal ;
• Par voie électronique (sauf si le salarié s’y oppose).

Vous choisissez la forme dématérialisée pour la distribution des bulletins de paie ? Attention, il y a des règles à connaître ! Depuis la Loi Travail 2016-1088 du 8 août 2016, tout employeur peut numériser ses fiches de salaire pour les envoyer par mail. Mais le RGPD recommande la distribution par un espace de stockage en ligne pour plus de sécurité et de confort (coffre-fort numérique, GED, logiciel de gestion de la paie comme Combo…). Ainsi, vous limitez la fuite de données de vos fiches de paie dématérialisée sur un compte sécurisé, accessible uniquement avec un code d’accès personnel.

L’employeur doit en conserver une copie du bulletin de paie durant 5 ans et la rendre disponible au salarié sous forme électronique durant 50 ans, jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. En cas de manquement à ces dispositions légales, l’employeur peut être sanctionné et risque des amendes (450 euros par fiche non remise, 2250 euros par non-paiement du salaire…).

Pour en savoir plus sur l’envoi des bulletins de paie par mail selon le RGPD et sur la vérification des bulletins de paie, découvrez nos articles de blog Combo.

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Comment lire un bulletin de paie ?

Le contenu de la fiche de salaire est défini par la loi (article R3243-1 du Code du travail). Identité de l’employeur, du salarié, éléments de rémunération, cotisations sociales… Il fait intervenir des éléments fixes et des éléments variables de la paie. On fait le point sur les mentions obligatoires du bulletin de paie, qui doivent figurer dans des zones bien séparées, selon l’ordre suivant depuis l’arrêté du 31 janvier 2023.

L’identité de l’employeur et du salarié

On délivre ici les information sur l’entreprise et sur l’employé qui reçoit le salaire :

• Nom et adresse de l’employeur
• Numéro de la nomenclature de l’entreprise ;
• Convention collective applicable ;
• Nom, emploi et coefficient hiérarchique du salarié, avec matricule RH sur fiche de paie ;
• Période et nombre d’heures de travail (dont heures supplémentaires) ;
• Forfait du salarié ;
• Nature de la base de calcul de la rémunération ;
• Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales.

La rémunération

Viennent ensuite tous les éléments nécessaires au calcul de la rémunération brute :

• Rémunération brute du salarié ;
• Base sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ;
• Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ;
• Nature et montant des autres versements et retenues ;
• Montant reçu par le salarié ;
• Date de paiement ;
• Dates de congé et montant de l'indemnité de congés payés.

Les cotisations sociales

Pour le passage du salaire brut au net, il faut prendre en compte le total des cotisations sociales :

• Montant des cotisations de protection sociale (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage) ;
• Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
• Montant total versé par l'employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales) ;
• Montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie.

Le net à payer et le net imposable

Il s’agit du montant net à payer avant impôt sur le revenu et du montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source.

Le montant net social

Écrivez ici le montant du revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires. Depuis le 1er juillet 2023, il fait partie des éléments de la paie à déclarer pour bénéficier de la prime d'activité et du revenu de solidarité active (RSA).

L’impôt sur le revenu

C’est la dernière mention obligatoire du bulletin de paie. Indiquez ici :

• Le montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source ;
• Le cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source ;
• Le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ;
• Le cumul annuel des montants de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ;
• Le montant net des heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées ;
• Le cumul annuel des montant d'heures complémentaires et supplémentaires exonérées.

Autres mentions du bulletin de paie

Il se peut que vous ayez à ajouter quelques mentions finales :

• La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site service-public.fr ;
• La mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée ;
• Le nombre d’heures indemnisées en cas d’activité partielle.

Quelles sont les mentions interdites sur le bulletin de paie ?

Il est important de souligner que certaines indications ne doivent en aucun cas figurer sur la fiche de salaire :

• L’exercice du droit de grève ;
• Les fonctions de représentant du personnel.

La nature et le montant de la rémunération liée à l'activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie.

Janvier 2026 : un nouveau modèle de bulletin de paie

Dans un souci de simplification, un nouveau modèle de bulletin de paie verra le jour en 2026. Il sera plus transparent et plus facile à lire pour les salariés des entreprises. Voici les modifications à venir :

• La séparation des heures supplémentaires du montant de salaire brut, afin de mieux comprendre leur imposition ;
• La distinction plus nette entre cotisations sociales obligatoires (Sécurité sociale, assurance retraite, assurance chômage…) et facultatives (prévoyance d’entreprise…).

Hormis ces deux gros changements, les aspects essentiels restent inchangés, notamment l’identification de l’employeur et du salarié, les mentions légales et la gestion des absences.

Exemple de bulletin de salaire

Besoin d’un exemple pour vous aider à créer votre propre modèle de bulletin de paie ? Voici la version à adopter au 1er janvier 2026 :

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Gérer les bulletins de paie avec un logiciel RH

Facilitez-vous la tâche avec un logiciel SIRH complet comme Combo. Finir les lourds tableaux Excel de préparation de la paie, créez facilement votre modèle de bulletin de salaire dans un outil digital intelligent. Préparez vos fiches en quelques clics : les éléments variables de paie sont automatiquement calculés par notre plateforme en ligne. Finies les erreurs et les doubles saisies, vous ne pouvez pas vous tromper. Les modèles Combo se conforment aux réglementations françaises et s’adaptent aux spécificités de votre entreprise. Il suffit ensuite d’exporter vos bulletins de paie dans le format que vous souhaitez. C’est simple et efficace ! 

Vous voulez optimiser la gestion de la paie en ligne ? Dématérialisez vos bulletins de salaire avec notre logiciel de gestion du personnel et simplifiez le travail de vos RH ! Essayez notre plateforme Combo tout-en-un pour tout type d’entreprise.

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FAQ sur le bulletin de paie

Qu’est-ce que le prélèvement à la source sur le bulletin de paie ?

Le prélèvement à la source (PAS) consiste à prélever chaque mois sur les salaires une partie de l'impôt sur le revenu dû par le salarié. Ce procédé concerne les rémunérations, les pensions de retraite, les allocations chômage (ARE) et les indemnités journalières de la Sécurité sociale versées en cas de maladie, accident ou congé maternité.

Pourquoi certains montants sont-ils exonérés de cotisations sociales sur la fiche de paie ?

Sur la fiche de paie, il existe une ligne intitulée « Exonérations de cotisations employeur ». Vous pouvez donc bénéficier d’un allégement ou d’une exonération totale de certaines charges patronales. Cette réduction dépend du niveau des rémunérations des salariés, du type d’activité et de l’implantation géographique de l’entreprise. Elle permet de réduire l’impact du paiement global des salaires et dynamiser l’embauche.

Le salarié peut-il contester une fiche de paie ?

Oui, le salarié peut contester le montant du paiement versé, même après avoir accepté la fiche de paie. L’employeur doit alors justifier cette somme à l’aide de pièces comptables. Le salarié dispose de 3 ans pour mener une action de non-paiement de salaire auprès du conseil des prud’hommes. Dans le cas inverse, l’employeur peut également demander le remboursement d’un salaire donné par erreur à son employé, dans les 3 ans qui suivent le versement.

Comment un employeur doit-il conserver les bulletins de paie ?

L'employeur doit conserver un double de la fiche de paie (sous forme papier ou électronique) pendant une durée de 5 ans minimum, dans les locaux de l'entreprise. Les versions numériques sont rendues disponibles aux salariés soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à 6 ans après le départ à la retraite. L’employeur doit garantir une conservation sécurisée.