Tout comprendre au contrôle de l’Urssaf

C’est un sujet souvent tabou et qui peut faire peur, et pourtant, à bien y regarder un contrôle de l’Urssaf est assez rare et se passe généralement sans encombre si votre entreprise est dans les règles. 

Quelles sont les étapes du contrôle ? Quels documents sont à fournir ? Et quels sont les risques ? Dans ce guide, on vous donne toutes les clés pour tout comprendre sur le contrôle Urssaf, et surtout pour anticiper ce type de procédure et ne pas risquer un redressement de ses services.

Quel est le rôle de l’Urssaf ? 

L’Urssaf c’est l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'allocations Familiales. C’est un organisme mis en place par l’État qui a pour mission de collecter et répartir les cotisations et contributions sociales qui financent l'ensemble du système de Sécurité sociale (financement du système de santé, des aides au logement ou la garde d'enfants, des pensions de retraite…). 

Un rôle majeur donc. Et plus concrètement ? 

Étant donné que l’Urssaf collecte les cotisations sociales, il a aussi la charge de s’assurer que celles-ci soient bien versées, avec les bons montants et dans les bons délais. C’est pour cette raison que certains contrôles sont parfois mis en place.

Qu’est ce qu’un contrôle de l’Urssaf ? 

Un contrôle de l’Urssaf a un seul objectif : s’assurer que la personne physique ou morale a bien réglé le montant des cotisations sociales qui lui sont imposées, mais aussi que l’ensemble des salariés est bien déclaré, que personne ne travaille au noir et que tous les salariés ont le droit de rester sur le sol français. 

Lors d’un contrôle Urssaf, l’inspecteur vous demande de lui remettre différents documents qu’il va rapprocher des éléments déclarés et payés par votre entreprise. Il s’occupe alors de contrôler les montants des salaires versés, le calcul des charges sociales payées sur les salaires, la bonne application des taux et les éventuelles exonérations de charges auxquelles vous pouvez prétendre. Tout cela est synthétisé et passé dans la moulinette de l'Urssaf qui vous dit, en fin de contrôle si tout est OK ou si vous devez passer à la caisse. 

Il faut savoir qu’un contrôle Urssaf ne veut pas dire non plus un redressement obligatoire. Il s’agit d’un contrôle administratif, pas un contrôle fiscal. On parlera plutôt ici de vérifications appropriées du remboursement de notes de frais de restaurant, des avantages en nature concédés aux salariés, à la mise à disposition de chèques cadeaux aux salariés et du remboursement du transport en HCR. Si vous êtes dans la légalité, pas de problème, vous n’aurez rien à payer.

Quels sont les points vérifiés lors d'un contrôle Urssaf ?

L’Urssaf s’intéresse à tout ce qui a trait aux salaires, aux charges sociales, aux avantages en nature, aux déclarations à l’embauche et à la législation sur les travailleurs : carte de séjour autorisant le travail sur le territoire, affiliation des salariés aux différents organismes sociaux obligatoires (Sécurité sociale, retraite, CAF, etc.).

L’inspecteur peut vous demander la liste de vos salariés et la mettre en parallèle avec votre déclaration DSN. Il s’arrête également sur les fiches de paie, les mentions qui y figurent et la différence entre salaire brut et salaire net dans le but de vérifier les charges sociales salariales réglées par l’entreprise pour le compte du salarié.

‍
En cas de doute, l’inspecteur de l’Urssaf peut demander l’intervention des services d’hygiène s’il constate un manquement dans le maintien de la propreté et de l’hygiène et même avertir l'inspecteur du travail pour lui demander de visiter les lieux s’il constate une infraction sur la législation (travail au noir, manquement en sécurité, etc.)

En clair, les points vérifiés sont : 

• les salaires versés ;
• les rémunérations non soumises à cotisations, comme les remboursements de frais ;
• les réductions de cotisations salariales ;
• le calcul des charges patronales et les exonérations de cotisations éventuelles ;
• les avantages en nature divers comme les avantages en nature en HCR ;
• les bons d'achat remis lors d'événements particuliers.
  

Quelle est la différence entre contrôle fiscal et contrôle Urssaf ? 

Bonne question, il y a souvent des confusions entre les deux. 

• Le contrôle fiscal : Il s’agit ici de vérifier que vous ayez bien payé les impôts (prélèvements obligatoires liés à vos ressources) et taxes (contrepartie monétaire demandée par l’État en l’échange d'un service rendu par une personne publique)

• Le contrôle Urssaf : Il s’agit de s’assurer que vous ayez bien réglé le montant des cotisations sociales (aussi appelées charges sociales) dont vous faites l’objet. Elles sont calculées sur le revenu brut et permettent de financer le système social français sur une logique de répartition (assurance maladie, maternité, invalidité, décès, etc.)

Pour résumer, ce sont deux versements obligatoires mais qui ne font pas l’objet du même calcul et ne servent pas le même objectif. Ils sont indépendants et complémentaires.

Dans quel cas l'Urssaf peut-il effectuer un contrôle ?

Une bonne partie des contrôles opérés par l’Urssaf le sont de manière aléatoire afin de s’assurer du bon versement des règlements par l’ensemble des personnes et entreprises concernées. Cela fonctionne comme un contrôle de routine de la police. 

En revanche, certains facteurs peuvent augmenter vos chances d’être contrôlé :

• il y a des incohérences dans votre déclaration sociale
• un de vos partenaires ou fournisseur est contrôlé (un contrôle chez vous peut alors permettre de croiser des informations et préciser certains points liés à votre partenaire)
• vous avez fait l’objet d’un redressement fiscal récemment. L’URSSAF peut alors choisir de venir vous contrôler en préventif.
• si vous avez déjà été contrôlé auparavant et que vous êtes resté dans le collimateur de l’Urssaf pour manquement.

{{inspection-du-travail="https://combohr.com/fr/style-guide"}}

Est-il possible de demander volontairement un contrôle de l’Urssaf ? 

C’est une démarche rarement faite mais pourtant possible.

Cela peut d’ailleurs être l’occasion de montrer votre bonne volonté. Dans ce cas, si l’Urssaf détecte une erreur dans une déclaration, vous devrez alors simplement régler le montant correspondant mais n’aurez pas de pénalité. Ce choix peut être intéressant si vous avez un doute ou par exemple si votre entreprise est encore récente et que vous faites vos premières déclarations. 

Qui peut être soumis à un contrôle URSSAF ? 

C’est très simple : toute personne physique ou morale qui réalise une Déclaration Sociale Nominative (ou DSN) et/ou est sujette à des cotisations peut faire l’objet d’un contrôle de la part de l’Urssaf. 

Ce n’est donc pas un sort réservé uniquement aux entreprises. Un contrôle de l’Urssaf peut ainsi avoir lieu dans une association, chez un professionnel de santé ou encore chez un travailleur indépendant ou freelance. 

Quels sont les risques lors d'un contrôle Urssaf ?

Lorsque vous êtes contrôlé par l’Urssaf et que vous n’avez pas respecté vos obligations, il y a alors 3 types de sanctions possibles :

• Le droit à l’erreur (ou la loi Essoc): Si c’est la première fois et vous faites preuve de bonne foi, sachez qu’il est possible de ne pas avoir de sanction à condition de régler les montants correspondants.
• Le défaut de production de la déclaration : La pénalité peut être de 750 €. Vous avez alors un mois pour procéder au règlement, au-delà, des pénalités non négligeables peuvent s’appliquer (elles vont parfois jusqu’à 750€ par mois de retard).
• L’inexactitude de la déclaration : Vous avez fait votre déclaration mais il manque un élément ou une erreur a été détectée. Le montant de la pénalité est le même qu’en cas de défaut de production de la déclaration (750€)..
• Le retard de paiement : Dans ces cas-là, la pénalité se calcule en pourcentage (5%) par rapport au solde du restant dû . Dans la même logique, vous avez un mois pour procéder au règlement. Passé ce délai, une majoration s’applique au hauteur de 0,4 % par mois ou fraction du mois écoulé (ce qui représente 4,8 % par an). Le calcul se fait par ailleurs à partir de la date d’exigibilité de la contribution, et non passé le délai d’un mois de retard.

🤔 Bon à savoir : Vous clôturez votre entreprise ou arrêtez l’activité ? Vous devrez alors envoyer vos déclarations dans un délai d’un mois à compter de la date de cessation définitive de l’activité. Si la démarche n’est pas effectuée, la pénalité fonctionne comme pour le défaut de production de déclaration.

Comment se déroule un contrôle de l'Urssaf ?

En général, cela se déroule en 5 étapes. 

Étape 1 : l’avis de contrôle

Un courrier vous est envoyé 30 jours en amont de la date du contrôle dans vos locaux. Ce dernier vous précise l’identité de la personne qui viendra sur place, la liste des documents que vous devez préparer, la date du contrôle. Cette dernière ne peut pas être décalée, l’Urssaf part du principe que vous ferez en sorte d’être présent le jour J.

🤔 Bon à savoir : Dans le cas spécifique d’une suspicion de travail dissimulé, l'Urssaf n’a pas obligation de vous faire parvenir en amont un avis de contrôle.

Étape 2 : le contrôle

L’agent de recouvrement agréé par l’Urssaf va passer en revue l’ensemble des documents que vous aurez préparés (avis d'imposition, factures, statuts, déclaration sociales, bulletins de salaire, bilan comptable, etc…) et votre dossier. Voici les éléments qu’il va pouvoir vérifier : 

• Taux et calcul de vos cotisations sociales 
• Montants de cotisations dus et payés à date
• Rémunérations soumises à cotisations
• Frais professionnels déductibles des cotisations
• Respect des mesures d’exonération de cotisations en faveur de l’emploi.

🤔 Bon à savoir : Les inspecteurs de l’URSSAF sont soumis au secret professionnel. En d’autres mots ? Le fait qu’un contrôle soit en cours dans votre entreprise est une information qui n’est donc pas rendue publique. Par ailleurs, la durée du contrôle URSSAF est limitée à 3 mois pour les entreprises de moins de 20 employés. En d’autres mots, il ne peut se passer plus de 3 mois entre le début du contrôle et l’envoi de la lettre d’observation.

Étape 3 : le bilan de la visite de contrôle

On parle aussi de lettre d’observation. Cette dernière est produite par l’agent de recouvrement et vous est envoyée directement par voie postale. Elle contient l’ensemble des conclusions du contrôle avec notamment les informations suivantes :

• Objet du contrôle
• Documents contrôlés
• Période vérifiée
• Date de début et fin du contrôle
• Modalités et délais de réponse
• Montant, nature et mode de calcul du redressement (si effectif)

Étape 4 : la période de réclamation

Sachez que vous avez le droit de contester le contenu de cette lettre d’observation, et ce dans un délai d’un mois. Pour cela, vous devez procéder par écrit et fournir un maximum d’éléments afin de préciser le contexte de votre demande. Il est aussi possible de demander un délai de 30 jours supplémentaires afin de constituer votre réponse et dossier de retour. En général, c’est une procédure à éviter mais dans certains cas, cela peut totalement s’avérer justifié. 

Une fois ce courrier reçu par l’agent de recouvrement, ce dernier est libre d’effectuer la décision finale avec les éléments à sa disposition. 

Étape 5 : le rapport final

On parle aussi de rapport de contrôle. 

C’est le courrier qui clôture la procédure de contrôle de l’Urssaf et résume les décisions prises (pas de redressement, un crédit doit vous être versé, vous devez régler un redressement).

Dans le cas d’un redressement, votre entreprise fera l’objet d’une régularisation. Vous recevrez alors un document vous demandant de régler le montant du redressement (avec les majorations si effectives). Vous aurez alors un mois pour régler ce montant.

🤔 Bon à savoir : Vous n’êtes pas d’accord avec le verdict posé par l’agent de redressement ? C’est la dernière étape où vous pouvez encore le contester. Cela se passe alors par la commission de recours amiable (CRA). Le but de cette dernière est d’analyser la situation, comprendre le désaccord et proposer une solution. Elle joue un rôle similaire à celui du médiateur. 

Quels documents faut-il présenter lors d'un contrôle Urssaf ? 

L’Urssaf va vous demander de lui remettre tous les éléments en lien avec les salariés de votre entreprise. Tout dépend de votre activité, mais la liste peut être longue. Voilà pourquoi il est conseillé d’être toujours au clair avec la gestion RH de l’entreprise. 

Comme nous l'avons dit plus haut, vous disposez d’un mois pour tout préparer. Ne perdez pas de temps !

Les documents liés aux salariés de l’entreprise

• l’ensemble des bulletins de salaire sur une période de 3 ans au maximum, portée à 5 ans en cas de travail dissimulé ; 
• les bordereaux de cotisations sociales et les justificatifs des informations intégrées dans la DSN ; 
• les régularisations et les appels à cotisations émanant des organismes collecteurs ; 
• le registre unique de personnel pour vérifier si vos salariés y sont bien mentionnés ; 
• la convention collective du secteur ; 
• les contrats de travail et notamment ceux éligibles à des exonérations de cotisations ; 
• les documents échangés entre votre entreprise et France Travail comme les déclarations et attestations ; 
• l’avis de France Travail qui précise la participation du dirigeant au régime d’assurance chômage s’il est à la fois mandataire et salarié de l’entreprise.

Les éléments comptables

Il est également possible de devoir lui remettre des éléments comptables comme : 

• les 3 derniers bilans ;
• les balances comptables ; 
• les grands livres ; 
• les états de rapprochement entre la DSN et la comptabilité ; 
• les conventions de stages et d’alternance ;
• les relevés d’heures des salariés ; 
• les notes d’honoraires ;
• les justificatifs en rapport avec les frais remboursés et les avantages en nature ; 
• les cartes grises des véhicules de société.

Les documents fiscaux

Le contrôleur Urssaf peut également réclamer : 

• l’ensemble des liasses fiscales sur 3 ans ; 
• les copies des avis d’imposition ;
• les justificatifs de paiement des taxes et impôts ; 
• le document remis lors du dernier contrôle fiscal.

Comment anticiper et préparer au mieux un contrôle de l’Urssaf ? 

Le mieux est de rester dans les règles, à tout moment, et d’avoir une comptabilité en bonne et due forme. Ce n’était pas le cas et vous devez préparer un contrôle en urgence ? L’URSSAF met à votre disposition la charte du cotisant contrôlé. Vous y trouverez toutes les informations pour bien préparer le contrôle à venir.

Peut-on refuser un contrôle Urssaf ? 

Bien évidemment, non ! Toute entreprise et son dirigeant ont obligation de se plier à ce contrôle certes pas agréable, mais qui se passera bien si l’entreprise n’a commis aucune infraction. 

Comment faire pour que le contrôle Urssaf se passe bien ? 

En choisissant une solution RH comme Combo, vous avez l’ensemble de ces documents à disposition et pouvez ainsi les présenter à l’inspecteur sans perdre de temps à les chercher dans vos armoires. Demandez une démo gratuite ou créez votre compte gratuitement pour un essai, c’est aussi simple que cela !

{{inspection-du-travail="https://combohr.com/fr/style-guide"}}