Tout savoir sur la subrogation de salaire

Lorsqu’un de vos employés est contraint de s’absenter pour des raisons telles que la maladie, l’accident, la maternité ou la paternité, et que cette absence est prise en charge indemnisée par la Sécurité Sociale, le contrat de travail du salarié est alors suspendu, même si ce dernier reste tout de même soumis à certaines obligations. En tout état de cause, dans ce cas, vous avez la possibilité de demander la subrogation de salaire. 
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Mais qu’est ce que la subrogation de salaire ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels en sont les avantages ? Et comment suivre la gestion de la paie ? Zoom sur ce dispositif : 

Qu’est-ce que la subrogation de salaire ?

Malgré son nom un peu barbare, n’y voyez rien de compliqué : la subrogation de salaire est un dispositif que l’employeur peut mettre en place pour percevoir, en lieu et place d’un salarié en arrêt maladie, les indemnités journalières de la Sécurité sociale auxquelles le collaborateur peut prétendre. Une fois que ces indemnités ont été versées à l’employeur, ce dernier les complète avec le complément de salaire qu’il doit au salarié afin de lui remettre un salaire complet.

Autrement dit, la subrogation de salaire est un dispositif qui permet à vos salariés en arrêt maladie de continuer à percevoir leur salaire en une seule fois.  

Le principe de fonctionnement de la subrogation de salaire

Comme vous le savez sans doute, le salarié a droit à deux indemnisations distinctes durant un arrêt de travail pour cause de maladie :

- Les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS), versées par sa CPAM, plafonnées et calculées selon le salaire brut des 3 derniers mois.

- Le complément de salaire, qui sert à compenser une baisse de rémunération parfois importante. Il est versé par l’employeur et calculé selon un pourcentage prédéfini du salaire et seulement à partir du 8ème jour d’absence.

Subrogation de salaire : comment ça fonctionne concrètement ?

Comme on l’a vu plus haut, la subrogation de salaire consiste, pour l’entreprise, à toucher les IJSS à la place du salarié en arrêt de travail. De cette façon le versement des différentes indemnités est regroupé et simplifié : l’employeur pourra verser la totalité des indemnités au salarié en une seule fois. Mais attention : c’est à l’employeur d’avancer les indemnités de l’Assurance maladie : il devra se les faire rembourser par la CPAM. 

Avec la subrogation de salaire, vous allez donc verser directement au salarié : 

• Les indemnités journalières auxquelles il a droit (puis demander leur remboursement auprès de la CPAM)
• Une indemnisation complémentaire, aussi appelée « salaire maintenu »

Pour pouvoir mettre en place le dispositif, deux conditions sont requises : vous devez continuer de verser le salaire du collaborateur (en totalité ou en partie) pendant toute la durée de l’arrêt de travail ; le salaire maintenu au cours de l’arrêt doit être au moins égal au montant des indemnités que le salarié perçoit pour la même période.  

Bon à savoir : la différence majeure entre subrogation et maintien de salaire réside dans l’aspect légal : en effet, alors que l’entreprise peut choisir d’appliquer la subrogation de salaire, le maintien de salaire lui est imposé par la loi.

Exemple de subrogation de salaire :

Au sein de votre entreprise, un collaborateur percevant un salaire mensuel brut de 2100 euros est en arrêt de travail pour maladie. L’Assurance Maladie a prévu de lui verser une indemnité journalière de 36,66 euros. Vous allez pouvoir utiliser le dispositif de la subrogation de salaire si la convention collective dont vous dépendez prévoit de maintenir son salaire brut (une partie ou la totalité) pendant son arrêt de travail, et si le montant de ce salaire maintenu est au moins égal à 36,66 euros par jour d’arrêt de travail. 

La subrogation en cas de maintien de salaire est-elle obligatoire ?

Non, la subrogation n’est pas obligatoire, y compris en cas de maintien de salaire. Le salarié peut donc recevoir son complément de salaire, puis percevoir en parallèle les indemnités journalières auxquelles il a droit de la part de la Sécurité sociale.

Les avantages de la subrogation de salaire

Du côté de l’entreprise, la subrogation de salaire permet de :

- Faciliter la gestion comptable : l’employeur verse directement au salarié la globalité du montant qui lui est dû.

- Éviter les écarts de paiement entre les indemnités journalières et le complément de salaire.

- Éviter les erreurs de calcul : la subrogation assure une exactitude dans les versements grâce aux données transmises par l’assurance maladie.

Du côté du salarié, la subrogation de salaire assure une continuité de paiement et un paiement en une seule fois de la somme mensuelle à laquelle il a le droit pendant son arrêt.

Quand s’applique la subrogation de salaire ?

La loi impose un règlement très encadré quant à la possibilité de mettre en place ce dispositif en entreprise.

Les cas différents d’arrêt de travail

Vous pouvez appliquer la subrogation de salaire pour toute absence indemnisée par la sécurité sociale pour les raisons suivantes :

• Arrêt de travail pour maladie. Découvrez à cette occasion tout ce qu’il faut savoir sur l’arrêt maladie en CDD. 
• Arrêt de travail pour maladie professionnelle.
• Arrêt de travail pour accident du travail ou de trajet. Retrouvez ici toutes les infos sur les conséquences d’une déclaration tardive d’un accident de travail par le salarié, ainsi que notre dossier complet sur l’accident de trajet et le fonctionnement de l’indemnisation lors d’un accident de trajet par la caisse primaire de l’assurance maladie et l’employeur.
• Cure thermale.
• Temps partiel thérapeutique.
• Congé pathologique prénatal et postnatal.
• Congé maternité.
• Congé d’adoption.
• Congé de paternité et d’accueil de l’enfant.
• Congé de deuil.

Les conditions liées au statut de l’employé

Il existe trois conditions à respecter pour mettre en place la subrogation de salaire :

• Le contrat de travail du salarié ou la convention collective doit convenir en amont du versement partiel ou total du salaire pendant la durée de l’arrêt de travail.
• Le salaire maintenu pendant l’arrêt de travail doit être supérieur ou égal au montant des IJSS.
• Le salarié doit également avoir au moins un an d’ancienneté (sauf si la convention collective ou un accord d’entreprise prévoit des dispositions plus favorables) et être affilié à la sécurité sociale.

Quelles démarches pour mettre en place la subrogation de salaire ?

C’est à l’employeur que revient la mise en place de ce dispositif en s’adressant directement à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM). Concrètement, au moment de signaler l’arrêt de travail dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN), vous devez remplir la partie "Demande de subrogation en cas de maintien de salaire" en renseignant soigneusement les éléments suivants :

• La date de début correspond au début de l’arrêt de travail,
• La date de fin correspond au terme de l’obligation de maintien de salaire (celle-ci ne correspond pas forcément avec la date de fin de l’arrêt de travail).
• Le numéro du compte bancaire sur lequel les indemnités journalières doivent être versées.

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Comment adapter la fiche paie du salarié ?

Les indemnités versées à l’employé doivent être saisies en paie. Elles sont calculées en fonction du salaire maintenu, somme de laquelle :

• On déduit le montant brut de l’indemnité complémentaire versée par l’employeur
• On ajoute le montant net des IJSS

Sur la fiche de paye du salarié, toutes ces informations doivent apparaître de manière transparente, notamment le montant des IJSS qui auront été perçues par l’entreprise.

Quand est-ce que l’employeur reçoit les versements ?

Si vous avez opté pour la subrogation de salaire, vous recevrez les IJSS dues au salarié tous les 14 jours en moyenne. Vous pourrez choisir entre :

• Calculer en amont les indemnités journalières pour les déduire de la fiche de paie du mois d’absence.
• Attendre le versement des indemnités par CPAM et les mentionner uniquement à ce moment-là sur le bulletin de paie.

Quels outils RH pour aider à la mise en place de ce dispositif ?

Pour vous aider, plusieurs logiciels SIRH sont capables de prendre en compte des changements dans l’organisation des fiches de paie comme par exemple dans le cas de la subrogation de salaire.

Grâce au logiciel RH tout-en-un Combo, la subrogation de salaire tout comme d’autres éléments variables de paie sont calculés automatiquement : vous n’aurez ensuite plus qu’à les exporter vers votre expert-comptable ou vers votre logiciel de gestion de paie.

Vous souhaitez en connaître davantage sur la mise en place de la subrogation de salaire en entreprise ? Nos experts Combo seront ravis de répondre à toutes vos questions sur le sujet, demandez une démo dès maintenant !