Pointeuse au travail : zoom sur la législation en France

Véritable assistante des heures travaillées par les salariés de l’entreprise, la pointeuse au travail accompagne le service des ressources humaines dans leur enregistrement obligatoire. Qu’exige la réglementation en matière de suivi des heures travaillées et comment mettre en place un système de suivi des temps de présence des employés dans l’entreprise ? La solution existe : la badgeuse ou pointeuse digitale qui répond parfaitement à la législation sur la comptabilisation de ce temps en entreprise. Mais avant de voir le fonctionnement de ce logiciel de pointage, vérifions les obligations légales qui incombent au chef d’entreprise. 

L’obligation légale de mesurer le temps de travail 

Entre heures de travail accomplies, heures d’absence pour maladie, retard au travail, heures de télétravail, jours de congés, prise de RTT, aménagement du temps de travail, repos compensateur… le chef d’entreprise doit être en mesure de remettre, à tout moment, le décompte des heures de présence et d’absence de ses salariés. Ceci, en cas de contrôle du temps de travail par l’Inspection du travail ou de tout autre organisme vérificateur (URSSAF, Sécurité sociale…) et même lors d’une demande d’un salarié. 

Le système de pointage numérique permet de quantifier, de façon très précise, les heures effectuées. Il répond ainsi à l’obligation du Code du travail de l’enregistrement des temps de présence qui concerne les salariés présents dans les locaux dans l’entreprise, mais également ceux œuvrant à l’extérieur (commerciaux, salariés en télétravail, personnel délégué…).

On trouve dans cette obligation de collecte les heures collectives ou individuelles effectuées par :

• les salariés à temps plein et partiel ; 
• les CDD, CDI, contrat d’extra et de saisonnier ;
• les alternants.

‍👉 Les deux exceptions à cet enregistrement des heures travaillées sont les personnels relevant de l’agriculture et du transport routier qui ont leur propre législation sur les horaires de travail.

‍Le contrôle de ces heures dépend du statut du salarié et doit être adapté à ce dernier. À titre d’exemple, les heures d’un cadre au forfait jour ne seront pas suivies de la même façon que celles d’un salarié en contrat de 35 heures. 

Il existe ainsi deux types de pointage selon les horaires : horaires collectifs et horaires individualisés.

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Pointeuse au travail et horaire collectif

Lorsque les salariés sont soumis à un même horaire collectif de travail, c’est-à-dire qu’un planning fixe précisément les horaires de travail de début et de fin de journée ainsi que le temps de pause méridienne pour l’ensemble des employés, l’employeur a obligation :

• d’afficher ces horaires dans l’entreprise ; 
• de les dater et de les signer afin de les valider.

Le planning des heures affichées doit également indiquer la répartition sur une année complète de la durée du travail dans le cas d’un dépassement des horaires sur une semaine et au maximum sur une année. Il devra préciser : 

• le nombre de semaines sur la période de référence ; 
• les horaires de travail ; 
• la répartition de la durée du temps de travail pour chaque semaine de cette période.

La pointeuse devra alors être configurée pour répondre à ces impératifs et remettre les informations légales obligatoires à tout moment. 

Badgeuse au travail et horaire non collectif

Un horaire non collectif ou individuel signifie que la badgeuse digitale doit être réglée selon les heures prévues au contrat du salarié (par exemple en cas de modulation du temps de travail d’un salarié). L’employeur doit présenter le décompte des temps de travail et des repos compensateurs à chaque salarié, du fait du caractère individuel des heures travaillées.La conformité du suivi des heures travaillées est donc imbriquée dans 4 niveaux :

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Fonctionnement et mise en place d’une badgeuse ou une pointeuse dans l’entreprise

La logique ancienne voulait que l’on place la badgeuse à proximité de la porte d’entrée de l’entreprise. La dématérialisation du pointage fait qu’elle est aujourd’hui intégrée dans les smartphones ou les tablettes des salariés par le biais d’une application avec un accès réservé privé et sécurisé.Le logiciel est, quant à lui, intégré dans un ou plusieurs ordinateurs du service des ressources humaines. Les accès sont autorisés par salarié pouvant aller de la simple consultation à sa configuration. L’entreprise va donc pouvoir effectuer des contrôles de la présence physique des salariés, gérer leur absence par type (congé payé, arrêt maladie, RTT, repos compensateur) et intégrer un planning général et personnalisé des salariés. La pointeuse digitale permet également d’assister l’entreprise dans la préparation de la paie grâce à une synchronisation des éléments des salaires et de télécharger des indicateurs RH précieux, tels que le turnover, l’amplitude horaire du travail, les heures de présence et autres ratios utiles au service du personnel. 

‍👉 Pour récapituler, le smartphone du salarié est relié au logiciel. Une configuration à distance et un appairage s’opèrent entre les deux et permettent le fonctionnement de la pointeuse.

‍Les 4 obligations du Code du travail en matière de badgeuse en entreprise

1re obligation : Fiabilité du système de pointage 

Le système doit être infalsifiable et sécurisé afin que personne ne puisse modifier les données recueillies. Leur enregistrement doit se faire de façon automatique.

Technologie de pointage adaptée 

À l’activité de l’entreprise doit correspondre une méthode de pointage adaptée. 

• Interdiction de suivre les déplacements des salariés dans les locaux par un système de géolocalisation interne ;
• Accès réservé aux seules personnes habilitées avec traçabilité des actions (connexion et recherches effectuées) ; 
• Durée de conservation des données en relation avec l’accès limité à 3 mois au maximum et celles du suivi des temps de travail de 5 ans au maximum
• Information obligatoire des salariés de la mise en place du dispositif tant sur le fonctionnement que sur la conservation des données avec mention de leurs droits d’accès et de rectification.

Accessibilité des informations aux administrations, dont l’Inspection du travail 

Une synthèse des données et relevés de pointage doit être gardée à disposition de l’Inspection du travail aux fins de vérification. Les obligations de l’employeur consistent à remettre des codes d’identification de chaque salarié au membre du personnel accrédité. Ce dernier doit être à la disposition des autorités en cas de contrôle.

Accessibilité des informations personnelles aux salariés

Chaque salarié a un droit d’accès aux éléments collectés par la pointeuse-horaire, notamment les heures réalisées dans le cadre de son contrat de travail. Ceci a pour but de faire accepter ce moyen de contrôle, non pas comme un moyen coercitif, mais comme une notion du respect de l’obligation qui est faite à l’entreprise par les services publics.

Pointeuse / badgeuse: le recours en cas de manquement au Code du travail 

L’employeur doit respecter la réglementation en vigueur. En cas de manquement, notamment lors du non-respect des normes de la CNIL, l’entreprise risque une amende de 750 euros pour une personne physique et 3750 euros pour une personne morale, à multiplier par le nombre de salariés en défaut d’enregistrement des heures travaillées. L’Inspection du travail se réserve la possibilité d’acter auprès du Conseil des prud’hommes si elle considère que les valeurs indiquées par la pointeuse ne respectent pas le Code du travail et sont donc réputées comme nulles. 

FAQ sur la jurisprudence d’une pointeuse / badgeuse au travail 

Qui est exempté de l’utilisation d’une pointeuse ? 

Chaque entreprise, dès lors qu’elle emploie un seul salarié, doit se soumettre à la collecte des heures travaillées. Personne n’en est donc exempté. La loi n’impose pas la présence d’une pointeuse digitale en matière de suivi de temps de travail, c’est à l’employeur de choisir sa méthode de pointage.

Quelles sont les conséquences en cas d’oubli de pointage ? 

Un salarié ayant oublié de pointer ne peut pas être sanctionné pécuniairement ni voir ses heures non pointées retenues sur son salaire. L’employeur peut toutefois exiger du salarié la récupération des heures perdues. Il s’agit d’une faute légère qui peut entraîner un avertissement, mais, en aucun cas, un licenciement pour faute grave.

Comment gérer le refus de pointer d’un salarié ? 

L’employeur peut entamer une procédure de sanction disciplinaire, voire un licenciement pour cause réelle et sérieuse, voire grave, si un salarié refuse de pointer. Ceci, tant que le système de pointage est installé et fonctionne selon les règles imposées par le Code du travail et que l’employeur possède des éléments de preuve.