Mieux gérer son personnel en pharmacie : les bonnes pratiques

Les employés d’une officine satisfaits sont des employés heureux. Être à l’écoute de leurs besoins et leur assurer une bonne qualité de vie dans votre pharmacie font partie des devoirs d’un manager pharmacien. Cela passe notamment par une gestion planning digne de ce nom ! Comment un pharmacien peut-il gérer au mieux ses collaborateurs dans une officine ? C’est tout de suite sur Combo.

Pour bien gérer les employés, il faut bien gérer leur temps de travail à la pharmacie

Le temps de travail, c’est à peu de chose près le temps de présence de vos salariés sur leur lieu de travail. Parfois, il n’est pas utile que tout le personnel de santé soit là en même temps pour effectuer les tâches. L’idée, pour être efficace, c’est donc d’aménager le temps de travail de chacun, de le rendre plus flexible, si vous préférez. C’est votre mission de dirigeant, si vous l’acceptez !

Pourquoi aménager le temps de travail dans votre pharmacie ?

L’aménagement du temps de travail présente plusieurs avantages :

• Lorsque l’activité est faible, vous n’avez pas besoin de mettre certaines personnes au chômage partiel, voire de licencier. Ou de les laisser oisifs, ce qui n’est ni motivant ni productif. Il suffit de jouer sur les heures de présence hebdomadaires ;
• Au contraire, lorsque l’activité est forte, il n’est pas nécessaire de recruter, et vous gagnez donc du temps, de l’argent… et de l’énergie ;
• C’est aussi un moyen de sensibiliser vos collaborateurs à vos problèmes et de les fidéliser, de les rendre membres d’une famille. C’est un super booster pour votre marque employeur

Mieux aménager et gérer le temps de travail du personnel présentent de nombreux autres avantages pour votre pharmacie.

• Fidélisation de vos salariés. 

Le bien-être au travail est aujourd’hui une des principales préoccupations des salariés. En leur permettant de mieux concilier leur vie professionnelle et leur carrière, vous mettez toutes les chances de votre côté pour fidéliser vos collaborateurs. 

• Réduction du turnover

Qui dit fidélisation des employés dit importante réduction du turnover au sein de vos équipes. Vous ne perdez donc plus de temps à former constamment de nouveaux employés et économisez de l’argent (et encore du temps) sur les démarches de recrutement. 

• Augmentation du chiffre d’affaires

Avec des salariés satisfaits de leur entreprise (qui sont généralement bien plus performants) et peu de problèmes de turnover et d’absentéisme, il est plus facile d’augmenter le chiffre d’affaires de votre pharmacie – mais aussi d’améliorer la rentabilité de la pharmacie. 

• Meilleure organisation des plannings

En optimisant le temps de travail de vos salariés, vous facilitez la mise en place des plannings – que ce soit pour les collaborateurs qui travaillent à temps plein ou ceux qui travaillent à temps partiel dans la pharmacie – et pouvez ainsi gérer efficacement les périodes d’absence   – ce qui vous permettra en plus de mieux anticiper la fermeture annuelle.

Vous avez donc tout intérêt à donner une importance primordiale à la gestion du temps de travail et à l’organisation des plannings du personnel de votre pharmacie.

Comment aménager le temps de travail ?

Aménager le temps de travail, c’est l’adapter en fonction des variations d’activité de votre TPE. Le besoin en médicaments ou en conseils de santé n’est peut-être pas le même toute l’année. Il faut donc être flexible. Ca revient également à répartir différemment les heures de travail et donc à les moduler. La répartition peut s’effectuer sur tout ou partie d’une année, et l’aménagement peut être quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel. A vous de trouver la bonne organisation et les bonnes pratiques.

Comment mettre en place cet aménagement ?

Il faut signer un accord de branche ou une convention, ou un accord d’entreprise ou d’établissement, stipulant la durée de travail des employés.

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Comment fidéliser les salariés d’une officine ? 

Le pharmacien se trouve parfois en difficulté face au turnover de son équipe, ce qui a pour conséquence de perturber le reste de l’équipe et de désorganiser la pharmacie. Il est aujourd’hui possible de mettre en place des actions dans les officines qui vont encourager les collaborateurs à rester en poste plus longtemps. 

Proposer des avantages aux collaborateurs de l’officine avec le comité social d’entreprise

Un salarié ayant certains avantages sera toujours plus enclin à rester fidèle à son poste. Si un comité social d’entreprise n’est pas souvent présent au sein de l’officine, il est aujourd’hui possible au pharmacien de souscrire à un CSE externalisé qui propose des avantages à chaque salarié et à ses enfants. 

Ce comité d’entreprise externalisé en officine permet à chaque personne de l’équipe de bénéficier de remises sur des séjours, des réductions sur des activités, parcs d’attraction, places de cinéma et offres locales. Ce système présente un réel avantage pour le collaborateur de la pharmacie qui va profiter de promotions souvent très intéressantes. 

Pour le pharmacien et l’officine, la cotisation payée est bien évidemment déductible de son résultat. Ces avantages sociaux sont une preuve que le bien-être des collaborateurs importe au pharmacien qui les va ainsi renforcer le sentiment d’appartenir à l’entreprise. Ainsi, il en découle un plus grand engagement et un pari sur l’avenir.

Engager les collaborateurs dans des formations 

Les formations sont un excellent moyen de fidéliser les salariés qui se sentent entendus dans leurs besoins de se tenir informé des évolutions de leur métier. Le pharmacien peut ainsi participer à la sélection des formations en compagnie de ses salariés, répondre à leurs besoins et jouer un rôle de responsable des ressources humaines parfois oublié au détriment du bien-être des employés de l’officine.

Différentes formations peuvent être proposées aux collaborateurs : 

• formation médicale permettant d’effectuer des petits actes d’urgence ; 
• formation chez les fournisseurs d’attelles et matériel paramédical ; 
• formation en informatique pour mieux gérer le logiciel interne.

Organiser des événements et rencontres

Il est important que le responsable de l’officine soit à l’écoute de son équipe, tant pour la qualité de vie au travail que pour son évolution professionnelle au sein de la pharmacie. Des événements intra-entreprise peuvent être organisés pour souder l’équipe. Il peut s’agir d’une réflexion commune sur des travaux d’aménagement intérieurs, des soirées d’équipe avec dîner en commun, des sorties randonnées avec les membres des familles des salariés. Leur but est de rassembler les collaborateurs autour d’un thème où la parole leur est donnée et de mieux les connaître en dehors de la pharmacie.

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Pourquoi opter pour un logiciel de planning pharmacie et comment créer et optimiser les plannings de vos salariés dans le cadre de cet aménagement ?

Combo vous propose l’outil ad hoc qui vous permet de réaliser un planning en quelques clics, puis de le dupliquer à l’envi si nécessaire.

Combo comptabilise les heures travaillées grâce à la pointeuse, et vous informe si les temps de repos sont respectés, si des heures supplémentaires ont été effectuées et si, le cas échéant, un repos compensateur doit être octroyé.

Combo exporte ensuite ces données à la fin de chaque mois, afin que la paie puisse être calculée. Travail le dimanche ou les jours fériés, horaires de nuit, heures supplémentaires ou complémentaires, aucune donnée n’échappe à l’outil.

Tout cela, bien sûr, dans le respect de la convention collective des pharmacies d’officine.

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Comment motiver les troupes ?

Dans votre pratique du management, il ne faut pas hésiter à avoir un dialogue qui sorte des sentiers battus, et à rester à l’écoute de ses collaborateurs, pour lesquels l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est important, même si ce n’est pas un droit.

L’heure n’est plus à imposer ses volontés sous prétexte d’être l’employeur. Aujourd’hui, il faut davantage privilégier les échanges, valoriser les compétences, varier les tâches proposées, peut-être suggérer des séances de formation, voire exprimer franchement les éventuelles difficultés rencontrées au quotidien. Ainsi les salariés se sentiront investis dans un projet professionnel dont vous êtes certes le titulaire, mais feront preuve d’empathie. En bref, la communication au sein de votre officine est primordiale.

L’idée étant de recréer une sorte de grande famille, afin que les clients ressentent cette ambiance particulière lorsqu’ils rentrent dans la pharmacie.

Afin de favoriser un climat social satisfaisant, qui profitera autant aux collaborateurs qu’à leur employeur, il est important de dialoguer. Dialoguer pour écouter les salariés et leurs préoccupations – ce n’est pas uniquement l’apanage des pouvoirs publics, mais aussi pour vous confier à eux et les inclure pleinement dans votre cercle professionnel. Vous passez de longues heures ensemble dans l’officine, et il est préférable que ce temps soit mis à profit, mais aussi comptabilisé sereinement. Combo fait partie des outils qui facilitent ce décompte du temps de travail.

Guide détaillé pour la gestion de la comptabilité d’une pharmacie, règles relatives à l’affichage obligatoire en pharmacie, suivi et gestion des absences des salariés…Retrouvez sur Combo plusieurs conseils pour réussir à optimiser l’activité de votre officine.