Quelles sont les mentions interdites sur la fiche de paie ?

Pour toute rémunération, un salarié doit recevoir un bulletin de paie. En version papier ou dématérialisé, ce document RH incontournable doit suivre un certain formalisme. Certaines mentions y sont obligatoires, tandis que d’autres sont interdites. Lesquelles ne faut-il surtout pas inclure et pourquoi ? Tout savoir sur les mentions interdites de la fiche de paie avec Combo, votre logiciel de gestion de la paie en ligne.

Pourquoi certaines mentions sont-elles interdites ?

Les fiches de paie sont strictement encadrées par les articles R3243-1 à R3243-9 du Code du travail, autant en matière de contenu que de distribution. Quand on crée son modèle en entreprise, on se renseigne avant tout sur les mentions obligatoires du bulletin de paie : 

• Informations sur l’employeur ;
• Informations sur le salarié ;
• Éléments de rémunération ;
• Cotisations et contributions sociales ;
• Montant social net ;
• Versements et retenues ;
• Prélèvement à la source ;
• Net à payer et net imposable ;
• Impôt sur le revenu ;
• Mentions finales (durée, site du gouvernement…).

Mais il est tout aussi important de connaître les mentions interdites du bulletin de paie ! On rappelle en effet que ce document traduit le contrat de travail signé entre l’employeur et le salarié. Afin d’éviter tout abus de pouvoir et de définir une limite dans ce lien de subordination, le bulletin de paie doit uniquement mentionner des informations d’ordre professionnel.

💡 Bon à savoir : vos salariés ont du mal à décrypter leur fiche de paie ? Le format évolue pour rendre le document RH plus compréhensible ! Découvrez notre guide sur le bulletin de paie simplifié.

Quelles sont les mentions interdites sur la fiche de paie à connaître ?

C’est l’article R. 3243-4 du Code du travail qui détermine les deux mentions interdites de la fiche de paie. Les voici :

• Le droit de grève : les heures dédiées à la grève constituent une absence non rémunérée ou non justifiée sur une ligne appropriée sur le bulletin de salaire, sans préciser le motif ;
• L'exercice des fonctions de représentation du personnel : la nature et le montant de la rémunération de cette activité doit figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie.

🤔 Quid des sanctions disciplinaires ? L’employeur a le droit de les faire figurer sur la fiche de paie. La mise à pied, par exemple, ne fait pas partie des mentions interdites. Il est néanmoins préférable d’opter pour un intitulé neutre afin de ne pas nuire au salarié qui aurait besoin de communiquer ses bulletins de paie pour obtenir un prêt immobilier par exemple.

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Fiche de paie non conforme : quelles sont les sanctions ?

Attention, tout manquement aux dispositions légales concernant le bulletin de salaire entraîne des sanctions pour l’employeur. S’il oublie une mention obligatoire ou s’il insère une mention interdite dans la fiche de paie, il peut être condamné :

• Au paiement d’une amende d’un montant de 450 € par fiche de paie non conforme ;
• Au versement de dommages et intérêts au salarié impacté.

Sachez que la fiche de paie n’est pas uniquement encadrée sur son contenu et ses mentions légales. Il y a aussi des règles sur la distribution numérique des bulletins de paie et la conservation dans l’entreprise. Par exemple, l’employeur doit garder une copie du bulletin de paie durant 5 ans et la rendre disponible au salarié sous forme électronique durant 50 ans, jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. Pour des raisons de confidentialité, il existe aussi de nouvelles règles concernant l’envoi des bulletins de paie par mail selon le RGPD.

Vous souhaitez savoir comment faire une fiche de paie en bonne et due forme ? Découvrez notre modèle de bulletin et nos conseils sur les mentions obligatoires et interdites dans nos articles de blog Combo ! 

Comment rectifier une fiche de paie comportant des mentions interdites ?

Vous avez commis une erreur sur un bulletin ? Tout n’est pas perdu : vous avez encore la possibilité de régulariser la fiche de paie et de vous expliquer auprès du salarié concerné.

Parce que la vérification des fiches de paie est une opération délicate et nécessaire des services RH, pensez à vous équiper des meilleurs outils de gestion de la paie. Notre logiciel Combo optimise tous vos processus en générant automatiquement des bulletins de paie et en calculant les éléments variables. Vous conservez et exportez vos documents RH dans les règles, conformément à votre convention collective et au Code du travail.

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