L’essentiel à savoir sur les heures supplémentaires HCR

Aujourd'hui, Combo vous en dit plus sur la gestion de la paie et des heures supplémentaires en hôtellerie-restauration (convention collective HCR - Hôtels Cafés Restaurants). 

Les heures supplémentaires sont les heures travaillées au-delà de 35 heures dans une semaine

La durée légale du travail est de 35 heures par semaine. Toute heure travaillée au delà de 35 heures est une heure supplémentaire.

Le seuil de déclenchement des heures supplémentaires est la durée légale du travail, pas le contrat de travail. Donc un salarié qui a un contrat de 39 heures hebdomadaires est rémunéré 35 heures + 4 heures supplémentaires.

Les heures supplémentaires se calculent à la semaine

Pas au jour, ni au mois, mais à la semaine, du lundi au dimanche.
C’est la règle principale, la plus importante, donc on va la répéter : les heures supplémentaires en grande distribution, HCR, boulangerie... se calculent à la semaine !

Un client restaurateur nous disait “mon salarié était planifié mercredi de midi à 17h00. Je lui ai demandé de rester une heure de plus, donc je lui paye une heure supplémentaire.”

Et bien non ! Il faudra attendre la fin de la semaine, pour savoir s’il a fait plus de 35 heures ou pas. Peut-être que le lendemain le salarié travaillera une heure de moins. Peut-être même qu’il sera malade samedi et qu’il ne viendra pas travailler…

On ne regarde donc pas si le salarié a travaillé plus que prévu, mais simplement s’il a travaillé plus de 35 heures dans la semaine

Cela signifie qu’on doit attendre le dimanche soir pour calculer les heures supplémentaires de la semaine. Conséquence : si le dernier jour du mois est un jeudi (par exemple), les heures supplémentaires réalisées cette semaine-là seront calculées et payées sur le mois suivant.

Il y a une exception à cette règle de base : lorsque l’entreprise a mis en place la modulation du temps de travail (appelée aussi “annualisation”).

D'ailleurs, qu'elle est la majoration des heures supplémentaires en HCR ?

• Entre 1607 heures et 1790 heures elle est de 10%
• Entre 1791 heures et 1928 heures elle est de 20%
• Entre 1929 heures et 1973 heures elle est de 25%
• À partir de 1 974 heures elle est de 50%

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Les heures supplémentaires HCR se calculent sur les heures de travail effectif

Cette règle est aussi importante que la première et pourtant elle est beaucoup moins connue. En plus, elle n’est pas très favorable aux salariés. Et d’ailleurs, les patrons sont plutôt sympas car ils ne l’appliquent pas toujours ! La loi dit que les heures supplémentaires sont calculées sur les heures de travail effectif.

Hors, les congés payés ou les arrêts maladies ne sont pas du travail effectif.

Pour comprendre l’impact de cette règle, prenons l’exemple suivant :

Paula a un contrat de 35h. Elle travaille normalement du lundi au vendredi. Cette semaine-là, Paula a travaillé 32 h du lundi au jeudi, soit 8 heures par jour, avant de prendre son vendredi en congé payé pour un week-end prolongé.

Beaucoup d’entre nous estimeraient que Paula a pris une journée de 7 heures de congé payé et qu’elle a fait une semaine de 39 heures, donc 4 heures supplémentaires. Et bien non, Paula n’a pas dépassé les 35 heures de travail effectif, donc aucune heure supplémentaire ne lui ai due.

Cette règle peut être source d’injustice entre salariés. Imaginons Lucile qui a le même contrat que Paula, et presque le même planning cette semaine-là : au lieu de travailler 8 heures par jour, elle ne travaille que 7 heures.

Les deux collègues toucheront le même salaire, elles auront toutes deux pris un jour de congé payé, et pourtant l’une aura travaillé 4 heures de moins de l’autre…

On ne peut pas “lisser” ou répartir les heures supplémentaires d’une semaine sur l’autre pendant le mois

La pratique est courante, non par malhonnêteté mais tout simplement pour des raisons de pragmatisme et de savoir vivre : un salarié avec un contrat à 35 heures, fera une semaine à 30 heures et rattrapera la semaine suivante en travaillant 40 heures… sans heures supplémentaires.

En théorie, la seconde semaine devrait comptabiliser 5 heures supplémentaires – donc majorées. Sachant que ces majorations non payées sont un manque à gagner pour l’URSSAF, il vaut mieux ne pas abuser de cette organisation.‍

Les employés à temps partiel ne peuvent pas faire d’heures supplémentaires

Un employé à temps partiel a un contrat inférieur à 35 heures par semaine, par exemple 25 heures. Les heures qu’il fait en plus s’appellent des heures complémentaires et sont majorées.

Un employé à temps partiel ne peut travailler 35 heures ou plus (Article L3123–17 du Code du Travail), même ponctuellement, même une seule fois, sinon le salarié pourra demander la re-qualification de son contrat en contrat à temps complet.

Il existe des exceptions à cette règle (modulation du temps de travail, accord d’entreprise) mais à manier avec précaution.

Les heures supplémentaires peuvent être rémunérées ou compensées par des repos (RCR) ou "récups"

Les “récups” en hôtellerie-restauration, ça vous parle. Forcément. Dans le métier, c’est plutôt monnaie courante. Quand on fait des heures sup, on les “récupère”.

Que sont ces “récups” ? Concrètement, ça veut dire qu’on compense ce trop-plein d’heures effectuées en travaillant moins la semaine qui suit, ou la semaine d’après. Bref, ce sont généralement des jours de repos pris plus tard.

Ainsi, Jules, qui a remplacé le 6 juillet au pied levé son collègue Samuel, qui est en arrêt maladie, au service de votre restaurant pendant sept heures, travaillera donc sept heures de moins le mois suivant. Logique. Et son patron consignera ces sept heures dans un tableau Excel, histoire de garder une trace, et d’être “réglo”.

Logique, peut-être. Réglo, pas si sûr. En fait, cette bidouille interne se fait au détriment de la réglementation du code du travail, qui prévoit une majoration des heures supplémentaires. 

Alors, comment être dans les clous avec les heures sup ?

Comment calculer vos heures supplémentaires en restauration ou hôtellerie ? Pour être dans les clous, le gérant restaurateur ou hôtelier, doit, en principe, payer à ses salariés les heures supplémentaires majorées (évidemment). Cela dit, leur paiement peut être remplacé par des repos compensateurs de remplacement (RCR) en transformant les heures supplémentaires majorées en congés, comme les conventions HCR et de restauration rapide le prévoient.

Vos serveurs ne sont pas rémunérés au fixe ? Ils font évidemment des heures supplémentaires ? Comment savoir ce que vous leur devez en plus ?

Pour être réglo sans vous casser trop la tête, vous n’avez qu’à lire ce qui suit. Facile.

Petit rappel du code du travail, juste comme ça : selon les articles L 147-1 et suivants, “la rémunération tirée du pourcentage service calculé sur le chiffre d’affaires est réputée rémunérer l’intégralité des heures de travail. Toutefois l’entreprise devra ajouter au pourcentage service le paiement des majorations prévues à l’article 4 de l’avenant N°2 de la CCN HCR au titre des heures supplémentaires exécutées.”

On vous a perdu ? Mais non, revenez !

Voici concrètement, ce que vous devez faire : Tout d’abord, déterminez la masse globale à reverser à votre personnel en prenant la recette mensuelle et en appliquant votre pourcentage de service, puis distribuez-la entre les différents serveurs rémunérés au pourcentage service en fonction de vos critères de répartition.

Si le montant perçu par chacun rémunère l’intégralité du temps de travail qu’il a effectué, heures supplémentaires comprises (comme le rappelle l’article 5-2 de l’avenant 2 du 5 février 2007 de la CCN), il n’inclut pas la majoration de ces heures qui leur est due, vous l’avez compris. Il vous reste donc à la calculer.

Commencez par établir le nombre d’heures supplémentaires effectuées dans le mois.

On vous donne un exemple :

Si un serveur a effectué 39 heures, il a donc quatre heures supplémentaires par semaine, valorisées à 10%. Pour connaître le nombre d’heures supplémentaires HCR ou boulangerie valorisées à 10% effectuées sur un mois, calculez comme suit : 4 (heures) x 52 (semaines) : 12 (mois), soit 17,33 heures.

Prenez ensuite ce total de 17,33 heures et multipliez-le par le taux horaire mensuel du salarié (pour connaître ce taux, prenez la masse du pourcentage service qui lui a été reversée, et divisez-la par le nombre d’heures de travail effectuées sur le mois). Une fois le calcul terminé, majorez le résultat obtenu de 10%.

Et voilà, vous avez calculé ce que vous devez en plus à votre salarié, lorsqu’il a effectué 4 heures supp. chaque semaine.

Comment faire pour planifier des RCR au lieu de payer les heures supplémentaires ?

Le restaurateur doit en informer par écrit le salarié, et annexer chaque mois à sa fiche de paie un relevé du nombre d’heures de RCR (les heures sont consignées sur un registre, signé chaque semaine par chaque employé et tenu à disposition de l’inspecteur du travail).

Bien sûr, avec un outil numérique comme Combo et son outil de planning du personnel en HCR, tout est plus simple : chaque employé a notamment accès, en temps réel, à son compteur de repos compensateurs. Pratique, non ?

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Attention aux repos hebdomadaires en hôtellerie-restauration

Les heures supplémentaires dans la restauration compensées par des RCR viennent en déduction du contingent d’heures supplémentaires, qui est fixé à 360 heures par la convention des HCR.

⚠️ Attention, si vous dépassez ce quota, il faudra prévoir une contrepartie obligatoire en repos hebdomadaires pour compenser les heures effectuées au-delà. Mais ne vous prenez pas la tête avec ça pour l'instant, nous en reparlerons plus en détails.