Digitaliser un contrat de travail avec une signature électronique

À l’origine, le contrat de travail est un document papier écrit et signé à la main. Aujourd’hui, toute entreprise peut le conclure au format 100 % numérique, via une signature électronique. Pratique pour un salarié en télétravail, auquel cas l’employeur doit soumettre un contrat de travail à distance !

Mais pourquoi dématérialiser les processus des ressources humaines ? Quelles sont les grandes étapes du contrat de travail électronique ? Quelles sont les conditions de validité ? Tout savoir sur la signature électronique du contrat de travail !

Quelles sont les conditions de validité de la signature électronique d’un contrat de travail ?

Lorsque vous signez un contrat de travail, vous avez généralement deux choix : la version papier ou dématérialisée. Dans le deuxième cas, le document est signé électroniquement puis conservé dans un système d’information numérique sécurisé, selon l’article 1174 du Code civil.

Un contrat de travail, électronique ou non, est rédigé en français et en deux exemplaires datés et signés, l’un pour l’employeur et l’autre par le salarié. Si les signataires sont dûment identifiés, le format numérique possède la même valeur juridique que le papier.

La signature électronique du contrat de travail est encadrée par le règlement européen eIDAS, n°910/2014 du 23 juillet 2014, et retranscrit dans les articles 1366 et 1367 du Code civil français. Pour confirmer sa validité, la signature électronique doit respecter trois règles fondamentales :

• Respecter l’intégrité du contrat de travail ;
• Inclure un système d’identification du signataire ;
• Apposer un certificat électronique sur le document.

Pour ce processus RH, l’employeur s’adresse à un prestataire de services de certification électronique, habilité à effectuer des opérations de sécurité juridique d’authentification, de transmission et d’archivage électronique des données. La signature s’effectue à distance, via une plateforme dédiée ou par messagerie électronique.

💡 Bon à savoir : la dématérialisation s’accompagne d’un système d’archivage électronique, respectant la protection des données personnelles des salariés. C’est à l’employeur de déterminer la durée de conservation des documents, pour 5 ans minimum, et de limiter l’accès aux archives.

⚠️ Attention : En cas d’absence ou de non validité de la signature électronique, l’employeur risque une amende de 1500 euros pour un contrat intermittent et de 3750 euros pour un CDD, et jusqu’à 7500 euros en cas de récidive. Un CDD peut également êtr​e requalifié en CDI en cas de litige.

Signature électronique du contrat de travail : choisir son niveau

Pour garantir un schéma d’identification valable et dématérialiser les documents RH comme il se doit, le règlement eIDAS prévoit trois niveaux de signature électronique pour l’ensemble de l’Union européenne :

• La signature électronique simple (niveau 1) : la plus couramment utilisée pour sa simplicité, elle se traduit par une signature sur une tablette numérique. Elle s’adapte aux documents ne présentant ni risque ni obligation légale, comme des accusés de réception ou de commandes ;
• La signature électronique avancée (niveau 2) : la plus importante pour les entreprises, car elle répond à toutes les exigences d’authentification du règlement eIDAS. Très utile pour les documents nécessitant un niveau de sécurité élevé, en raison du type de document et la possibilité de survenue d’un litige
• La signature électronique qualifiée (niveau 3) : elle repose sur un certificat qualifié pour identifier le signataire, délivré par une autorité de certification officielle. Elle est reliée au signataire et au document signé de manière unique et non transférable. C’est le niveau le plus contraignant qui offre le plus haut niveau de sécurité à l’entreprise. On l’utilise surtout pour la production d’actes notariés, des factures… 

Dans quels cas signer un contrat de travail électronique ?

Si tous les contrats de travail peuvent être conclus avec une signature électronique, ce processus RH dématérialisé répond à des besoins spécifiques. Vous pouvez vous en servir pour tout type de contrat : CDI, CDD, intérim… Mais un contrat à distance se révèle particulièrement utile dans le cas d’un salarié en télétravail ou sur un site éloigné géographiquement. Avec une signature électronique, vous lui évitez ainsi de se déplacer lors de son premier jour de travail afin de lui consacrer directement du temps à la visite de l’entreprise et à sa formation. La gestion administrative est simplifiée et l’intégration plus rapide.

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Les agences d’intérim profitent aussi de l’instantanéité de ce procédé afin de se montrer plus réactives dans le recrutement. C’est aussi l’idéal lors de besoins ponctuels, avec des freelances par exemple. D’ailleurs, la signature électronique ne s'arrête pas au contrat de travail : elle peut s’étendre à l’ensemble des dossiers du personnel afin de mieux organiser la gestion des ressources humaines en entreprise !

💡 Bon à savoir : la rédaction du contrat de travail est obligatoire uniquement dans certains cas, notamment pour un CDD ou un temps partiel. En théorie, l’écrit n’est pas nécessaire pour un poste en CDI, bien qu’il soit toujours recommandé pour définir les éléments essentiels de la relation de travail et pour régler d’éventuels litiges. De manière générale, les entreprises misent sur un contrat écrit plutôt que verbal.

Digitalisation des processus RH : un passage obligé

En France, une grande majorité des entreprises s’affranchit de la paperasse avec la dématérialisation des documents. Chez les ressources humaines, on s’équipe généralement d’un logiciel SIRH pour améliorer la gestion de la masse salariale, du recrutement, de la paie et d’un logiciel de gestion du temps et des activités (GTA).

La digitalisation permet d’automatiser vos processus RH, tout en assurant une conformité et une sécurisation des données. Elle permet par exemple de générer un matricule RH sur la fiche de paie, d’émarger numériquement une feuille de présence, de créer vos modèles de note de service… Bref, vos équipes gagnent du temps en facilitant la gestion administrative.

Le logiciel centralise les données du personnel sur une plateforme simple d’utilisation et sécurisée. Si vous en choisissez un comme la solution Combo, il peut s’interfacer avec d’autres logiciels de management, comme la paie et les plannings. Tous vos documents RH sont archivés selon la réglementation en vigueur, et bien plus encore !

À la recherche d’un logiciel SIRH pour conclure des contrats de travail avec une signature électronique et gérer la masse salariale ? Demandez une démonstration chez Combo ou profitez d’un essai gratuit sans plus attendre !