Digitaliser un contrat de travail avec une signature électronique

À l’origine, le contrat de travail est un document papier écrit et signé à la main. Aujourd’hui, toute entreprise peut aussi conclure un contrat de travail au format 100 % numérique, via une signature électronique. Une solution qui présente plusieurs avantages, notamment pour les salariés en télétravail (auxquels l’employeur doit soumettre un contrat à distance), mais aussi pour les services RH qui peuvent, grâce à cette option, être plus réactifs lors des processus de recrutement.

Pourquoi dématérialiser les processus des ressources humaines ? Comment signer un contrat de travail électronique ? Quelles sont les conditions de validité des documents en ligne ? Est-il possible d’envoyer un contrat électronique identique à plusieurs salariés ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la signature électronique du contrat de travail !

Quelles sont les conditions de validité de la signature électronique d’un contrat de travail ?

Lorsque vous signez un contrat de travail avec un salarié, vous avez généralement deux choix : créer un document dans une version manuscrite ou privilégier un support dématérialisé. Dans le deuxième cas, le document est signé électroniquement, puis est conservé dans un système d’information numérique sécurisé, selon l’article 1174 du Code civil.

A noter : un contrat de travail, électronique ou non, doit être rédigé en français et en deux exemplaires datés et signés, l’un par l’employeur et l’autre par le salarié. 

Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique pour un contrat de travail ? 

En France, la signature électronique du contrat de travail est encadrée par le règlement européen eIDAS, n°910/2014 du 23 juillet 2014, qui est retranscrit dans les articles 1366 et 1367 du Code civil français. Pour confirmer sa validité, la signature électronique doit vous permettre de respecter trois règles fondamentales :

• Garantir l’intégrité du contrat de travail ;
• Inclure un système d’identification du signataire ;
• Apposer un certificat électronique sur le document.

Si ces trois conditions sont respectées, le contrat de travail signé de manière électronique possède la même valeur juridique qu’un contrat en version manuscrite. Vous pouvez donc proposer cette solution dématérialisée à vos futurs salariés en toute confiance. 

Pour ce processus RH, l’employeur doit par ailleurs s’adresser à un prestataire de services de certification électronique habilité à effectuer des opérations de sécurité juridique d’authentification, de transmission et d’archivage électronique des données. La signature s’effectue à distance, via une plateforme dédiée ou par messagerie électronique.

💡 Bon à savoir : la dématérialisation s’accompagne d’un système d’archivage électronique, respectant la protection des données personnelles des salariés. C’est à l’employeur de déterminer la durée de conservation des documents, pour 5 ans minimum, et de limiter l’accès aux archives.

⚠️ Attention : En cas d’absence ou de non validité de la signature électronique, l’employeur risque une amende de 1500 euros pour un contrat intermittent et de 3750 euros pour un CDD, et jusqu’à 7500 euros en cas de récidive. Un CDD peut également êtr​e requalifié en CDI en cas de litige.

La signature électronique d’un contrat de travail en 6 étapes

6 grandes étapes sont nécessaires pour procéder à la signature électronique d’un contrat de travail :

• 1 Le service RH choisit une solution de signature électronique conforme aux normes eIDAS (outil respectant les règles légales relatives à la création de la signature, aux garanties d’identité du signataire et à l’intégrité du contrat de travail) ; parmi les outils les plus utilisés, on retrouve Yousign, DocuSign ou Acrobat Sign Adobe. La plupart des solutions peuvent aujourd’hui s’intégrer à votre logiciel SIRH. 
• 2 Le service RH envoie au futur salarié un courriel contenant un lien où figure le contrat de travail à signer.
• 3 Après avoir reçu l’email, le futur collaborateur clique sur le lien partagé pour accéder au document qu’il doit signer électroniquement.
• 4 Le salarié doit accepter les conditions générales de la solution de signature électronique privilégiée par l’entreprise, ainsi que le traitement et le chiffrage des données biométriques de sa signature. Il complète ensuite les champs nécessaires. 
• 5 Le futur collaborateur signe électroniquement le document ; selon l’outil choisi, la signature est réalisée avec une souris d’ordinateur, un stylet, un pavé tactile ou le doigt de la main.
• 6 Le salarié n’a plus qu’à valider le processus de signature. 

Le contrat de travail est officiellement signé entre l’entreprise et l’employeur (la signature peut être effectuée par l’entreprise avant ou après celle du salarié). Il sera disponible sur la plateforme et pourra être téléchargé avec le document contenant toutes les preuves électroniques générées lors du processus de signature.  

Bon à savoir : le salarié n’est pas tenu de s’inscrire ou d’avoir un compte lié à l’outil de certification pour signer électroniquement le document. Il aura simplement besoin d’une connexion Internet et d’un outil capable de se connecter (smartphone, tablette, ordinateur).

Signature électronique du contrat de travail : choisir son niveau

Pour garantir un schéma d’identification valable et dématérialiser les documents RH comme il se doit, le règlement eIDAS prévoit trois niveaux de signature électronique pour l’ensemble de l’Union européenne :

• La signature électronique simple (niveau 1) : la plus couramment utilisée pour sa simplicité, elle se traduit par une signature sur une tablette numérique. Elle s’adapte aux documents ne présentant ni risque ni obligation légale, comme des accusés de réception ou de commandes ;
• La signature électronique avancée (niveau 2) : la plus importante pour les entreprises, car elle répond à toutes les exigences d’authentification du règlement eIDAS. Très utile pour les documents nécessitant un niveau de sécurité élevé, en raison du type de document et la possibilité de survenue d’un litige
• La signature électronique qualifiée (niveau 3) : elle repose sur un certificat qualifié pour identifier le signataire, délivré par une autorité de certification officielle. Elle est reliée au signataire et au document signé de manière unique et non transférable. C’est le niveau le plus contraignant qui offre le plus haut niveau de sécurité à l’entreprise. On l’utilise surtout pour la production d’actes notariés, des factures… 

Dans quels cas signer un contrat de travail électronique ?

En France, tous les contrats de travail peuvent être conclus avec une signature électronique, quelle que soit leur durée. Vous pouvez donc vous en servir pour conclure : 

• Les contrats à durée indéterminée (CDI)
• Les contrats à durée déterminée (CDD)
• Les contrats intérim
• Les contrats saisonniers

Dans quelle situation la signature électronique est-elle particulièrement utile ? 

La signature électronique à distance se révèle particulièrement utile pour embaucher un salarié en télétravail, ou un expert/salarié qui se trouve éloigné géographiquement du siège de l’entreprise. En utilisant cette solution en ligne, vous lui évitez de se déplacer lors de son premier jour de travail, et pouvez consacrer davantage de temps à la visite de l’entreprise et à sa formation. La gestion administrative est ainsi simplifiée et l’intégration des nouveaux salariés se fait plus rapidement.

Par ailleurs, les services RH et les agences d’intérim peuvent aussi profiter de l’instantanéité des solutions électroniques pour être plus réactives et simplifier le processus de recrutement.

 Il s’agit également d’outils privilégiés pour répondre à des besoins ponctuels, notamment lorsqu’il est nécessaire de faire appel à des freelances ou à un expert. D’ailleurs, la signature électronique ne s'arrête pas au contrat de travail : elle peut s’étendre à l’ensemble des dossiers du personnel afin de mieux organiser la gestion des ressources humaines en entreprise !

💡 Bon à savoir : la rédaction du contrat de travail est obligatoire uniquement dans certains cas, notamment pour un CDD ou un temps partiel. En théorie, l’écrit n’est pas nécessaire pour un poste en CDI, bien qu’il soit toujours recommandé pour définir les éléments essentiels de la relation de travail et pour régler d’éventuels litiges. De manière générale, les entreprises misent sur un contrat écrit plutôt que verbal.

Peut-on envoyer un contrat identique à plusieurs salariés à la fois ? 

La plupart des prestataires de certification électronique propose désormais une fonction « envoi groupé ». Cette fonction permet d’envoyer à vos clients ou salariés (selon la nature du contrat) un document identique à signer – chaque contrat aura alors la même valeur juridique qu’un contrat établi dans une version manuscrite. 

Bien sûr, chaque destinataire recevra individuellement un contrat, et pourra signer le document en ligne. Très pratique lorsque vous devez recruter plusieurs salariés au même poste de travail, ce procédé d’utilisation fera gagner un temps considérable à votre service RH. 

Digitalisation des processus RH : un passage obligé

En France, une grande majorité des entreprises s’affranchit de la paperasse avec la dématérialisation des documents. Chez les ressources humaines, on s’équipe généralement d’un logiciel SIRH pour améliorer la gestion de la masse salariale, du recrutement, de la paie et d’un logiciel de gestion du temps et des activités (GTA).

La digitalisation permet d’automatiser vos processus RH, tout en assurant une conformité et une sécurisation des données. Elle permet par exemple de générer un matricule RH sur la fiche de paie, d’émarger numériquement une feuille de présence, de créer vos modèles de note de service… Bref, vos équipes gagnent du temps en facilitant la gestion administrative.

Le logiciel centralise les données du personnel sur une plateforme simple d’utilisation et sécurisée. Si vous en choisissez un comme la solution Combo, il peut s’interfacer avec d’autres logiciels de management, comme la paie et les plannings. Tous vos documents RH sont archivés selon la réglementation en vigueur, et bien plus encore !

À la recherche d’un logiciel SIRH pour conclure des contrats de travail avec une signature électronique et gérer la masse salariale ? Demandez une démonstration chez Combo ou profitez d’un essai gratuit sans plus attendre !