Comment calculer la déduction entrée-sortie sur la fiche de paie ?

Un nouveau salarié rejoint votre équipe en milieu de mois ? Un contrat de travail prend fin avant le 30 ou le 31 ? Vous vous retrouvez alors dans un cas d’entrée ou de sortie en cours de mois. Mais comment gérer un mois incomplet en matière de paie, en particulier dans le cas d’un salarié mensualisé ?

Lorsque votre collaborateur n’a pas pu effectuer toutes les heures prévues par son contrat de travail, vous devez appliquer la déduction pour entrée-sortie sur la fiche de paie. Comment la calculer et la faire figurer sur le bulletin de paie ? Restez avec nous : on vous explique tout sur la déduction pour entrée et sortie chez Combo, votre logiciel de gestion de paie en ligne.

Qu’est-ce que la déduction entrée-sortie sur une fiche de paie ?

Quand il arrive ou quitte l’entreprise en cours de mois, un salarié mensualisé ne reçoit pas une rémunération complète pour le premier ou le dernier mois de travail. C’est logique ! Le salarié n’a pas pu réaliser toutes les heures qui étaient normalement prévues dans le contrat de travail : l’employeur lui verse donc un salaire moins élevé le mois concerné par l’absence.

On applique alors une déduction pour entrée-sortie sur sa fiche de paie. On l’appelle aussi « absence pour entrée-sortie » ou encore « retenue sur entrée-sortie​​ ». Cette déduction se calcule d’après le salaire de base, le plafond de la sécurité sociale et le nombre de jours travaillés dans le mois.

🧐 Attention : on ne parle pas ici de baisse de salaire, un procédé qui consiste à réduire la rémunération du salarié de façon permanente ! La déduction pour entrée-sortie ne modifie pas les éléments essentiels du contrat de travail. Elle figure uniquement sur la fiche de paie concernée par l’absence.

Comment calculer l’entrée-sortie en paie ?

La déduction entrée-sortie permet de déterminer avec précision la rémunération à verser au salarié sur une période de début ou de fin de contrat de travail, ainsi que le sur le montant des cotisations sociales. Elle concerne aussi bien les employés en CDD qu’en CDI, à temps plein ou à temps partiel…

Pour le calcul de l’absence pour entrée-sortie sur la fiche de paie, vous avez deux méthodes : le calcul sur l’horaire réel ou sur le forfait.

Calcul de la déduction entrée-sortie sur l’horaire réel

La première méthode pour la déduction entrée-sortie, c’est celle reconnue par la Cour de Cassation. Elle nécessite de calculer le taux horaire du salarié pour le mois en cours. Pour ce faire, recueillez les informations suivantes :

• Les heures normalement travaillées dans le mois d'après le contrat de travail ;
• Le salaire brut mensuel.

Appliquez ensuite la formule :

Taux horaire mensuel = salaire mensuel / nombre d’heures de travail dans le mois

Vous pouvez ensuite opter pour l’une des deux méthodes suivantes, au choix :

• Valorisation du temps d’absence : Absence pour entrée-sortie = salaire de base - (nombre d’heures d’absence x taux horaire) ;
• Valorisation des heures réellement travaillées : Absence pour entrée-sortie = nombre d’heures réellement travaillées x taux horaire.

👋 Un petit exemple ? Prenons le cas classique d’un salarié mensualisé qui travaille 35 heures par semaine sur la base de 7 heures par jour, du lundi au vendredi. Son salaire brut mensuel est de 1 900 euros. En janvier 2025, il est censé travailler 22 x 7 = 154 heures, pour un taux horaire de 1 900 /154 = 12.34 euros. Comme son contrat de travail prend fin 7 jours avant la fin du mois, il faut retirer 35 heures de travail à sa rémunération habituelle.

En valorisant le temps d’absence, on obtient : 1 900 - (35 x 12,33) = 1468,45 euros.

En valorisant les heures réellement travaillées : (154-35) x 12,33 = 1467,27 euros.

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Calcul de la déduction entrée-sortie sur le forfait

Votre salarié travaille en forfait heures ? Ou bien il ne fait pas exactement le même nombre d’heures tous les mois ? Alors vous pouvez optimiser le processus de paie en calculant la déduction entrée-forfait sur fiche de paie sur la base d’un forfait, comme ceci :

Taux horaire = salaire mensuel / forfait mensuel

Puis :

Absence pour entrée sortie = taux horaire sur la base d’un forfait mensuel x nombre d’heures d’absence dans le mois

👋 Exemple : reprenons le salarié mensualisé qui travaille 35 heures par semaine avec un salaire mensuel brut de 1 900 euros. Son forfait mensuel est de 151,67 heures par mois. Son taux horaire équivaut donc à 1 900 / 151,67 = 12,53 euros. La déduction entrée-sortie est alors de 12,53 x 35 = 438,55 euros. Ce mois-ci, le salarié touchera alors 1900 - 438,55 = 1461,45 euros. Cette méthode est légèrement moins avantageuse que celle de la Cour de Cassation dans cette situation-ci.

Comment faire figurer la déduction entrée-sortie sur la fiche de paie ?

La déduction entrée-sortie doit clairement apparaître sur le bulletin de salaire. Elle apparaît généralement en haut de la fiche, en deuxième position, sous la mention « Entrée / Sortie en cours de mois », juste sous le salaire de base. Les autres lignes restent inchangées.

N’oubliez pas les cotisations sociales calculées en conséquence ! Par exemple, le plafond mensuel de sécurité sociale (PMSS) doit être proratisé en fonction des jours travaillés dans le mois.

Plafond proratisé = (Nombre de jours travaillés / Nombre de jours calendaires du mois) x PMSS

🔎 Bon à savoir : l’absence pour entrée-sortie est également mentionnée sur le solde de tout compte si le dernier mois du contrat de travail n’a pas été effectué en entier, par exemple si le salarié quitte le poste le 25 du mois.

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