Comment gérer la comptabilité d’un restaurant ?

Véritable couteau suisse, le gérant d’un restaurant fait figure d'hôte, gestionnaire de stock, RH, manager et… de comptable. D’un côté exigence légale auquel on n’échappe pas, de l’autre précieux outil d’aide à la prise de décision, la comptabilité en restauration peut vite devenir un casse-tête.

Suivi des recettes et des dépenses, déclaration de TVA, attribution de titres-restaurant, bilan comptable… Vous débutez ou avez besoin d’une piqûre de rappel ? Voici la synthèse pour appréhender la comptabilité restaurant et rester dans les règles. Suivez le guide Combo !

Comptabilité restaurant : qu’est-ce que ça implique ?

Comme toute entreprise commerciale, les restaurants sont soumis à l'impôt sur les sociétés et à une obligation de comptabilité générale. Ils doivent tenir ce qu’on appelle une « comptabilité d’engagement », c’est-à-dire choisir un expert-comptable pour les assister. Celui-ci sera capable de rédiger des documents complexes, comme le bilan comptable et le compte de résultat.

En tant que responsable, vous êtes tenu d’enregistrer de façon chronologique tous les mouvements de patrimoine, soit les dépenses (achats, loyers, salaires…) et les recettes (ventes consignées dans une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse). Ces mouvements font l’objet d’écritures comptables dans le  plan comptable du restaurant (ensemble des règles de comptabilité auxquelles un gérant d’entreprise doit se soumettre).

La gestion comptable d’un restaurant permet également de prendre des décisions stratégiques pour le développement de son activité. Elle montre l’historique et la santé financière de l’entreprise.

Les obligations des restaurateurs en matière de comptabilité

À chaque fin d’exercice comptable (tous les 12 mois), l’entreprise doit réaliser l’inventaire de ses stocks non périssables. L’administration fiscale vérifie ainsi la cohérence du stock et détecte les ventes dissimulées.

Il faut également établir les documents suivants :

• Un bilan comptable : la photographie de la santé financière de l’entreprise à un instant T. Il recense l’intégralité de ses possessions (les actifs) et de ses dettes (les passifs) ;
• Un compte de résultat : il présente l’ensemble des produits et des charges d’une société au cours d’un exercice, calculant le résultat net qui peut être un bénéfice ou une perte ;
• Les annexes éventuelles.

Ces documents doivent être exhaustifs, exacts et étayés par des pièces justificatives, à conserver 10 ans.

Pourquoi tenir la comptabilité d’un restaurant ?

La comptabilité d’un restaurant est d’abord une obligation légale. Vous n'êtes donc jamais à l’abri d’un contrôle fiscal. Mais cet exercice administratif n’est pas qu’une contrainte, il vous permet aussi d’évaluer la rentabilité de votre restaurant ! En effet, il en sortira de précieux indicateurs, comme le chiffre d’affaires ou le taux de marge brute. En suivant de près leur évolution, vous connaîtrez votre situation financière et vous détecterez les dysfonctionnements dans vos process.

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Comptabilisation des recettes et dépenses en restauration

Pour comptabiliser vos recettes et vos dépenses, vous devez vous équiper d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de caisse certifiée présentant les mêmes fonctionnalités.

Comptabilisation des recettes d’un restaurant

En restauration, les recettes sont ventilées dans le plan comptable par mode de paiement. Pour ce faire, votre caisse dispose d’une fonction générant une note appelée « ticket Z ». Il récapitule le total des recettes en fin de service. Chaque mode de paiement (carte bancaire, espèces, chèques, titres-restaurant…) peut faire l’objet d’une écriture comptable. Si vous possédez un logiciel de caisse couplé à un terminal de paiement, toutes les transactions financières seront enregistrées, les taux de TVA automatiquement appliqués et les informations transmises à l’expert-comptable. Pratique !

Comptabilisation des dépenses d’un restaurant

Les restaurateurs sont tenus de comptabiliser leurs dépenses, c’est-à-dire leurs achats de denrées alimentaires, de produits d’entretien, de mobilier, de tenues vestimentaires, mais aussi les loyers, assurances et salaires. Toutes vos factures peuvent servir de preuve en cas de contrôle et doivent être conservées 10 ans. Là aussi, une solution digitale peut vous faire gagner du temps.

Quels sont les indicateurs de comptabilité restaurant à suivre ?

Afin de piloter votre activité et faire face à la concurrence, vous devez mesurer vos performances. Voici les ratios en restauration à suivre absolument, que vous pouvez suivre en tout temps avec Combo !

Le taux de marge

Situé autour de 70 % dans le secteur de la restauration, le taux de marge est utilisé pour estimer la rentabilité de son activité. Pour l’obtenir, divisez la marge brute par le chiffre d’affaires HT.

Le chiffre d’affaires par salarié

Généralement situé entre 60 000 et 70 000 euros, ce ratio mesure la productivité de vos équipes. Il se calcule comme suit : chiffre d’affaires divisé par le nombre de salariés à temps plein sur une période donnée.

Les charges du personnel

Compris entre 35 et 45 %, ce ratio indique la part du coût salarial dans le prix d’un repas. Pour le calculer : (salaires bruts + charges) / chiffre d’affaires HT

Comment tenir la comptabilité d’un restaurant ?

Hormis les documents comptables et la comptabilisation des recettes et dépenses, la comptabilité d’un restaurant connaît quelques spécificités.

Appliquer les bons taux de TVA 

En restauration, on vend des produits à différents taux de TVA :

• TVA à 5,5 % : pour les plats et boissons sans alcool à consommation différée (contenu scellé comme des cannettes, des plats à emporter) ;
• TVA à 10 % : pour les denrées consommables immédiatement, hormis les boissons alcoolisées ;
• TVA à 20 % : pour les boissons alcoolisées et quelques exceptions, comme le chocolat et le caviar.

🤔 Bon à savoir : un logiciel de caisse sera paramétré pour appliquer ces taux de TVA directement dans les écritures comptables, ce qui accélère vos processus et vous garantit qu’il n’y aura aucune erreur de saisie !

Comptabiliser la livraison à domicile

Nouvelle tendance depuis ces dernières années, la livraison à domicile est désormais proposée par de nombreux professionnels des HCR. Niveau comptabilité du restaurant, vous avez des enregistrements supplémentaires à effectuer. Ils concernent les frais de transport des commandes chez vos clients, à savoir :

• Les emballages ;
• Le coût de la distribution effectué par un salarié ;
• La commission des plateformes de livraison (Uber Eats, Deliveroo…).

🤔 Bon à savoir : Les commissions standards s’élèvent à 30 % du prix total de la commande.

Comptabiliser les repas du personnel

Dans la convention collective des HCR, l’employeur est tenu de nourrir ses employés si :

• L’établissement ouvre aux heures usuelles des repas ;
• L’employé se trouve dans les locaux aux heures usuelles des repas.

L’indemnisation des collations offertes aux salariés constitue un avantage en nature qui doit figurer sur la fiche de paie. Le montant minimum du repas s’élève à 3,65 euros par personne (et 7,30 euros pour deux repas par jour). Le nombre de collations se détermine en fonction de la durée de travail effectif journalier :

• Inférieure ou égale à 5 heures : le salarié bénéficie d’un repas ;
• Au-delà de 5 heures : le salarié a le droit à deux repas.

Ces transactions doivent être comptabilisées comme l’enregistrement d’un avantage en nature.

Vous cherchez un logiciel de caisse pour faciliter votre compta ? Ou un outil RH pour optimiser le planning de vos équipes et votre prépa-paie ? Adoptez un logiciel de gestion restaurant et gagnez du temps !