Comment agir en cas de sous-effectif au travail ?

Alors que le phénomène de Grande Démission peine à s’estomper, les entreprises accusent de nouvelles difficultés de recrutement. Double peine pour le marché du travail français, et ce quel que soit le secteur d’activité. Infirmiers, ingénieurs, comptables, informaticiens, personnel hôtelier… La crise sanitaire suivie de la crise économique sont à l’origine de gros problèmes de sous-effectifs en entreprise. Résultat : des collaborateurs surchargés, des conditions de travail pénibles, un déficit de productivité et des recrutements précipités. 

Mais comment expliquer cette pénurie de main-d'œuvre en France ? Comment éviter et réagir face à une situation de sous-effectif dans son entreprise ? Un logiciel RH peut-il vous aider à mieux planifier le travail ? Voici nos conseils de gestion des plannings.

Sous-effectif : où en sommes-nous aujourd’hui ?

Conséquence directe de la crise sanitaire de Covid-19 et la Grande Démission lancée aux États-Unis avant d’arriver jusqu’à nous, le manque de personnel touche tous types d’entreprise. D’après un rapport de Korn Ferry, d’ici 2030, ce sont même plus de 85 millions d’emplois qui pourraient rester vacants faute de travailleurs qualifiés pour les occuper ! Un chiffre alarmant qui pourrait entraîner des problèmes de logistique, des pénuries de produits, une forte inflation et des fermetures d’établissements dans le monde.

Définition et contexte du sous-effectif

La pénurie de main-d'œuvre, définie par un nombre de travailleurs insuffisants comparé aux emplois disponibles sur le marché, s’explique généralement par le déséquilibre entre le nombre de candidats et le besoin en recrutement d’une entreprise. Si on prend l’exemple des États-Unis en 2022 : près de 11 millions d’emplois étaient vacants mais seulement 6,5 millions d’habitants étaient répertoriés comme chômeurs. Le pays a donc fait face à une forte problématique de sous-effectifs.

Et qu’en est-il de la France ? Fin 2023, le taux de chômage dépasse les 7 %, soit plus de 3 millions de personnes pour environ 360 000 postes vacants. Ce chiffre n'empêche pas le pays de connaître un large phénomène de sous-effectif et de difficultés de recrutement. Pour y faire face, un établissement sur trois comptait embaucher, dont 72 % en CDI ou en CDD. Et parmi tous, 87% rencontrent des difficultés à trouver le bon profil selon les données de la CPME.

Les causes du sous-effectif

Mais comment expliquer concrètement ce problème de manque de main-d'œuvre ? Les facteurs sont nombreux. Voici les plus importants :

• La pandémie de Covid-19 : à l’origine des fermetures de milliers d’établissements, des capacités limitées dans les commerces et, par conséquent, de la réduction du nombre de postes dans de nombreux secteurs d’activité ;
• Un déséquilibre entre l’offre et la demande sur certains secteurs, comme la santé, avec un nombre de postes à pourvoir supérieur au nombre de candidats potentiels ;
• La quête de sens et de bien-être au travail : avec la mise en place du télétravail, la question de l’épuisement professionnel et de la santé mentale, les nouvelles attentes des salariés ;
• Le vieillissement de la population mondiale et des travailleurs moins qualifiés ;
• La crise du logement : 1 candidat sur 10 rencontre des difficultés pour se loger selon la CPME.

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Comment éviter d'être en sous-effectif pendant la période de congés ?

Surcharge de travail, mauvaise ambiance dans l’équipe, baisse de la productivité… Les conséquences d’une équipe en sous-effectif sont lourdes pour l’entreprise et les collaborateurs. Parmi toutes les périodes de manque de personnel, les plus courantes sont celles des congés.

Par manque d’anticipation ou de communication, il arrive qu’un service RH se retrouve en situation de sous-effectif malgré elle. On pense notamment aux vacances scolaires et à la saison estivale, où les salariés souhaitent tous prendre leurs congés payés en même temps. Alors comment assurer une bonne gestion des congés et des absences afin d'éviter d’être pris à la gorge ?

Anticiper la prise de congés des salariés

En termes d’absences, certaines périodes de l’année sont plus critiques que d’autres. C’est le cas :

• Des vacances scolaires, où chaque salarié a envie de passer du temps en famille ;
• Des ponts entre les jours fériés, si votre entreprise les ont prévus ;
• De la fin de la période de référence, en général le 31 mai, où les employés posent leurs jours de congés pour éviter de les perdre.

Si vous n’anticipez pas ces situations, vous pourriez vous retrouver en sous-effectif. Pour contrer ce problème, certaines entreprises choisissent de fermer, d’autres organisent un planning des congés. Sur papier, Excel ou à l’aide d’un logiciel RH, les managers bénéficient d’une vue d’ensemble sur les congés de tout le personnel. Les noms, postes et ordres de priorité sont entrés dans un tableau, précisant les périodes de demandes, les jours acceptés et le solde restant.

Les managers assurent ainsi un taux de présence suffisant pour maintenir le niveau d’activité. Le tout en permettant à leurs équipes de partir en vacances selon les règles prévues par le Code du travail et par leur convention collective !

Communiquer les périodes de congés

Le tableau de bord, c’est bien pour votre service RH. Mais vos employés ont aussi besoin de connaître leur solde restant et de pouvoir poser leurs jours facilement. Bon, un compteur de congés payés figure généralement sur la fiche de paie de chacun, mais l’idéal est de pouvoir consulter cette donnée en temps réel, avec les périodes de demande et celles qui ont été validées par la hiérarchie.

Communiquez tout d’abord la politique RH en interne, en rappelant les modalités de prise de congés pour tous. Vous éviterez déjà quelques prises de becs. Ensuite, permettez à vos collaborateurs de poser leurs jours en toute autonomie, par exemple via un logiciel de gestion du personnel.

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S’équiper d’un logiciel de gestion des congés et des absences

Pour suivre les plannings facilement, il n’y a pas trente-six solutions : vous devez passer à la digitalisation de vos processus RH ! Avec un logiciel de gestion des congés comme Combo, vous gérez toutes les absences du personnel de A à Z sur une plateforme partagée et connectée.

Vos salariés font leurs demandes sur une application mobile en quelques clics et vos managers les valident ou les refusent. Vous visualisez les plannings en temps réel afin de prendre les bonnes décisions et exportez vos données sur le logiciel de paie. Tout est suivi en direct par l’ensemble du personnel ! Aucun risque d’erreur ni de conflit. Un logiciel SIRH, c’est le meilleur moyen d’anticiper les absences et d’éviter d'être en sous-effectif !

Comment surmonter une situation de sous-effectif au travail ?

Vous êtes déjà plongé dans une situation de sous-effectif ? Pas de panique, vous pouvez sortir la tête de l’eau, voire tirer parti de cette opportunité ! Comment ? Voici nos conseils.

Quantifier sa force de travail

La première chose à faire, c’est de tout mettre à plat. Vous connaissez précisément vos effectifs afin de prévoir les bonnes ressources au bon moment. Vous avez peut-être optimisé votre masse salariale à l’aide d’un calcul d’équivalent temps plein (ETP), et ainsi mesuré la capacité de production de vos employés sur une année.

Si ce n’est pas le cas, il faut rassembler vos informations et prioriser vos tâches. Listez les compétences de vos employés et attribuez-leur des missions cohérentes. Laissez de côté les tâches à faible valeur ajoutée et partagez les informations en temps réel aux équipes. La communication doit plus que jamais rester fluide et claire entre tous les employés présents.

Reconnaître le travail assidu de ses collaborateurs

Une équipe en sous-effectif, c’est des individus qui travaillent plus pour compenser l’absence des collègues. Vous risquez donc non seulement de créer du retard, mais également du stress et des tensions au sein de l’équipe. Pour éviter ça, récompensez le travail assidu des collaborateurs présents. En les remerciant, tout d’abord, puis en valorisant leurs réalisations lors de réunions, en organisant un déjeuner, en vous montrant à l’écoute…

Donner plus d’autonomie et de responsabilité

Une équipe réduite, c’est aussi l’occasion (et pas seulement l’obligation) de donner plus d’autonomie et de responsabilité à vos employés. Pour la plupart, il s’agit même d’un moteur de motivation en entreprise ! Vous leur offrez la possibilité de se gérer eux-mêmes, de prendre des décisions et de se sentir plus libres dans leur organisation. C’est un moyen de renforcer l’engagement des collaborateurs et de recueillir de nouvelles idées.

Favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Pendant cette phase en sous-effectif, vos employés vont travailler plus. Parfois mieux. Mais il ne faut pas qu’ils travaillent trop. S’ils passent leur temps à leur bureau et non plus chez eux avec leur famille, ils risquent une surcharge de travail lourde de conséquences. Afin de veiller à leur santé mentale et ne pas les conduire à l’épuisement professionnel (ou burn-out), encouragez un équilibre entre leur vie pro et leur vie perso. Pourquoi ne pas essayer un nouvel aménagement du temps de travail ou une organisation en télétravail ? Discutez-en avec eux !

Vous cherchez un logiciel de gestion des ressources humaines ? Avec la solution Combo, suivez votre masse salariale et évitez les problèmes de sous-effectifs !