Note de service : comment bien la rédiger ?

En entreprise, quand il est question d’officialiser une information, on passe souvent par une note de service. Départ d’un salarié, rappel des règles de sécurité, compte-rendu de réunion CHSCT… Parfois, ce document s’avère plus pertinent qu’un simple mail. Encore faut-il savoir quand et comment le rédiger…

Pourquoi rédiger une note de service ? Que doit-elle contenir et quelle forme lui donner ? Voici les conseils de Combo, solution de gestion des documents RH, pour améliorer la communication interne en entreprise.

Qu’est-ce qu’une note de service ?

La note de service est un document écrit par l’entreprise dans le but de communiquer des informations officielles à une partie ou à l’ensemble du personnel. Destinée à un public relativement large, elle évoque les dernières évolutions d’un projet ou de l’organisation interne.

Ce contenu peut porter sur différents sujets, tels que :

• La date d’ouverture et de fermeture annuelle de l’entreprise ;
• L’arrivée ou le départ d’un salarié ;
• L’ouverture d’un nouveau service ;
• Une modification du règlement intérieur ;
• Des coupes budgétaires ;
• Un nouveau contrat client ;
• Un changement de politique d’entreprise.

La note de service se transmet sous forme électronique ou physique. Assurez-vous de bien la conserver avec un outil RH fiable comme Combo. Vous pouvez l’afficher via support papier sur un panneau d’information ou bien l’envoyer par e-mail au public cible.

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🤔 Bon à savoir : Ne la confondez pas avec la note d’information ! Si la structure des deux outils se révèle assez similaire, leur impact est différent. La note de service s’inscrit dans une communication hiérarchique en vue de préciser des consignes, un rappel à l’ordre ou un changement majeur dans le fonctionnement de l’entreprise. C’est souvent l’employeur ou un service situé à une position hiérarchique supérieure aux destinataires qui l’écrit et la transmet. Elle a un caractère obligatoire ou contraignant pour les salariés. La note d’information, quant à elle, peut être rédigée dans un sens descendant, ascendant ou latéral. C’est un document de moindre importance.

Quel est l'intérêt d’écrire une note de service ?

La note de service s’avère très utile pour transmettre des informations courtes et capitales à un groupe d’employés. Contrairement à un simple mail, ce texte revêt un caractèr​e officiel. Son objectif n’est pas l’échange décontracté entre salariés. Elle n’a pas non plus vocation à être noyée dans une boîte​ mail. La note de service transmet une information d’importance qui doit être mise en évidence et lue par l’ensemble des destinataires. Il faut adopter un style de rédaction particulier et un format distinctif, que seule cette lettre spécifique peut réaliser.

Comme elle provient forcément de la hiérarchie, la note de service est prise au sérieux par les lecteurs. L’envoi groupé élève tous les salariés destinataires au même niveau d’information au même moment, car ils savent qu’il serait préjudiciable de l’ignorer. Vous pouvez accoler ce texte à l’affichage obligatoire d’un restaurant, d’un hôtel, d’une usine… Il sera ensuite archivé par l’entreprise, pour consultation ultérieure.

Cet outil de communication interne renforce la transparence et la cohésion dans l’entreprise, valeurs très appréciées des salariés. Par conséquent, il contribue à l’amélioration de la gestion du personnel.

Quelles sont les mentions obligatoires de la note de service ?

Le caractère officiel de la note de service exige un certain formalisme dans la rédaction et l’aspect du texte. Il faut donc retrouver les mentions suivantes :

• Le numéro du document ;
• L’expéditeur : l’employeur ou la hiérarchie ;
• Le destinataire : une équipe, un service, un site ou l’ensemble des salariés d’une entreprise ;
• La date et le lieu ;
• L’objet de la note, accrocheur et précis ;
• Le contenu clair et structuré ;
• La signature de l’expéditeur.

La politique d’entreprise peut imposer d’autres éléments, comme le logo ou l’utilisation d’une police d’écriture spécifique. Compte tenu de l'intérêt de l’information, vous pouvez également mettre en place une procédure de validation du contenu.

Comment rédiger une note de service ? 

Bonne nouvelle ! Il est très facile de créer son propre modèle de note de service. Il suffit de reprendre les mentions énoncées ci-dessus dans le même format qu’une lettre. Pour donner plus d’impact, suivez ces quelques conseils :

• Adopter un style concis impersonnel : un ton professionnel et sérieux reste le meilleur moyen de donner de l’importance à votre message. Annoncez l’objet dès les premières lignes, ne tournez pas autour du pot. Pensez également qu’une lettre courte sera plus lue ;
• Ajouter des pièces jointes si nécessaire : si vous avez besoin de clarifier le contexte ou vous étendre sur un sujet, accompagnez votre note de pièces annexes ;
• Rester cohérent sur la forme : conservez la même police, la même​ taille et le même format d’une note à l’autre, en soignant votre syntaxe ;
• Faire preuve d’objectivité : ne portez aucun jugement de valeur dans votre texte. Tenez-vous-en aux faits.

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Comment diffuser une note de service ?

C’est à vous de choisir la façon dont vous diffusez votre note de service en entreprise. Il n’existe aucune règle à ce sujet. Vous pouvez donc la transmettre par mail ou par voie postale, voire par le biais d’une messagerie interne spécialisée. Il existe aujourd’hui des logiciels complets et pratiques comme Combo pour communiquer facilement depuis une seule et même plateforme. Ainsi, vous êtes certain que l’ensemble du personnel y a accès de manière sécurisée !

Quelle est la valeur juridique d’une note de service ?

Contrairement à la note d’information, la note de service peut avoir une valeur juridique. D’où l’importance du formalisme ! Veillez bien à inclure toutes les mentions obligatoires dans ce document afin de vous protéger légalement en cas de litige avec vos collaborateurs.

Imaginons que vous vous appuyez sur une note de service pour justifier une procédure disciplinaire auprès de la justice… Un salarié pourrait se retourner contre vous s’il manque des informations essentielles dans le document !

Rappelez-vous qu’une note de service est considérée comme un adjonction au règlement intérieur. Elle est donc soumise aux mêmes règles que celui-ci. L’employeur doit donc respecter l’article L1321-4 du Code du travail avant toute chose : il doit avoir écrit un règlement intérieur en consultant les représentants du personnel, puis communiqué ce règlement à l’inspection du travail… avant de diffuser des notes de service valables.

Quelques exemples de notes de services

Besoin d’annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou d’anticiper les demandes de congés ? Une note de service peut faire passer de nombreux messages de manière simple et rapide. C’est un moyen efficace de rappeler l’importance du RGPD dans le bulletin de paie, d’améliorer la gestion des plannings ou l’onboarding RH d’un nouveau salarié par exemple ! Voici quelques modèles de notes de service pour vous aider.

Annonce d'un événement d'entreprise

De [Votre nom]

À [L'ensemble de l'équipe]

[Date de rédaction]

Objet [Grand dîner networking]

[Numéro de NDS]

[Chers collègues/chère équipe,

C'est avec plaisir que nous vous communiquons la date et le lieu de notre grand dîner.]

Annonce de l'arrivée d'un employé

De [Votre nom]

À [L'ensemble de l'équipe]

[Date de rédaction]

Objet : [Arrivée d’un nouveau collaborateur]

[Numéro de NDS]

[Chers collègues/chère équipe,

Nous vous informons de l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein de notre équipe.

(Nom Prénom du nouveau collaborateur) sera au poste de (nom du poste). Nous tenons à l'accueillir chaleureusement

‍Annonce d'une fermeture temporaire

De [Votre nom]

À [L'ensemble de l'équipe]

Date de rédaction

Objet [Fermeture temporaire de l'établissement]

[Numéro de NDS]

[Chers collègues/chère équipe,

Nous vous informons la fermeture temporaire de notre établissement, du 27 novembre au 11 décembre 2023, pour cause de rénovation d'une partie des cuisines.]

Application mobile Combo : communiquer facilement en interne

Grâce à la messagerie Combo, vous pouvez communiquer en interne rapidement et en toute sécurité.

“Aujourd’hui on a centralisé le fonctionnement et l’animation à travers la messagerie de groupe proposée par Combo. Je ne voulais pas utiliser WhatsApp car je trouvais que c’était moins sécurisé sachant que je diffuse des informations et des données chiffrées liées aux activités du magasin.” Olivier Seymour, franchisé Carrefour express

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