Plan de roulement et planning rotatif : guide complet

Vous êtes-vous demandé comment font les entreprises ayant des salariés en horaire posté, de jour comme de nuit ? Elles mettent simplement en place un plan de roulement ou planning rotatif qui permet de définir les horaires de travail et d’affectation de chacun. Pas toujours évident à instaurer dans les plus grandes entreprises, nous vous donnons toutes les pistes pour réussir votre plan de roulement, à l’aide de solutions en ligne de gestion de plannings comme Combo HR. Prenons le temps de rendre votre planning rotatif plus simple à organiser avec notre guide complet. 

Qu'est-ce qu'un plan de roulement ?

Lorsque l’on parle d’amplitude d’horaire et de contrôle de temps de travail des salariés en horaires postés, il est recommandé de mettre en place un plan de roulement, également appelé planning rotatif. Il consiste à créer une organisation interne des heures à effectuer par la mise en place d’un planning de travail qui permet à l’employeur d’affecter ses salariés sur un poste particulier, de jour comme de nuit, et au salarié de voir en temps réel ses heures de travail et ses affectations. 

Il répond ainsi à certaines exigences de contenu qui garantit ainsi que chaque salarié se trouve au bon poste et travaille aux bons horaires de son équipe. Souvent représentée sous forme d’un tableau, sa structure doit être parfaite pour une gestion simple et surtout sans erreur. C’est là que le logiciel de planning Combo vous assiste dans la création de ce plan de roulement. Nous allons voir comment. 

Différence entre planning rotatif et fixe

Par définition, le planning définit l’organisation des horaires de travail au sein de l’entreprise. Le planning fixe prend en compte des horaires réguliers où le salarié commence sa journée de travail et la termine toujours à la même heure. Il travaille ainsi de façon constante, sans modification de ses horaires de travail. 

Le planning rotatif, quant à lui, précise les horaires de travail des salariés n’ayant pas toujours les mêmes heures ni les mêmes jours de travail. Il est donc choisi dans des secteurs d’activité où la présence en continu des salariés est exigée (cas des fours en métallurgie, par exemple, qui tournent 24 heures sur 24 et ne peuvent jamais être éteints). 

Les avantages du planning rotatif

Bien s’organiser permet de sauvegarder la productivité de l’entreprise, voire de l’améliorer. Le choix d’un planning rotatif est souvent un moyen efficace pour répartir équitablement les horaires contraignants entre les salariés postés, comme la présence de nuit ou durant le weekend.

Ce planning rotatif : 

• est plus équitable entre les équipes ;
• offre la possibilité d’organiser facilement le planning horaire en 4x8, souvent compliqué à mettre en place ;
• permet d’avoir une couverture horaire maximale sur la journée ;
• améliore le rendement tout en respectant la réglementation du Code du travail ; 
• prévient la monotonie dans les tâches par des changements réguliers d’affectation de poste si les salariés sont polyvalents.

Comment créer un plan de roulement efficace ?

Toutes les entreprises ne sont pas concernées par le plan de roulement. Mais certaines peuvent y passer du fait de leur développement ou d’un besoin d’assurer les heures de travail sur une période plus longue, de façon temporaire ou définitive.

L’entreprise doit donc, en tout premier lieu, prendre en considération ses besoins par : 

• l’analyse des heures de fonctionnement à pourvoir (jour, nuit, weekend, jours fériés) ; 
• les jours de congés prévus des salariés (surtout en période estivale) ; 
• le besoin de recrutement en CDI, CDD ou intérim ;
• la détermination du nombre de postes à pourvoir en roulement ; 
• l’adaptation du planning selon la saisonnalité de l'activité (période creuse, fêtes de fin d’année…) ;
• la connaissance des salariés volontaires d’accord pour passer en travail de nuit.

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Utilisation de logiciels pour la planification

Nous sommes aujourd’hui heureusement loin des plannings de roulement réalisés à la main. Si Excel est encore d’actualité, la plupart des entreprises choisissent la méthode informatique pour créer leurs plannings de roulement. Plus rapide et surtout plus précise et fiable, la solution logicielle est parfaite pour répondre à des besoins d’organisation par roulement parfois complexes. 

Les outils numériques permettent de faciliter cette tâche. Conçus pour gérer les plannings de l’entreprise, ils s’adaptent aussi bien aux horaires fixes qu’aux horaires où un planning collaboratif est nécessaire. Plutôt que de passer des heures à créer un planning rotatif à la main, le logiciel, comme Combo RH, permet de : 

• poster chaque salarié en quelques clics ; 
• vérifier l’adéquation entre la tranche de travail et l’attribution effective d’un employé ; 
• adapter les horaires en cas d’imprévu par un changement de planning consultable en temps réel par tous ; 
• recevoir une alerte en cas de conflit d’horaire comme une double affectation ou un trou dans le planning ; 
• consulter les horaires en ligne depuis un smartphone ou une tablette, en plus de l’ordinateur ; 
• obtenir une notification du poste à rejoindre ou attribué sur une période donnée ;
• réduire les erreurs d’attribution de poste ; 
• améliorer la communication entre les équipes.

Planning rotatif pour 4 et 5 personnes

Toutes les entreprises n’ont pas à gérer de nombreux salariés en planning rotatif. Mais il n’est pas rare non plus de trouver des structures plus petites qui ont choisi ce mode de fonctionnement pour améliorer leur productivité ou rationaliser leur consommation énergétique. Rappelez-vous à ce propos, durant la crise sanitaire de 2021, de nombreuses entreprises travaillaient en horaire de nuit pour profiter de tarifs négociés ou en heures creuses.

Il est donc tout à fait possible de mettre en place un planning rotatif pour une petite équipe de 4 ou 5 personnes. Il existe plusieurs points à prendre en considération : 

• s’assurer que l’ensemble des tâches sont bien pourvues ;
• vérifier la surcharge de travail éventuelle ; 
• répartition du temps de travail équilibré et équitable entre tous ; 
• avoir un accès facile au planning rotatif. 

Pour réussir le plan de roulement, ne faites pas compliqué ! Choisissez un rythme court sur une ou deux semaines pour obtenir rapidement une régularité dans les heures effectuées. Vous assurerez un plus grand confort dans la vie personnelle de vos salariés. 

Pensez également à alterner les périodes de travail sur les weekends dans un souci d’équité et pensez à consulter les salariés sur la mise en place de ce planning rotatif pour une écoute répondant à une politique de qualité de vie au travail. N’oubliez pas non plus d’offrir la possibilité de permuter une période travaillée si besoin, avec validation de l’employeur bien évidemment. Enfin, et pour ne pas avoir de problème lors des absences imprévues des salariés, ayez une solution comme un salarié pris en intérim afin d’assurer la continuité de production.

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Gérer les défis des plannings rotatifs

Parmi les défis des plannings rotatifs, on constate souvent de la fatigue récurrente dans les équipes du fait des horaires décalés et un souci d’équilibre dans la vie personnelle. L’autre point à prendre en considération est l’émergence de conflits entre la direction et les salariés.

Il est donc impératif de veiller à proposer des rotations équilibrées dans le planning (un weekend sur 4 travaillé par exemple) et de penser à un repos suffisant entre les shifts. Prenez également soin de prévenir les salariés du planning de la semaine afin qu’ils puissent, au besoin s’organiser (enfants à gérer…).

Communication et gestion des conflits

N’oubliez jamais que la communication est la source des résolutions de conflits, ou, du moins, aplanit-elle les différends entre les membres de l’équipe et la direction. Pensez à pratiquer l’écoute active qui permet au salarié de s’exprimer et d’essayer toujours d’apporter une solution la plus juste possible, en y intégrant, pourquoi pas, les autres membres de l’équipe. 

Légalité des plannings rotatifs

Pour conclure, pour vous assurer de la légalité d’un planning du personnel efficace, vous devez veiller à : 

• respecter la durée légale du travail ; 
• laisser 11 heures de repos quotidien entre deux shifts et 24 heures de repos hebdomadaire ; 
• donner le planning suffisamment à l’avance ; 
• respecter le volontariat pour le travail de nuit et donner la possibilité de repasser en journée sur demande.

Vous désirez gérer de façon optimale votre planning rotatif ? La solution Combo HR vous propose des plans de roulement adaptés et faciles à mettre en place. Demandez une démo auprès de nos experts ou créez votre compte d’essai en ligne gratuit.