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Comment créer un planning collaboratif ?

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Julie Saurat
Julie Saurat
Mis à jour le
28/8/2023
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Comment créer un planning collaboratif ?
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Organiser le travail en entreprise, un véritable challenge ? Facilitez-vous la tâche avec un logiciel de gestion de projet 100 % digital ! Définissez vos objectifs et assignez les tâches à vos collaborateurs en quelques clics, de manière claire et flexible. Dédié aux équipes terrain, le planning collaboratif simplifie le travail en équipe, fluidifie la communication et permet de piloter vos projets en toute sérénité.

Comment élaborer des agendas partagés avec vos salariés ? Quels sont les avantages ? Quel outil de planification utiliser ? Tous nos conseils pour une gestion des plannings efficaces avec vos salariés !

Qu’est-ce qu’un planning collaboratif ?

Un planning collaboratif, aussi appelé agenda partagé ou calendrier d’équipe, est un outil de planification qui permet à plusieurs salariés d’une entreprise de visualiser et de coordonner des tâches et événements à venir. Avec ce type de logiciel de gestion de projet, vous planifiez les activités en temps réel selon les ressources et disponibilités de chacun, vous suivez l’avancement des projets, vous évitez les conflits entre agendas individuels et optimisez la production. En résumé, vous gagnez du temps en coordonnant facilement vos équipes.

Le calendrier partagé peut prendre différentes formes. Du tableur Excel aux applications web spécialisées, vous découvrirez de nombreuses offres en cherchant la perle rare. Choisissez celui qui convient le mieux aux membres de l’équipe ! 

Pourquoi utiliser un planning collaboratif pour la gestion de projet ?

En entreprise, impossible de travailler sans planning. Comment vos équipes pourraient s’organiser sans savoir qui fait quoi et où en est le projet ? Seul un agenda partagé permet de piloter votre activité. Voici 5 raisons de l’adopter.

Optimiser la productivité

Le premier avantage du planning collaboratif, c’est la coordination des opérations et des événements d’une équipe. À partir du moment où plusieurs personnes se dédient à un projet, elles doivent s’organiser et se répartir les tâches selon leurs compétences, ressources et selon les échéances. Un outil de planification optimise la productivité afin d’accélérer les flux. Il permet d’obtenir le meilleur résultat possible dans un laps de temps optimal. Ainsi, vous partagez le travail de manière équitable et minimisez les retards.

De plus, avec un agenda partagé, il est simple et rapide d’ajuster les tâches​ et de pallier les imprévus de production (absences, pannes, ruptures de stock…). Vous anticipez l’activité tout en restant flexible ! Si l’outil est digital, c’est d’autant plus simple. Tout se modifie en quelques clics et s’actualise en temps réel sur tous les comptes.

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Garder une vision globale des projets

Vous avez planifié les tâches dans un planning collaboratif ? Une fois le projet lancé, vos salariés seront plongés dans leurs missions respectives. Il n’est pas évident de s’informer sur l’avancement du projet quand on a la tête dans le guidon. Un agenda partagé vous offre le recul nécessaire pour garder une vision globale du projet. Visuel et intuitif, il peut donner une visibilité à court et long terme sur l’ensemble des tâches et leur état d’avancement. Vous retrouvez vos tâches hiérarchisées, en couleurs selon vos souhaits de personnalisation. Vous remarquez celles qui se chevauchent et les trous dans le calendrier. 

Vous souhaitez pouvoir alterner un planning à la semaine et un autre au mois ? Communiquer de manière synthétique tout en analysant une étape en détail ? Avec un planning du personnel efficace, c’est possible ! De plus, il vous permet d’observer ce qui fonctionne ou non, les services les plus performants, les problèmes survenus, afin de dégager des axes d’amélioration.

Faciliter l’organisation de réunions et d’événements d’entreprise

Trouver un créneau pour une réunion peut parfois s’avérer difficile. Quand il s’agit de rassembler tous les membres d’une équipe pour faire un bilan de la situation, on va enchaîner les mails et les coups de fils jusqu’à trouver une heure de libre. Un agenda partagé montre directement les disponibilités des participants. Vous pouvez tous les convier via un mail d’invitation. Il leur suffit d’accepter la réunion pour la faire figurer dans leur calendrier individuel. Le jour J, ils reçoivent une notification et sont automatiquement informés d’une éventuelle annulation ou d’un décalage. 

Un planning collaboratif vous permet aussi de créer des événements rituels, comme des réunions d’équipe chaque lundi à 8 h ou un déjeuner commun le mercredi par exemple.

Éviter les conflits entre agendas

Vous avez déterminé un planning global, mais vos salariés vont ensuite se concentrer sur leur agenda individuel. Ils travaillent sans doute sur plusieurs projets à la fois, doivent passer un entretien annuel, ont peut-être des jours de congés telle ou telle semaine…

Un membre d’une équipe n’a pas besoin de connaître le planning précis des autres, mais il doit pouvoir faire un point avec un tel ou s’absenter tel jour sans bloquer les collègues qui auraient besoin de lui. Bref, il lui faut connaître les disponibilités de chacun, ce qu’un outil digital de gestion de projet permet en quelques clics !

Fluidifier la communication dans l’équipe

Last but not least, une bonne gestion de projet passe par une bonne communication. En évitant les conflits entre agendas, en visualisant l’avancement des tâches et facilitant l’organisation de réunions, vous améliorez inévitablement le travail en équipe.

Un planning collaboratif participe à promouvoir la transparence dans votre culture d’entreprise. Les informations sont facilement accessibles par toutes les personnes concernées. Le partage de ressources est simple. Vous renforcez la responsabilité et la communication, véritable levier d’engagement !

Quels sont les meilleurs logiciels de planning collaboratif ?

Les agendas partagés sont légion sur le web, mais lequel répond vraiment à vos besoins et à votre budget ? Définissez vos priorités en amont puis comparez les offres et fonctionnalités proposées. Un bon outil de planification partagé doit présenter les atouts évoqués plus haut dans notre article, mais il doit surtout rester simple et intuitif pour tous les membres de l’équipe. Le but de la gestion de planning, c’est de gagner du temps en organisant le travail de manière efficace et transparente.

Pour vous aider dans cette tâche, voici les meilleurs logiciels de gestion de planning à découvrir !

Google Agenda, le calendrier gratuit

C’est sans doute la référence en matière de calendrier en ligne. Simple et gratuit, Google Agenda s’adapte à toutes les plateformes numériques (ordinateur, tablette, smartphone) et se rend accessible à tous, à partir du moment où vous avez un compte Google. Dotés de fonctionnalités pratiques, cet outil digital vous permet de planifier visuellement vos tâches et vous envoie des rappels. Vous pouvez également le fusionner avec d’autres agendas et selon des fuseaux horaires différents.

L’interface reste néanmoins très sobre et peu personnalisable. De plus, si Google Agenda se connecte aux autres applications Google (comme Maps), il ne s’intègre pas aux logiciels d’autres marques, ce qui le rend plus limité.

Combo, pour la gestion des équipes terrain

Vous cherchez un logiciel de gestion tout-en-un pour optimiser vos plannings et centraliser vos documents RH ? Combo est LA solution des équipes terrains. Restauration, hôtellerie, retail, commerce alimentaire, pharmacie… Il s’adapte à tout type de secteurs d’activité et de société, PME comme grands groupes. Tout simplement, il vous permet de vous libérer du chaos administratif pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

Planning, absences et congés, suivi des heures, veille réglementaire, dossiers du personnel, paie… Facilitez la vie de vos ressources humaines avec une interface intuitive et connectée ! Suivez votre activité avec les indicateurs clés et gagnez en efficacité !

Acollab, la plateforme made in France

Acollab est une plateforme web sécurisée, simple et efficace de gestion d’équipe. Disponible sur mobile Android et IOS, ce logiciel français aux tarifs compétitifs s’adapte à votre mode de fonctionnement. Parmi ses fonctionnalités phare, retrouvez les agendas partagés, le partage de fichier GED, les tableaux kanban, le chat et la messagerie instantanée, le forum, le suivi des temps et des dépenses…

SimplyBook.me, la réservation en ligne

Vous cherchez un logiciel sur mesure ? SimplyBook.me est un système de réservation en ligne au bon rapport qualité/prix. Salon de beauté, centre de fitness, cliniques, écoles… Attirez vos clients avec un site web attractif, basé sur des modèles personnalisables aux couleurs de votre marque. Connectez-le aux réseaux sociaux ou à Google afin de permettre à vos clients de réserver depuis n’importe quelle plateforme. Gérez ensuite les paiements et les rendez-vous facilement sur l’application.

Smart Agenda, un outil de réservation sur mesure

Pour une personnalisation ultra poussée, choisissez Smart Agenda. Ce logiciel de gestion des rendez-vous en ligne est 100 % paramétrable ! Conçue à base de plugins, cette application française vous offre un tas de fonctionnalités. Construisez votre agenda comme vous le souhaitez, soyez notifiés des rappels et des annulations et interfacez le tout avec le système d’information prévu. 

vCita, le logiciel de gestion des TPE

Simple et ergonomique, vCita permet aux auto-entrepreneurs et aux TPE de gérer leurs tâches administratives depuis n’importe quel appareil connecté. C’est l’outil idéal des fournisseurs de services, comme les salons de coiffure ou les consultants financiers. Prise de rendez-vous, facturation, campagnes marketing, agenda partagé… Un CRM connecté à votre calendrier !

Atolia, pour améliorer le travail d’équipe 

Communiquer avec les collègues et partager les informations simplement, voici l’objectif d’Atolia, plateforme tout-en-un. Cet outil digital vous offre des tableaux de gestion de projet, des calendriers partagés, une messagerie instantanée, des groupes de communication, des dossiers sécurisés… et bien plus encore !

Vous cherchez un planning pour vos salariés ? Demandez votre démo chez Combo pour découvrir un outil de planification complet et simple d’utilisation !

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Julie Saurat
Julie Saurat
Senior Content Manager chez Combo depuis mai 2021. Elle est notamment en charge de tous les contenus publiés sur ce blog. Elle aime écrire (encore heureux), les longues balades sur la plage et parler de sujets RH et légaux.