Comptabilité en entreprise : le journal de paie

Livre de bord de la rémunération en entreprise, le journal de paie recense toutes les informations relatives au paiement des salariés. Ce registre de comptabilité incontournable retrace tous les mouvements financiers liés aux salaires, au prélèvement à la source et au calcul des charges sociales.

Quel type d’information figure dans le journal de paie ? Quelle différence avec le livre de paie en entreprise ? Quelles écritures comptables sont concernées ? Tout savoir sur la comptabilisation de la paie avec Combo, votre logiciel de gestion de paie en ligne.

Qu’est-ce qu’un journal de paie ?

Le journal de paie, ou journal des salaires, enregistre l’ensemble des flux financiers liés à la rémunération et aux cotisations sociales des salariés et des dirigeants d’une entreprise. Avec le livre de paie, il fait partie des documents comptables annexes du journal général de comptabilité, et plus précisément du journal des OD de comptabilité (opérations diverses), l’un des 4 journaux auxiliaires de l’entreprise (les autres étant le journal des ventes, des achats et de banque).

Quel est le contenu d’un journal de paie ?

Un journal de paie doit mentionner les informations suivantes de manière chronologique :

• Date de l’opération ;
• Libellé et numéro de compte ;
• Libellé de l’écriture ;
• Numéro de pièce ;
• Montant de l’écriture.

Est-il obligatoire de tenir un journal de paie ?

Non, vous n’êtes pas obligé de tenir un journal de paie, mais vous devrez alors enregistrer vos écritures de paie dans le journal des opérations diverses (OD) à la place.

Journal de paie et livre de paie : quelle différence ?

Attention, ne confondez pas journal de paie et livre de paie ! Ce sont deux documents bien distincts en comptabilité d’entreprise. 

Si le journal de paie notifie l’ensemble des mouvements financiers relatifs à la paie, le livre de paie, quant à lui, consigne toutes les données contenues dans les fiches de salaire des employés. Il peut reprendre l’intégralité des informations (livre détaillé) ou bien seulement l’essentiel (livre récapitulatif), par établissement ou par salarié, au choix.

💡 Bon à savoir : le livre de paie n’est pas obligatoire non plus. La seule exigence aujourd’hui reste de conserver un double des le bulletin de salaire pendant 5 ans. Un logiciel de paie comme Combo vous garantit néanmoins une conservation numérique de ces documents RH pour vous simplifier la tâche. Pour en savoir plus sur la dématérialisation, lisez notre article sur le RGPD et le bulletin de paie.

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Comment comptabiliser sa paie dans un journal de paie ?

Le journal de paie se divise en trois écritures comptables : la comptabilisation du salaire net, des charges salariales et des charges patronales.

Comptabilisation des salaires nets

Dans le journal de paie, enregistrez d’abord l’écriture comptable du  salaire brut au salaire net de la façon suivante :

• Débit du compte 641 Rémunération du personnel.
• Débit du compte 6411 Rémunération du personnel - Salaires, appointements ;
• Débit du compte 6412 Rémunération du personnel - Congés payés ;
• Débit du compte 6413 Rémunération du personnel - Primes et gratifications ;
• Débit du compte 6414 Rémunération du personnel - Indemnités et avantages divers ;
• Crédit du compte 421 Personnel - Rémunérations dues.

Comptabilisation des cotisations salariales

On passe aux cotisations salariales parmi les charges de personnel. Voici les écritures comptables à retenir :

• L’Urssaf (sécurité sociale et assurance chômage) : compte 431 Sécurité Sociale ;
• Mutuelle : compte 4373 Mutuelles ;
• Retraite et la prévoyance : compte 4373 Caisse de retraite et de prévoyance ;
• Autres charges salariales : compte 4378 Autres organismes sociaux ;
• Débit du compte 4421 Prélèvement à la source IR ;
• Crédit du compte 512 Banques.

Comptabilisation des cotisations patronales

Les charges patronales s’effectuent en deux temps :

• Charges patronales liées à l’Urssaf et à l’assurance chômage : débit du compte 6451 Cotisations à l’Urssaf et crédit du compte 431 Sécurité sociale ;
• Prévoyance et retraite : débit du compte 645 et crédit du compte 437.

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Vérification des écritures de paie

Dernière étape mais non des moindres : le contrôle des écritures du journal de paie. Vous devez absolument éviter les erreurs de saisie. Voici les étapes à suivre :

• Vérifiez après chaque règlement si les comptes dédiés au personnel (421) et ceux des organismes sociaux (431) sont bien à zéro, preuve de l’équilibre de écritures ;
• Comparez les comptes 641 (salaires) avec les récapitulatifs des rémunérations de votre livre de paie ou dans les bulletins de paie. Vous identifiez ainsi les écarts potentiels.

Quel logiciel pour la gestion de la paie en entreprise ?

Parce que la comptabilisation de la paie s’avère fastidieuse, de nombreuses entreprises s’équipent aujourd’hui de logiciels de gestion de la paie en ligne. C’est un moyen efficace pour optimiser vos processus : édition des bulletins de salaire automatisée, calcul des éléments variables de paie, conformité avec les exigences du Code du travail et de la convention collective, export des documents au format souhaité… Aucun risque d’erreur de saisie avec Combo ! Plutôt qu’un tableau Excel de préparation de paie, faites l’acquisition d’un outil digital intuitif et adapté à votre entreprise. Gagnez du temps et restez conformes !

Vous souhaitez faciliter la comptabilisation de la paie en entreprise ? Choisissez un logiciel de gestion de la paie comme Combo pour simplifier le travail des RH ! Création de bulletins de paie, calcul des éléments variables de paie, export au format souhaité… Demandez une démonstration de notre logiciel SIRH Combo !