La comptabilisation du prélèvement à la source : le guide

Le prélèvement à la source (PAS) a été instauré en France en 2019 pour moderniser la collecte de l'impôt sur le revenu. Ce mode de perception de l'impôt implique des ajustements comptables spécifiques pour les entreprises. Comprendre comment comptabiliser le prélèvement à la source est essentiel pour garantir la conformité de vos écritures comptables et éviter les erreurs dans le traitement de la paie. Découvrez les règles, les écritures comptables et les bonnes pratiques à adopter.

Qu'est-ce que le prélèvement à la source ?

Définition et fonctionnement

Le prélèvement à la source est un mécanisme fiscal par lequel l'impôt sur le revenu est directement prélevé sur le salaire du contribuable par son employeur, puis reversé à l'administration fiscale. Ce dispositif permet une meilleure adéquation entre les revenus perçus et l'impôt dû, réduisant ainsi le décalage temporel entre la perception des revenus et le paiement de l'impôt.

L'employeur agit comme un collecteur d'impôt en appliquant un taux de prélèvement transmis par l'administration fiscale. Ce taux est calculé en fonction de la situation fiscale du salarié (revenus, charges de famille, etc.). Le montant prélevé figure sur le bulletin de paie et doit être reversé mensuellement à l'administration fiscale.

Rôle de l'employeur

L'employeur joue un rôle central dans le dispositif du PAS. Il doit :

• Récupérer le taux de prélèvement via la Déclaration Sociale Nominative (DSN)
• Calculer le montant à prélever sur le salaire net imposable
• Retenir ce montant sur le salaire versé au salarié
• Reverser les sommes collectées à l'administration fiscale
• Assurer la comptabilisation correcte de la paie incluant le PAS

L'employeur n'a aucune latitude dans le calcul du prélèvement : il applique strictement le taux transmis par l'administration fiscale. Il ne supporte pas le coût de l'impôt, qui reste à la charge du salarié.

Comptabilisation du prélèvement à la source : les principes

Comptes comptables utilisés

La comptabilisation du prélèvement à la source repose sur l'utilisation de comptes spécifiques du Plan Comptable Général (PCG) :

• Compte 421 – Personnel – Rémunérations dues : enregistre la dette de l'entreprise envers les salariés (salaire brut moins les retenues)
• Compte 4421 – Impôt sur le revenu (PAS) : enregistre le montant du prélèvement à la source retenu sur les salaires
• Compte 512 – Banque : enregistre les décaissements liés au paiement des salaires et au reversement du PAS

L'utilisation de ces comptes permet de suivre distinctement les salaires nets versés aux salariés et les montants dus à l'administration fiscale.

Mécanisme comptable

Le mécanisme comptable du PAS se déroule en trois étapes principales :

1. Enregistrement de la paie : lors de l'établissement des bulletins de paie, l'entreprise enregistre les salaires bruts, les cotisations sociales et le prélèvement à la source.
2. Paiement des salaires nets : l'entreprise verse aux salariés leur salaire net après déduction du PAS.
3. Reversement du PAS à l'administration fiscale : l'entreprise reverse mensuellement les montants collectés via la DSN.

Écritures comptables du prélèvement à la source

Enregistrement de la paie avec le PAS

Lors de l'établissement de la paie, l'entreprise enregistre les salaires bruts, les charges sociales patronales et salariales, ainsi que le prélèvement à la source. Voici un exemple d'écriture comptable :

Exemple : Un salarié perçoit un salaire brut de 3 000 €. Les cotisations salariales s'élèvent à 600 € et le prélèvement à la source à 200 €. Le salaire net à payer est donc de 2 200 €.

Cette écriture enregistre la charge de personnel (salaire brut + charges patronales), les dettes sociales (cotisations salariales et patronales), le prélèvement à la source et le salaire net dû au salarié.

Paiement du salaire net

Lors du paiement du salaire net au salarié, l'écriture comptable est la suivante :

Compte | Libellé | Débit | Crédit
421 | Personnel – Rémunérations dues | 2 200 € |
512 | Banque | | 2 200 €

Cette écriture solde la dette envers le salarié en débitant le compte 421 et en créditant le compte banque.

Reversement du PAS à l'administration fiscale

L'entreprise doit reverser mensuellement le prélèvement à la source à l'administration fiscale. L'écriture comptable est :

Compte | Libellé | Débit | Crédit
4421 | Impôt sur le revenu (PAS) | 200 € |
512 | Banque | | 200 €

Cette écriture solde la dette fiscale en débitant le compte 4421 et en créditant le compte banque.

Cas particuliers et situations spécifiques

Salariés avec taux personnalisé ou taux neutre

Certains salariés peuvent opter pour un taux personnalisé (calculé en fonction de leur situation fiscale) ou un taux neutre (taux forfaitaire ne tenant pas compte de la situation familiale). L'employeur applique le taux transmis par l'administration fiscale sans modification. La comptabilisation reste identique quel que soit le type de taux appliqué.

Salariés non imposables

Les salariés non imposables ont un taux de prélèvement à 0 %. Dans ce cas, aucun montant n'est retenu sur leur salaire, et aucune écriture comptable spécifique au PAS n'est nécessaire. Le salaire net versé correspond au salaire net calculé après déduction des cotisations sociales.

Avantages en nature et frais professionnels

Le prélèvement à la source s'applique sur le salaire net imposable, qui inclut les avantages en nature (véhicule de fonction, logement, etc.) et exclut les frais professionnels non soumis à cotisations. L'entreprise doit donc calculer correctement l'assiette du PAS en tenant compte de ces éléments.

Déclaration et reversement du PAS

Déclaration Sociale Nominative (DSN)

Le prélèvement à la source est déclaré et reversé via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Cette déclaration mensuelle centralise l'ensemble des informations relatives aux salariés (salaires, cotisations, PAS). L'entreprise transmet la DSN au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant la période de paie, selon son effectif.

La DSN permet à l'administration fiscale de récupérer automatiquement les informations nécessaires au calcul et au contrôle du prélèvement à la source.

Délais de reversement

Le reversement du prélèvement à la source doit intervenir :

• Pour les entreprises de moins de 11 salariés : au plus tard le 15 du mois suivant
• Pour les entreprises de 11 salariés et plus : au plus tard le 5 du mois suivant

Le non-respect de ces délais peut entraîner des pénalités de retard.

Modalités de paiement

Le reversement du PAS s'effectue par virement bancaire via la DSN. Les coordonnées bancaires de l'administration fiscale sont automatiquement renseignées dans le système de déclaration.

Erreurs fréquentes et bonnes pratiques

Erreurs courantes

• Oubli de mise à jour du taux de prélèvement : le taux peut évoluer en cours d'année. L'employeur doit régulièrement vérifier les mises à jour via la DSN.
• Mauvaise imputation comptable : confusion entre le compte 4421 (PAS) et le compte 4425 (Impôts sur les bénéfices).
• Non-reversement du PAS dans les délais : entraîne des pénalités et des intérêts de retard.
• Erreur de calcul de l'assiette : inclusion ou exclusion incorrecte d'éléments dans le salaire net imposable.

Bonnes pratiques

• Automatiser la gestion du PAS : utiliser un logiciel de paie performant qui intègre automatiquement les taux de prélèvement transmis par l'administration fiscale.
• Vérifier régulièrement les taux : les taux de prélèvement peuvent évoluer. Assurez-vous que votre logiciel de paie est à jour.
• Former les équipes comptables : la comptabilisation du PAS nécessite une bonne compréhension des mécanismes fiscaux et comptables.
• Contrôler les écritures comptables : effectuer des rapprochements entre les bulletins de paie, les écritures comptables et les déclarations DSN.

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