Comment mettre en place des plannings du personnel efficaces et clairs ?

Pour en finir avec la corvée des plannings, les maux de tête et les « prises de bec » qui vont presque toujours avec, choisissez enfin une solution simple et pragmatique pour améliorer votre gestion des plannings. Découvrez tous nos conseils pour élaborer des plannings efficaces, en misant sur la performance d’un logiciel fiable et facile d’utilisation.

Qu’est-ce qu’un planning du personnel ? 

Le planning du personnel est la base de votre organisation de travail et un instrument indispensable de management pour assurer un suivi global des disponibilités de tous vos salariés. C’est un outil primordial pour simplifier la gestion des horaires de votre équipe. Il doit permettre à vos employés de respecter le nombre d’heures prévues dans leur contrat de travail, tout en veillant à respecter la législation en vigueur et les dispositions conventionnelles. 

Ce planning doit ainsi comprendre à la fois : 

• les horaires effectifs de vos salariés en fonction des périodes concernées et leurs temps de repos ;
• un suivi détaillé des plannings de chacun ;
• un espace d’échange pour informer vos employés de toutes les modifications en leur donnant accès à ce planning facilement. 

Pour rendre vos plannings accessibles, plusieurs solutions s’offrent à vous : l’afficher sur leurs lieux de travail ou le rendre accessible par le biais d’une solution digitale à l’accès partagé ou l’envoi de mails. 

Côté Combo, on a imaginé un outil intelligent qui met le modèle Excel au placard. Conformes à vos conventions collectives, l'objectif est d'envoyer vos plannings par Email, SMS ou via l'application Combo. Au quotidien, nos clients gagnent en efficacité, en tranquillité, et améliorent leur communication avec leurs équipes. Vous voulez tester par vous-même ? 

Les 3 critères à analyser avant d’élaborer votre planning du personnel

Chaque planning est unique. Hebdomadaire ou quotidien, son modèle dépend de votre organisation, de la réglementation à laquelle vous êtes soumis et des disponibilités de vos salariés. Aucun planning n’est idéal mais le but est justement de parvenir à concilier tous ces paramètres pour réaliser le planning le plus adapté à vos objectifs et vos contraintes.

Le fonctionnement de votre entreprise 

Avant de commencer à établir un planning, prenez le temps d’analyser et de faire la liste des périodes charnières dans l’année et les pics d’activités. Cela vous permettra de prévoir à l’avance toutes les évolutions de votre activité et toutes les difficultés de planification de charge à anticiper dans votre agenda. 

Par exemple, les fêtes de fin d’année sont des périodes intenses avec un gros objectif pour les commerces de détail et certaines activités touristiques tandis que d’autres doivent plutôt se préparer à une charge de travail conséquente durant la période estivale. Pour les restaurants, certains horaires dans la journée demandent une vraie vigilance dans gestion du planning pour disposer du personnel en conséquence pour servir leur clientèle. 

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Les contraintes légales et réglementaires 

Le Code du Travail et les conventions collectives doivent être impérativement respectés lorsque vous planifiez les périodes d’activités et de repos de vos employés. Pour vous en assurer, reportez-vous aux textes en vigueur et paramétrez votre logiciel en fonction de toutes vos obligations légales. Vous serez ainsi notifié dès qu’une anomalie est détectée.

Les souhaits de vos salariés 

Vos salariés sont humains ! Ils ont besoin de pouvoir concilier au mieux leur vie personnelle et professionnelle pour être dans les dispositions idéales pour bien travailler. Tenez compte de leurs volontés pour établir le planning le plus adapté possible à leurs aspirations individuelles. En respectant au mieux un modèle d'équilibre pro/perso, vous gagnerez leur confiance et leur estime et vous obtiendrez en retour plus d’engagement et d’efficacité dans la liste et l'exécution des missions que vous leur confierez.
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Les études le prouvent : la considération individuelle des collaborateurs est un facteur clé du bonheur en entreprise. Rien de surprenant, dès lors, à ce qu’une gestion efficace et bienveillante de vos plannings travail puisse doper l'engagement de vos salariés. Mode d’emploi.
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Concilier bien-être au travail et productivité de l’entreprise

La gestion des plannings de l’entreprise exige un minimum de pragmatisme. Les RTT, arrêts maladie ou les planifications d’absence sont de vrais défis pour faire tourner une boîte sans perdre en rentabilité. Le secret d’un climat de travail harmonieux ? Que ni l’employeur ni le salarié ne soient lésés.

• Quels sont les pics d’activité prévisibles ?
• Quelles compétences nécessite tel ou tel projet ?
• Quels employés sont absents ? Quand seront-ils de retour ?
• En ultime recours, quels événements peuvent être décalés ?
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Avez-vous pensé à impliquer votre personnel dans l’organisation des plannings ?

Le plus simple pour satisfaire les uns et les autres reste encore de solliciter directement les principaux intéressés. Vos collaborateurs ont forcément des préférences personnelles. Pourquoi ne pas en tenir compte pour réaliser le planning de vos salariés ? Dans la mesure du possible, bien sûr.

Vous pouvez même aller encore plus loin !

• Donnez la possibilité à vos employés de permuter leurs tâches.
• Assignez les plages horaires libres aux volontaires.
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Mettez en place un planning du personnel en rotation

La flexibilité est désormais un atout majeur dans les départements RH des entreprises. Toutefois, force est de constater que les secteurs de la restauration, du retail ou de la boulangerie ne s’y prêtent pas toujours. La solution est simple : le modèle du planning de travail en rotation.
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Quel est l’intérêt d’un planning rotatif ?

Avec un planning en rotation, vous répartissez l’activité de vos salariés sur des tranches horaires qui varient d’une semaine ou d’une période à l’autre. Ce sont les fameux quarts de travail. Si vous êtes dans l’hôtellerie ou la restauration, ce système ne vous est  probablement pas inconnu.

Le principal avantage de ce planning horaire est de prévenir le désengagement de vos équipes. En variant leurs tâches, vous leur offrez davantage d’opportunités d’apprentissage. Par ailleurs, vous pouvez attribuer de manière équitable les créneaux les plus convoités. Ainsi, pas de jaloux.

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Concrètement, comment planifier ce roulement dans votre entreprise ?

Mettre en place des horaires de travail rotatifs implique d’avoir une vue d’ensemble du fonctionnement de votre entreprise. Selon vos contraintes opérationnelles, la répartition des quarts peut être très simple… ou beaucoup plus complexe, semaines après semaines. D’où l’intérêt de s’aider d’une application ou d’un programme dédié.
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Prévoyez l’emplacement des pauses dans le planning de vos collaborateurs

Un collaborateur heureux (et efficace) est un collaborateur qui fait des pauses. Autant dire qu’il serait mal vu, et même illégal, de faire l’impasse sur une étape de ce rituel lors de la création du planning de vos salariés. Aussi, pensez à les insérer à l’avance dans votre calendrier quotidien ou hebdomadaire.
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Pauses journalières

Le Code du travail prévoit 20 minutes de pause consécutives toutes les 6 heures. Pensez toutefois à vérifier les spécificités de votre convention collective. Il est tout à fait possible que la durée qui s’applique à votre établissement soit supérieure à 20 minutes. 

Quoi qu’il en soit, il vous faut veiller à éviter les chevauchements de pauses. Et en particulier lors des pics de fréquentation de votre établissement. Vous vous assurez ainsi d’avoir toujours une quantité suffisante de salariés opérationnels sur le terrain.

Le bon plan : passez aux pauses automatiques pour faire table rase des cafouillages.
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Congés et jours fériés

Les congés payés sont obligatoires pour tous les salariés. Or, la gestion manuelle des congés peut vite devenir aussi chaotique que chronophage. Notre conseil : télécharger une application dans l'objectif de mettre en commun les congés des équipes. Vous gagnerez un temps précieux sur la création et l'affichage de vos plannings.

La question des jours fériés est plus délicate. On en distingue en effet trois types : les jours fériés ordinaires, chômés et garantis. Le 1er mai est le seul à être chômé. Pour les autres, vous pourrez être amené à demander à vos salariés de travailler. Il vous revient alors d’adapter votre planning en conséquence, avec les éventuelles indemnisations ou compensations qui en résultent.
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Évitez autant que possible les plages horaires coupées

Les plages horaires coupées sont légion du côté des restaurateurs. Les employés entrent par exemple en service à 10 heures, arrêtent à 15 heures, puis reprennent à 18 heures. Bien qu’ils puissent paraître inévitables, ces horaires de travail discontinus ne sont pas sans conséquence sur la QVT.
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Privilégiez les journées pleines

Bien sûr, l’idéal est de remplir le planning de vos salariés avec des journées pleines. L'objectif est de leur permettre de consacrer plus de temps à leurs loisirs et à leurs proches en fin de journée. En somme, vous agissez en faveur de leur équilibre vie pro – vie perso. 

Concrètement, comment faire ? Vous pouvez par exemple insérer quelques tâches secondaires dans le modèle du planning du jour ou de la semaine. Vous éviterez ainsi à votre collaborateur de rentrer chez lui pour seulement deux ou trois heures.

🤔 Bon à savoir : en horaires discontinus, pensez à respecter l’amplitude horaire maximale de 13 heures. En cas de dépassement, l’organisation de la journée suivante en sera fatalement bouleversée.

Insérez les heures supplémentaires de vos salariés dans votre calendrier

Il n’est pas rare que les rushs donnent lieu à des heures supplémentaires. Il vous revient d’en informer vos collaborateurs en temps et en heure (pas au dernier moment). Dans le cas contraire, l’ambiance de votre lieu de travail risquerait d’en pâtir.
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3 bonnes raisons de digitaliser la gestion des heures sup de vos équipes

• Vous évitez les couacs réglementaires : votre application vous rappelle à l’ordre en cas de besoin.
• Vous anticipez plus facilement les heures supplémentaires de chaque employé.
• Vous facilitez les échanges d’informations en interne ou avec vos collaborateurs externes (comme votre comptable).

Les contraintes de la gestion de plannings sur Excel 

Excel est encore un outil très plébiscité par toutes les entreprises, notamment pour la gestion de la paie. Avec ses tableaux et ses feuilles liées entre elles, une bonne utilisation de ce logiciel vous permet d’organiser votre planning en intégrant toutes les données utiles de chaque salarié tels que ses horaires, ses absences ou ses congés.

Mais le problème avec un outil aussi complet et complexe est de taille… Nous vous donnons une liste de points plus ou moins négatifs.

La gestion d’un planning sur Excel est une tâche souvent fastidieuse et très chronophage. Peu flexible, Excel peut vous faire perdre très vite un temps précieux à détecter les erreurs de saisie et la conformité de vos formules pour rendre vos fichiers fonctionnels. Peu adapté au travail collaboratif, Excel ne dispose d’aucune solution d’interface personnalisée pour déterminer des niveaux d’accès et d’écriture différent d’un utilisateur à l’autre.

Autre point négatif, vous ne pouvez pas stocker de ressources externes dans Excel, ce qui vous oblige à jongler entre différents fichiers ou uniformiser toutes vos données pour les intégrer dans votre tableur…

Les avantages des outils de gestion de planning du personnel

Un logiciel de gestion de planning a pour tâche et avantage d’être flexible et fiable à la fois : la gestion des données est automatique et centralisée et les options de paramétrage suffisamment nombreuses pour vous aider à assurer un planning opérationnel et efficace.

Gain de temps 

Votre temps est précieux ? Gagnez-en grâce à un outil simple et rapide à utiliser ! Gagnez du temps en gérant plus efficacement celui de vos salariés. Véritable outil de productivité à part entière, un logiciel de gestion de planning vous permettra d’améliorer l’efficacité du travail de vos équipes et l’atteinte de leurs objectifs avec une bonne gestion horaire. Grâce à des plannings clairs, vous améliorez aussi la qualité des relations humaines au sein de votre entreprise. Maintenir une bonne ambiance de travail est essentielle pour booster la productivité de vos équipes.

Centralisation des données

 De nombreuses données individuelles et réglementaires sont à prendre en compte lors de l’élaboration des plannings. Multipliée par le nombre de salariés embauchés, la superposition de toutes ces contraintes peut devenir un véritable casse-tête. Heureusement, des solutions digitales performantes peuvent centraliser toutes les informations et révolutionner la planification des horaires de travail au sein de vos services.

Moins d’erreurs 

L’intégration de toutes les ressources manuellement dans un outil type Excel peut entraîner des erreurs de saisie ou des problèmes de compréhension lors de la transmission de vos plannings. Les conséquences peuvent être importantes et conduire à la désorganisation de l’ensemble de vos salariés, réduisant ainsi la performance de votre entreprise. 

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Meilleur suivi 

Dès lors que votre équipe s’agrandit, il devient de plus en plus difficile d’apporter un suivi dédié des horaires de chacun d’entre eux. Un outil de gestion de planning facilite le suivi de chaque salarié en compilant toutes les données essentielles le concernant (horaires de travail et congés). Vous pouvez aussi mieux gérer tous les imprévus, comme les absences de dernière minute par exemple en trouvant des remplaçants disponibles très facilement.

Comment choisir le bon logiciel de planning du personnel ? 

Vos besoins

Pour créer vos plannings, un outil simple d’utilisation disposant d’une ergonomie intuitive pour rendre toutes vos opérations fluides est indispensable. Il est aussi essentiel que votre logiciel soit collaboratif pour permettre à d’autres collaborateurs d’être facilement des contributeurs actifs.

Fonctionnalités 

Un logiciel de planification peut vous offrir la possibilité d’utiliser des codes couleur selon les tâches confiées ou les postes occupés. Il doit aussi vous permettre de créer des interfaces personnalisées en fonction des profils des différents utilisateurs du logiciel et simplifier le partage des plannings en ligne et par mail. L’idéal pour gagner du temps est de choisir un outil capable de dupliquer facilement les plannings d’une semaine à l’autre pour éviter de repartir d’un document vierge à chaque fois. 

Simplicité d’utilisation 

Un bon logiciel de planification doit être intuitif pour se rendre accessible à tous, quel que soit son niveau en informatique. Toutes les fonctionnalités possibles doivent être simples à comprendre et à utiliser pour que chacun puisse accéder ou contribuer librement et sans perte de temps à la mise à jour des plannings et des informations associées.

Accessibilité

L’accès à tous les documents en ligne (plannings, rapports détaillés) doit être facile et rapide. Vos notifications doivent être visibles immédiatement pour informer ou être informés à temps de toutes les nouvelles importantes pour votre organisation et le travail de vos équipes.

Personnalisation

La personnalisation de votre logiciel de gestion de planning doit être suffisamment poussée pour adapter le paramétrage de votre interface à tous vos projets et vos besoins.

Système collaboratif 

Un logiciel de gestion de planning doit permettre de faciliter la communication entre tous les collaborateurs et les services de votre organisation. La visualisation des plages horaires d’activités de chacun doit être claire et bien lisible. L’idéal est que votre logiciel offre aussi une application dédiée à la discussion entre les membres de votre service pour améliorer la communication, offrir un espace d’échange pour fluidifier ensuite la coopération entre tous.

Budget 

Certains logiciels vous proposent des versions d’essai gratuites et des offres sans engagement, l’idéal pour faire le bon choix et choisir la solution faite pour vous. Prévoir un budget pour l’acquisition d’un outil de planification est un investissement très rentable pour améliorer votre efficacité au travail et la productivité des managers de votre entreprise. Prenez bien conscience que le temps que vous économisez en gestion de planning est automatiquement reporté sur des tâches à plus haute valeur ajoutée pour la performance de votre entreprise. 

Pour discuter de votre projet planning avec l'un de nos experts, ça se passe ici. 

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