Nos 7 conseils pour faire le meilleur planning pour vos salariés

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Nos 7 conseils pour faire le meilleur planning pour vos salariés
Hélène Betoux
Hélène Betoux
Posté le
3/11/2022
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Créer un planning de travail clair et cohérent pour vos salariés est l’un des meilleurs moyens d’améliorer la QVT de votre entreprise. Seulement voilà, la gestion des plannings est une tâche plus ardue qu’il n’y paraît. Entre les obligations légales, les heures supplémentaires et les disponibilités de vos collaborateurs, pas toujours simple d’habiller Paul sans déshabiller Jacques. Vous êtes dirigeant ou responsable RH d’une TPE ou PME ? Voici 7 conseils pour optimiser l’organisation des horaires de votre personnel dans le respect du bien-être de vos équipes.

Construisez le planning de vos salariés en tenant compte de la loi

Évidemment, on n’échafaude pas le planning de ses salariés comme on programme un road trip. Il existe un cadre légal et réglementaire à respecter. Vous devez donc tenir compte de :

  • ce que dit le Code du travail,
  • ce que dit votre convention collective,
  • ce que dit le contrat de travail de votre salarié.

Peur de ne pas être à jour dans vos obligations légales ? Voilà bien la hantise de tous les dirigeants d’entreprise et des responsables RH. Pour vous aider au quotidien, sachez qu’il existe aujourd’hui des logiciels de gestion de planning. L’idée : vous permettre de gagner du temps et de la sérénité. Un exemple ? Combo vous alerte sur les non-conformités avec votre convention collective ou avec les contrats de travail de vos équipes.

Les règles d’affichage des horaires de travail

Peu importe que vous optiez pour un modèle de planning mensuel, hebdomadaire ou annuel. Dans tous les cas, vous avez l’obligation de le porter à la connaissance de vos employés et de l’Inspection du travail. Sinon, gare aux sanctions. Vous risquez notamment une amende salée (750 €).

Papier ou numérique, l’affichage de l’horaire collectif doit notamment renseigner :

  • les plages de travail et de repos pour chaque salarié ;
  • la période de travail concernée ;
  • la date et la signature de l’employeur.

Quid du délai pour communiquer les plannings des salariés ?

Sur ce point, la loi vous laisse carte blanche. Mais attention ! C’est généralement votre convention collective qui définit les modalités de communication du planning des salariés.

Seule exception : les salariés qui bénéficient d’un dispositif d’aménagement de leur temps de travail. Dans ce cas, vous êtes tenu de respecter un délai de prévenance de 7 jours.

Adaptez-vous aux disponibilités de vos salariés pour créer un bon planning de travail

Les études le prouvent : la considération individuelle des collaborateurs est un facteur clé du bonheur en entreprise. Rien de surprenant, dès lors, à ce qu’une gestion efficace et bienveillante des plannings de vos salariés puisse doper leur engagement. Mode d’emploi.

Concilier bien-être au travail et productivité de l’entreprise

La gestion des plannings de l’entreprise exige un minimum de pragmatisme. Les RTT, arrêts maladie ou les planifications d’absence sont de vrais défis pour faire tourner une boîte sans perdre en rentabilité. Le secret d’un climat de travail harmonieux ? Que ni l’employeur ni le salarié ne soient lésés.

  • Quels sont les pics d’activité prévisibles ?
  • Quelles compétences nécessite tel ou tel projet ?
  • Quels employés sont absents ? Quand seront-ils de retour ?
  • En ultime recours, quels événements peuvent être décalés ?

Avez-vous pensé à impliquer votre personnel dans l’organisation des plannings ?

Le plus simple pour satisfaire les uns et les autres reste encore de solliciter directement les principaux intéressés. Vos collaborateurs ont forcément des préférences personnelles. Pourquoi ne pas en tenir compte pour réaliser le planning de vos salariés ? Dans la mesure du possible, bien sûr.

Vous pouvez même aller encore plus loin !

  • Donnez la possibilité à vos employés de permuter leurs tâches.
  • Assignez les plages horaires libres aux volontaires.

Mettez en place un planning du personnel en rotation

La flexibilité est désormais un atout majeur dans les départements RH des entreprises. Toutefois, force est de constater que les secteurs de la restauration, du retail ou de la boulangerie ne s’y prêtent pas toujours. La solution est simple : le planning de travail en rotation.

Quel est l’intérêt d’un planning rotatif ?

Avec un planning en rotation, vous répartissez l’activité de vos salariés sur des tranches horaires qui varient d’une semaine ou d’une période à l’autre. Ce sont les fameux quarts de travail. Si vous êtes dans l’hôtellerie ou la restauration, ce système ne vous est  probablement pas inconnu.

Le principal avantage de ce planning est de prévenir le désengagement de vos équipes. En variant leurs tâches, vous leur offrez davantage d’opportunités d’apprentissage. Par ailleurs, vous pouvez attribuer de manière équitable les créneaux les plus convoités. Ainsi, pas de jaloux.

Concrètement, comment planifier ce roulement dans votre entreprise ?

Mettre en place des horaires de travail rotatifs implique d’avoir une vue d’ensemble du fonctionnement de votre entreprise. Selon vos contraintes opérationnelles, la répartition des quarts peut être très simple… ou beaucoup plus complexe. D’où l’intérêt de s’aider d’une application ou d’un programme dédié.

Prévoyez l’emplacement des pauses dans le planning de vos collaborateurs

Un collaborateur heureux (et efficace) est un collaborateur qui fait des pauses. Autant dire qu’il serait mal vu, et même illégal, de faire l’impasse sur ce rituel lors de la création du planning de vos salariés. Aussi, pensez à les insérer à l’avance dans votre calendrier.

Pauses journalières

Le Code du travail prévoit 20 minutes de pause consécutives toutes les 6 heures. Pensez toutefois à vérifier les spécificités de votre convention collective. Il est tout à fait possible que la durée qui s’applique à votre établissement soit supérieure à 20 minutes. 

Quoi qu’il en soit, il vous faut veiller à éviter les chevauchements de pauses. Et en particulier lors des pics de fréquentation de votre établissement. Vous vous assurez ainsi d’avoir toujours une quantité suffisante de salariés opérationnels sur le terrain.

Le bon plan : passez aux pauses automatiques pour faire table rase des cafouillages.

Congés et jours fériés

Les congés payés sont obligatoires pour tous les salariés. Or, la gestion manuelle des congés peut vite devenir aussi chaotique que chronophage. Notre conseil : télécharger une application pour mettre en commun les congés des équipes. Vous gagnerez un temps précieux sur la création de vos plannings.

La question des jours fériés est plus délicate. On en distingue en effet trois types : les jours fériés ordinaires, chômés et garantis. Le 1er mai est le seul à être chômé. Pour les autres, vous pourrez être amené à demander à vos salariés de travailler. Il vous revient alors d’adapter votre planning en conséquence, avec les éventuelles indemnisations ou compensations qui en résultent.

Évitez autant que possible les plages horaires coupées

Les plages horaires coupées sont légion du côté des restaurateurs. Les employés entrent par exemple en service à 10 heures, arrêtent à 15 heures, puis reprennent à 18 heures. Bien qu’ils puissent paraître inévitables, ces horaires de travail discontinus ne sont pas sans conséquence sur la QVT.

Privilégiez les journées pleines

Bien sûr, l’idéal est de remplir le planning de vos salariés avec des journées pleines. Cela leur permet de consacrer plus de temps à leurs loisirs et à leurs proches en fin de journée. En somme, vous agissez en faveur de leur équilibre vie pro – vie perso

Concrètement, comment faire ? Vous pouvez par exemple insérer quelques tâches secondaires dans le planning du jour ou de la semaine. Vous éviterez ainsi à votre collaborateur de rentrer chez lui pour seulement deux ou trois heures.

Bon à savoir : en horaires discontinus, pensez à respecter l’amplitude horaire maximale de 13 heures. En cas de dépassement, l’organisation de la journée suivante en sera fatalement bouleversée.

Insérez les heures supplémentaires de vos salariés dans votre calendrier

Il n’est pas rare que les rushs donnent lieu à des heures supplémentaires. Il vous revient d’en informer vos collaborateurs en temps et en heure (pas au dernier moment). Dans le cas contraire, l’ambiance de votre lieu de travail risquerait d’en pâtir.

3 bonnes raisons de digitaliser la gestion des heures sup de vos équipes

  • Vous évitez les couacs réglementaires : votre application vous rappelle à l’ordre en cas de besoin.
  • Vous anticipez plus facilement les heures supplémentaires de chaque employé.
  • Vous facilitez les échanges d’informations en interne ou avec vos collaborateurs externes (comme votre comptable).

Remplacez Excel par un logiciel de gestion de planning

On travaille mieux lorsque l’on est bien équipé ! Côté organisation des horaires en entreprise, Excel est un outil pratique, mais limité. Pourquoi ne pas plutôt opter pour un logiciel de gestion de planning performant ?

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