7 logiciels gratuits de gestion des plannings des salariés de l’entreprise et leurs alternatives

Vous vous interrogez sur l’utilité de mettre en place une gestion améliorée des plannings de vos salariés ? Pourquoi ne pas choisir un logiciel de gestion de planning adapté à vos besoins selon le nombre de vos salariés, les horaires de travail, la gestion des jours de repos et des congés payés et même la préparation de la paie ? S’il existe des solutions payantes, il est toujours possible de trouver des logiciels gratuits de gestion des plannings des salariés, bien que leurs versions soient plus limitées qu’un logiciel professionnel de type SIRH comme Combo. Voici 7 logiciels gratuits pour gérer plus efficacement le calendrier des tâches et horaires de travail de vos salariés.

Les avantages de choisir un logiciel de planning gratuit ? 

Avant tout : vous permettre d’avoir une organisation plus efficace et d’améliorer la rentabilité et la productivité de votre entreprise. Organiser parfaitement les horaires de travail de vos salariés par une planification du temps d’activité est donc indispensable. Ceci, tant pour la qualité de la vie au travail qu’en termes de respect des salariés, tout en prenant en compte les besoins en personnel de l’entreprise selon ses commandes et autres impératifs. 

La gratuité d’un logiciel de gestion de planning des salariés est très appréciable, surtout au démarrage de l’entreprise. Le logiciel de planning gratuit permet de ne pas devoir payer mensuellement un accès au logiciel et il est très souvent installé en quelques clics. De plus, si la structure de l’entreprise est moyenne, voire petite, ce type de logiciel de gestion des salariés peut tout à fait convenir, tout en sachant, bien évidemment, qu’ils sont davantage limités qu’une solution payante, toujours plus performante.

Ce que permet un logiciel de gestion de planning gratuit :

• création de listes de salariés ;
• intégration de tâches à répartir entre les salariés ; 
• notification de changement dans le planning ; 
• alerte paramétrable ;
• présentation des plannings sous forme de calendrier modifiable ou non ;
• accès autorisé en mode lecteur, éditeur ou contributeur - planning collaboratif ;
• gestion facile sans grand besoin de formation.

Les limites d’un logiciel de planning gratuit 

Des fonctionnalités restreintes 

La création de tâches principales en relation avec la gestion d’un planning de travail est possible à l’aide d’un logiciel gratuit. Mais celui-ci est souvent mis à mal par un manque de fonctions venant limiter son utilisation. S’il est toujours envisageable de créer son propre agenda en ligne, créer une véritable organisation interne, telle qu’une gestion de planning individuelle et par équipe, ainsi qu’une planification des horaires de travail flexibles demande alors la présence d’un logiciel professionnel plus évolué. 

Un manque de support technique 

Il est parfois compliqué de comprendre et d’utiliser les différentes options proposées par le logiciel gratuit de gestion de planning. Du fait de la gratuité du logiciel, les développeurs ne proposent pas de support technique, ou celui-ci est réduit au strict minimum. L’utilisateur doit alors essayer de trouver sur internet des tutoriels qui lui font perdre beaucoup de temps. 

Des coûts cachés de la part du prestataire

Une solution gratuite peut induire des coûts cachés afin d’obtenir une version complète d’une partie du logiciel mis à disposition. C’est souvent le cas avec des limitations du nombre de salariés à intégrer où le dépassement implique de payer pour chaque employé ajouté. Il est donc important de vérifier si les seuils entrent dans le cadre des besoins actuels et futurs de l’entreprise.

Une sécurité des données compromise

Qui dit entrer des données personnelles dans un logiciel, qu’il soit en ligne ou non, implique de respecter la confidentialité des éléments intégrés. Le logiciel de gestion de planning ne profite pas de mise en sécurité dans un coffre-fort électronique des données des salariés. 

⚠️ Important : utiliser un outil sans sécurisation des données est de la responsabilité de l’employeur si celles-ci sont récupérées par un tiers malveillant.

Une présence de publicité et de réduction de la lisibilité

Les fournisseurs de logiciels gratuits de gestion de planning vivent grâce à la publicité. La présence d’encarts publicitaires ou de pop-ups, s’ouvrant au cours de son utilisation, perturbe fortement la lisibilité et la mise à jour du planning. Il est alors possible de faire une erreur dans l’update du planning des congés payés ou des heures travaillées. 

Une migration des données difficiles, voire impossibles 

Les logiciels professionnels de gestion de planning comme Combo permettent de transférer les données vers le logiciel de gestion de paie ou un autre éditeur utile au service des ressources humaines de l’entreprise. Les solutions gratuites ne permettent généralement pas la migration de vos éléments vers d’autres outils de plannings ou de gestion du personnel. 

Un manque de mise à jour et de maintenance 

Outre le fait de ne pas proposer de support technique, les logiciels de gestion de planning des salariés ne profitent pas de maintenance ni de mise à jour des outils. Tout simplement parce que ces interventions entrent dans le cadre d’un abonnement payant. Rencontrer un bug ou une incompatibilité avec votre propre système d’exploitation est toujours possible et ne pourra jamais être résolu. 

Une exposition et une exploitation des données des utilisateurs 

Outre la sécurité des données qui n’est pas toujours assurée, il est cependant possible que l’éditeur exploite les éléments intégrés pour les revendre à des fins commerciales. C’est ainsi que l’entreprise utilisatrice peut recevoir des mails non désirés venant polluer sa boîte mail. Prudence donc !

7 logiciels gratuits de gestion de planning des salariés

En ayant connaissance des avantages et des inconvénients de ces outils de gestion de l’emploi du temps de l’entreprise, faisons maintenant le tour des 7 meilleurs logiciels de planning gratuits les plus utilisés. 

Excel 

Créer un planning sur Excel est la méthode la plus ancienne, mais aussi la plus limitée, puisqu’il est compliqué de transférer les données du tableau vers un autre logiciel sans connaître la manipulation du fichier (transformation en fichier .csv notamment). 

👉 Pour faciliter la gestion de vos planifications, voici un modèle de planning de travail à télécharger sous Excel.

❌ Pas de planification automatique : tout doit être fait manuellement 

❌ Automatisations très limitées 

Calendly 

Comme son nom l’indique, Calendly vous permet de créer des plannings pour vos salariés tout en favorisant la collaboration entre les équipes et les responsables. L’application Calendly fonctionne aussi bien sur PC que sur tablette ou smartphone (Android ou Apple) et est limitée à un seul type d’événement. La version payante autorise la mise en place de plusieurs catégories de tâches contre la somme de 10 euros par mois et par personne. 

Elle permet de : 

• intégrer des liens de planification de réunion ; 
• créer des plannings à la semaine ;
• organiser des réunions en ligne ou en présentiel avec intégration de paramètres personnalisables ; 
• initier des visioconférences depuis le logiciel avec envoi d’un lien sécurisé ; 
• envoyer des notifications et des rappels.

❌ Pas adapté pour la gestion de planning des employés 

❌ Pas adapté pour les équipes terrains 

Google WorkSpace

Voici une application très largement utilisée par les entreprises. On l’utilise via l’applicatif interne Google Agenda qui est totalement gratuit et permet de : 

• créer des agendas et les partager ; 
• assurer des prises de rendez-vous ; 
• échanger par le biais d’une messagerie instantanée ; 
• profiter de salles de conférences à distance ;
• permettre la création de listes de tâches avec tableau de bord.

Notez que, parmi les meilleures applications de planning sur iOS et Android, Google WorkSpace est parfaitement adapté.

Clockify 

Clockify vous accompagne dans la création d’un seul planning et vous permet de vous connecter à Google Calendar. Pour plusieurs plannings et l’ouverture à la collaboration entre salariés, la version payante est à partir de 3,99 $ par mois avec un an d’engagement.

❌ Suivi du temps sans prise en compte des contraintes légales du droit du travail

❌ Pas adapté aux équipes terrains 

FindMyShift 

Findmyshift organise votre planning avec envoi de messages, lecture de planning en mode calendrier, glisser-déposer des périodes de travail avec possibilité d’échanger ou d’annuler les shifts. La version proposée est complètement gratuite jusqu’à 5 utilisateurs. Plutôt pratique. 

❌ CCN non prise en compte

❌ Version en anglais, donc pas adapté au marché français

❌ Fonctionnalités limitées en dehors de la gestion des heures

Monday.com

Monday.com est gratuit pour 2 utilisateurs. Créez votre planning sous forme de tableau avec des périodes de travail, des contacts et de la gestion de projet de base. La version payante offre des fonctionnalités avancées, un stockage en ligne et une ouverture d’un planning à une personne externe. 

❌ Complexité de l’outil si l’on cherche seulement de la planification simple

Doodle

Doodle planifie un calendrier personnel ou professionnel pour les particuliers, les équipes et l’entreprise. Il aide à créer des réunions, partager des invitations, effectuer des réservations et intègre des outils applicatifs pouvant être partagés dans sa version gratuite.

❌ Publicités en version gratuite 

❌ Fonctionnalités limitées 

❌ Pas adapté pour la gestion de plannings d’équipes complexes 

Choisissez Combo en tant qu’alternative aux logiciels de plannings gratuits 

Combo est plus qu’un simple logiciel de gestion de planning. L’abonnement vous permet de profiter d’un grand nombre d’extensions pour une organisation d’entreprise parfaite : 

• planification de l’ensemble des salariés et équipes ; 
• pointeuse digitale pour une gestion automatisée des heures ; 
• préparation de la paie avant migration des éléments vers le logiciel dédié ; 
• suivi RH avec indicateurs et analyses ; 
• suivi des ratios RH ; 
• communication entre les équipes. 

Pour faciliter vos plannings et le suivi des temps de travail, et avant de vous engager, Combo vous propose une démo gratuite par un expert ou la création d’un compte d’essai gratuit.

Pour conclure… 

Si vous n’avez qu’une petite équipe à piloter, choisir un logiciel gratuit de gestion de planning est une solution parfaite. Limitée dans les options, elle répond néanmoins à la plupart des besoins, comme l’intégration des plannings et l'organisation de réunions. 

Pour une entreprise plus importante, il est primordial de se faire accompagner par une solution SIRH tout-en-un qui vous permet d’administrer, en plus des plannings, l’ensemble des éléments en relation avec la paie, la gestion du temps de travail, les congés et les absences sans oublier les précieux indicateurs RH. 

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