Logiciel de paie gratuit : bonne idée ou fausse économie ?

Votre entreprise emploie du personnel et vous vous demandez s’il est toujours plus intéressant d’assurer la gestion de la paie depuis un logiciel de paie gratuit ou de passer à une solution payante. Pour lever les doutes et comprendre les limites de ces logiciels gratuits, Combo a mené une enquête approfondie sur leurs fonctionnalités et conformité légale ainsi que leur respect du RGPD et de la sécurisation des données de vos salariés. Prenons le temps d’analyser si utiliser un logiciel de paie gratuit est vraiment une bonne idée ou si, au contraire, c’est bien une fausse économie. 

Tout savoir sur le logiciel de paie gratuit 

Savez-vous que 86 % des entreprises utilisent un logiciel de paie dans la réalisation de leurs bulletins de salaire, gestion des salariés, régularisation du bulletin de paie et déclaration des charges sociales via la DSN ? Oui, mais voilà, certains de ces logiciels sont plus ou moins performants dans la gestion de la paie. Pourquoi ? Parce que la sélection d’un logiciel de paie gratuit peut être tentante, mais le résultat obtenu un peu moins.

Vous allez peut-être objecter que choisir une solution payante revient cher par rapport à la solution gratuite pour vos bulletins de paie. Cela ressemble fortement à une lapalissade ! Mais reconnaissons tout de même qu’avoir recours à un logiciel de paie gratuit vous permet de :

• gérer facilement les fiches de paie du personnel ;
• ne rien coûter, surtout si vous êtes une TPE ou lancez votre activité ;
• gagner du temps par rapport à la création d’un tableau Excel ;
• éditer les tableaux et rapports.

Pourquoi choisir un logiciel de paie gratuit ?

Le logiciel de paie gratuit est souvent choisi en première intention par la plupart des entreprises qui y voient un côté pratique et surtout sans frais. Il faut reconnaître que ce logiciel mis à disposition gratuitement est :  

• parfait lorsque l’on lance son activité ; 
• accessible en ligne et en mode Saas ;
• doté de fonctionnalités d’édition des fiches de paie de base ; 
• facile d’utilisation ;
• de prise en main rapide.

Les éditeurs de logiciels gratuits permettent ainsi d’automatiser la paie et apportent une gestion simplifiée du personnel. Si ces avantages s’entendent, ils sont hélas ! souvent vite limités par des inconvénients qui peuvent repousser le chef d’entreprise.

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Les limites des logiciels de paie gratuits

Nous avons collecté les différentes limites de ces logiciels de paie gratuits. Ceci n’est pas pour mettre de l’avant les solutions payantes, mais pour que vous ayez une connaissance parfaite des risques liés à ces logiciels gratuits, qui, au final, peuvent vous coûter cher.  

Une conformité légale incertaine 

Chaque bulletin de paie doit répondre à la réglementation en matière de paie. Entre bulletins de paie simplifiés, intégration de nouveaux taux de cotisations et de charges sociales, la veille légale n’est pas souvent là. L’entrepreneur doit donc souvent se débrouiller par lui-même pour mettre à jour les différents paramètres, avec les risques d’erreur que cela peut engendrer. 

Des fonctionnalités limitées

La plupart des logiciels de paie gratuits s’en tiennent souvent au strict minimum et limitent parfois le nombre de bulletins de paie créés chaque mois. Il est souvent impossible de préparer les déclarations sociales, de gérer les absences du personnel ou les congés payés et d’effectuer les intégrations comptables ou de lancer les virements des paies à l’ensemble du personnel. Pour étendre les services, il faut alors souscrire à une version payante.

Une sécurité et une confidentialité des données souvent oubliées 

Être gratuit signifie souvent ne pas assurer une sécurité des éléments de la paie efficace ainsi qu’une absence de protection des données des salariés face à la conformité réglementaire, comme le respect du RGPD. La mise en ligne de ces éléments peut, s’ils ne sont pas sécurisés par l’éditeur du logiciel gratuit, faire courir un risque de divulgation de données personnelles à des tiers malveillants.

Un support et une assistance réduite, voire inexistante 

Faire une fiche de paie demande parfois un accompagnement. Le support technique est ce qui revient le plus cher à un éditeur de logiciel de paie. Du fait de la gratuité de la solution, il est habituel de ne pas pouvoir être assisté et de devoir piloter seul le logiciel de gestion de paie avec un risque d’erreur évident, sans oublier la perte de temps. 

😁 Rencontre avec Paul F., DRH d’une PME : « Comme beaucoup de PME, nous avons testé un logiciel de paie gratuit en ligne afin d’éviter une externalisation de la paie. Si nous avons pu rapidement trouver un logiciel gratuit, nous avons été vite confrontés aux limitations imposées par les éditeurs, comme le nombre de fiches de paie ou la récupération des éléments de la paie à transférer dans notre comptabilité. Nous avons donc choisi la solution intégrée payante Combo qui facilite la mise en place automatisée de la paie depuis les heures travaillées, à l’aide de la pointeuse digitale, et surtout la réalisation automatique de la DSN mensuelle ».

Comparatif des meilleurs logiciels de paie gratuits

Les logiciels de paie à 0 euro sont nombreux sur le web. Voici la sélection Combo des meilleurs logiciels de paie gratuits. Il est important de noter que la plupart de ces logiciels, sous leur version gratuite, limitent l’utilisation à des besoins classiques.

Mega Paye

Mega Paye permet la création de fiches de paie jusqu’à 10 salariés. Certaines de ses fonctionnalités sont payantes, mais c’est une solution pratique adaptée aux petites et moyennes entreprises.

Openpaye 

Openpaye est un logiciel de paie en ligne gratuit qui comprend des fonctionnalités de base par une gestion multi-dossier et multi-utilisateur. Les bulletins de paie sont conformes à la législation et sont accessibles en mode Saas, c’est-à-dire sans installation sur le serveur de l’entreprise. Le logiciel permet la création gratuite d’un premier salarié et facilite l’évolution de la paie par des spécificités appréciables comme la mise à jour légale et conventionnelle.

ABZ Paie 

Accessible gratuitement aux petites entreprises, le logiciel en ligne ABZ Paie permet de créer et d’éditer des bulletins de paie à l’exception de ceux de la tranche C. Son design est peu attrayant, mais permet de répondre aux besoins principaux des fiches de paie classiques.

Tese

Voici une solution gratuite jusqu’à 50 salariés mise à disposition par l’URSSAF. Néanmoins limité, le logiciel Tese gère le côté légal des bulletins de paie, mais reste néanmoins peu flexible dans sa configuration, notamment dans la gestion de certains contextes salariaux.

Oxygène Paie de Memsoft

Obligatoirement installé sur l’ordinateur de l’entreprise, Oxygène Paie permet la création de 9 bulletins de paie par mois. Des options payantes permettent d’aller plus en avant dans certaines fonctions, telles que la déclaration sociale. Sa prise en main nécessite une formation. 

😃 Le conseil Combo : prenez le temps de tester la version gratuite de ces logiciels avant de souscrire à leur partie payante. Ces logiciels doivent toujours vous donner la possibilité de créer vos bulletins de paie selon votre convention collective et de récupérer les éléments de votre DSN. 

Le point sur les logiciels de paie 100 % gratuits 

Que valent ces logiciels 100 % gratuits ?

Tous ces logiciels présentent une limitation en termes de création de fiches de paie. Que ce soit en nombre de bulletins mensuels ou en options devenant rapidement payantes. De plus, le manque d’assistance en matière d'utilisation, de réponse à un problème de paie et de sécurisation des données limite fortement leur sélection par de nombreuses entreprises. 

Choisir un logiciel de paie freemium vs logiciel gratuit 

Seuls ABZ Paie, Oxygène Paie et Mega Paye sont réellement gratuits. Les autres logiciels comme Payfit, ActiPaie, MaPaye ou Sage Paie proposent un test gratuit de leur solution pour une durée limitée, puis un passage à une version payante. 

Un logiciel de paie freemium offre la création gratuite de fiches de paie depuis des fonctionnalités de base. D’autres options plus avancées sont disponibles sous réserve de payer un accès. Vérifiez toujours le coût des options proposées avant de vous engager, et notamment le coût de revient de chaque bulletin de paie.

Et l’externalisation de la paie ? 

Bien sûr, faire réaliser ses bulletins de paie par un prestataire est toujours possible. Outre le tarif de l’externalisation de la paie qui est toujours élevé, vous devrez remettre l’ensemble des éléments mensuels sans oublier d’indiquer le nombre d’heures travaillées, les jours d’absence, etc.

Quand choisir un logiciel de paie payant ? 

Choisir un logiciel de paie payant devient souvent impératif lorsque l’entreprise : 

• possède un nombre plus important de salariés ;
• désire profiter d’options incluses pour une gestion de la paie simplifiée ;
• exige une garantie de la sécurité des données des salariés ;
• veut profiter d’une assistance utilisateur réactive ; 
• dématérialise entièrement ses RH ;
• veut faire confiance lors des mises à jour légales et conventionnelles ; 
• confie l’ensemble de sa chaîne logistique RH à un logiciel de paie : gestion des heures travaillées, heures supplémentaires, calcul des jours d’absence, primes, etc., et qui sont automatiquement intégrés dans la préparation de la paie.

Pourquoi Combo est une alternative plus fiable et plus efficace ?

Combo vous assiste dans la préparation de votre paie. La solution SIRH Combo gère l’ensemble de vos RH, depuis le dossier de vos salariés jusqu’à la préparation de la paie. Plutôt pratique et surtout très fiable, notamment en matière d’obligations légales et respect des données personnelles de chacun. 

Combo est la solution tout-en-un dédiée aux entreprises et notamment à celles des secteurs de la restauration, de l’hôtellerie, du loisir et du sport, du commerce de détail, de la santé, de la boulangerie.

En choisissant Combo, vous préparez l’ensemble de votre paie : 

• intégration automatique des périodes travaillées et d’absence ; 
• gestion des heures travaillées et d’absence en relation avec les plannings ;
• gestion des congés payés ; 
• calcul automatique des éléments variables de la paie ;
• gestion des primes ;
• export des données ;
• compatibilité DSN ; 
• distribution des bulletins de paie ; 
• suivi des ratios et des indicateurs RH ;
• DPAE en ligne ;
• etc.

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Envie de tester la solution Combo ? Pour cela, rien de plus simple. Vous avez une première solution qui est de demander une démo gratuite par l’un de nos experts qui répondra à l’ensemble de vos questions ou créer un compte d’essai sans engagement depuis notre plateforme.