DSN et décalage de la paie : que faut-il retenir ?

Il est dorénavant entré dans les habitudes du service paie d’effectuer la déclaration sociale nominative dont la date de dépôt varie selon le nombre de salariés. Ceci n’est donc pas sans poser parfois un problème de déclaration décalée de la paie. Si votre entreprise est adepte d’un logiciel de gestion de paie en ligne, vous avez plus de facilité à respecter ces jours de déclaration, mais ce n’est pas toujours le cas. Faisons le point sur cette fameuse DSN et le décalage de la paie qui cohabitent parfois, non sans impact sur le paiement des charges sociales dues.

Quel est le lien entre la DSN et le décalage de la paie ?

Le décalage de la paie consiste à verser la rémunération d’un salarié du dernier mois travaillé au début du mois suivant. Autrement dit, et à titre d’exemple, le salaire du mois de février est payé le 3 mars. 

⚠️ Attention, il ne faut pas confondre le décalage de la paie avec le retard de paiement de salaire qui correspond à un oubli ou à une omission volontaire de transmission tardive des éléments de la paie. La réalisation de la fiche de paie, puis de la DSN s’en trouve ainsi retardée. Cette déclaration tardive entraîne 10 % de pénalités du montant des cotisations réglées après la date d’échéance.

Qu’est-ce que la DSN ? Quel est son rôle dans la gestion de la paie ?

La DSN est un document administratif qui regroupe l’ensemble des données sociales et administratives en lien avec chaque salarié. 

L’employeur a pour obligation de : 

• déclarer les éléments de la paie sur une DSN mensuelle : 
• d’informer de tout arrêt maladie, fin de contrat ou maternité ;
• déclarer toute modification d’une fiche de paie ;
• de régler les cotisations et contributions sociales en regard de la période ; 
• de déclencher le versement de revenus de remplacement dans les IJSS en cas d’arrêt d’un salarié ;
• d’effectuer la déclaration fiscale pour le prélèvement à la source.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, la date retenue de déclaration de la DSN est fixée au 15 du mois suivant la période. Pour celles de plus de 50 salariés, la date est ramenée au 5 du mois suivant. 

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Puisque l’on parle de décalage de la paie et DSN, vous comprendrez ici que les entreprises de plus de 50 salariés sont bien évidemment impactées par le décalage de la paie, puisque certaines d’entre elles versent les salaires après le 1er du mois suivant.

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En quoi consiste le décalage de la paie et pourquoi est-il mis en place ?

Pratiquer le versement de la paie en différé permet d’attendre le dernier jour du mois pour créer le bulletin de paie. 

On a ainsi plus de temps pour : 

• préparer plus tranquillement les éléments de la paie ; 
• collecter des éléments variables de la paie sans erreur ; 
• alléger les charges administratives de la fin du mois ;
• limiter les erreurs dans la DSN ; 
• améliorer la maîtrise de la trésorerie.

Quel impact le décalage de la paie a-t-il sur la déclaration DSN ?

La DSN a pour principe de collecter les salaires effectivement versés sur le mois civil. Elle s’applique donc sur les montants payés aux salariés et non sur les périodes travaillées. 

Cela signifie qu’une paie décalée est versée au début du mois suivant et qu’elle peut différer les bases de calcul des cotisations sociales. Ceci, en cas de changement de taux entre le mois payé et celui du jour de la déclaration sur la DSN.

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Les obligations légales et réglementaires à respecter

L’employeur se doit de suivre certaines obligations légales et réglementaires dans sa déclaration mensuelle, notamment dans le décalage de la paie. 

Les règles DSN à suivre en cas de décalage de la paie 

À titre d’exemple et pour bien suivre le processus : 

• Paie du mois de janvier (appelé mois civil) = période travaillée 
• Paiement le 5 février = déclaration dans la DSN sur le mois de février avec transmission au mois de mars (pour le 5 ou le 10).

Quel délai respecter pour la transmission de la DSN ? 

La DSN du mois où le salaire est versé est l’unique référence. L’employeur doit respecter les dates des 5 et 15 du mois suivant en tenant compte de la date réelle de paiement du salaire et de la période d’emploi.

Quel outil RH utiliser pour automatiser et sécuriser la déclaration ?

L’utilisation d’un logiciel SIRH compatible avec la transmission de la DSN est recommandé. Ainsi, Combo permet la collecte de l’ensemble des éléments fixes et variables de la paie avant leur export vers la DSN et vers le logiciel de création des fiches de paie.

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