Comment faire une DSN : guide complet 2025 sur la déclaration obligatoire des données sociales

On ne le sait que trop, l’entreprise croule sous les documents administratifs à remplir, dont certains sont récurrents et donc chronophages. Dans un souci d’améliorer la gestion de la paie et les déclarations obligatoires en lien avec les données sociales, la DSN ou Déclaration Sociale Nominative a vu le jour. Qu’est-ce que la DSN ? Pourquoi permet-elle de transmettre les éléments sociaux de l’entreprise de façon dématérialisée et comment la compléter ? Qui est concerné par la DSN et quelles sont les différentes étapes pour remplir la DSN ? Voici le guide complet de 2025.

Qu’est-ce que la DSN ? 

Petit rappel avant de parler de la DSN. Chaque entreprise ayant des salariés doit s’acquitter du paiement de cotisations sociales. Réparties entre des cotisations obligatoires réglées par l’employeur et celles à la charge du salarié, c’est à l’employeur que revient leur paiement aux différents organismes. Pour une meilleure centralisation de ces informations sociales, l’administration a créé, depuis le 1er janvier 2017, un dispositif électronique obligatoire de déclaration et de versement de ces cotisations qui rassemble les multiples données sociales en lien avec chaque salarié, du nom de DSN pour Données Sociales Nominatives.

À quoi sert la DSN ? 

La DSN est donc un dispositif obligatoire dédié aux entreprises du secteur privé et public. Elle facilite la gestion des données sociales, dans le sens où elle remplace les 26 anciennes déclarations sociales en une seule et unique. Plutôt pratique ! Elle est donc l’outil utilisé par tous les employeurs pour 

• déclarer l’ensemble des données relatives au bulletin de paie du salarié par une DSN mensuelle ; 
• informer les organismes sociaux lors de l’arrêt maladie d’un salarié, d’une fin de contrat ou d’un événement familial comme la maternité. On parle alors de DSN événementielle.

Son but, vous l’aurez compris, est de rassembler à la fois le volet financier et le volet social en un seul et même document. 

Elle permet ainsi de  : 

• établir le montant des cotisations et contributions sociales et impositions concernées à recouvrer ; 
• vérifier le montant des charges en lien avec le bulletin de salaire ; 
• calculer les droits en assurance sociale, prévention des risques professionnels et droits à la formation pour tout salarié ; 
• obtenir le versement de revenus de remplacement comme en cas d’arrêt maladie, d’accident du travail ou congé exceptionnel (maternté, notamment) ; 
• déterminer le taux de certaines cotisations basées sur des revenus déclarés ; 
• permettre à l’administration d’accomplir certaines missions : 
• faire la déclaration fiscale en relation avec le prélèvement à la source.

🧐 Bon à savoir : vous embauchez votre premier salarié et êtes une TPE ? Pour ne pas vous obliger à investir dans un logiciel dédié, l’URSSAF offre des services gratuits pour la création de votre DSN qui sont réservés aux entreprise bénéficiant de dispositifs tels que le Titre Emploi Service Entreprise (TESE), le Chèque Emploi Associatif (CEA), le Titre Emploi Simplifié Agricole (TESA) et le dispositif impact emploi pour association.

Qui est concerné par la DSN ? 

Dès qu’une entreprise et son logiciel de gestion de paie émet un bulletin de salaire, celui-ci doit obligatoirement faire l’objet d’une DSN. Autrement dit, que votre entreprise emploie un seul salarié, y compris un gérant ayant le statut salarié, ou qu’elle ait plus de 50 salariés, cette Déclaration Sociale Nominative est obligatoire.

Les salariés des différents régimes

Elle s’applique donc aux employeurs du régime général de la Sécurité sociale ou du régime agricole de la MSA. Seuls certains salariés en sont exclus : 

• liés à des entreprises situées en outre-mer ;
• déclarés par des dispositifs de simplification ; 
• expatriés ; 
• ambassade, consulat et organismes internationaux ; 
• marins pêcheurs ; 
• fonctionnaires en déplacement dans une entreprise privée.

Les personnes indemnisées par France Travail 

La DSN ne concerne pas les salariés indemnisés par France Travail qui effectue ses propres déclarations  depuis les avis de versement des prestations.

Les entreprises ayant plusieurs établissements 

La DSN ne permet pas le regroupement de plusieurs établissements au sein d’une seule DSN. Chaque établissement doit donc compléter sa propre DSN dès lors qu’il possède un numéro de SIRET distinct de celui de l’établissement principal. 

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Pourquoi la DSN est obligatoire ? 

Tout simplement parce que le paiement des cotisations et la gestion des droits afférents sont régis par l’administration qui a donc rendu obligatoire la dématérialisation des déclarations de données sociales et financières à chaque entreprise.

Son processus simplifié permet ainsi de regrouper l’ensemble des éléments en un même document et de faciliter et rationaliser le traitement des informations tant pour l’employeur que pour l’administration. Faire une fiche de paie et donc égal à la réalisation d’une DSN !

Les étapes de création de la DSN

Étape 1 : collecter les données nécessaires 

La DSN doit contenir : 

• SIRET ou le SIREN + APE de l’entreprise ;
• lieu d’activité et le type de contrat de travail ; 
• convention collective concernée ; 
• début et la fin du contrat de travail ; 
• suspensions et reprise du travail intervenues au cours du mois ; 
• rémunérations, perçues ;
• cotisations, contributions et exonération ou allègement de cotisations sociales ;
• temps de travail du mois en heure ;
• taux du prélèvement à la source (PAS) par salarié ; 
• régularisation du ou des mois précédents.

Étape 2 : utiliser un logiciel de paie compatible 

Pour faciliter la collecte des informations obligatoires figurant sur la DSN, un logiciel de paie compatible est recommandé. Il permet d’automatiser la transmission des éléments et de répondre ainsi à la législation. 

L’entreprise peut opter pour un logiciel : 

• On-Premise qui s’installe directement sur le serveur de l’entreprise ; 
• Saas qui est une solution en ligne installée sur les serveurs de l’hébergeur.

Les logiciels de gestion de paie en 2025 :

• Combo est un assistant de préparation de la paie qui collecte l’ensemble des éléments variables et fixes de la fiche de paie et permet leur export, notamment vers la DSN. Combo est spécialisé dans le retail, la restauration la boulangerie, l’hôtellerie, le loisir et le sport et le commerce alimentaire ;
• Payfit simplifie le processus de paie par la création de bulletins de paie automatisés et de calcul de charges sociales ;
• Sage Business est la solution de gestion de paie en ligne automatisée adaptée aux petites entreprises. Il gère les bulletins de salaires et effectue les télédéclarations ;
• Pagga oeuvre dans la distribution de la paie de façon dématérialisée ; 
• ADP assure la gestion de la paie pour toutes les tailles d’entreprise.

Étape 3 : transmettre la DSN via le volet Net-entreprise

Dès la paie du mois clôturée par le logiciel agréé, le site Net-entreprise prend le relais. Il suffit de déposer le fichier généré sur la plateforme. L’entreprise reçoit alors un récépissé de conformité, une attestation ou un récapitulatif d’anomalies demandant une intervention. Ces éléments prennent le nom de CRP pour Compte-Rendu Métier. 

Étape 4 : vérifier la conformité et faire les corrections nécessaires 

Si la déclaration comporte des erreurs, ces dernières peuvent être corrigées dans les meilleurs délais. 

⚠️ Attention : une DSN rejetée doit être reprise impérativement avant sa date d’éligibilité.

Peut-on faire une DSN sans logiciel de paie ? 

Il est toujours possible de réaliser une DSN sans logiciel de paie ou si le logiciel de l’entreprise n’est pas compatible avec les services de l’État. 

Pour être en conformité avec la déclaration sans utiliser un logiciel dédié, vous pouvez choisir : 

• d’utiliser les services gratuits de l’URSSAF si votre entreprise est en France métropolitaine, relève du régime général de la Sécurité sociale et emploie moins de 20 salariés ; 
• employœ les Titre Emploi Service Entreprise (TESE) ; 
• passer par le Titre Emploi Service Agricole (TESA).

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Ne pas choisir un logiciel de paie pour la DSN : 

• est chronophage ;
• peut être source d’erreur de saisie ; 
• peut entraîner une sanction en cas de transmission tardive.

Transmission de la DSN : les délais et cas particuliers 

La DSN mensuelle 

Elle doit être envoyée aux organismes sociaux : 

• avant le 5 du mois suivant pour les entreprises d’au moins 50 salariés et dont la paie est versée le dernier jour du mois de la période travaillée (le 28, 29, 30 ou 31 par exemple) ; 
• avant le 15 du mois suivant pour les entreprises de moins de 50 salariés ou entreprises en paie décalée.

La DSN événementielle 

• En cas d’arrêt de travail, la DSN doit être envoyée dans les 5 jours suivant l’arrêt, sauf si l’employeur demande la subrogation dans la perception des IJSS et n’effectue aucune retenue de salaire. Elle est alors jointe à la DSN mensuelle. 
• En cas de fin de contrat, le signalement dit FCTU de la DSN remplace l’attestation employeur. Son envoi génère une Attestation Employeur Rematérialisée (ou AER) qui est alors remise au salarié sortant. Ces éléments sont à préparer en amont de la sortie du salarié pour que tous les documents soient prêts le jour de son départ.

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Les risques en cas de d’erreur ou d’oubli de DSN 

En cas d’erreur 

• Si la DSN est bloquée ou rejetée, elle doit être corrigée avant sa date d'exigibilité (du 5 ou du 15 du mois). 
• Si la DSN est acceptée mais contient des erreurs, elle doit être rectifiée dans les plus brefs délais.

En cas d’oubli ou de non-transmission

L’employeur peut être sanctionné financièrement s’il : 

• ne transmet pas de DSN, à hauteur de 19,63 euros/salarié ;
• transmet la DSN avec retard, à hauteur de 59 euros par salarié et par mois. Un retard inférieur ou égal à 5 jours, la pénalité maximale est de 5 888 euros/an par entreprise ;
• oublie de déclarer un salarié, à hauteur de 59 euros par salarié et par mois ; 
• remet une DSN inexacte, à hauteur de 39,25 euros par salarié pour une déclaration de fausses numérations et 12,96 euros en cas de fausses informations sur le salarié.

Une remise gracieuse des pénalités peut être demandée à condition : 

• d’avoir remis la DSN et d’avoir payé les cotisations ; 
• que le montant des pénalités soit inférieur à 3 428 euros ;
• qu’aucune infraction n’ait été constatée au cours des 24 derniers mois.

Comment corriger une DSN ?

DSN erronée

Les erreurs du mois précédent se corrigent en complétant une partie “régularisation de la DSN”. Il est ainsi possible de transmettre une régularisation du bulletin de paie. Le versement éventuel de charges sociales et contributions est alors à verser. Pour une DSN événementielle, la DSN peut être annulée et remplacée par une nouvelle. 

DSN “annule et remplace”

Une DSN peut être annulée puis remplacée par une nouvelle en cas de remise d’une première DSN erronée. Rendez-vous dans votre Compte, puis Annule et remplace. Sélectionnez ensuite la période ou les salariés concernés.

Les outils et ressources utiles 

Combo vous permet de gérer automatiquement la création de votre DSN. Demandez une démo ou créez votre compte d’essai en suivant ces liens. 

Pour tout savoir sur la DSN : 

• le site Net-entreprise 
• le site Entreprendre du Service Public sur la DSN
• le site de l’URSSAF