Clôture de paie 2025 : la maîtrise des étapes avant la création des bulletins de paie

Nous allons parler clôture de la paie, bien que cette étape arrive avant l’émission officielle des bulletins de salaire. Ce processus est une étape importante dans la gestion de la paie, puisqu’elle doit être sans erreurs et surtout, entre autres, être conforme aux heures travaillées, aux jours d’absence des salariés et aux congés pour événements spéciaux. Une clôture de paie efficace permet également de traiter les documents de déclarations obligatoires post-paie et de respecter ainsi les obligations légales de l’entreprise. Faisons le point sur cette clôture de paie et voyons comment automatiser ce processus de paie.

Qu’est-ce que la clôture de paie ? 

Vous pensez peut-être que la paie est clôturée une fois les bulletins de paie émis et les documents en lien avec les déclarations de charges sociales réalisés ? La réponse est non ! La clôture de la paie se déroule toujours lieu avant la création des fiches de paie et avant :

• la validation définitive des fiches de paie ;
• les calculs des charges sociales et fiscales pour envoi aux organismes concernés ; 
• l’édition et l’envoi de la DSN.

Il est donc important que les différentes étapes avant la clôture de la paie soient effectuées de façon parfaite afin de ne pas générer d’erreurs qui peuvent : 

• demander une refonte de la fiche de paie réalisée ; 
• mener à un versement d’une somme manquante au salarié ;
• obliger à réaliser une DSN rectificative ; 
• rouvrir la paie ;
• prendre du temps au service RH.

Plus l’entreprise réalise cette clôture dans les règles de l’art et notamment, en se faisant assister par un logiciel de gestion de paie comme Combo, plus le traitement des salaires sera rapide, efficace et surtout sans erreurs.

Le processus de constitution et de clôture de la paie en 2025 

Nous pouvons scinder le processus de constitution et de clôture de la paie en 7 étapes : 

1. Collecte des éléments variables de la paie : faire une fiche de paie passe en tout premier lieu par la collecte des éléments variables de chaque salarié : 

• heures travaillées ;
• heures supplémentaires ;
• avantages, primes à payer comme les frais de transport, le remboursement de frais professionnels, les titres-restaurant, etc. ; 
• commissions sur les ventes ;
• jours d’absence autorisée et congés payés pris ; 
• absence pour congés maladie, accident du travail ou congé maternité/paternité.

2. Traitement des événements spécifiques comme la fin d’une période d’essai, fin de contrat CDD, retraite ou licenciement.

3. Vérification du salaire brut avec mise à jour éventuelle en cas d’augmentation ou changement de position dans la hiérarchie impliquant une modification du salaire brut du mois précédent. 

4. Intégration de l’ensemble des éléments dans les bulletins du mois à clôturer dans le logiciel de paie.

5. Clôture de la paie.

6. Génération des fiches de salaires

7. Création de la DSN après clôture et envoi aux organismes sociaux.

8. Virement des paies sans retard de paiement des salaires. 

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L’entreprise a donc tout intérêt à utiliser un processus d’automatisation de la paie pour créer ses fiches de paie. 

Reprenons ci-après certains éléments de la constitution de la paie pour mieux les comprendre.

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La gestion des particularités salariales

Réaliser une fiche de paie demande un ajustement mensuel des variables de la rémunération. Certains cas impliquent des calculs particuliers dans le logiciel de paie, notamment lors de la prise de jours de congés qui vient alimenter le compteur de congés payés ou celui de RTT.  

D’autres particularités, comme le remboursement de frais professionnels, exonérés de cotisations sociales pour le salarié et déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise, jouent également sur la fiche de paie, notamment dans la partie des charges sociales payées par l’employeur. 

Il est donc important de gérer de façon sérieuse ces mouvements mensuels récurrents ou non avant de procéder à la clôture de la paie et l’émission de la DSN.

🧐 Bon à savoir : une fois la clôture de la paie réalisée, il est toujours possible de modifier les bulletins de paie en effectuant une réouverture de la paie pour y effectuer des modifications. Le service RH procède alors à une régularisation du bulletin de paie. Mais attention ! Cette réouverture doit absolument être réalisée avant l’envoi de la DSN aux organismes compétents.

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La confirmation des bulletins de paie

Avant de procéder à la validation de la paie, le service RH doit procéder à une revue de pré-clôture des éléments intégrés. Une fois ces éléments vérifiés, la paie peut alors être clôturée et les fiches de paie établies.

Finalisation de la paie et création des documents officiels

Une fois les bulletins de paie émis, la mission du service RH n’est pas encore terminée. Elle se poursuit avec la clôture définitive de la paie (donc après une réouverture éventuelle), puis la génération des fiches de paie :

• envoyées de façon dématérialisée au salarié si l’entreprise est dotée d’un logiciel adapté comme Combo ;
• remises en main propre. 

Soumission des déclarations et règlement des salaires 

Les salaires sont payés selon les habitudes de l’entreprise. Le paiement de la rémunération par virement bancaire est aujourd’hui généralisé. Il est plus rapide et plus sécurisé. 

🤔 Bon à noter : il est toujours possible de payer un salarié par chèque ou en espèces (1500 euros au maximum).

L’entreprise émet ensuite la DSN qui est adressée aux organismes sociaux depuis les montants des charges sociales et fiscales à régler. 

L’utilisation des logiciels de paie dans la clôture

Un logiciel de préparation de la paie permet de : 

• détecter les doubles saisies ; 
• remonter les erreurs de calcul ; 
• gérer les feuilles de présence du personnel pour le calcul des heures travaillées ; 
• calculer automatiquement les éléments variables ; 
• exporter ensuite les éléments de la paie au logiciel de paie ;
• émettre la DSN ; 
• éditer les indicateurs RH et autres documents en relation avec les RH.

Il est ensuite mis en relation avec le logiciel de paie qui édite à son tour les bulletins de paie. Ceux-ci sont ensuite importés dans le logiciel SIRH comme Combo, qui associe chaque fiche de paie à chaque salarié et les envoie en un clic avec adressage personnel d’une notification. Il est alors possible de consulter le document sur l’application mobile Combo ou sur ordinateur et même de lancer son impression.

Comment bien choisir son logiciel de paie ? 

Pour une clôture de paie optimale, il est recommandé de choisir un logiciel de paie :

• intuitif et ne demandant pas des heures de formation ; 
• évolutif en fonction de la croissance de l’entreprise ; 
• mis à jour automatiquement sur certains taux de charges notamment ; 
• qui profite d’un support technique efficace et d’un accompagnement tout au long du parcours de la paie en cas de blocage ; 
• qui met en sécurité les données confidentielles des salariés.

Conformité légale et clôture de la paie

L’entreprise est responsable des éléments de clôture de la paie qui doivent répondre aux obligations légales, comme le calcul des charges sociales, la bonne application du prélèvement à la source, etc. L'automatisation de la paie permet de : 

• respecter la convention collective ; 
• calculer de façon précise le montant des charges et du prélèvement à la source ; 
• éditer des bulletins de paie simplifiés selon la réglementation ; 
• créer les documents obligatoires de déclaration et de paiement des charges sociales ; 
• tenir un archivage à jour.

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