Budget prévisionnel : comment le construire ?

Le budget prévisionnel ou prévisionnel financier, est un document comptable composé de plusieurs tableaux destiné à faire état des dépenses et des recettes d’une société sur une période donnée, via plusieurs données (suivi des ratios, rentabilité, frais liés aux ressources humaines, taxes, etc). C’est un document très important, notamment pour les entreprises en cours de création ou de développement, car il permet d’avoir un aperçu clair de l’avenir de la société et ainsi de s’assurer de prendre les bonnes décisions pour assurer sa pérennité. Voici quelques conseils pour réaliser votre budget prévisionnel. 

Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ?

Pour pouvoir constituer un budget prévisionnel complet, grâce auquel vous pourrez avoir une vision d’ensemble sur l’avenir financier de votre société, il est important de bien comprendre l'intérêt et la fonction de celui-ci. Laissez-nous vous aider à y voir plus clair. 

Comprendre le fonctionnement et l’importance de ce support

Le budget prévisionnel, c'est une projection détaillée des recettes et des dépenses anticipées pour une période donnée. Cet outil stratégique permet aux entreprises de planifier et d'anticiper leurs ressources de manière éclairée. Il est le reflet de prévisions et d’études réalisées par l’entreprise dans le but de prévoir au mieux son évolution et les éventuels changements qui surviendront au cours d’une période. 

Comprendre l'importance du budget prévisionnel revient à reconnaître son rôle central dans la prise de décisions éclairées : que vous dirigiez une entreprise, une association, ou planifiiez le lancement d'un projet, le budget prévisionnel vous offre la visibilité nécessaire pour anticiper les besoins en ressources, optimiser la trésorerie et atteindre vos objectifs financiers. C’est un élément clé pour assurer la réussite future d’une organisation ou d’un projet.

Les éléments à intégrer à votre budget prévisionnel

Puisque le budget prévisionnel doit être le reflet de votre projet sur le plan financier, il est nécessaire que celui-ci contienne un grand nombre de données et d’informations, à la fois sur les revenus et sur les dépenses de l’organisation. Il doit également être adapté à votre secteur d’activité : le business plan d’un restaurant ne contiendra pas les mêmes informations que celui d’un salon de coiffure par exemple. Dans ce cas précis, il devra contenir les KPI du restaurant et les ratios du restaurant : ticket moyen, bénéfice brut, ratio coût-matière, etc. 

La plupart du temps, un budget prévisionnel se compose de 4 tableaux : 

• Un compte de résultat, qui fait état des bénéfices réalisés sur une année ; 
• Un bilan comptable, qui regroupe le patrimoine de la société à chaque fin d’année ; 
• Un tableau de financement, qui détaille chaque investissement et ses modalités de financement ; 
• Un plan de trésorerie, affichant le montant de la trésorerie de l’entreprise à chaque fin de mois. 

Si vous le souhaitez ou le jugez nécessaire, vous pouvez bien évidemment ajouter d’autres documents et données, comme le seuil de rentabilité, la capacité d’autofinancement ou encore le besoin en fonds de roulement de l’entreprise. 

Elaboration du budget prévisionnel

Passons à l'étape pratique : l'élaboration du budget prévisionnel. Si la création de ce support n’est pas compliquée en soi, elle demande de réunir un grand nombre d’informations et de données, ce qui peut être à la fois long et prêter à confusion. Voici donc quelques étapes à suivre pour établir un budget prévisionnel clair et efficace en un rien de temps. 

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Les étapes à suivre

L'élaboration d'un budget prévisionnel requiert une approche méthodique. Voici les étapes clés à suivre pour créer un budget solide et adapté à vos besoins spécifiques.

• Collecte des données : rassemblez toutes les informations financières que vous jugez pertinentes, y compris les données historiques, les prévisions de ventes, et les coûts fixes et variables.

• Identification des recettes : analysez attentivement les différentes sources de revenus de l’organisation, qu'il s'agisse de ventes, de subventions, ou d'autres entrées financières. Anticipez les variations possibles en fonction de la saisonnalité ou des tendances du marché.

• Estimation des coûts : décomposez vos coûts en coûts fixes et variables. Intégrez les dépenses incontournables telles que les salaires, les charges locatives, et les coûts de production, et n’oubliez pas de prendre en compte les variables et incertitudes.

• Définition des objectifs financiers : fixez des objectifs financiers réalistes et alignés sur la stratégie globale de votre entreprise. Ces objectifs serviront de guide tout au long de la période budgétaire, il s’agit donc d’un élément clé.

• Construction du budget : assemblez les informations collectées pour construire le budget prévisionnel, en veillant à ce qu'il soit équilibré et cohérent avec les objectifs définis.

• Validation et ajustements : soumettez le budget à un processus de validation en impliquant les parties prenantes clés. Effectuez les ajustements nécessaires en fonction des retours obtenus.

• Communication et suivi : communiquez le budget à l'ensemble de l'organisation et assurez un suivi régulier tout au long de la période budgétaire. Cela permet d'anticiper les écarts et d'apporter des ajustements si nécessaire.

Utilisez des outils financiers pour vous accompagner

L'utilisation d'outils financiers appropriés est une excellente méthode pour simplifier et optimiser le processus d'élaboration de votre budget prévisionnel : cela vous permettra de gagner du temps et de vous assurer d’obtenir un résultat fiable, minimisant le risque d’erreur humaine. Voici quelques exemples d’outils que vous pouvez utiliser : 

• Les logiciels de gestion financière : vous pouvez notamment investir dans des logiciels dédiés à la gestion financière pour automatiser certaines tâches, faciliter la collecte des données, et générer des rapports en temps réel.

• Tableurs, dont Excel : les tableurs restent des outils puissants pour la création et la gestion des budgets. Excel, en particulier, offre une flexibilité permettant d'ajuster rapidement les prévisions en fonction des évolutions de l'entreprise.

• Modèles financiers : utilisez des modèles financiers préconçus pour accélérer le processus d'élaboration du budget. Ces modèles vous offrent une structure solide, souvent adaptée à des secteurs d'activité spécifiques.

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Gestion et suivi du budget prévisionnel

La construction du budget prévisionnel n'est qu’un premier pas vers la réussite de votre projet : la véritable clé du succès réside dans une gestion et un suivi méticuleux. Rassurez-vous, là aussi, il existe des méthodes et des outils qui vous permettront de suivre l’évolution de votre organisation pas à pas afin d’anticiper chaque changement et d’assurer la réussite de celle-ci.

Techniques de suivi et de contrôle budgétaire avec Combo

L’outil que nous vous proposons chez Combo regroupe une gamme complète de services visant à simplifier et optimiser la gestion du personnel et des ressources humaines dans votre société. Ces services, intégrant des techniques de suivi budgétaire, sont conçus pour offrir une gestion proactive des coûts et une adaptation en temps réel aux performances de votre entreprise. Voilà quelques uns des avantages de Combo : 

• Le planning du personnel facilite la gestion des horaires, le suivi des heures travaillées, et la gestion des absences grâce à une pointeuse connectée. La gestion des absences permet un contrôle simplifié des périodes d'indisponibilité des employés. La pointeuse digitale quant à elle assure un enregistrement précis des heures de travail, contribuant ainsi au suivi minutieux du budget alloué aux salaires.

• La gestion de la paie par Combo HR inclut l'enregistrement des variables de paie, la tenue du registre du personnel, et l'intégration des données dans un logiciel dédié. Cette approche facilite le suivi des dépenses liées aux salaires, un aspect essentiel de la gestion budgétaire.

• Le dossier du personnel offre une gestion centralisée et efficace des informations des employés, facilitant ainsi le suivi des coûts associés aux ressources humaines. De même, la Déclaration Préalable À l'Embauche (DPAE) en ligne simplifie les formalités administratives liées à l'embauche, contribuant à une gestion administrative efficiente.

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Adaptation et réajustement du budget en fonction des performances

L'adaptation et le réajustement du budget selon les performances réelles de l’entreprise est un véritable impératif : cela vous permet de rester toujours cohérent avec le marché et de modifier votre stratégie en fonction des éventuels obstacles et imprévus auxquels vous faites face. 

Notre outil Combo vous offre une flexibilité inégalée, permettant d'ajuster les prévisions budgétaires en temps réel. En analysant les écarts entre les projections et les résultats concrets, vous pouvez optimiser votre stratégie financière : cette approche proactive garantit une réactivité optimale face aux fluctuations du marché, vous offrant ainsi la possibilité d'aligner le budget sur les objectifs réels de votre entreprise.

Rôle du budget prévisionnel dans la prise de décision stratégique

Le budget prévisionnel est un outil complet et particulièrement pratique qui vous permet de garder une vue d’ensemble sur l’état de la santé financière de votre entreprise, et donc de prendre des décisions en conséquence. Plus qu’un simple indicateur, il est la référence à consulter à chaque grande décision stratégique que vous prendrez, afin de vous assurer de respecter votre budget et de continuer à faire du bénéfice. 

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Analyse des données financières pour la stratégie d’entreprise

Lorsqu'il s'agit de guider une entreprise vers le succès, une compréhension approfondie de ses données financières est indispensable. Le budget prévisionnel, intégrant le suivi de ratios et de KPIs liés à votre domaine d’activité, devient un outil puissant pour évaluer la santé financière actuelle de la société et anticiper ses besoins futurs. Il vous permet notamment : 

• D’anticiper les dépenses et de maximiser les recettes : les piliers d'une gestion financière avisée. Le budget prévisionnel, en permettant une prévision précise des flux financiers, aide à fixer des objectifs réalistes et à garantir une utilisation optimale des ressources.

• D’optimiser la gestion de la trésorerie, centralisée dans le budget prévisionnel. Elle devient alors une stratégie proactive plutôt que réactive, et cela vous assure une continuité financière sans mauvaises surprises et une capacité à saisir les opportunités qui se présentent à vous.

De plus, en adaptant vos plans en fonction des fluctuations du marché, le budget prévisionnel devient un allié indispensable pour une entreprise qui aspire à rester compétitive et à anticiper les changements.

Utilisation du budget prévisionnel pour les prévisions et la planification à long terme

Au-delà de son intérêt immédiat, le budget prévisionnel est aussi voué à vous éclairer la voie pour une planification à long terme, alignée sur les objectifs de l'entreprise et sur ses compétences réelles. Assurant l'alignement avec les objectifs financiers, le budget prévisionnel devient un guide stratégique qui aide à définir les étapes nécessaires pour atteindre des objectifs tels que le chiffre d'affaires souhaité, la rentabilité attendue, ou la croissance projetée.

L'évaluation des projets et des investissements bénéficie également de la clarté apportée par le budget prévisionnel : en anticipant les retours sur investissement et en minimisant les risques, il facilite une prise de décision éclairée quant à l'allocation des ressources. Enfin, le suivi continu et les ajustements stratégiques trouvent leur fondement dans le budget prévisionnel. En étant constamment référencé, il offre une perspective dynamique, permettant à votre entreprise de s'adapter aux résultats réels par rapport aux prévisions.

La construction et la gestion d'un budget prévisionnel efficace demandent une approche méthodique, l'utilisation judicieuse d'outils financiers, et une flexibilité constante. Chez Combo, nous nous positionnons comme votre partenaire stratégique dans cette démarche, offrant des solutions innovantes pour transformer votre budget prévisionnel en un véritable moteur de succès financier. Pour en savoir plus sur les différentes fonctionnalités que vous offre notre solution, n’hésitez pas à parcourir davantage notre site ou à demander une démo à nos experts : nous nous ferons un plaisir de vous guider et de répondre à toutes vos questions.