DPAE et apprentissage : comment ça fonctionne ?

Selon le Code du travail, toute embauche d’un salarié dans une entreprise doit faire l’objet d'une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à l’URSSAF ou à la Caisse de Mutualité Sociale Agricole (MSA). Cette formalité administrative a lieu avant le recrutement du nouvel employé, quels que soient le type et la durée du contrat de travail. La DPAE vaut donc aussi pour les apprentis !

Comment rédiger une DPAE pour un contrat d’apprentissage ? Quelles sont ses mentions obligatoires et ses modes de transmission ? Tout savoir sur la gestion administrative du personnel en entreprise.

Qu’est-ce qu’un contrat d’apprentissage ? 

Embaucher un salarié en restauration par un contrat d’apprentissage signifie signer un contrat de travail entre un employeur et un apprenti de 16 à 29 ans qui a terminé le collège (sauf dérogation). Ce CDD est conclu pour une durée déterminée de 6 mois à 3 ans selon le type de métier préparé. Pour ce faire, l’entreprise choisit un maître d’apprentissage qui accompagnera le jeune salarié tout au long de l’aventure.

L’apprenti suit par alternance des périodes de formation théorique dans une école ou un CFA et des périodes pratiques en entreprise. Il prépare l’une des 3 certifications suivantes :

• Un diplôme professionnel de l’enseignement secondaire (CAP, bac pro, brevet pro…) ;
• Un diplôme d’études supérieures (BTS, DUT, licence pro, diplôme d’ingénieur ou de commerce…) ;
• Un titre à finalité professionnelle.

Comme tout salarié, il perçoit un salaire calculé selon son âge et son ancienneté dans le dispositif. L’employeur, de son côté, peut ainsi choisir un candidat de tous niveaux, intégrer progressivement une nouvelle recrue à son équipe et recevoir des aides à l’embauche. Un combo gagnant !

Rédiger un contrat de travail pour l’apprentissage est obligatoire et ainsi l’est la DPAE. Le salarié possède ainsi un matricule dans sa fiche de paie et intègre le registre du personnel du restaurant ou de l’entreprise. L’employeur est également soumis à des obligations envers l’apprenti.

🤓 Bon à savoir : choisissez bien le maître d’apprentissage ! D’après le Code du travail, il doit présenter :

• Soit un diplôme ou un titre équivalent à celui préparé par l’apprenti, et présentant 1 an d’expérience professionnelle ;
• Soit 2 ans d’expérience professionnelle et un niveau minimal de qualification déterminé par la Commission départementale de l’emploi et de l’insertion.

Comment rédiger un contrat d’apprentissage ?

Tous les contrats de travail soumis au régime de la Sécurité sociale passent obligatoirement par la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Pas d’exception pour les apprentis. Mais avant de procéder à cette formalité sur le site de l’URSSAF ou de la MSA, l’employeur doit rédiger le contrat d’apprentissage.

Qu’il soit conclu dans le cadre d’un CDD ou d’un CDI, dans le secteur privé ou public, ce contrat de travail particulier doit se baser sur le formulaire cerfa n° 10103*09 ou bien directement en ligne sur alternance.emploi.gouv.fr. L’employeur peut rédiger le contrat d’apprentissage sur papier libre, mais il doit au moins reprendre les informations demandées dans le cerfa : informations sur l’employeur, l’apprenti, le maître d’apprentissage, la formation en alternance, le diplôme visé...

Pour compléter le dossier et passer à la DPAE pour l’apprentissage, vous devez fournir :

• Le formulaire cerfa n° 10103*09 ;
• La convention de formation ou une annexe pédagogique et financière, dans le cas d’un centre de formation d’apprentis interne à l’entreprise ;
• Le cas échéant, la convention tripartite de réduction ou d’allongement de la durée du contrat ou de la période d’apprentissage pour tenir compte du niveau initial de compétences de l’apprenti ou des compétences acquises.

Le contrat d’apprentissage est signé par l’employeur, le salarié et l’organisme de formation. Les démarches administratives peuvent se faire en ligne. L’employeur doit pouvoir, à tout moment, remettre une attestation de présence employeur à son apprenti sur simple demande.

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La DPAE d’un contrat d’apprentissage : quelles sont les règles ?

Parmi les obligations de l’employeur, celui-ci doit réaliser la déclaration préalable à l’embauche dans les 8 jours précédant la prise de poste du nouvel apprenti. Elle doit être transmise à l’URSSAF ou à la MSA. Il est possible de faire la DPAE en ligne. Sachez d’ailleurs que les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d’embauche au cours d’une année civile ont l’obligation de les dématérialiser, au risque de s’exposer à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

Les démarches concernant la DPAE d’un apprenti sont un peu particulières. L’employeur doit en effet transmettre le contrat d’apprentissage auprès d’un opérateur de compétences (OPCO) dans les 5 jours suivant le début du contrat de travail, ici aussi par voie électronique. L’OPCO choisi dispose d’un délai de 20 jours à compter de la date de réception du dossier complet pour se prononcer sur la prise en charge financière du contrat d’apprentissage. L’absence de réponse équivaut à un refus, mais elle est motivée par l’OPCO.

😇 Bon à savoir : Il n’est pas nécessaire d’effectuer une DPAE pour un stagiaire.

Faut-il déclarer l’embauche d’un apprenti via une DPAE

Oui, l’employeur a pour obligation d’effectuer une DPAE pour l’apprenti comme pour l’ensemble de ses salariés. Le document doit être transmis à l'URSSAF au plus tôt 8 jours avant l’embauche pour une déclaration d’entrée dans l’entreprise conforme à la législation.

Qui doit réaliser la DPAE dans le cadre d’un contrat d’apprentissage ?

C’est le futur employeur ou toute personne tierce mandatée comme un expert-comptable ou un gestionnaire de paie, qui est responsable de la déclaration de la DPAE. Apprenti ou salarié, le délai de déclaration avant l’entrée de l’apprenti dans l’entreprise reste le même. La DPAE peut aujourd’hui être réalisée via le site en ligne Net-entreprise.

Quel est le bon moment pour effectuer la DPAE d’un alternant

La DPAE ne peut être transmise plus de 8 jours avant le jour d’embauche de l’apprenti. Néanmoins cette déclaration est toujours effectuée avant le jour d’entrée de l'alternant ou de l’apprenti dans l’entreprise, même si le contrat n’est pas encore signé.

Quelles sont les obligations liées à la DPAE pour un apprenti

L’entreprise signant un contrat avec un apprenti doit :  

• respecter le délai de dépôt de la DPAE ; 
• faire une déclaration en ligne via Net-entreprise ; 
• faire signer le contrat l’apprenti ; 
• le transmettre à l’OPCO dans un délai de 5 jours ouvrables après sa signature ; 
• respecter les obligations d’accueil et de médecine du travail ; 
• nommer un maître d’apprentissage.

Quel type de contrat d’apprentissage nécessite une DPAE : CDD ou CDI

Peu importe le type de contrat de travail, toute personne entrant dans l’entreprise fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche, même si l’entreprise choisit un CDI avec période d’apprentissage qui s’enchaîne par un CDI classique. Dans tous les cas, la DPAE doit toujours être transmise jusqu’à 8 jours avant l’entrée du salarié et, donc, du début du contrat.

Comment accompagner efficacement un alternant après sa DPAE

L’entrée d’un alternant dans l’entreprise doit être équivalente à l’onboarding de tout salarié. Ainsi l’employeur doit organiser son accueil, les présentations aux collègues et surtout à son maître d’apprentissage. L’employeur ou le tuteur lui précise les objectifs attendus. Ceux-ci sont toujours en relation avec la formation de l’alternant. Il a obligation également de le rendre libre de son temps pour les périodes en école ou centre de formation. 

Enfin, l’employeur prend régulièrement contact avec l'organisme de formation pour vérifier l’adéquation du programme d’études de l’alternant et les tâches confiées dans l’entreprise afin de maximiser ses chances de réussite. 

Le maître de stage prévoit également des rencontres régulières avec l’apprenant pour faire le point sur les compétences acquises, celles en cours d’acquisition et celles restant à parfaire ou à développer. Il sera aussi possible de voir si l’employeur ou l’alternant envisagent une embauche éventuelle post contrat en alternance.

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