DPAE et apprentissage : comment ça fonctionne ?

Selon le Code du travail, toute embauche d’un salarié dans une entreprise doit faire l’objet d'une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à l’URSSAF ou à la Caisse de Mutualité Sociale Agricole (MSA). Cette formalité administrative a lieu avant le recrutement du nouvel employé, quels que soient le type et la durée du contrat de travail. La DPAE vaut donc aussi pour les apprentis !

Comment rédiger une DPAE pour un contrat d’apprentissage ? Quelles sont ses mentions obligatoires et ses modes de transmission ? Tout savoir sur la gestion administrative du personnel en entreprise.

Qu’est-ce qu’un contrat d’apprentissage ? 

Un contrat d’apprentissage est un contrat de travail conclu entre un employeur et un apprenti de 16 à 29 ans qui a terminé le collège (sauf dérogation), pour une durée déterminée de 6 mois à 3 ans selon le type de métier préparé. Pour ce faire, l’entreprise choisit un maître d’apprentissage qui accompagnera le jeune salarié tout au long de l’aventure. 

L’apprenti suit par alternance des périodes de formation théorique dans une école ou un CFA et des périodes pratiques en entreprise. Il prépare l’une des 3 certifications suivantes :

• Un diplôme professionnel de l’enseignement secondaire (CAP, bac pro, brevet pro…) ;
• Un diplôme d’études supérieures (BTS, DUT, licence pro, diplôme d’ingénieur ou de commerce…) ;
• Un titre à finalité professionnelle.

Comme tout salarié, il perçoit un salaire calculé selon son âge et son ancienneté dans le dispositif. L’employeur, de son côté, peut ainsi choisir un candidat de tous niveaux, intégrer progressivement une nouvelle recrue à son équipe et recevoir des aides à l’embauche. Un combo gagnant !

🤓 Bon à savoir : choisissez bien le maître d’apprentissage ! D’après le Code du travail, il doit présenter :

• Soit un diplôme ou un titre équivalent à celui préparé par l’apprenti, et présentant 1 an d’expérience professionnelle ;
• Soit 2 ans d’expérience professionnelle et un niveau minimal de qualification déterminé par la Commission départementale de l’emploi et de l’insertion.

Comment rédiger un contrat d’apprentissage ?

Tous les contrats de travail soumis au régime de la sécurité sociale passent obligatoirement par la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Pas d’exception pour les apprentis. Mais avant de procéder à cette formalité sur le site de l’URSSAF ou de la MSA, l’employeur doit rédiger le contrat d’apprentissage.

Qu’il soit conclu dans le cadre d’un CDD ou d’un CDI, dans le secteur privé ou public, ce contrat de travail particulier doit se baser sur le formulaire cerfa n° 10103*09 ou bien directement en ligne sur alternance.emploi.gouv.fr. L’employeur peut rédiger le contrat d’apprentissage sur papier libre, mais il doit au moins reprendre les informations demandées dans le cerfa : informations sur l’employeur, l’apprenti, le maître d’apprentissage, la formation en alternance, le diplôme visé...

Pour compléter le dossier et passer à la DPAE pour l’apprentissage, vous devez fournir :

• Le formulaire cerfa n° 10103*09 ;
• La convention de formation ou une annexe pédagogique et financière, dans le cas d’un centre de formation d’apprentis interne à l’entreprise ;
• Le cas échéant, la convention tripartite de réduction ou d’allongement de la durée du contrat ou de la période d’apprentissage pour tenir compte du niveau initial de compétences de l’apprenti ou des compétences acquises.

Le contrat d’apprentissage est signé par l’employeur, le salarié et l’organisme de formation. Les démarches administratives peuvent se faire en ligne.

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La DPAE d’un contrat d’apprentissage : quelles sont les règles ?

L’employeur doit réaliser la déclaration préalable à l’embauche dans les 8 jours précédant la prise de poste du nouvel apprenti. Elle doit être transmise à l’URSSAF ou à la MSA. Il est possible de faire la DPAE en ligne. Sachez d’ailleurs que les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d’embauche au cours d’une année civile ont l’obligation de les dématérialiser, au risque de s’exposer à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale.

Les démarches concernant la DPAE d’un apprenti sont un peu particulières. L’employeur doit en effet transmettre le contrat d’apprentissage auprès d’un opérateur de compétences (OPCO) dans les 5 jours suivant le début du contrat de travail, ici aussi par voie électronique. L’OPCO choisi dispose d’un délai de 20 jours à compter de la date de réception du dossier complet pour se prononcer sur la prise en charge financière du contrat d’apprentissage. L’absence de réponse équivaut à un refus, mais elle est motivée par l’OPCO.

😇 Bon à savoir : Il n’est pas nécessaire d’effectuer une DPAE pour un stagiaire.

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