Comment réussir l’entretien annuel d’évaluation des salariés ?

Rituel incontournable de la vie d’entreprise, l’évaluation annuelle permet de faire le point sur la carrière d’un employé. À la fois bilan du travail passé et objectifs pour l’année à venir, ce moment privilégié entre le salarié et son manager doit s’avérer riche et constructif.

Comment préparer et mener les entretiens annuels d’évaluation ? Qu’apportent-ils à l’entreprise ? Quels outils et méthodes utiliser ? Nos conseils sur la gestion des ressources humaines.

Qu’est-ce que l’entretien annuel d’évaluation ?

L’évaluation annuelle, ou entretien annuel individuel, est un temps d’échange entre un collaborateur et son manager (ou son employeur) destiné à établir un bilan sur les performances et à définir de nouveaux objectifs professionnels. Elle peut conduire à divers changements pour le collaborateur : augmentation de salaire, formation, évolution professionnelle, mais aussi, si les résultats sont négatifs, une sanction disciplinaire voire un licenciement.

Comme son nom l’indique, cette évaluation a lieu tous les ans (même si l’employeur peut choisir d’en faire plus fréquemment, par exemple une fois tous les 6 mois).

L’évaluation annuelle est-elle obligatoire ?

Selon le Code du travail, non. Une convention collective applicable à l’entreprise peut cependant l’imposer. Elle indique alors ses conditions de mise en place (périodicité, contenu des entretiens, synthèse à fournir…).

Si vous choisissez d’instaurer l’entretien annuel d’évaluation, vous devez le faire passer à l’ensemble du personnel de l’entreprise. Dans les organismes de plus de 50 salariés, l’employeur doit consulter le CSE avant la mise en œuvre.

😊 Bon à savoir : un salarié ne peut pas refuser de se soumettre à l’évaluation annuelle.

Quels outils et données pour bien préparer l’entretien individuel ?

Une évaluation annuelle se prépare. L’employeur, ou le manager, doit collecter des données sur chaque employé à rencontrer (temps de travail, salaire, performance, gestion de carrière, compétences acquises, comportement…). Il prépare ainsi le contenu de l’entretien, avec une liste de questions à poser et une grille d’évaluation spécifique, dont les résultats seront évidemment confidentiels. Les critères d’évaluation sont précis, objectifs et vérifiables.

Attention : les informations des salariés doivent être archivées et utilisées selon le règlement général de protection des données (RGPD).

L’employeur transmet la convocation à l’entretien professionnel par voie individuelle ou collective, c’est-à-dire par courrier recommandé avec accusé de réception ou par le biais d’un affichage dans les locaux de travail. Il faut y indiquer les méthodes d'évaluation professionnelles qui seront utilisées, le temps prévu pour l’échange et les points à aborder avec le manager. Faites bien comprendre qu’il s’agit d’un moment d’échange constructif pour lui et l’entreprise. L’objectif est également de laisser le temps à tout collaborateur de se préparer sereinement.

😇 Bon à savoir : munissez-vous d’un logiciel de gestion des ressources humaines comme Combo pour vous simplifier la tâche ! Préparez votre évaluation annuelle avec des dossiers du personnel dématérialisés, centralisés et accessibles depuis n’importe quelle plateforme.

Comment réussir l’entretien annuel d’évaluation ?

Vous avez récupéré les documents RH et préparé l’entretien individuel en bonne et due forme ? Il est temps d’accueillir le collaborateur et de faire le point. Voici 5 étapes à suivre pour mener l’évaluation annuelle d’une main de maître.

Accueillir le collaborateur

Pour l'entretien, choisissez un lieu tranquille, loin du bruit et des autres collaborateurs. Saluez chaleureusement votre collaborateur et rappelez l’intérêt de cette réunion annuelle, tout en encourageant la transparence et la constructivité pendant le dialogue. Expliquez clairement la grille d’évaluation et vos attentes. Demandez aussi quelles sont les siennes. N'oubliez pas de rassurer sur la confidentialité de l’échange.

Créez une atmosphère positive et discutez de manière bienveillante, c’est le meilleur moyen pour permettre à l’employé de s’ouvrir et de le maintenir à l’écoute.

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Dresser le bilan de l’année écoulée

Une année est passée : c’est le moment de faire le point sur le travail accompli par le salarié. Si vous avez préparé l’évaluation avec les données du personnel, vous pouvez établir un bilan sur les performances, les compétences, l’attitude… en donnant des exemples pour illustrer vos propos. Appuyez-vous sur des faits, des chiffres et des preuves, et non sur des rumeurs et des a priori.

Évoquez les points positifs et les points négatifs, tout en demandant son opinion au collaborateur. Est-il d’accord ? Peut-il se justifier ? A-t-il des commentaires à ajouter ? Quel est son ressenti vis-à-vis de telle ou telle situation ?

Une évaluation annuelle n’a pas uniquement pour objectif d’évaluer, mais aussi de jauger le niveau d’engagement d’un collaborateur, de le (re)motiver et d’améliorer ses conditions de travail. Demandez-lui si sa charge de travail est acceptable selon lui, s’il arrive à maintenir un équilibre entre vie privé et vie professionnelle, s’il a de bonnes relations avec les membres de l’équipe, s’il a la sensation de développer ses compétences… Encouragez-le à s’exprimer sincèrement sur ce qu’il attend, ce qu’il a apprécié et ce qui l’a frustré cette année.

Identifier les axes de progrès du salarié

L’entretien individuel doit permettre d’examiner le passé pour construire un futur meilleur. Pendant l’échange et grâce à vos données, vous devez identifier les axes d’amélioration du salarié. Proposez-lui de s’auto-évaluer et découvrez les domaines dans lesquels il souhaite progresser. Ainsi, vous pouvez l’impliquer dans un plan d’actions efficace pour l’année à venir (formation, développement de compétences, nouvelle mission…).

Fixer des objectifs pour l’année à venir

Un bon entretien annuel d’évaluation doit pousser à l’action. Vous devez en tirer des bénéfices, pour votre entreprise et pour votre employé. Une fois les choses mises à plat, vous pouvez discuter des objectifs professionnels à atteindre, à court ou long terme. Ils doivent être précis, réalistes, mesurables, temporellement définis et alignés sur la vision de l’entreprise.

C’est également le moment d’échanger sur la rémunération, les promotions et les avantages salariaux.

Écrire la synthèse de l’évaluation annuelle

Les entretiens annuels sont terminés. Félicitations ! Il ne reste plus qu’à tout coucher sur le papier (ou sur l’ordinateur). La synthèse n’est pas obligatoire, mais elle permet de garder une trace de l’échange, de noter les objectifs et les actions prévues pour tel ou tel collaborateur. Vous pouvez également transmettre un résumé à chaque employé.

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