Convocation à l’entretien professionnel : quelles sont les règles ?

Tous les 2 ans, vous devez convoquer vos salariés à l’entretien professionnel. C’est l’occasion de faire le point sur la carrière, les compétences, les objectifs, les attentes et l’évolution professionnelle de chacun. Ce moment d’échange privilégié entre un salarié et son manager permet de faire le bilan du passé et de préparer l’avenir dans l’entreprise.

Mais que doit contenir la convocation à l’entretien professionnel ? Quand et comment l’envoyer à votre personnel ? Toutes les règles sur ce passage obligé des entreprises.

Qu’est-ce que l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel annuel est un rendez-vous constructif entre un salarié et son manager (ou son employeur), consacré aux perspectives d’évolution professionnelle en termes de qualification et d’emploi. Selon le Code du travail, ce moment d’échange doit avoir lieu au moins une fois tous les 2 ans, mais une convention collective peut imposer un délai et des modalités différents (à voir selon votre secteur d’activité).

Pendant l’entretien professionnel, vous devez aussi traiter les sujets suivants :

• Validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE) ;
• Activation du compte personnel de formation (CPF) et son financement par l’entreprise ;
• Conseil en évolution professionnelle (CEP).

À son embauche, tout salarié doit être informé de l’existence et de la fréquence de cet entretien professionnel. Cette convocation concerne d’ailleurs tout le personnel de l’entreprise (CDI, CDI, apprentissage, à temps plein ou partiel…), quelle que soit votre taille et votre secteur d’activité. 

😁 Attention : ne confondez pas l’entretien professionnel, obligatoire tous les 2 ans, et l’évaluation annuelle qui, elle, est facultative ! La loi n’impose pas d’évaluer le travail des salariés. Vérifiez néanmoins les exigences de votre convention collective qui peuvent changer la donne.

Quand faut-il convoquer les salariés à l’entretien professionnel ?

La convocation à l’entretien professionnel est obligatoire pour tous vos salariés. Elle sera envoyée tous les 2 ans, à partir de la date d’entrée dans l’entreprise, mais aussi à chaque retour d’un salarié après une longue absence, telle que :

• Congé maternité ou d’adoption ;
• Congé parental d’éducation ;
• Congé de proche aidant ;
• Congé sabbatique ;
• Période de mobilité volontaire sécurisée particulière ;
• Période d’activité à temps partiel ;
• Arrêt longue maladie.

Dans ces cas particuliers, l’entretien peut avoir lieu à une date antérieure à la reprise de poste, si le salarié le demande.

En plus de ces délais-là, l’employeur doit organiser un entretien professionnel récapitulatif obligatoire tous les 6 ans. Il s’agit là d’un état des lieux prouvant que les employés ont bien passé les entretiens bisannuels. Vous vous assurez alors qu’ils ont suivi au moins une formation et qu’ils ont bénéficié d’une augmentation salariale ou professionnelle.

Quelles informations doivent figurer dans une convocation à l’entretien professionnel ?

Il n’y a pas de modèle de convocation précis à suivre, la loi n'imposant pas de formalisme particulier. Par contre, certaines informations doivent clairement apparaître dans le document écrit. Certaines sont très logiques, mais nous préférons vous les donner pour vous éviter des erreurs :

• L'objet de la convocation ;
• Date, heure et lieu de l’entretien ;
• Le nom, prénom, intitulé du poste de travail et du service ;
• Le nom, prénom et poste de travail de l’évaluateur ;
• Le nom et les coordonnées du responsable RH.

Vous pouvez également ajouter des documents afin de permettre aux salariés de bien se préparer dès la réception de la convocation à l’entretien professionnel (fiche de poste, notice sur la durée et le déroulement de l’entretien…). Ce travail fait partie de la gestion administrative du personnel. Vous pouvez ajouter une grille de questions à compléter. Ainsi, le salarié sait à quoi s’attendre et a déjà des questions en tête, ce qui permet de ne pas faire traîner l’entretien en longueur inutilement.

Un employeur a en effet beaucoup de collaborateurs à faire passer et doit cadrer l’échange, en termes de durée et de thèmes abordés. Il doit permettre à tout salarié d’évoquer ses attentes et de se sentir écouté, mais il lui faut conduire l’entretien et ne pas se laisser déborder. 

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Quel délai de convocation à l’entretien professionnel faut-il respecter ?

Un entretien professionnel n’est pas une interro surprise : le salarié, tout comme son employeur ou son manager, doit pouvoir se préparer comme il faut. Il s’agit d’un échange constructif qui doit permettre d’établir un bilan sur l’année (ou les 2 ans) passée et les souhaits d’évolution professionnelle dans l’entreprise (formation, salaire, promotion, changements d’organisation au poste ou dans la gestion d’équipe…).

Pour ce faire, vous devez envoyer la convocation à l’entretien professionnel dans un délai raisonnable. Là non plus, la loi n’impose pas de délai particulier, mais nous conseillons de convoquer vos collaborateurs entre 8 et 15 jours avant la date de l’entretien.

😊 Bon à savoir: Il est recommandé d’envoyer une lettre recommandée avec avis de réception ou une lettre de convocation remise en main propre. Ainsi, vous conservez une trace écrite de la convocation à l’entretien professionnel en cas de contrôle de l’inspection du travail.

Sur quel support transmettre la convocation à l’entretien professionnel ?

Nous avons parlé de lettre papier, mais vous pouvez également choisir d’envoyer la convocation par mail ou bien en passant par un logiciel de gestion RH. En utilisant une solution digitale comme Combo, la preuve écrite est tout aussi fiable. Vous conservez tous vos documents sur une plateforme sécurisée et ultra-intuitive (contrats de travail, fiches de paie, fiches de poste, suivi des congés et des absences, convocations aux entretiens professionnels, compte-rendu d’évaluation annuelle…). Vous transmettez les documents en quelques clics et vos salariés reçoivent leurs convocations sur leur compte privé.

Modèle de convocation à l’entretien professionnel : les obligations de l’employeur

Le Code du travail n’impose rien sur le support ou la forme du modèle de convocation, mais il a des exigences sur le délai et le contenu. Les informations suivantes doivent figurer sur votre lettre :

• L'objet de la convocation ;
• Date, heure et lieu de l’entretien ;
• Le nom, prénom, intitulé du poste de travail et du service ;
• Le nom, prénom et poste de travail de l’évaluateur ;
• Le nom et les coordonnées du responsable RH.

La lettre de convocation à l’entretien professionnel peut également s’accompagner d’autres documents, comme le contrat de travail, la fiche de poste et une grille de questions à remplir. 

L’objectif étant de prendre le temps de bien se préparer, il est recommandé de transmettre la lettre de convocation à l’entretien dans un délai raisonnable, soit entre 1 et 2 semaine(s) avant le jour J. 

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Notre modèle de convocation à l’entretien professionnel

Besoin d’un modèle de lettre de convocation pour un entretien professionnel ? Vous pouvez vous inspirer de notre exemple :

« Objet : convocation à votre entretien professionnel (année)

Madame, Monsieur,

Conformément aux dispositions législatives issues de la loi sur la formation du 5 mars 2014, nous vous proposons un entretien professionnel pour échanger sur vos perspectives d’évolution professionnelle.

Cet entretien se déroulera le (date) à (heure) dans les locaux de travail, au (adresse) avec (nom de la personne). Merci de nous confirmer votre disponibilité avant le (date).

Vous trouverez ci-joint les documents nécessaires à la préparation de l’échange.

Dans l’attente de votre retour, nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Fait à (ville) le (date)

Cachet et signature de l’employeur »

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