Comment mener un entretien de recadrage ?

L’entretien de recadrage est un exercice souvent délaissé par les managers, par peur de mal faire ou d’instaurer un climat négatif au sein de l’entreprise. Pourtant, quand il est bien réalisé, cet entretien informel permet d’ouvrir le dialogue avec un collaborateur ayant fauté, de rectifier son comportement et de rétablir entre lui et la structure un lien de confiance. Vous souhaitez mener à bien un futur entretien de recadrage ? Utilisez nos conseils pour atteindre votre objectif et optimisez la gestion de vos dossiers du personnel avec le  logiciel Combo !

Entretien de recadrage : définition 

L’entretien de recadrage est parfois confondu avec l’entretien disciplinaire ; il s’agit pourtant d’un outil très différent, tant sur la forme que sur le fond. Contrairement à la convocation disciplinaire, l’entretien de recadrage n’a pas pour fonction de sanctionner le salarié : l’objectif de l’entrevue est de faire le point quant à la faute commise (ou au comportement inadapté), d’écouter la personne et de lui rappeler les règles qui régissent l’entreprise. L’échange avec le salarié reste donc ouvert, et le ton employé est bienveillant afin d’aboutir à une solution constructive sans sanction.. 

Un entretien qui n’est pas encadré par la loi

Sur la forme, l’entretien de recadrage n’a également rien en commun avec l’entretien disciplinaire : contrairement à lui, il ne doit répondre à aucun formalisme. Que ce soit au moment de convoquer le salarié ou de réaliser l’entretien, vous n’avez donc aucune procédure particulière à suivre, et ni à envoyer une convocation officielle. La rencontre entre le manager (ou le chef d’entreprise) et le salarié donne lieu à un échange informel qui n'implique aucune notification écrite dans le dossier du salarié. 

Dans quel cas organiser un entretien de recadrage ?

Bien qu’étant informel, l’entretien de recadrage est un outil managérial qui ne doit pas être utilisé à la légère. Pour que la rencontre ait du sens, le salarié doit avoir commis une faute significative, ou avoir manifesté un comportement inadapté de manière répétée (retards répétitifs, attitudes agressives plusieurs fois constatées, écarts de conduite fréquents…). Attention toutefois : l’entretien de recadrage n’est pas une solution adaptée en cas de faute grave. Il est nécessaire, pour ce type de faute, de procéder à un entretien disciplinaire - retrouvez en ligne tout ce qu’il faut savoir sur la faute grave en restauration.  

😇 À noter : L’entretien de recadrage ne doit pas être utilisé lorsque le salarié a fait une erreur, car il s’agit alors d’un acte non intentionnel. L’objectif est de recadrer le collaborateur par rapport à une faute ou un comportement qui implique une transgression consciente et volontaire des règles en vigueur. 

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Comment effectuer un recadrage ? 

Si l’entretien de recadrage ne répond à aucun formalisme spécifique, il est tout de même important de respecter plusieurs points qui permettront à la rencontre d’être constructive et de restaurer un lien de confiance avec le salarié. 

1 – Préparer l’entretien en amont 

Un entretien de recadrage ne s’improvise pas. Après avoir identifié précisément la faute, il convient de regrouper toutes les informations dont vous aurez besoin pour appuyer vos propos le Jour J et avoir une parfaite connaissance du sujet (règlement intérieur, fiche de poste, contrat de travail, éventuels témoignages…). Selon la situation, il peut aussi être nécessaire de réunir des éléments de preuve concrets. 

Suite à cette étape, réfléchissez au déroulement de l’entretien, et structurez vos futures prises de parole en dégageant plusieurs questions clés : comment vais-je commencer l’entretien ? Quel message faire passer ? Quelles sont les solutions envisageables ? Quelles attitudes privilégier selon les différentes réactions possibles du salarié ? Pour vous aider à synthétiser vos idées, vous pouvez les rédiger sur papier, ou dresser un plan du déroulement de l’entretien.

2 - Comment convoquer le salarié à l’entretien de recadrage ?

Comme précisé plus haut, la convocation n’a pas d’objet officiel : vous n’êtes donc pas dans l’obligation de suivre une procédure spécifique. La convocation peut être écrite ou orale. Quelle que soit l’option privilégiée, gardez en tête qu’elle ne doit pas effrayer votre salarié, ni prendre le ton d’une punition : le recadrage n’implique pas de sanction. Inutile donc d’adopter une posture disciplinaire - veillez tout de même à rester ferme tout en étant ouvert au dialogue. 

3 – Accueillir avec bienveillance le salarié

Les premiers instants de la rencontre seront déterminants pour la tournure que prendra la suite de l’échange. Pour éviter que le salarié ne se referme sur lui-même ou adopte une attitude contre-productive, réservez-lui un accueil cordial et bienveillant. Rappelez-vous que le but de l’entrevue est de trouver une solution et de repartir sur de bonnes bases. Proscrivez donc toute forme d’agressivité ou de froideur, et privilégiez une expression à la fois neutre sur le plan moral (sans jugement) et bienveillante sur la forme pour faire comprendre au salarié que vous êtes dans de bonnes dispositions pour échanger. 

4 – Présenter objectivement les faits et les preuves éventuelles

Il est indispensable de présenter le motif de la convocation dès le début de l’entretien. Tout en gardant un ton neutre, énumérez les faits reprochés au salarié avec précision et objectivité. Si la situation l’exige, présentez-lui les preuves que vous avez récoltées, en privilégiant toujours une approche courtoise. Pour que le dialogue soit maintenu après la présentation des faits, restez factuel et ne vous laissez pas aller à vos émotions (n’oubliez pas que vous ne jugez pas le collaborateur, mais seulement les faits). 

5 – Etre à l’écoute du salarié 

Après avoir présenté les faits et les éventuelles preuves, c’est le moment de laisser le collaborateur s’exprimer sur le sujet. Selon la situation et le tempérament du salarié, ce dernier peut adopter une posture défensive (ce qui va s’avérer contre-productif pour votre échange), ou reconnaître ses torts et vous expliquer les raisons l’ayant poussé à la faute. Rassurez-vous : quand le manager s’est montré bienveillant, les salariés sont généralement ouverts au dialogue. 

Pour renforcer la confiance du collaborateur, soyez à l’écoute durant toute sa prise de parole, et donnez-lui le temps nécessaire pour s’exprimer. Si, malgré vos efforts, le salarié ne prend pas ses responsabilités, vous serez contraint de le recadrer plus fermement, et de lui rappeler les éventuelles sanctions pouvant survenir si des fautes ou manquements de même nature se reproduisent à l’avenir. 

6 – Trouver un accord entre les deux parties

Il est désormais temps de répondre à l’objectif que vous vous étiez fixé en organisant l’entretien de recadrage : trouver une solution productive qui sera bénéfique à tous, et en premier à l’entreprise. La manière de procéder dépendra de la faute commise par le collaborateur, et de son attitude lors de l’échange. Vous pouvez par exemple lui demander explicitement ce qu’il souhaite mettre en place pour remédier au problème et s’améliorer, ou lui proposer vous-même une solution concrète. 

7 – Conclure l’entretien de recadrage

Après avoir clarifié la situation et trouvé un accord mutuel, vous pouvez conclure l’entretien. Il est conseillé de résumer les points énoncés précédemment, et d’établir un contrat avec le salarié qu’il doit s’engager à respecter – il ne s’agit pas d’un contrat écrit, bien sûr, mais d’un contrat au sens moral. Soyez le plus précis possible quant aux engagements qui ont été pris. Enfin, terminez l’échange sur une note positive pour restaurer une fois de plus la confiance mutuelle et faire en sorte que le collaborateur se sente soutenu par l’entreprise. 

😁 À noter : il est important de réaliser un suivi dans les semaines qui suivent la rencontre pour s’assurer que le salarié respecte bien les engagements formulés lors de l’entretien de recadrage. 

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