Convocation à l’entretien professionnel : notre modèle de lettre

Moment d’échange essentiel entre un salarié et son employeur, l’entretien professionnel est une obligation en entreprise. Ce bilan annuel, ou bisannuel, permet de faire le point sur le parcours du collaborateur : besoin en formation, acquisition de compétences et d’expérience, salaire et primes, temps de travail, changement de poste, objectifs et nouvelles attentes… Ce rituel incontournable aborde de nombreux thèmes et participe au maintien de la motivation des salariés.

Parmi les formalités obligatoires de gestion administrative du personnel, la lettre de convocation doit respecter certaines règles. Contenu, support, forme… Comment la rédiger et la transmettre ? Voici notre modèle de convocation à l’entretien professionnel pour une bonne gestion des dossiers du personnel.

L’entretien professionnel : définition

L’entretien professionnel annuel est un moment privilégié et constructif entre un salarié et son manager (ou son employeur). Il consiste à envisager les perspectives d’évolution professionnelle en termes de qualification et d’emploi. On y dresse le bilan de l’année écoulée (ou des 2 dernières années) et on évoque les besoins en formation (VAE et CPF), l’augmentation de salaire, le changement d’organisation, les nouveaux objectifs,… tout en répondant aux questions du salarié.

En rédigeant le modèle de convocation à l’entretien professionnel, vous devez penser à traiter différents sujets sur le parcours professionnel et la rémunération des collaborateurs.

Selon le Code du travail, cet événement doit avoir lieu au moins une fois tous les 2 ans dans les locaux de l’entreprise. Il faut aussi envoyer une lettre de convocation à l’entretien professionnel au retour du salarié après une longue absence (congé maternité, arrêt longue maladie, congé sabbatique…). Une fois tous les 6 ans, un modèle d’entretien particulier est mis en place pour réaliser un état des lieux plus général, notamment en termes de formation suivie, d’expérience acquise et d’augmentation salariale ou professionnelle.

🧐 Bon à savoir : Cet entretien peut également servir d’évaluation annuelle, même si cet aspect n’est pas obligatoire dans la loi française. Vous pouvez l’inclure dans votre modèle de convocation à l’entretien professionnel.

Comment rédiger un modèle de convocation à l’entretien professionnel ?

Prêt à créer votre modèle de convocation à l’entretien professionnel pour échanger avec chaque salarié ? Selon le Code du travail, vous êtes tenu d’inclure les informations suivantes dans la lettre.

• L'objet de la convocation à l’entretien professionnel ;
• Date, heure et lieu de l’entretien ;
• Le nom, prénom, intitulé du poste de travail et du service ;
• Le nom, prénom et poste de travail de l’évaluateur ;
• Le nom et les coordonnées du responsable RH.

La lettre de convocation à l’entretien professionnel peut également s’accompagner d’autres documents, comme le contrat de travail, la fiche de poste et une grille de questions à remplir. 

Aucun délai n’est fixé par la loi, mais il est préférable d’envoyer la lettre de convocation à l’entretien professionnel au salarié dans un délai raisonnable (entre 1 et 2 semaine(s) avant le rendez-vous. Vous et vos collaborateurs prenez ainsi le temps de vous préparer !

Attention : une convention collective peut imposer un délai et des modalités différents. Tout dépend de votre secteur d’activité.

Notre modèle de convocation à l’entretien professionnel

Vous avez besoin d’un modèle pour la rédaction ? Voici notre lettre de convocation pour un entretien professionnel :

« Objet : convocation à votre entretien professionnel (année)

Madame, Monsieur,

Conformément aux dispositions législatives issues de la loi sur la formation du 5 mars 2014, nous vous proposons un entretien professionnel pour échanger sur vos perspectives d’évolution professionnelle.

Cet entretien se déroulera le (date) à (heure) dans les locaux de travail, au (adresse) avec (nom de la personne). Merci de nous confirmer votre disponibilité avant le (date).

Vous trouverez ci-joint les documents nécessaires à la préparation de l’échange.

Dans l’attente de votre retour, nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Fait à (ville) le (date)

Cachet et signature de l’employeur »

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Vous pouvez envoyer ce modèle de convocation à l’entretien professionnel par mail, par courrier postal ou via un logiciel de gestion du personnel comme Combo. Nous simplifions toutes vos procédures RH.

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