Quels sont les meilleurs outils pour une gestion de tâches efficace ? 

Le temps est une ressource précieuse en entreprise. Sa maîtrise est souvent  la clé pour réussir quotidiennement, quel que soit le secteur, la taille de l'entreprise ou le poste occupé. Pour être efficace, il est crucial de savoir comment hiérarchiser les tâches importantes et ainsi avancer dans la bonne direction. Pour cela, des outils gratuits ou payants peuvent vous aider à mieux gérer votre temps et celui de vos équipes.

Découvrez tous les conseils de Combo pour booster votre gestion des tâches dans cet article ! Et pour aller encore plus loin, nous avons sélectionné pour vous les 8 meilleurs outils pour devenir un expert en la matière. Ne perdez plus un instant et maximisez votre efficacité grâce à ces astuces pratiques et à ces outils de qualité !

3 raisons d’utiliser un outil pour la gestion de tâches

On commence en enfonçant une porte ouverte. La gestion des tâches est un sujet complexe, qui prend souvent en compte de nombreux paramètres. C’est la raison pour laquelle il est grandement recommandé de s’appuyer sur un outil. Cela permet d’automatiser certaines tâches, avoir une bonne vision de ses enjeux au quotidien, se concentrer sur l’essentiel. Vous en doutez encore ? 

Voici les 3 raisons principales pour adopter un outil de gestion des tâches : 

Optimiser son temps

C’est la clé pour un quotidien agréable et efficace au bureau.

Que l’on travaille seul ou en équipe, que l’on soit manager ou opérationnel, que l’on soit spécialiste d’un sujet ou gestionnaire de multiples sujets,  l’organisation est toujours au cœur du travail. 

Résultat ? Opter pour un outil peut être une excellente solution pour avoir un mapping précis des enjeux, à chaque instant. 

🤔 Bon à savoir : Il existe des outils de gestion des tâches adaptés à chaque secteur ou spécificité. Pour les managers ou personnes qui ont de forts enjeux en termes de gestion de personnel (restauration, supermarchés, cafés, etc…), il y a par exemple des logiciels de gestion du personnel.

Favoriser les échanges

Dans la gestion des tâches, il y a deux enjeux : 

• Une bonne maîtrise de ses sujets personnels
• Une bonne gestion des sujets d’un point de vue collectif

Oui, il s’agit non seulement de gérer ses propres enjeux, mais également d’avoir une visibilité sur les avancées de l’équipe, et de permettre à chacun d’avoir à tout moment les éléments nécessaires pour pouvoir avancer. Les outils de gestion des tâches disposent de fonctionnalités de partage (fichiers, commentaires, idées, etc…) et de collaboration. 

Ce sont de véritables points forts. 

Une fois testé, on ne revient plus en arrière.

Hiérarchiser et prioriser les sujets

Enfin, on touche ici un point sensible. 

Pour gérer efficacement ses tâches, il est crucial de les classifier, de les hiérarchiser et de les prioriser en fonction de leur importance. Et pour cela, rien de tel que de se rappeler du célèbre diagramme de Gantt ! Mais au fait, qu'est-ce que c'est exactement ? Voici un petit rappel pour vous rafraîchir la mémoire et vous aider à être encore plus performant dans votre gestion des tâches : 

Le diagramme de Gantt, créé au début du XXe siècle par Henry Gantt, est un outil incontournable de la gestion de projet. Grâce à sa représentation graphique claire et intuitive, il permet de planifier les tâches et les échéances sur une période donnée. En effet, l'axe horizontal représente le temps tandis que l'axe vertical énumère les tâches à réaliser. Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale dont la longueur indique la durée prévue de sa réalisation. Ainsi, il est facile de visualiser les délais, les échéances et le chevauchement des tâches.

Plus concrètement, ce graphique permet de toujours une bonne vision sur :

• Les tâches à accomplir
• Le début et la fin de chaque tâche
• La durée prévue pour chaque tâche
• Le chevauchement éventuel des tâches
• la durée de ce chevauchement
• La date de début et de fin du projet au global

Heureusement, il n'est plus nécessaire de passer des heures à créer des tableaux complexes sur Google Sheets et à risquer des erreurs ou des omissions. Il existe désormais des outils de gestion de tâches dotés de ces fonctionnalités clés pour faciliter la vie des professionnels.

Prêt à découvrir les meilleurs outils pour améliorer votre gestion de tâches ? Suivez le guide !

Les 8 logiciels incontournables à connaître 

Vous cherchez un logiciel de gestion de tâches qui répondra à tous vos besoins ? Ne cherchez plus ! Combo a parcouru le marché pour vous proposer une sélection de 8 logiciels performants. Prêt à découvrir ces véritables pépites ? 

Trello

C’est l’un des outils les plus connus aujourd’hui. 

Il a été lancé en septembre 2011 et se base sur la méthode Kanban de Toyota. Pour faire simple, c’est une organisation de projet dite en planches. Sur l’outil, il y a un système de colonne avec dans chacune d’elle des cartes. Ces dernières peuvent être déplacées d'une colonne à l’autre selon leur statut.

Trello s’adapte parfaitement non seulement pour la gestion de projet mais également pour la gestion de tâches au sens large. Beaucoup l’utilisent également pour la gestion de to-dos.

Il existe une version gratuite, assez limitée mais qui permet déjà de bien appréhender l’outil. Ensuite, des plans plus complets existent. Il faut compter en moyenne entre 5€ et 17€ par utilisateur et par mois selon les fonctionnalités choisies.

Combo

Combo est un logiciel de planning des tâches de travail des salariés.

Si vous cherchez un outil de gestion RH et administrative complet et est clair, c'est par ici. De l’organisation du planning à la gestion de la paie en passant par le suivi des absences ou l’analyse des ratios de productivité, tout y est. C’est un logiciel conçu spécifiquement pour certains secteurs d’activités : boulangerie, hôtellerie, sport et loisirs, commerce alimentaire, pharmacie, restauration rapide, restauration traditionnelle, points de vente. Il est par ailleurs compatible avec la plupart de vos outils préférés du quotidien (Tiller, Payfit, Menlog, Zelty, Cashpad, etc…). 

Il est possible de le tester gratuitement pendant 7 jours, sans ajouter de carte bancaire. Les tarifs sont ensuite calculés sur mesure, sous la forme d’un devis, en fonction de votre besoin.

Monday.com

Monday est un outil de gestion de projet (design, création de logiciel, vente, opération, marketing, relation client, informatique, etc…) très complet. 

Il permet de créer un tableau de bord avec une bonne visibilité sur le flux de travail à court et moyen terme. Cet outil est également très bien pensé pour son aspect collaboratif. Il est possible de voir uniquement ses tâches ou également celles de l’équipe ou du projet dans son ensemble. Cela permet d’avoir une bonne vision collective et d’avancer efficacement.

L’outil est gratuit pour une utilisation en individuel. Pour un usage en équipe ou professionnel, le tarif passe ensuite à un prix situé entre 8€ et 16€ par mois et par utilisateur, selon les options choisies.

Evernote

Comme son nom l’indique, à l’origine Evernote est un outil de prise de notes. 

Depuis, de nouvelles fonctionnalités ont été déployées. Evernote permet maintenant de gérer à la fois ses tâches du quotidien, son planning et bien entendu ses notes. Le logiciel est intuitif et dispose d’une application, très pratique à utiliser en cas de déplacements fréquents. Cela permet par ailleurs d’avoir toujours une bonne vision de ses sujets, simplement via son téléphone. 

Comme pour la majorité des outils, il existe une version gratuite en format minimaliste (qui ne comprend donc pas l’ensemble des fonctionnalités). Ensuite le tarif évolue selon le nombre de personnes à intégrer sur l’outil et le choix de paiement (en mensuel ou annuel).

Asana

Asana se définit comme un outil de gestion de communication au sein d’une équipe.

L’outil se rapproche d’un outil de gestion de tâches, avec de nombreuses fonctionnalités très pratiques (espaces de travail, étiquettes pour classer les informations, notes, fonctionnalités commentaires, boîte de réception, etc…). Asana est une solution un peu plus complexe à prendre en main, mais très pertinente. 

La version “basic” est proposée gratuitement. Ensuite, le prix varie de 10€ à 25€ par utilisateur et par mois selon la formule choisie (mensuelle ou annuelle, panoplie de fonctionnalités, etc…).

Todoist

C’est un outil idéal pour la gestion des to do lists. 

Il peut également s’adapter pour de la gestion des tâches, mais certaines fonctionnalités sont moins poussés qu’avec d’autres outils pensés spécifiquement pour cet aspect. Cet outil affiche une barre de progrès qui permet de bien se rendre compte de l'avancée des sujets et des tâches qu’il reste à faire. 

C’est un des outils les plus accessible sur le marché. Comme pour tous les autres, il existe une version gratuite. Ensuite, le tarif varie entre 4€ et 8€ selon les options choisies.

Teamwork

Cet outil est particulièrement adapté pour les petites équipes.

Il est plus limité en termes de fonctionnalités mais aussi plus simple à prendre en main et à intégrer. Teamwork peut par ailleurs être associé à d’autres outils, souvent utilisés dans les petites et grandes entreprises (Google Drive, Hubspot, Zapieer, Dropbox, Slack, etc…).

Le tarif varie entre 10€ et 25€ par utilisateur et par mois. Pour chaque formule, il y a par ailleurs une formule d’essai qui permet de tester l’outil gratuitement et sans engagement pendant 30 jours.

Notion

C’est l’outil dont on entend de plus en plus parler dernièrement. 

Pour faire simple, c’est un espace de travail complet et collaboratif. Il s’est particulièrement fait connaître pour son aspect base de connaissance. Il permet en effet de centraliser facilement l’ensemble des données clés de l’entreprise, et de les rendre lisibles et facilement trouvables. Depuis, les usages de l’outil se sont élargis. Il existe d’ailleurs des milliers de templates publics et gratuits, qui permettent de se baser sur des formats existants et de déployer la solution rapidement et efficacement.

Notion est proposé à un tarif mensuel allant de 8€ par personne à parfois plus de 25€ selon les cas et besoins spécifiques. L’outil est par ailleurs gratuit pour un usage personnel

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