Suivi du temps : quels sont les meilleurs logiciels de time tracking ?

Gérer efficacement le temps de travail des salariés est indispensable pour améliorer la rentabilité de son entreprise, ainsi que pour répondre à ses obligations en matière de durée légale du temps de travail, de rémunération des salariés et, selon la situation, de contrôle et enregistrement du temps de travail.

Parmi les différentes tâches liées à cette problématique, on retrouve le suivi du temps, également nommé « time tracking » en anglais, consistant à mesurer et analyser le travail effectué par ses collaborateurs, sur une période et/ou une tâche en particulier.

Pour vous aider dans ces opérations de suivi et d’analyse, il existe désormais des solutions digitales spécifiques intégrant notamment une pointeuse digitale. Vous ne savez pas quel outil utiliser ? Combo a recensé pour vous les 4 meilleurs logiciels de suivi du temps existant sur le marché. 

Suivi du temps : de quoi parle-t-on ?

Dans le milieu professionnel, le suivi du temps désigne le processus visant à analyser l’ensemble des mouvements des salariés de l’entreprise, en prenant notamment en compte les entrées et les sorties du personnel sur une période donnée. Il va s’agir de connaître précisément : 

• Le temps de travail effectif des salariés
• le temps nécessaire pour effectuer chaque tâche 
• le temps passé sur chaque dossier client
• la durée des heures travaillées et des heures non travaillées
• la durée des absences et des congés

Quel est l’objectif du suivi du temps de travail ?

En vous fournissant toutes les informations relatives au temps de travail des salariés, le suivi du temps va vous permettre de : 

• Réaliser plus facilement toutes les opérations liées à la gestion du temps de travail de vos équipes : enregistrement et contrôle du temps de travail, planification des plannings et des congés, aménagement du temps de travail…
• Etablir les fiches de paie de vos salariés en prenant en compte toutes les heures effectuées, y compris les heures supplémentaires 
• Améliorer la productivité des équipes et la rentabilité de l’entreprise : en vous permettant d’analyser les performances de chaque salarié sur une période donnée, le suivi du temps vous aide à optimiser l’organisation et la répartition des tâches devant être traitées par vos collaborateurs. Des actions qui vous feront gagner en productivité, et qui auront un impact sur la rentabilité de l’entreprise.
• Répondre à vos obligations légales : grâce au suivi du temps de travail, vous pouvez vérifier que la durée du travail imposée par le Code du travail ou la convention collective est bien respectée au sein des équipes ; ce processus vous aidera aussi à décompter et enregistrer le temps de travail de vos salariés si cette démarche vous est imposée. 

😊 Bon à savoir : les employeurs sont tenus d’enregistrer les heures de travail effectuées par chaque salarié « d’un atelier, d’un service ou d’une équipe ne travaillant pas selon le même horaire collectif de travail affiché », selon l’article D3171-8 du Code du travail).  

Quelle différence entre suivi du temps et enregistrement du temps de travail ?

L’enregistrement du temps de travail est une opération qui fait partie du suivi du temps ; ce dernier est donc un processus plus global impliquant d’analyser précisément l’ensemble des mouvements effectués par les salariés, puis de trouver des solutions concrètes pour optimiser la gestion du temps et améliorer la rentabilité de l’entreprise. Autrement dit, l’enregistrement du temps est un outil qui permettra aux managers de suivre efficacement le temps de travail des salariés et de répondre à toutes les obligations légales qui y sont liées. 

Comment se fait le suivi du temps de travail ?

Pour effectuer le suivi du temps de travail de vos salariés, vous devez décompter toutes les heures de travail effectuées par vos salariés (individuellement). Pour cela, il sera nécessaire de prendre en compte : 

• Toutes les heures d’entrée et de sortie du salarié, pour chaque jour de travail
• Les heures supplémentaires effectuées
• Le temps de pause
• La date du pointage
• Le temps de travail passé sur les différentes tâches réalisées par le collaborateur

Un document va vous permettre de consigner toutes ces informations sous la forme d’un tableau clair et lisible : la feuille de temps. Grâce à cet outil, le suivi du temps est fortement simplifié, puisque toutes les données sont centralisées sur un unique document. 

Comment faire une feuille de temps ?  

Il existe trois façons de créer une feuille de temps : 

• Rédiger manuellement la feuille de temps, en inscrivant soi-même toutes les informations nécessaires. Vous l’aurez compris, cette méthode vous prendra un temps fou, et sera propice aux erreurs de saisie. 
• Créer une feuille de temps numérique au format Excel - cette méthode demande de manier parfaitement Excel, ce qui n’est pas toujours très aisé. 
• Utiliser un logiciel qui vous permettra d’intégrer votre feuille de temps à votre tableau de bord et d’automatiser l’enregistrement du temps de travail par le biais d’une pointeuse digitale.

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Notre top 4 des logiciels pour le suivi du temps

Plusieurs outils logiciels sont aujourd’hui capables d’automatiser le suivi du temps. Pour vous aider à choisir une solution efficace et pertinente, nous vous présentons les logiciels qui sont actuellement les plus performants pour prendre en charge ce type d’opération. 

Combo

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Très facile à prendre en main, le logiciel Combo vous propose toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour enregistrer, contrôler et suivre le temps de travail de vos salariés : pointeuse digitale intégrée au logiciel pour automatiser l’enregistrement du temps de travail de chaque salarié, calendrier des congés, planning du personnel intelligent, alerte légale vous aidant à respecter les contraintes de votre convention et de vos contrats en termes d’horaires et de durée du travail, tableau de bord pouvant intégrer votre feuille de temps, prise en compte automatique de tous les paramètres liés à la paie…

Vous avez ainsi à disposition toutes les données nécessaires pour mesurer avec efficacité les performances de vos salariés et connaître la rentabilité de chaque tâche. L’application du logiciel Combo a également l’avantage de proposer un système de messagerie numérique qui vous permet de communiquer en temps réel  avec vos collaborateurs. 

Grizzly

Grizzly a été conçu pour automatiser la récolte des temps de travail et fournir des rapports en temps réel.

Pour fonctionner, le logiciel dispose d’un chatbot intégré à sa messagerie instantanée : c’est cet outil qui est chargé de récolter automatiquement le temps de travail des salariés.

Sa fonctionnalité ne s’arrête pas là : le logiciel propose plusieurs autres services d’accompagnement : suivi de projet (avec alerte en cas de risques), suivi budgétaire, management d’équipe, reporting projet…Intuitif, le logiciel Grizzly est simple à utiliser et répond aux besoins de toutes les entreprises. 

Paymo

Comme les deux solutions précédemment citées, Paymo n’est pas qu’un simple logiciel de time tracking. Multifonction, il s’affirme également comme un logiciel de gestion de projet efficace s’adressant autant aux entreprises (PME et grands comptes) qu’aux travailleurs indépendants en freelance.

Comptant environ 100 000 utilisateurs, la plateforme regroupe sur une même application le suivi du temps, la gestion des tâches et la facturation. Parmi les nombreuses fonctionnalités disponibles, on retrouve des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt et des outils de suivi du temps et de planification des ressources.

Le logiciel Paymo propose aussi le partage en ligne de dossiers, documents et notes, ainsi qu’une option de travail collaboratif. 

Teamlader Focus

Le logiciel CRM Teamlader Focus vous propose une fonction chrono pour suivre le temps de travail de vos salariés. Vous allez donc pouvoir facilement compter et enregistrer le temps consacré à chaque tâche ou chaque rendez-vous. Pour plus d’efficacité, vous pouvez filtrer le temps de travail par date, utilisateur et tâche.

Une fois enregistrées, les données vous fourniront des informations précises pour analyser votre productivité (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle) et identifier les performances globales par client et projet.

Là encore, les fonctionnalités proposées par le logiciel sont diverses : suivi du temps, gestion des clients et des projets, création des devis et des factures, réception des paiements…

Quels sont les avantages des logiciels de suivi du temps ?

Suivre le temps de travail de vos salariés à l’aide d’un logiciel est aujourd’hui la solution la plus avantageuse pour les professionnels. 

• Gain de temps : le premier avantage des logiciels de time tracking est d’automatiser le suivi du temps de travail : dès que le salarié pointe, l’information est automatiquement prise en compte par le logiciel. Vous avez donc beaucoup plus de temps pour analyser les données obtenues et optimiser la gestion globale du temps de travail. 
• Réduction des risques d’erreur : en automatisant le décompte des heures de travail, le logiciel réduit au maximum les risques d’erreur. 
• Suivi en temps réel : l’outil vous alerte dès qu’une situation anormale se produit (absence, retard, dépassement d’heure…) au niveau des plannings. 
• Simplification de la paie : avec le logiciel, vous pouvez exporter rapidement les données horaires vers le logiciel de comptabilité. Il est ainsi beaucoup plus rapide et facile d’établir vos fiches de paie et d’éviter les erreurs. 
• Vision d’ensemble claire et synthétique : la mise en page du tableau de bord facilite l’analyse des données et vous permet d’évaluer les performances de chaque salarié; le logiciel vous communique par ailleurs des données relatives au rendement sur les différentes tâches prises en charge. Vous pouvez ainsi mieux évaluer les projets les plus rentables, et identifier les moments où vous avez été le plus productif (et le moins productif). 

De plus, les logiciels de suivi du temps ont l’avantage d’être des outils polyvalents. Leurs différentes fonctionnalités simplifieront la prise en charge de vos opérations RH – calcul du temps de travail, gestion des absences, modulation du temps de travail,….Selon l’outil, ils vous donneront aussi l’opportunité de communiquer en temps réel avec vos équipes via un service de messagerie intégrée à l’application. 

Vous voulez optimiser le suivi du temps au sein de votre entreprise ? Essayez gratuitement le logiciel Combo et profitez de toutes ses fonctionnalités avantageuses pour simplifier la gestion du temps de travail de vos salariés !

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