Le guide complet de la fermeture annuelle et de la fermeture estivale pour congé de l’entreprise

Le temps des vacances est un moment important dans la vie des salariés qui profitent d’un repos souvent bien mérité. Mais c’est aussi une période importante pour l’entreprise puisqu’elle va cesser toute activité le temps d’un congé annuel, que celui-ci ait lieu durant la période estivale ou non. Combo, votre partenaire dans la gestion des absences et des congés vous accompagne pour tout savoir sur la législation applicable à la fermeture annuelle ou à la fermeture estivale de votre entreprise ou de votre commerce. Comment l’anticiper pour un retour gagnant après les congés et quelles sont les obligations légales ? Faisons le point.

Fermeture annuelle de l’entreprise : la réglementation

La fermeture annuelle de l’entreprise pour congés signifie que l’activité cesse de façon temporaire le temps des vacances. Elle oblige l’ensemble des salariés à poser des jours de congés payés ou à prendre des jours sans solde durant cette période de fermeture de l’établissement. L’employeur doit néanmoins respecter certaines règles établies par le Code du travail en ce qui concerne les congés payés et la fermeture annuelle de son établissement. 

Les articles D3141-1 et suivants précisent les droits aux congés payés et sont éventuellement complétés par la convention collective applicable à l’entreprise ou tout accord de branche ou d’entreprise, plus favorable aux salariés. D’une façon générale, la fermeture annuelle d’une entreprise ne peut dépasser 24 jours ouvrables consécutifs soit 4 semaines, dont 12 jours continus obligatoirement donnés en période estivale entre le 1er mai et le 31 octobre. 

Elle implique la consultation du CSE (Comité social d’entreprise) et doit respecter les articles L.2312-8 et L.3141-15 du Code du travail, qui précise, pour ce dernier, qu’un accord d’entreprise, d’établissement, une convention collective ou un accord de branche fixe : 

• la période de prise des congés ;
• l’ordre de départ des salariés durant la période ;
• le délai imposé au chef d’entreprise s’il désire modifier les ordres et dates de départ.

🌍 Bon à savoir : la période estivale diffère pour les territoires d’Outre-mer tels que Wallis et Futuna, la Polynésie française et la Nouvelle-Calédonie et se situe ainsi en hiver du fait de leur situation géographique dans l’hémisphère sud. 

Fermeture estivale et les congés payés

Chaque salarié doit poser des congés payés durant la période de fermeture de l’entreprise, mais que se passe-t-il si un employé n’a pas acquis suffisamment de jours de CP sur la période ? 

Salariés ayant acquis suffisamment de jours de congés payés

Les salariés ayant suffisamment de jours de congés payés reçoivent leur indemnité de congés payés et sont donc payés normalement durant la période de fermeture de leur entreprise. L’employeur doit mentionner sur la fiche de paie le nombre de jours de vacances payés et procéder au calcul de l’indemnité compensatrice de congé payé.

Salarié arrivé récemment dans l’entreprise

Les salariés arrivés récemment et n’ayant pas assez de jours disponibles sont indemnisés à hauteur des jours acquis complétés d’éventuels jours de RTT ou jours de congés pris par anticipation sur le compteur de congés payés des mois à venir.

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👉 À noter : un salarié devant prendre un congé sans solde du fait de la fermeture de son entreprise peut demander une aide financière auprès de France Travail qui est calculée selon le nombre de jours de l’entreprise et les droits à CP acquis par l’employé.

Salarié en période d’essai

Qu’en est-il des nouveaux entrants en période d’essai ? La période d’essai est tout simplement prolongée selon la même durée que les jours de fermeture de l’entreprise. 

Salarié en CDD ou en contrat intérimaire

Tout salarié en CDD ou en contrat d’intérim peut bénéficier d’une suspension de contrat lui permettant de recevoir une allocation de la part de France Travail pour le premier, ou être envoyé sur une autre mission pour le second le temps de la prise de congés par l’entreprise. Le contrat de travail doit préciser cette particularité et le salarié averti. 

Info : un salarié en cours de procédure disciplinaire ne verra pas sa sanction modifiée, même si l’entreprise impose des jours de fermeture.

Cas des jours de fractionnement 

Les jours de fractionnement concernent les employés n’ayant pas été en mesure de prendre l’ensemble de leurs jours de congés pendant la période légale. Il s’agit d’un jour de CP supplémentaire donné au salarié ayant décidé de diviser ses jours de congés payés en prenant moins de 24 jours de congé principal. La 5e semaine de congés est exclue du calcul.

En ce qui concerne les jours de fractionnement, le salarié pour y prétendre doit, quelle que soit son ancienneté : 

• avoir acquis au moins 15 jours de congés payés 
• avoir pris au moins 12 jours de CP entre le 1er mai et le 31 mai ; 
• avoir un solde de 3 jours de congés payés non pris restant après le 1er octobre.

Dans le cas de la fermeture de l’entreprise imposée en fin d’année, si l’employeur a accordé des jours de congés bien que l’entreprise soit fermée, les salariés n’ont pas le droit à des jours de fractionnement. Si, en revanche, l’employeur a empêché ce salarié de prendre des jours de congés, ce dernier y a alors droit.

Les bonnes pratiques pour prévenir les salariés de la fermeture estivale

Pas toujours facile pour un employeur d’imposer des jours de fermeture à ses employés. Certains se retrouvent à ne pas pouvoir prendre de congés en même temps que leur conjoint, d’autres ont des problèmes de garde des enfants. Pour éviter tout conflit, prévenir est indispensable pour maintenir une bonne ambiance au sein de l’entreprise. 

Vous prévoyez d’embaucher un nouveau salarié ? Prenez les devants et expliquez-lui votre mode de fonctionnement en matière de congés, notamment lors de l’obligation de prendre des congés durant la période estivale. Proposez-lui éventuellement de prendre des jours par anticipation du fait des jours de congés payés imposés, cela permet souvent de mieux faire passer la période de fermeture de l’entreprise.

N’omettez jamais de consulter le CSE avant de fixer vos dates de fermeture. Si votre entreprise n’en possède pas ou en l’absence d’un accord collectif, vous êtes seul décisionnaire des jours de congés, mais devez respecter un délai de prévenance suffisant pour permettre à vos salariés de s’organiser.

En règle générale, la bonne pratique à suivre est de : 

• prévenir les salariés par message pour leur rappeler les jours de fermeture pour congé ; 
• prendre le temps de bien informer les nouveaux arrivants pour éviter tout problème ; 
• proposer la prise de jours de congés par anticipation s’il est prévu que le salarié reste dans l’entreprise.

Relation client et fermeture annuelle

Planifier les congés pour fermeture annuelle est impératif pour maintenir une bonne relation client. Combo, votre solution de gestion de planning et du personnel vous recommande alors de : 

• apposer une affiche pour annoncer la fermeture de l’entreprise ou du commerce ; 
• envoyer un mail d’information à vos abonnés et clients ; 
• prévenir de votre fermeture sur les réseaux sociaux et sur le site internet ; 
• d’enregistrer un message sur votre répondeur avec éventuellement un numéro d’urgence à contacter ;
• penser à mettre à jour votre fiche Google My Business où vous préciserez vos jours de fermeture ; 
• prévenir vos clients par un message de retour sur vos différents supports de communication.

La fermeture annuelle ou estivale d'une entreprise est une étape incontournable à bien anticiper pour garantir à la fois le bien-être des salariés et la continuité de la relation client. Elle requiert une bonne gestion des congés payés, le respect des obligations légales, et une communication claire et proactive avec les collaborateurs ainsi que les clients. Avec les bons outils et une planification rigoureuse, il est possible d’aborder cette période de repos en toute sérénité et d’assurer un retour fluide à l’activité. Combo, votre allié dans la gestion des absences et des plannings, vous accompagne dans la mise en place d’une organisation optimale, adaptée aux besoins de votre entreprise. Demandez une démo pour en savoir plus !

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