Cabinet médical : les 4 clés de sa gestion et organisation

Vous souhaitez optimiser l’organisation de votre officine de pharmacie ou de votre cabinet médical, suivre les indicateurs sociaux et la fréquentation de votre patientèle ou de vos clients d’officine ? Utiliser un logiciel de gestion est aujourd’hui la solution idéale pour gagner un maximum de temps lors de votre activité. Avec un outil digital adapté, vous allez en effet pouvoir améliorer avec efficacité la gestion et l’organisation de votre cabinet de médecin (ou votre officine), et faciliter le bien-être de vos patients, mais également la gestion des dossiers du personnel de votre pharmacie. Vous ne savez pas quel type de logiciel privilégier ? Profitez de nos conseils pour réussir à choisir la ou les solutions les plus adaptées à votre activité !

Comment bien choisir son système de secrétariat médical ?

Un système de secrétariat médical se choisit avec soin en fonction de sa situation et de ses objectifs. Si votre but est de réduire le temps passé à répondre aux appels entrants, avoir recours à des services de secrétariat constitue alors la solution idéale.

Dans ce domaine, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

• employer une personne chargée de l’accueil physique et téléphonique de la patientèle et de la réception en consultation de vos patients ;
• avoir recours au service d’un télésecrétariat à distance, qui prendra en charge la gestion de votre planning et la réservation de vos rendez-vous.

Pourquoi choisir ? Vous pouvez aussi opter pour les deux solutions simultanément et gagner ainsi encore plus en efficacité et en satisfaction.

En tant que praticien, le choix d’un système de secrétariat médical physique ou à distance a une importance centrale dans l’organisation de votre cabinet.  Vous définissez ici les modalités de la relation que vous souhaitez construire avec votre patientèle tout en assurant un confort au travail de vos salariés, ce qui participe grandement à la contribution au dialogue social au sein de votre cabinet médical. Votre personnel gère ainsi l’absence d’un patient, les retards en consultation et bénéficie d’un accès immédiat au planning de chaque praticien. 

Toutes les professions médicales (médecins généralistes, spécialistes, kinésithérapeutes, ostéopathes, etc.) ont donc intérêt à avoir recours au service de secrétaires en amont pour simplifier leurs tâches au quotidien.

Un logiciel pour optimiser la gestion de son agenda

Utiliser les fonctionnalités avantageuses d’un outil digital est également indispensable pour pouvoir moderniser votre organisation et simplifier la gestion de votre cabinet. Grâce à cette solution digitale facile à prendre en main, exit la gestion et les mises à jour fastidieuses de vos dossiers et données médicales ! En plus, vous profitez de nouvelles fonctionnalités et possibilités très pratiques pour assurer un meilleur suivi de votre patientèle.

Pourquoi ne pas externaliser la gestion de votre planning, le traitement des appels entrants et toutes les tâches annexes comme le nettoyage de votre cabinet ? Ce sont autant de missions que vous pouvez facilement  confier à des prestataires de services extérieurs. 

Grâce à une meilleure gestion de votre temps, vous pourrez ainsi vous concentrer uniquement sur ce qui constitue votre réelle valeur ajoutée en tant que médecin. Pour cela, il est nécessaire de choisir un logiciel de gestion complet, à partir duquel il vous sera possible de regrouper l’ensemble de vos démarches administratifs, du suivi de vos patients à la sauvegarde et la mise à jour des données médicales, en passant par la transmission des documents avec vos confrères et la prise en charge des ordonnances. 

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Automatiser le maximum de tâches chronophages avec un logiciel adapté aux praticiens

En s’appuyant sur de nouvelles applications digitales pratiques, fiables et sécurisées, vous allez gagner du temps et simplifier toutes vos procédures actuelles. Changez le fonctionnement de votre secrétariat médical en intégrant un nouvel outil de  planification de rendez-vous et d’autres services digitaux simples et utiles au quotidien.

Avec un outil digital professionnel, vous allez pouvoir aussi piloter plusieurs tâches à la fois, comme le suivi du temps de travail de vos salariés ou encore la gestion de votre comptabilité et la paie de vos salariés si vous êtes gérant d’une pharmacie. Vous pouvez aussi choisir des solutions automatisées pour faciliter l’achat de vos fournitures médicales.

Pour améliorer la gestion de votre temps, adoptez quelques réflexes très utiles comme délimiter le temps alloué à la gestion administrative de votre cabinet médical ou votre officine. Vous pouvez en effet améliorer l’organisation de vos journées en dédiant par exemple des créneaux fixes à la communication avec vos patients ou vos confrères. De même, enregistrez automatiquement vos comptes rendus médicaux depuis votre outil de gestion au cours de la consultation. Si vous le souhaitez, des systèmes de reconnaissance vocale peuvent vous aider à être encore plus rapide et efficace.

Gagner du temps avec un logiciel de prise de rendez-vous

Saviez-vous qu’un médecin généraliste peut passer en moyenne près d’une heure et demie chaque semaine à s’occuper exclusivement de la prise de rendez-vous s’il ne délègue pas cette tâche ? Autant de temps qu’il ne passe pas en consultation ! Il existe pourtant aujourd’hui des solutions simples et efficaces pour vous permettre d’économiser ce temps précieux très facilement.

Cet outil de prise de rendez-vous peut venir en complément des services de votre secrétariat. Si votre ligne est régulièrement saturée d’appels, c’est la solution idéale ! Vous pouvez très facilement améliorer le traitement des appels entrants de votre secrétaire et sa disponibilité auprès des patients, en lui offrant les services d’un télésecrétariat activable uniquement lors des pics d’activités. Il vous suffit de déterminer par exemple qu’à partir d’un certain nombre de sonneries, un renvoi automatique des appels doit être effectué vers une plateforme de gestion pour les prendre en charge à sa place.

Quel est le coût de ces services de télésecrétariat ? Il existe plusieurs systèmes de tarification au forfait tandis que d’autres proposent un tarif unitaire d’un euro environ par appel traité. Saviez-vous que l’ensemble des indicateurs et études précisent que le coût d’un télésecrétariat revient à 2,5 fois moins cher que le coût équivalent d’un appel entrant traité directement par le praticien lui-même ? 

Une autre solution fortement plébiscitée depuis plusieurs années est la réservation de rendez-vous en ligne, via des plateformes spécialisées. Très utiles pour limiter le nombre d’appels téléphoniques entrants, ces outils ont aussi l’avantage d’intégrer un service de rappel de la consultation par l’envoi de SMS. Cette fonctionnalité intégrée est idéale pour réduire le nombre de rendez-vous non honorés de votre patientèle.

N’hésitez pas à exploiter pleinement ces outils en personnalisant par exemple les messages adressés aux patients. Il est possible de :

• préciser les documents à vous apporter ou les examens à passer avant votre rendez-vous avec eux ;
• rappeler les consignes sanitaires en vigueur ;
• leur offrir la possibilité d’ajouter des pièces jointes pour compléter leur documentation médicale.

Il est même possible d’intégrer dans ces outils des formulaires de pré-consultation pour obtenir tous les renseignements utiles sur leur santé et leurs antécédents médicaux, sans avoir besoin de les rappeler lors de la consultation. Plutôt pratique en cas d’urgence ou de territoire rural où de nombreuses consultations ont lieu en vidéo.

En cas de retard ou d’annulation de votre part, il est aussi possible de prévenir vos patients en vous appuyant sur ce logiciel de prise de rendez-vous. Terminé les attentes interminables dans votre cabinet ! En fonction de votre spécialité, d’autres paramètres spécifiques sont activables pour mieux servir votre patientèle.

Le choix de l’une ou l’autre de ces solutions dépend beaucoup de la relation que vous souhaitez créer avec votre patientèle. Un accueil téléphonique physique peut donner le sentiment d’être plus chaleureux et humain mais pensez aussi que le support d’outils digitaux peut être un allié indispensable pour vous rendre plus disponible et à leur écoute en consultation ou téléconsultation.  

Chez Combo, nous vous recommandons les deux afin d’améliorer le taux de satisfaction de votre clientèle qui apprécie toujours le contact humain tant avec une secrétaire qu’un praticien.

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Notre comparatif des meilleurs logiciels pour les professionnels de santé

Combo, l’outil RH 360 tout-en-un

Le logiciel Combo se distingue par une interface très facile à prendre en main et de nombreuses fonctionnalités répondant aux exigences des praticiens et des professionnels de santé. Combo assure la centralisation des dossiers RH, l’intégration de l’affichage obligatoire en pharmacie, la gestion de l’urgence et de la prévention. Il définit clairement les réglages des modalités de consultations et d’intégration des données clients et du tableau de bord RH interactif. 

L’ensemble permet d’analyser vos suivis de productivité, intègre une pointeuse digitale et participe à la gestion des plannings et de la paie du personnel de votre pharmacie ou de votre centre de soins. N’oublions pas le service de messagerie permettant de communiquer en temps réel avec vos collaborateurs ! Tout a été pensé pour vous faciliter au maximum la tâche ! Et le logiciel a également l’avantage de pouvoir intégrer vos autres applications et outils digitaux. 

Combo possède un avantage certain sur sa concurrence : la gestion de votre personnel et l’intégration de documents le concernant comme les fiches de paie, les dossiers d’une procédure de licenciement économique et le suivi des absences. Autant de points positifs dans l’amélioration de la gestion de votre cabinet médical ou de votre officine de pharmacie.

🤔 Savez-vous que Combo gère également les hôtels, cafés, restaurants et commerce et qu’il est possible de suivre également le personnel ayant ou non passé leur visite médicale en restauration ? Entre suivi des organismes, absence, prévention et maladie professionnelle, nous vous disons tout sur les modalités !

Medistory, une solution idéale pour suivre les consultations et analyser les dossiers médicaux 

Medistory est une application initialement conçue pour aider les médecins (et leur secrétaire) à optimiser la gestion des dossiers médicaux. Mais elle propose aujourd’hui de nombreuses autres fonctionnalités particulièrement avantageuses aux professionnels de santé et aux centres de soins : prise de rendez-vous, consultation ou téléconsultation et correspondance, messagerie électronique, numérisation zéro papier, téléservices de l’assurance maladie, suivi personnalisé des patients...Une solution performante qui facilite la vie des médecins et de leurs patients !

Weda, le logiciel de gestion médicale en ligne 

Le logiciel de gestion médicale Weda propose une solution digitale complète et intuitive capable de répondre aux exigences de tous les professionnels de santé libéraux qui exercent soit de manière individuelle, soit en cabinet de groupes ou en maisons et pôles de santé pluridisciplinaires. Compatible MAC et PC, disponible en version mobile ou sur tablette, cette solution vous fait bénéficier d’un dossier médical partagé, disponible en ligne à tout moment, d’une messagerie sécurisée, d’un service de prescription médicale et de gestion de facturation intégré au logiciel. 

Doctolib, la solution idéale pour la prise de rendez-vous

Est-il encore nécessaire de présenter Doctolib Pro ? Le logiciel est aujourd’hui utilisé par plus de 340 000 personnels de santé, qui apprécient particulièrement son service de prise de consultation en ligne. Mais sa fonction se limite plus à la prise de rendez-vous. Avec Doctolib, vous pouvez aussi profiter d’un service de téléconsultation permettant d’assurer le suivi de vos patients sans contrainte de déplacement, ou encore d’une messagerie en ligne vous donnant la possibilité de communiquer gratuitement entre professionnels de santé en toute sécurité. L’outil assure également la télétransmission de vos factures, à l’image du logiciel spécialisé Sephira, qui peut également être une solution très performante pour les praticiens.

Ameli Pro, l’outil de référence pour les médecins généralistes

Ameli Pro est l’outil idéal pour les médecins qui souhaitent automatiser et simplifier leurs démarches administratives. Toutes les procédures récurrentes et chronophages comme les déclarations de médecin traitant, les déclarations de maladie à 100% ou encore les accidents de travail sont facilement dématérialisables sur Ameli Pro.

A partir de ce service en ligne, vous pouvez également accéder à l’ensemble du dossier de votre patientèle et connaître immédiatement :

• L’historique des remboursements ;
• La liste des médicaments délivrés en pharmacie ;
• Leur parcours de santé auprès d’autres spécialistes consultés (ou les services hospitaliers où vos patients ont été admis l’année précédente).

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