Cabinet médical : les 4 clés de sa gestion et organisation

Vous souhaitez optimiser la gestion des dossiers du personnel et du planning de votre pharmacie ou bien améliorer l’organisation administrative de votre officine ou votre cabinet médical ? Commencez d’abord par choisir le bon outil pour gagner un maximum de temps en automatisant le plus de tâches possibles. Fini la gestion de vos prises de rendez-vous ou celle de votre communication médicale, équipez-vous de vos meilleurs alliés digitaux pour votre bien-être et celui de vos patients !

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Comment bien choisir son système de secrétariat médical ? 

Un système de secrétariat médical se choisit avec soin en fonction de sa situation et de ses objectifs. Si votre but est de réduire le temps passé à répondre aux appels entrants, avoir recours à des services de secrétariat constitue alors la solution idéale. 

Dans ce domaine, plusieurs possibilités s’offrent à vous : 

• employer une personne chargée de l’accueil physique et téléphonique de vos patients ;
• avoir recours au service d’un télésecrétariat à distance qui prendra en charge la gestion de votre planning et la réservation de vos rendez-vous. 

Pourquoi choisir ? Vous pouvez aussi opter pour les deux solutions simultanément et gagner ainsi encore plus en efficacité.

Le choix d’un système de secrétariat médical physique ou à distance a une importance centrale dans l’organisation de votre cabinet et la relation que vous souhaitez construire avec votre patientèle. Toutes les professions médicales (médecins généralistes, spécialistes, kinésithérapeutes, ostéopathes, etc.) ont intérêt à avoir recours au service de secrétaires pour simplifier leurs tâches au quotidien. Mais s’aider d’un outil digital reste la solution idéale pour moderniser votre organisation et simplifier la gestion de votre cabinet. Exit la gestion et les mises à jour fastidieuses de vos dossiers médicaux. En plus, vous profitez de nouvelles fonctionnalités très pratiques pour assurer un meilleur suivi de votre patientèle. 

Pourquoi ne pas externaliser la gestion de votre planning, le traitement des appels entrants et toutes les tâches annexes comme le nettoyage de votre cabinet ? Ce sont autant de missions que vous pouvez facilement  confier à des prestataires de services extérieurs. Grâce à une meilleure gestion de votre temps, vous pourrez ainsi vous concentrer uniquement sur ce qui constitue votre réelle valeur ajoutée en tant que médecin. Rendez-vous plus disponible et à l’écoute de vos patients lors de vos consultations, l’esprit allégé de vos contraintes administratives.

Choisissez de préférence un logiciel de gestion complet à partir duquel il vous sera possible de regrouper l’ensemble de votre suivi administratif. Depuis une même plateforme, gérez tout à la fois !  Du suivi de votre patientèle, à la sauvegarde et la mise à jour de leurs dossiers médicaux ou encore la transmission de documents avec vos confrères, privilégiez une plateforme de gestion tout-en-un.

Automatiser le maximum de tâches chronophages avec un outil 

En s’appuyant sur de nouvelles applications digitales pratiques, fiables et sécurisées, vous allez gagner du temps et simplifier toutes vos procédures actuelles. Changez le fonctionnement de votre secrétariat médical en intégrant un nouvel outil de  planification de rendez-vous et d’autres services digitaux simples et utiles au quotidien. 

Vous allez pouvoir aussi piloter plusieurs tâches à la fois, comme le suivi du temps de travail de vos salariés ou encore la gestion de votre comptabilité et la paie de vos salariés. Vous pouvez aussi choisir des solutions automatisées pour faciliter l’achat de vos fournitures médicales.

Bien que la mise en place d’un nouvel outil malgré l’aide d’un guide, puisse sembler chronophage au démarrage, son exploitation devient ensuite un investissement très rentable. Le temps que vous dégagerez pourra très vite être réinvesti dans le développement de votre cabinet ou votre officine. 

Pour améliorer la gestion de votre temps, adoptez quelques réflexes très utiles comme délimiter le temps alloué à la gestion administrative de votre cabinet médical ou votre officine. Vous pouvez en effet améliorer l’organisation de vos journées en dédiant par exemple des créneaux fixes à la communication avec vos patients ou vos confrères. De même, enregistrez automatiquement vos comptes-rendus médicaux depuis votre outil de gestion au cours de la consultation. Si vous le souhaitez, des systèmes de reconnaissance vocale peuvent vous aider à être encore plus rapide et efficace.

Gagner du temps avec un logiciel de prise de rendez-vous

Saviez-vous qu’un médecin généraliste peut passer en moyenne près d’une heure et demie chaque semaine à s’occuper exclusivement de la prise de rendez-vous s’il ne délègue pas cette tâche ? Il existe pourtant aujourd’hui des solutions simples et efficaces pour vous permettre d’économiser ce temps précieux très facilement. 

Cet outil de prise de rendez-vous peut venir en complément des services de votre secrétariat. Si votre ligne est régulièrement saturée d’appels, c’est la solution idéale ! Vous pouvez très facilement améliorer le traitement des appels entrants de votre secrétaire et sa disponibilité auprès des patients, en lui offrant les services d’un télésecrétariat activable uniquement lors des pics d’activités. Il vous suffit de déterminer par exemple qu’à partir d’un certain nombre de sonneries, un renvoi automatique des appels doit être effectué vers une plateforme de gestion pour les prendre en charge à sa place. 

Quel est le coût de ces services de télésecrétariat ? Il existe plusieurs systèmes de tarification au forfait tandis que d’autres proposent un tarif unitaire d’un euro environ par appel traité. Saviez-vous que le coût d’un télésecrétariat revient à 2,5 fois moins cher que le coût équivalent d’un appel entrant traité directement par le praticien lui-même ?

Une autre solution fortement plébiscitée depuis plusieurs années est la réservation de rendez-vous en ligne, via des plateformes spécialisées. Très utiles pour limiter le nombre d’appels téléphoniques entrants, ces outils ont aussi l’avantage d’intégrer un service de rappel des rendez-vous par l’envoi de SMS. Cette fonctionnalité intégrée est idéale pour réduire le nombre de rendez-vous non honorés de votre patientèle. 

N’hésitez pas à exploiter pleinement ces outils en personnalisant par exemple les messages adressés aux patients. Il est possible de :

• préciser les documents à vous apporter ou les examens à passer avant votre rendez-vous avec eux ;
• rappeler les consignes sanitaires en vigueur ;
• leur offrir la possibilité d’ajouter des pièces jointes pour compléter leur documentation médicale. 
  

Il est même possible d’intégrer dans ces outils des formulaires de pré-consultation pour obtenir tous les renseignements utiles sur leur santé et leurs antécédents médicaux, sans avoir besoin de les rappeler lors de la consultation.

En cas de retard ou d’annulation de votre part, il est aussi possible de prévenir vos patients en vous appuyant sur ce logiciel de prise de rendez-vous. Terminé les attentes interminables dans votre cabinet ! En fonction de votre spécialité, d’autres paramètres spécifiques sont activables pour mieux servir votre patientèle.

Le choix de l’une ou l’autre de ces solutions dépend beaucoup de la relation que vous souhaitez créer avec votre patientèle. Un accueil téléphonique physique peut donner le sentiment d’être plus chaleureux et humain mais pensez aussi que le support d’outils digitaux peut être un allié indispensable pour vous rendre plus disponible et à leur écoute à leur arrivée au cabinet et en consultation.

L’utilisation d’Ameli Pro pour les médecins généralistes

Ameli Pro est l’outil idéal pour les médecins qui souhaitent automatiser et simplifier leurs démarches administratives. Toutes les procédures récurrentes et chronophages comme les déclarations de médecin traitant, les déclarations de maladie à 100% ou encore les accidents de travail sont facilement dématérialisables à travers Ameli Pro. 

A partir de ce service en ligne, vous pouvez également accéder à l’ensemble du dossier de votre patientèle et connaître immédiatement :

• L’historique des remboursements ;
• La liste des médicaments délivrés en pharmacie ;
• Leur parcours de santé auprès d’autres spécialistes consultés (ou les services hospitaliers où vos patients ont été admis l’année précédente).
  

L’avantage de toutes ces solutions est non seulement de limiter votre investissement dans des tâches administratives chronophages, récurrentes et sans valeur ajoutée, mais aussi de réduire vos frais bureautiques et logistiques avec notamment des frais d’impression et d’envoi limités grâce à la dématérialisation.

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