7 conseils pour créer un planning en restauration

En restauration, la gestion du planning de l’équipe est primordiale. Vos salariés doivent avoir le temps de se reposer, et ne pas être ni plus ni moins nombreux que nécessaire. Vous devez également suivre les absences et les disponibilités éventuelles de chacun. Si l’emploi du temps de chacun est parfaitement défini, c’est un service mieux organisé, une masse salariale maîtrisée et du temps de gagné. Et le temps c’est de… (vous l’avez ?). Alors comment organiser un bon planning pour votre activité ? C’est ce que nous allons voir tout de suite !

Comment organiser au cordeau les horaires de votre personnel ?

Commencez par recenser tous les postes de travail de votre restaurant

Dans un établissement, le rôle de chacun est important, mais pas au même moment. Et si les tâches sont bien réparties, il vous sera d’autant plus facile de définir qui fait quoi, et quand.

Voici un aperçu des postes à planifier dans le cadre de votre gestion restaurant…

-   Manager(s) ;

-   Chef(s) ;

-   Plongeur(s) ;

-   Serveur(s) / chef(s) de rang ;

-   Commis ;

-   Barman ;

-   hôte(s) d’accueil.

… et des missions/tâches à accomplir :

-   Gestion des stocks et commandes ;

-   Gestion et déchargement des livraisons ;

-   Nettoyage et entretien de la cuisine ;

-   Gestion des réservations ;

-   Accueil des clients ;

-   Service ;

-   Entretien de la salle…

Pour chaque mission/tâche, rédigez un descriptif concis et estimez le temps qu’il faut pour la réaliser, et à quelle fréquence – une fois par jour, une fois par semaine, à quel service (déjeuner, dîner, les deux)…

Répartissez les missions/tâches en fonction de chaque poste défini, et évaluez le temps de travail selon chaque poste pour définir les besoins en effectifs. Vous pourrez en déduire ensuite les types de contrat de travail à rédiger (CDI, CDD, extra, saisonnier, etc).

Il ne vous reste plus qu’à attribuer un poste à chaque collaborateur en prenant ses qualifications en compte. Bien sûr, il est possible que certains employés occupent plusieurs fonctions à la fois.

Il faut que chacun soit parfaitement au clair avec ce qu’il a à faire, pour une question d’équilibre personnel évidemment, mais aussi d’efficacité au sein de l’équipe. Il n’est pas question que vous vous retrouviez en sous-effectif, ni en sureffectif ! Et bien évidemment, tout cela passe par un affichage du planning et une mise à disposition d’une feuille de pointage que vous pouvez automatiser par l’emploi d’un logiciel GTA comme celui proposé par Combo. Il vous permet ainsi de gérer vos équipes, mais également de préparer les éléments de la paie, sans oublier la gestion des congés, en lieu et place d’un tableau Excel.

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Réalisez un planning prévisionnel

Au moment de la création de votre planning prévisionnel, gardez toujours à l’esprit les dispositions de la convention collective HCR et la législation.

Comme dans tous les secteurs, le temps de travail dans la restauration est de 35 heures, mais peut être porté à 39 heures.

Et dans ce cas, les 4 heures supplémentaires sont rémunérées 10% de plus comme le précise la convention HCR (l’avenant date de 2007).

Cependant, n’oubliez pas qu’un salarié ne peut pas travailler plus de 10 heures par jour (11h s’il est chef de cuisine, 11h30 s’il est serveur), plus de 48 heures par semaine, ni plus de 44 heures par semaine sur une période de 12 semaines.

Quant à l’amplitude horaire de travail maximale, elle est de 13 heures. Cette amplitude est la durée entre le début et la fin de la journée de travail. 

Un conseil : Notez toujours soigneusement toutes les heures supplémentaires effectuées… Rien ne vaut une bonne sauvegarde pour éviter les ennuis. 

… Et ne négligez pas les temps de repos 

Il peut s’agir :

-   Des jours de récupération ;

-   Des absences, congés et RTT ;

-   Des jours fériés ;

-   Et, bien sûr, des jours de repos. Dans la restauration, les salariés ont droit à 2 jours de repos, consécutifs ou non, et qui peuvent être découpés en ½ journées.

Concernant le temps de repos quotidien, il ne doit pas être inférieur à 11 heures consécutives. Ainsi, si un salarié finit à 23h son service, par exemple, il ne peut pas retravailler le lendemain avant 10 heures du matin. 

Quant à la pause, elle est obligatoire tant qu’un salarié travaille 6 heures de suite. Sa durée est de 20 minutes. 

Quid des coupures ?

Si un salarié est à temps plein (soit 35 heures minimum par semaine), ni le code du travail ni la convention HCR ne prévoit quoi que ce soit relatif aux coupures.

Cela dit, la durée maximale de la coupure va être fixée en fonction de l’amplitude journalière qui ne peut dépasser 13 heures, et va dépendre du respect du temps de repos minimum de 11 heures entre deux journées de travail. Faites vos calculs !

En tout état de cause, réaliser un planning en prenant en compte tous ces paramètres n’est pas une mince affaire. Alors…

Aidez-vous d’une solution logicielle pour vous simplifier le travail !

À l’instar d’un logiciel ATS qui est une solution RH très efficace pour l’employeur et qui gère les recrutements, Combo est un logiciel de planning du personnel pour les restaurateurs. Il vient avantageusement remplacer la suite bureautique Office classique avec un tableur du type d’Excel n’est plus, aujourd’hui, suffisante pour digitaliser un planning.

Si vous optez pour un logiciel - Combo bien sûr - vous pourrez gérer les plannings de vos collaborateurs avec maestria tout en optimisant les activités de votre entreprise ! Plutôt pratique, tant pour vous que pour vos salariés !

Gestion des congés et des absences, modification immédiate de l’agenda, consultation en ligne, exportation des données de paie et même une pointeuse mobile à utiliser depuis un smartphone ou une tablette. On n’arrête plus le progrès ! L’application Combo met tout en œuvre pour faciliter la planification, dans le respect de la convention HCR. Alors n’hésitez pas à demander une démo ou à créer votre compte Combo gratuit pour tester notre solution !

Moins de temps sur les plannings, c’est plus de temps sur le terrain ! 

Entre flexibilité du temps de travail, spécificités de certains postes, analyse de la rentabilité et de la productivité et gestion des plannings tenant compte des congés payés, jours de repos compensateurs ou heures supplémentaires, la solution Combo a tout d’une grande, que vous soyez un restaurant de quartier ou un établissement hôtelier plus important.

Et le service client de Combo est toujours à vos côtés pour vous aider si vous avez la moindre interrogation.

Faut-il afficher les plannings ? 

Oui, c’est d’ailleurs une obligation ! Alors, vite, on lance l’impression !

En tant qu’employeur, vous devez afficher les plannings de vos salariés sur chaque lieu de travail concerné, et ce, au moins 15 jours à l’avance.

Certains employeurs envoient les plannings par email à chacun de leurs collaborateurs ou les mettent à disposition du personnel sur une tablette. Est-ce que cela suffit ? Non. Le recours à des “moyens d’affichage alternatifs” ne libère pas de l’obligation d’affichage classique. Conclusion : il faut afficher vos plannings individuels !

Sachez enfin que vous pouvez actualiser vos plannings de façon hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, selon votre activité.

Quel délai pour modifier un planning ?

Évidemment, il est toujours préférable d’élaborer les plannings à l’avance, et de ne pas modifier les emplois du temps à la dernière minute - afin que tout le monde puisse s’organiser au mieux et qu’il n’y ait pas de tensions dans l’équipe. 

Cela dit, si vous devez modifier le planning d’un salarié, et que vous n’avez pas fait d’aménagement du temps de travail, il faut idéalement le faire au moins 8 jours à l’avance. Votre salarié pourra alors difficilement s’y opposer.

Mais si vous le faites moins de 8 jours à l’avance, vous risquez de vous heurter à un refus. 

N’oubliez pas… Si des heures sont effectuées en plus de celles déjà planifiées, elles sont bien sûr majorées. Ce sont des heures supplémentaires. 

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Beaucoup de paramètres sont à prendre en compte quand on veut bien planifier son équipe et mener à bien ses projets. Pour que chacun y trouve son compte, il faut définir les missions et tâches à effectuer, étudier qui peut s’en charger, établir un planning respectueux de la convention HCR, et ne pas négliger les temps de repos. Et avec un outil intuitif comme Combo, c’est du gâteau !