Comment créer un planning en restauration ? 7 conseils essentiels + normes HCR

En restauration, la gestion du planning de l’équipe est primordiale. Vos salariés doivent avoir le temps de se reposer, et ne pas être ni plus ni moins nombreux que nécessaire. Vous devez également suivre les absences et les disponibilités éventuelles de chacun. Si l’emploi du temps de chacun est parfaitement défini, c’est un service mieux organisé, une masse salariale maîtrisée et du temps de gagné. Et le temps c’est de… (vous l’avez ?). Alors comment organiser un bon planning pour votre activité ? C’est ce que nous allons voir tout de suite !

Comment organiser efficacement les horaires de votre personnel de restaurant ?

Étape 1 : Recensez tous les postes de travail de votre restaurant

Dans un établissement de restauration, chaque poste joue un rôle essentiel, mais pas nécessairement au même moment. Une répartition claire des tâches facilite la définition de qui fait quoi, et quand.

Voici les postes à planifier dans le cadre de votre gestion restaurant :

• Manager(s)
• Chef(s)
• Plongeur(s)
• Serveur(s) / chef(s) de rang
• Commis
• Barman
• Hôte(s) d'accueil

Les missions et tâches principales à accomplir incluent :

• Gestion des stocks et commandes
• Gestion et déchargement des livraisons
• Nettoyage et entretien de la cuisine
• Gestion des réservations
• Accueil des clients
• Service en salle
• Entretien de la salle

Méthode concrète : Pour chaque mission, rédigez un descriptif concis et estimez le temps nécessaire pour la réaliser ainsi que sa fréquence (quotidienne, hebdomadaire, par service).

Répartissez ensuite les missions en fonction de chaque poste et évaluez le temps de travail requis pour définir vos besoins en effectifs. Vous pourrez ainsi déterminer les types de contrat appropriés (CDI, CDD, extra, saisonnier, etc.).

Attribuez un poste à chaque collaborateur en tenant compte de ses qualifications. Certains employés peuvent occuper plusieurs fonctions simultanément.

🤓 Bon à savoir : Une définition claire des missions garantit l'équilibre personnel de chacun et l'efficacité collective. Cela évite le sous-effectif comme le sureffectif.

Avec Combo, on s’est rendu compte qu’on avait besoin que de 3 salariés au lieu de 4 pour le service du lundi midi. Du coup on a économisé 4h par semaine. Laetitia schneider, Pizza De Nico (67)

💡 Structurer vos postes dans Combo

Une fois vos postes identifiés, vous pouvez les organiser dans Combo en créant des étiquettes personnalisées pour chaque fonction : "Serveur matin", "Chef de rang", "Plongeur soir", etc. Ces étiquettes vous permettent ensuite de filtrer rapidement votre planning et d'identifier en un coup d'œil qui occupe quel poste à quel moment.

Lors de la création du profil de chaque salarié, vous pouvez lui attribuer une ou plusieurs étiquettes selon ses compétences. Cela facilite grandement l'affectation des missions et la visualisation de vos équipes par poste.

Tout cela passe par un affichage du planning et une mise à disposition d'une feuille de pointage que vous pouvez automatiser avec un logiciel GTA comme Combo. Il permet de gérer vos équipes, préparer les éléments de paie et assurer la gestion des congés, en remplacement d'un tableau Excel.

{{feature-planning="https://combohr.com/fr/style-guide"}}

Étape 2 : Créez un planning prévisionnel respectant la législation

La création d'un planning restaurant exige le respect strict de la convention collective HCR et du Code du travail.

Tableau récapitulatif des normes légales HCR et Code du travail

‍

Selon la Convention Collective du secteur HCR (avenant de 2007), le temps de travail dans la restauration est de 35 heures par semaine, extensible à 39 heures. Dans ce cas, les 4 heures supplémentaires sont rémunérées avec une majoration de 10%.

⚠️ Attention : Un salarié ne peut pas travailler plus de 10 heures par jour (11h pour un chef de cuisine, 11h30 pour un serveur), plus de 48 heures par semaine, ni plus de 44 heures par semaine sur une période de 12 semaines consécutives.

L'amplitude horaire de travail maximale est de 13 heures. Cette amplitude représente la durée entre le début et la fin de la journée de travail.

Conseil pratique : Notez systématiquement toutes les heures supplémentaires effectuées. Une bonne traçabilité évite les litiges et facilite la gestion de la paie.

‍

🛡️ Comment Combo applique automatiquement les règles HCR

Vérifier manuellement chacune de ces règles pour chaque salarié représente un travail considérable et source d'erreurs. C'est pourquoi Combo intègre un système d'alertes intelligent qui sécurise votre planning en temps réel.

Concrètement : Lors de la configuration initiale de votre établissement, vous paramétrez une seule fois votre convention collective HCR. Combo applique ensuite automatiquement toutes les règles listées ci-dessus.

Exemple : Si vous tentez de planifier un serveur 11 heures de travail alors qu'il est déjà à 40h dans la semaine, ou si vous ne respectez pas les 11h de repos entre deux shifts, une alerte visuelle apparaît immédiatement pour vous prévenir du non-respect de la réglementation. Vous pouvez ainsi corriger le planning avant publication.

Le bénéfice : Vous créez votre planning en vous concentrant sur l'organisation de votre service, Combo veille au respect de la conformité légale.

Étape 3 : Intégrez les temps de repos obligatoires

Les temps de repos à prévoir dans votre planning restauration incluent :

• Jours de récupération
• Absences, congés et RTT
• Jours fériés
• Jours de repos hebdomadaires : 2 jours minimum, consécutifs ou non, pouvant être découpés en demi-journées

Repos quotidien

Le temps de repos quotidien ne doit pas être inférieur à 11 heures consécutives. Exemple concret : si un salarié termine son service à 23h, il ne peut pas reprendre le travail avant 10h le lendemain matin.

Pauses obligatoires

La pause est obligatoire dès qu'un salarié travaille 6 heures consécutives. Sa durée minimale est de 20 minutes.

"Avant Combo le quotidien était beaucoup plus lourd, je passais beaucoup de temps sur Excel pour faire les plannings, je devais courir après les fiches d'émargement et gérer les absences et retards..." Rémi V. Directeur - Columbus Café

⏱️ Gérer automatiquement les pauses dans Combo

Traditionnellement, il faut prévoir manuellement l'horaire exact de la pause de chaque salarié (par exemple : pause de 15h à 15h20). Cette méthode rigide ne correspond pas à la réalité du terrain en restauration, où les pauses s'adaptent au flux de clientèle.

Combo propose un système de pauses sans horaire fixe : vous indiquez simplement la durée de pause prévue (20 minutes par exemple) sans préciser l'heure exacte. Le salarié prend sa pause au moment opportun et la déclare via son pointage.

Avantage : Le temps de pause est automatiquement déduit du temps de travail effectif pour le calcul de la paie, tout en respectant l'obligation légale des 20 minutes après 6h de travail. La flexibilité opérationnelle est préservée sans compromettre la conformité.

Étape 4 : Gérez correctement les coupures

Pour un salarié à temps plein (35 heures minimum par semaine), ni le Code du travail ni la convention HCR ne fixent de durée maximale spécifique pour les coupures.

Toutefois, la durée des coupures est encadrée indirectement par :

• L'amplitude journalière maximale de 13 heures
• Le respect du temps de repos minimum de 11 heures entre deux journées

Exemple chiffré : Restaurant ouvert 11h-14h et 18h-23h. Un serveur travaille de 10h30 à 14h30 puis de 17h30 à 23h30. Amplitude totale : 13 heures (10h30-23h30). Coupure : 3 heures (14h30-17h30). Ce planning respecte la limite d'amplitude de 13h et permet un repos de 11h avant la reprise à 10h30 le lendemain.

“Combo est un gain de temps énorme, je peux faire 2 mois de plannings pour mes 4 restaurants en 1 matinée seulement.” Kévin, responsables boutiques chez Côté Sushi

✂️ Créer une coupure dans Combo

Dans Combo, créer une coupure est aussi simple que de créer un shift classique. Vous définissez les deux plages horaires (service midi et service soir), et Combo calcule automatiquement :

• L'amplitude totale de la journée
• Le temps de travail effectif (en excluant la coupure)
• La conformité avec la limite de 13h d'amplitude

Si l'amplitude dépasse 13h, une alerte vous prévient immédiatement, vous permettant d'ajuster les horaires avant validation du planning.

✏️ À noter : Réaliser un planning restaurant en tenant compte de tous ces paramètres représente un travail considérable. C'est pourquoi de nombreux restaurateurs s'équipent d'outils dédiés.

Simplifiez la gestion de votre planning restaurant avec un logiciel dédié

Combo, le logiciel de planning du personnel pour les restaurateurs

La création de plannings pour restaurants à l'aide d'un simple tableur Excel n'est plus adaptée aux exigences actuelles. Un logiciel spécialisé comme Combo vous permet de gérer les plannings de vos collaborateurs avec efficacité tout en optimisant les activités de votre restaurant.

Fonctionnalités clés :

• Gestion des congés et des absences
• Modification immédiate et synchronisée de l'agenda
• Consultation en ligne accessible à tous
• Exportation automatique des données de paie
• Pointeuse mobile utilisable depuis smartphone ou tablette
• Respect automatique de la convention HCR

Combo facilite la planification dans le respect total de la réglementation. N'hésitez pas à demander une démo ou à créer votre compte gratuit pour tester la solution.

Moins de temps sur les plannings, c'est plus de temps sur le terrain !

Entre flexibilité du temps de travail, spécificités de certains postes, analyse de la rentabilité et gestion des plannings tenant compte des congés payés, jours de repos compensateurs ou heures supplémentaires, Combo s'adapte à tous les établissements, du restaurant de quartier au groupe hôtelier.

Découvrez comment Côté Sushi organise ses plannings dans ses différents restaurants

Étape 5 : Affichez les plannings conformément à la loi

Oui, l'affichage du planning est une obligation légale. En tant qu'employeur, vous devez afficher les plannings de vos salariés sur chaque lieu de travail concerné, et ce, au moins 15 jours à l'avance.

⚠️ Attention : Certains employeurs envoient les plannings par email ou les mettent à disposition sur tablette. Ces moyens d'affichage alternatifs ne remplacent PAS l'obligation d'affichage physique classique. Les deux doivent coexister.

Vous pouvez actualiser vos plannings selon une fréquence hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle, en fonction de votre activité.

‍

📢 Publier votre planning et notifier vos équipes en 1 clic

L'obligation d'affichage 15 jours à l'avance implique une organisation rigoureuse. Avec Combo, la publication du planning se fait en un clic une fois celui-ci finalisé.

Ce qui se passe concrètement :

• Vous validez votre planning pour les 15 prochains jours
• Combo envoie automatiquement une notification (SMS et/ou email selon votre configuration) à chaque salarié concerné
• Chaque collaborateur reçoit ses horaires personnalisés directement sur son smartphone
• Vous pouvez imprimer une version du planning à afficher physiquement dans votre établissement (obligation légale maintenue)

Double avantage : Vous respectez l'obligation d'affichage anticipé tout en facilitant l'accès à l'information pour vos équipes. Plus de confusion, plus d'excuses du type "je n'ai pas vu le planning", et une traçabilité complète de la communication.

{{feature-planning="https://combohr.com/fr/style-guide"}}

Étape 6 : Respectez le délai de modification du planning

Il est préférable d'élaborer les plannings bien à l'avance et d'éviter les modifications de dernière minute, pour permettre à chacun de s'organiser et prévenir les tensions dans l'équipe.

Délai recommandé pour modifier un planning : Si vous devez modifier le planning d'un salarié et que vous n'avez pas mis en place d'aménagement du temps de travail spécifique, faites-le idéalement au moins 8 jours à l'avance. Dans ce cas, le salarié aura difficilement la possibilité de s'y opposer.

En revanche, si vous modifiez le planning moins de 8 jours à l'avance, le salarié peut légitimement refuser cette modification.

🔔 Rappel : Si des heures sont effectuées en plus de celles déjà planifiées, elles sont majorées. Ce sont des heures supplémentaires qui doivent être rémunérées en conséquence.

‍

🔄 Modifier un shift et notifier automatiquement le salarié

Malgré la meilleure planification, des imprévus surviennent : un salarié malade, un événement exceptionnel, un afflux inattendu de clients. Dans ces cas, modifier un shift dans Combo se fait en quelques clics.

Le processus :

• Vous modifiez l'horaire ou le poste directement dans le planning
• Le salarié concerné reçoit instantanément une notification de la modification
• L'historique des modifications est conservé pour traçabilité
• Les heures supplémentaires éventuelles sont automatiquement calculées et signalées

Cette notification automatique garantit que le salarié est informé rapidement, limitant ainsi les risques de confusion ou de non-présentation. C'est particulièrement précieux dans le contexte des modifications de dernière minute, où chaque minute compte.

{{combo-free-trial="https://combohr.com/fr/style-guide"}}

Les erreurs à éviter dans la création d'un planning restaurant

Pour assurer un planning restauration efficace et conforme, évitez ces erreurs courantes :

• Oublier l'affichage 15 jours à l'avance : risque de contentieux prud'homal et d'amende pour l'employeur
• Sous-estimer le temps de repos quotidien de 11h : source de conflits sociaux et de non-conformité légale
• Confondre heures travaillées et amplitude horaire : l'amplitude inclut les coupures, contrairement au temps de travail effectif
• Ne pas documenter les heures supplémentaires : problèmes lors du calcul de la paie et risques de litiges
• Modifier le planning sans concertation : démotivation de l'équipe et turn-over accru
• Négliger l'équilibre vie pro/vie perso : baisse de performance et augmentation des absences

‍

📊 Analyser la rentabilité de votre planning

Au-delà de la conformité légale, un bon planning doit aussi être économiquement viable. Combien vous coûte réellement votre planning hebdomadaire ? Êtes-vous en sureffectif sur certaines plages horaires ?

Le tableau d'analyse du planning de Combo vous permet de visualiser en temps réel :

• Le nombre total d'heures planifiées
• Le coût salarial prévisionnel du planning
• La répartition des heures par poste et par jour
• Les heures supplémentaires anticipées

Cet outil vous aide à optimiser votre masse salariale en identifiant les déséquilibres : trop de personnel en heures creuses, sous-effectif en rush. Vous pouvez ainsi ajuster votre planning avant publication pour trouver le juste équilibre entre qualité de service et rentabilité.

FAQ - Questions fréquentes sur le planning en restauration

Peut-on modifier un planning restaurant moins de 8 jours à l'avance ?

Oui, mais le salarié est en droit de refuser cette modification. Pour qu'une modification de planning de dernière minute soit acceptée, il est préférable d'obtenir l'accord express du salarié concerné. Les heures effectuées en supplément du planning initial sont considérées comme des heures supplémentaires et doivent être majorées.

Comment calculer les heures supplémentaires dans un restaurant ?

Dans le secteur HCR, les 4 premières heures supplémentaires (entre 35h et 39h hebdomadaires) sont majorées de 10% selon l'avenant de 2007 à la convention collective. Au-delà de 39 heures, les taux de majoration du Code du travail s'appliquent : 25% pour les 8 premières heures supplémentaires, puis 50% au-delà.

Un salarié peut-il refuser de travailler un jour férié en restauration ?

Cela dépend de son contrat de travail et des usages de l'établissement. Si le travail les jours fériés fait partie des conditions d'embauche et figure dans le contrat, le refus peut constituer une faute. Toutefois, certains jours fériés comme le 1er mai bénéficient de protections spécifiques selon la convention collective HCR.

Quelle est la différence entre amplitude horaire et temps de travail effectif ?

Le temps de travail effectif correspond aux heures réellement travaillées. L'amplitude horaire est la durée entre le début et la fin de la journée de travail, incluant les coupures. Exemple : un serveur qui travaille de 11h à 14h puis de 18h à 23h a un temps de travail effectif de 8 heures, mais une amplitude horaire de 12 heures.

Combien de week-ends consécutifs un salarié peut-il travailler en restauration ?

La législation n'impose pas de limite au nombre de week-ends travaillés consécutivement, à condition de respecter les 2 jours de repos hebdomadaires (qui peuvent être non consécutifs et découpés en demi-journées). Toutefois, pour préserver la qualité de vie au travail, il est recommandé d'organiser une rotation équitable.

Le planning restaurant gratuit sur Excel est-il suffisant ?

Pour un très petit établissement avec peu de salariés, un planning Excel peut suffire temporairement. Cependant, dès que l'équipe s'agrandit ou que l'activité se complexifie, un logiciel dédié comme Combo devient indispensable pour garantir la conformité légale, automatiser les calculs d'heures et faciliter la communication avec les équipes.

Conclusion : créez votre planning restauration en 7 étapes

La création d'un planning restaurant performant repose sur une méthodologie rigoureuse : recensement des postes et missions, respect strict des normes HCR et du Code du travail, gestion des temps de repos, affichage légal et anticipation des modifications.

De nombreux paramètres sont à prendre en compte pour planifier efficacement votre équipe. Pour que chacun y trouve son compte, définissez clairement les missions, identifiez les collaborateurs compétents, établissez un planning respectueux de la convention HCR, et ne négligez jamais les temps de repos.

Avec un outil intuitif comme Combo, la gestion de votre planning devient simple et conforme. Vous gagnez du temps sur les tâches administratives pour vous concentrer sur l'essentiel : la satisfaction de vos clients et le développement de votre activité.

‍