Comment calculer l’équivalent temps plein (ETP) ?

Absences imprévues, variations d’activité, embauche d’intérimaires et d’intermittents… Vu la diversité des contrats de travail et les mouvements de personnel, il n’est pas toujours simple d’évaluer la capacité de main-d’œuvre en entreprise. Et si vous effectuiez le calcul de l’effectif avec l’équivalent temps plein (ETP) ? Cette unité de mesure permet de mesurer le temps de travail des salariés en proportion du temps plein. De quoi optimiser la masse salariale et piloter votre activité d’un main de maître !

Qu’est-ce que l’équivalent temps plein ? Comment calculer l’ETP ? Quels avantages pour votre entreprise ? On fait le point sur le calcul des heures de travail.

Qu’est-ce que l'équivalent temps plein (ETP) ?

L'équivalent temps plein, ou ETP, correspond au nombre d’heures accomplies d’un salarié sur la base d’un temps plein, sur une période donnée. Elle rapporte la durée de travail effectif de l’employé à la durée légale de travail du pays, soit 35 heures par semaine ou 151,67 heures par mois en France.

Plus concrètement, on considère ainsi que :

• Un salarié à temps plein = 1 ETP ;
• Un salarié à mi-temps = 0,5 ETP.

Exemple : quand on parle d’une charge de travail de 6 ETP sur le mois, ça signifie qu’il faut prévoir 6 personnes à temps plein ou bien 12 à mi-temps (ou mixer les deux types de contrats) pendant un mois.

Largement utilisée par les ressources humaines et les services financiers, cette unité de mesure permet de calculer l’effectif moyen mensuel et annuel d’une entreprise, où les salariés ne comptent pas systématiquement pour une personne (c’est-à-dire 1 ETP) car ils sont à temps partiel ou absents momentanément. C’est aussi un moyen d’optimiser la masse salariale et d’établir un budget fiable.

En convertissant les temps de travail sur une même base, l’ETP estime la capacité de production de l’ensemble de l’organisation et facilite la gestion du planning du personnel.

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Pourquoi calculer l’équivalent temps plein ?

Toute entreprise se doit de connaître ses effectifs et ses besoins en ressources humaines pour assurer une prestation dans les temps et répondre à la réglementation française. C’est dans cette optique que l’équivalent temps plein est utile. Par exemple, l’effectif moyen mensuel et l’effectif moyen annuel, exprimés en unité ETP, sont renseignés dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN) de l’URSSAF et permettent de déterminer certaines obligations sociales de l’entreprise (type et montant des cotisations à payer, mise en place d’un CSE).

Mais ce n’est pas tout ! L’équivalent temps plein simplifie la gestion de l’entreprise, notamment avec :

• L'estimation de la capacité de travail des équipes, quels que soient les types de contrats de travail de chacun ;
• L'évolution de la masse salariale sur plusieurs mois, années… ;
• La comparaison des niveaux de salaire de deux employés dont les temps de travail diffèrent.

Le calcul de l’ETP offre une visibilité sur le coût réel des employés et aide à planifier des plannings, des budgets et à piloter des projets. C’est un indicateur de performance indispensable. Avec cette donnée, l’entreprise va investir dans des ressources humaines complémentaires ou, au contraire, ajuster à la baisse.

😳Attention : l’ETP n’est pas utilisé dans le calcul de l’effectif global de l’entreprise, qui sert à déterminer la périodicité des cotisations. Pour celui-ci, tous les salariés, quels que soient la durée et le contrat de travail, sont comptabilisés pour une unité.

Quels sont les salariés comptabilisés dans le calcul de l’ETP ?

Avant de passer au calcul de l’ETP, faites le tri ! Il ne faut pas prendre en compte tous vos collaborateurs dans l’effectif d’une entreprise.

Les salariés à comptabiliser dans le calcul de l’ETP

Vous avez la liste des salariés de l’entreprise sous les yeux ? Pour obtenir l’équivalent temps plein, ne gardez que les catégories suivantes :

• CDI à temps plein, même si leur contrat de travail est suspendu temporairement ;
• CDI intermittent ;
• CDD ;
• Travailleurs à domicile ;
• Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure et présents depuis au moins un an, avec un contrat de travail temporaire (intérim), sauf ceux qui remplacent un collègue absent ;
• Salariés à temps partiel.

Les salariés à exclure du calcul de l’ETP

Certains types de contrat de travail ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’ETP. Puisque celui-ci détermine la masse salariale d’une entreprise, vous devez exclure :

• Les employés en CDD et travailleurs temporaires qui remplacent un salarié absent dont le contrat de travail est momentanément suspendu (congé maternité, congé sabbatique…) ;
• Les titulaires d’un contrat d’insertion (initiative emploi, accompagnement dans l’emploi…) ;
• Les titulaires d’un contrat de professionnalisation ;
• Les alternants ;
• Les stagiaires ;
• Les dirigeants.

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Calcul de l’ETP : la méthode

Pour calculer les heures des CDI, pas de problème. C’est quand on ajoute des CDD, des contrats à temps partiel ou des intérimaires que le calcul de l’ETP se complexifie. Ne vous inquiétez pas : on vous délivre la méthode !

Classer les salariés 

Vous avez rassemblé les employés concernés par le calcul de l’ETP ? Il va maintenant falloir tenir compte de deux paramètres : la nature du contrat et le temps de travail de chaque collaborateur.

Séparez d’abord les CDI des autres contrats, pour lesquels la date d’entrée en fonction a une importance. En effet, un employé qui intègre l’entreprise le 10 janvier sera pris en compte dès le 1er janvier, alors qu’un employé en CDD sera comptabilisé à partir du 10 janvier et son ETP sera minoré par l’absence. Ensuite, dissociez les travailleurs à temps plein de ceux à temps partiel.

Convertir la durée de travail en ETP

Considérez la base de 52 semaines de 35 heures en France. L’ETP est calculé à partir de la durée mensuelle légale de travail, soit 35 h x 52 semaines / 12 mois = 151,67 heures par mois.

Recueillez également les informations suivantes pour chaque collaborateur :

• Le nombre d’heures travaillées par semaine ;
• Le nombre de jours travaillés par mois ;
• Le nombre de mois travaillés dans l’année.

Nous rappelons qu’un CDI à temps complet équivaut à 1 ETP car il a travaillé 100 % du temps de travail disponible, soit 151,67 heures par mois. Mais comment calculer cette donnée pour un CDD à temps partiel ayant travaillé 13 jours à raison de 20 heures par semaine ? Voici la formule :

(heures travaillées par semaine / Durée hebdo légale) x (jours travaillés par mois / jours par mois) x (mois travaillés par an / mois dans l’année) = (20/35) x (13/30) x (12/12) = 0,25 ETP

Ce salarié correspond à 0,25 ETP. Son temps de travail représente 25 % d’un temps complet. Faites de même avec le reste des collaborateurs et vous obtiendrez le total de vos ETP dans l’entreprise sur l’année.

Exemple de calcul d’ETP

Besoin d’un exemple ? Considérons alors une PME employant 16 personnes. Le calcul de l’ETP se fera comme suit :

• 10 CDI à temps plein : 10 employés x 1 = 10 ETP ;
• 2 CDI à temps partiel, avec 25 heures par semaine : 2 employés x (25/35) = 1,42 ETP ;
• 1 CDD à temps plein : 1 ETP ;
• 1 CDD à temps plein dont la durée du contrat était de 2 semaines : (2/4,33) = 0,46 ETP ;
• 1 intérimaire pour un accroissement temporaire d’activité : 1 ETP ;
• 1 intérimaire destiné à remplacer une salariée en congé maternité : aucun (ne compte pas car la personne remplacée est déjà comptée dans le calcul de l’ETP).

Sur ce mois donné, on obtiendrait un résultat de 10 + 1,42 + 1 + 0,46 + 1 = 13,88 ETP.

Calcul de l’effectif moyen mensuel et annuel avec l’ETP

L’équivalent temps plein permet de calculer les effectifs moyens d’une entreprise. Comment procéder ? Voici les méthodes.

L’effectif moyen mensuel d’une entreprise

Pour obtenir l’effectif moyen mensuel, il suffit d’additionner le nombre total d’heures travaillées sur le mois puis de diviser cette somme par la durée mensuelle légale de travail en France.

Exemple : sur le mois de mars, 2 employés ont travaillé 80 heures et 3 salariés ont travaillé 170 heures. L’effectif moyen au mois est de :

• (2 x 80 + 3 x 170) / 151,67 = 4,42 ETP

L’effectif moyen annuel d’une entreprise

Avec les résultats obtenus ci-dessus, il est très simple d’obtenir l’effectif moyen annuel. Faites la moyenne : additionnez tous vos résultats mensuels et divisez cette somme par 12 mois.

Calculer son ETP avec un logiciel de gestion RH

Si vous êtes une PME de 16 salariés comme nous l’avons vu plus haut, vous ne devriez pas connaître de grandes difficultés dans le calcul de l’ETP et des effectifs. Mais si vous employez plus de monde ? Si vous avez signé différents types de contrats, avec de nombreux temps partiel ? Sans un bon outil de gestion RH, vous ne saurez plus où donner de la tête !

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