Comment choisir et gérer ses fournisseurs en hôtellerie ?

Dans un hôtel, la qualité des services ne dépend pas que du personnel. Il est aussi question de travailler avec les bons fournisseurs. Ce sont eux qui ravitaillent les cuisines en denrées alimentaires, qui équipent les chambres en mobilier et les salles de bain en produits cosmétiques… Bref, s’ils ne vous livrent pas dans les délais ou n'accomplissent pas des prestations de qualité, ce sont vos clients qui risquent d’en pâtir ! Vous devez donc choisir vos fournisseurs en hôtellerie avec soin.

Mais quels sont les fournisseurs indispensables dans le secteur de l’hôtellerie ? Comment choisir et gérer sa relation avec ces professionnels ? Voici notre dossier.

Qu’est-ce qu’un fournisseur en hôtellerie ?

Un fournisseur est une personne physique ou morale qui fournit un produit ou un service à une entreprise, de manière ponctuelle ou régulière. Il peut transformer des matières premières en produits finis ou bien importer des marchandises pour les revendre.

Le fournisseur en hôtellerie peut devenir un sous-traitant, c’est-à-dire une entreprise chargée d’effectuer un travail exclusif de sous-oeuvre pour le compte de l’hôtel. Il n’est pas seulement question de fournir du matériel et des accessoires mais de suivre un cahier des charges imposé par l’acheteur en appliquant à ses produits ou prestations des spécificités techniques particulières. On pense notamment au nettoyage des chambres et à la blanchisserie.

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Quels sont les fournisseurs d’un hôtel ?

Dans un hôtel, les biens et prestations des fournisseurs contribuent inévitablement à l’image de l’établissement. De l’entretien de la chambre à la cuisine du restaurant, en passant par l’équipement et le mobilier, ces professionnels en hôtellerie interviennent dans la majeure partie de vos processus. Leur quantité et spécialité dépendent de votre structure et de votre standing mais voici les offres des acteurs incontournables :

• Le mobilier, l’équipement et les accessoires, pour l’ensemble de l'hôtel, de la chambre à la réception ;
• Le linge et la literie, pour les chambres et les salles de bain ;
• Le service de nettoyage, avec chariots et produits d’entretien ;
• Le fournisseur alimentaire, notamment si l'hôtel inclut une restauration ;
• Le matériel de cuisine ;
• L’énergie, dont le gaz et l’électricité ;
• Les prestations réglementaires, liées aux normes incendie, ERP… ;
• L’aménagement extérieur, dont les jardins et piscine ;
• Les solutions de gestion clients et salariés (terminal de paiement électronique, logiciel de facturation, CRM, planning du personnel…).

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Comment choisir ses fournisseurs en hôtellerie ?

Les fournisseurs participent à créer l'identité de votre établissement hôtelier et à développer son activité. Pour qu’ils deviennent des partenaires de confiance, il faut bien les choisir dès le départ.

#1 - Définir les besoins de l'hôtel

Vous devez tout d’abord lister l’ensemble des besoins de votre hôtel. Quel est le standing de votre établissement ? Quelle est la qualité attendue par vos clients ? Combien de chambres et quel type de literie et de mobilier ? Quels équipements et accessoires proposer dans la salle de bain ?   Faites-vous aussi de la restauration ? Quel type de cuisine ?

Pour ce faire, listez également les critères de sélection par ordre de priorité, comme par exemple :

• L’offre de service et les prix ;
• La localisation géographique ;
• Les moyens de production ;
• La réactivité et les délais de livraison ;
• La disponibilité du service client ou du support technique ;
• La démarche qualité et environnementale ;
• Les références et les retours clients.

#2 - Sourcer les fournisseurs en hôtellerie

Vous avez en tête ce qu’il vous faut ? Il est temps de passer au sourcing. Entamez une démarche de prospection en vous fiant à divers canaux :

• Les sites de sourcing et annuaires spécialisés ;
• Les centrales d’achats ;
• Les réseaux sociaux
• Les pages jaunes ;
• Les revues spécialisées ;
• Les forums et salons professionnels ;
• Le bouche-à-oreille.

Si la plupart sont visibles sur internet, ne négligez pas les contacts en direct avec les réseaux spécialisés et les forums d’entreprises. Pour collecter des informations, lancez des appels d’offres en détaillant votre cahier des charges.

#3 - Évaluer les fournisseurs

Une fois la liste des fournisseurs en hôtellerie établie, vous pouvez comparer les offres et vous assurer de la solvabilité du partenaire éventuel. Le plus difficile n’est pas de trouver mais bien de choisir. Gardez en tête les critères de sélection prioritaires et mettez en place une procédure de contrôle avec les services concernés dans votre hôtel. Créez une base de données fournisseur et tâchez de la garder à jour.

#4 - Observer les tendances du marché de l'hôtellerie

Ne restez pas uniquement fixé sur les prix et la santé financière de l’entreprise partenaire. Choisissez aussi en fonction des tendances du marché et valorisez votre choix auprès de vos clients. En restauration, privilégiez les circuits courts avec un fournisseur alimentaire local. Pour l’entretien de l'hôtel, encouragez les pratiques éco-responsables avec des produits de nettoyage non-agressifs.

Comment entretenir une bonne relation fournisseur en hôtellerie ?

Une relation fournisseur doit être envisagée sur le long terme. Votre hô​tel a besoin de partenaires fiables afin d’améliorer ses performances et de conserver une bonne image de marque. Tout litige, qu’il soit un retard de paiement ou une non-conformité sur un produit, entraî​n​e des coûts non négligeables pour votre entreprise. Pour entretenir une bonne relation fournisseur en hôtellerie, voici 3 bonnes pratiques.

Un sourcing fournisseur efficace

Nous en avons parlé plus haut mais il est nécessaire de le confirmer. C’est souvent l’efficacité du sourcing qui sera déterminante. En prenant le temps de chercher le bon fournisseur en hôtellerie et en posant les bases dès le début, vous aurez de meilleures chances de créer une relation durable et saine.

Une communication transparente

Toute bonne relation se base sur une bonne communication. Restez clair et transparent dans vos échanges. Le contrat écrit, qui reprend les responsabilités des parties et les sanctions éventuelles, doit être compris et servir de référence en cas de problème. N’hésitez pas à rencontrer le fournisseur et à dresser des bilans réguliers avec lui.

Des factures dématérialisées

Aujourd’hui, il est plus qu’essentiel de faciliter les échanges et transactions entre votre personnel et vos prestataires. Passez à la facturation dématérialisée afin de réduire les délais de paiement, de réduire les coûts opérationnels, d’éviter les erreurs de saisie et de gagner du temps ! De nombreux logiciels spécialisés existent pour les hôtels, concernant le management d’équipe ou la gestion de la comptabilité.

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