Projet SIRH : les étapes de sa mise en place

La gestion des dossiers du personnel, de la paie, des formations ou encore des embauches constituent des éléments centraux dans la gestion des ressources humaines d'une entreprise. Afin d'optimiser cette gestion et d'assurer une meilleure coordination des ressources humaines, la mise en place d'un Système d'Information de Gestion des Ressources Humaines (SIRH) s'avère essentielle. C'est ce que nous vous proposons avec notre outil Combo, une solution complète dédiée à la gestion des ressources humaines. Laissez-nous vous en dire plus.

Comprendre le projet SIRH : définition et enjeux stratégiques

La mise en place d'un projet SIRH constitue une démarche stratégique particulièrement importante pour optimiser la gestion des ressources humaines au sein de votre entreprise. Ce processus ambitieux est composé de plusieurs étapes, chacune jouant un rôle fondamental dans le succès global du projet. Avant d'entrer dans le détail de ces étapes en question, voici quelques informations à prendre en compte sur la mise en place de ce projet.

Selon les dernières études du marché, le secteur des SIRH en France connaît une croissance soutenue de 12% en 2023, témoignant de l'importance stratégique de ces outils pour les organisations modernes. Cette dynamique s'explique par la nécessité croissante de digitaliser et d'optimiser les processus RH dans un contexte de transformation numérique accélérée.

Quelles sont les personnes impliquées dans un projet SIRH ?

La première étape incontournable lors de la mise en place d'un projet SIRH réside dans l'identification des acteurs clés participant au projet. La plupart du temps, cette mission rassemble le chef de projet, les collaborateurs du service des ressources humaines, le Directeur Administratif et Financier (DAF) et le Directeur des Systèmes d'Information (DSI), ainsi d'autres parties prenantes en fonction de l'entreprise : la mise en place d'un SIRH en PME nécessitera l'implication de moins d'acteurs que dans une multinationale par exemple.

Au-delà de l'équipe projet elle-même, il est essentiel d'identifier des "ambassadeurs métier" dans chaque service concerné. Ces relais terrain faciliteront l'adoption de la solution et remonteront les besoins spécifiques de leurs équipes respectives. La direction générale doit également être impliquée dès le départ pour garantir l'alignement stratégique du projet et son soutien budgétaire.

Quels sont les enjeux stratégiques et opérationnels d'un projet SIRH ?

Les enjeux SIRH liés à la mise en place d'un tel projet sont multiples et impactent directement la gestion quotidienne de l'entreprise : en premier lieu, ce projet vise à améliorer la gestion du personnel, en rationalisant les processus de recrutement, de paie, et de gestion des dossiers du personnel. Cela permet également de renforcer la structure organisationnelle de la société, via la réduction des risques liés à la perte de données et la mise en place d'une solution efficiente concernant la gestion des ressources humaines.

Sur le plan stratégique, 73% des entreprises considèrent que le SIRH constitue un outil de transparence essentiel sur les politiques RH. Les enjeux incluent également :

• L'automatisation des tâches administratives : réduction du temps consacré aux opérations chronophages comme la gestion des congés ou le suivi des temps
• La fiabilisation des données RH : centralisation dans une base unique pour garantir la cohérence et la qualité des informations
• La conformité réglementaire : respect du RGPD et des obligations légales en matière de gestion des données personnelles
• L'amélioration de l'expérience collaborateur : accès simplifié aux services RH via des interfaces intuitives
• Le pilotage stratégique : production de tableaux de bord et d'indicateurs pour éclairer les décisions

Étape préliminaire : réaliser un audit SIRH complet

Avant même de se lancer dans la définition du projet RH, une phase d'audit SIRH s'avère indispensable. Cette étape préalable, souvent négligée, conditionne pourtant la réussite de l'ensemble du projet. Elle permet d'établir un diagnostic précis de l'existant et d'identifier les axes d'amélioration prioritaires.

Évaluation de l'existant et des outils actuels

L'audit commence par un inventaire exhaustif des outils et pratiques actuellement en place. Il s'agit de recenser tous les logiciels utilisés (paie, gestion des temps, recrutement, formation), qu'ils soient des solutions dédiées ou de simples fichiers Excel. Cette cartographie technique permet de comprendre le niveau de maturité digitale de l'organisation.

Parallèlement, il convient d'évaluer la qualité des données RH disponibles : leur fiabilité, leur exhaustivité, leur format et leur répartition entre les différents systèmes. Selon les études sectorielles, 28% des entreprises ne disposent pas encore d'un Core RH centralisé, ce qui génère des incohérences et des risques d'erreurs importants.

Analyse des dysfonctionnements et besoins non couverts

Cette phase d'audit doit mettre en lumière les points de friction actuels : processus manuels chronophages, ressaisies multiples, manque de visibilité sur certaines données, difficultés de reporting, non-conformité réglementaire. Ces dysfonctionnements constituent autant d'opportunités d'amélioration que le futur SIRH devra adresser.

L'analyse des besoins non couverts est tout aussi cruciale. Par exemple, l'absence d'outil de gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC), de module d'entretiens annuels dématérialisés, ou de portail RH en libre-service pour les collaborateurs. Cette identification permet de prioriser les fonctionnalités essentielles du futur système.

Étape 1 : Diagnostic terrain et consultation des équipes

La première étape opérationnelle d'un projet SIRH consiste à échanger directement avec vos collaborateurs pour bien comprendre les méthodes actuellement en place au sein de l'entreprise. Cette phase préliminaire vise à établir un dialogue ouvert et inclusif, favorisant une compréhension complète des pratiques existantes, de leurs avantages et de leurs inconvénients.

Si cela peut sembler long et fastidieux, prendre le temps de questionner vos collaborateurs est essentiel, car ce sont eux qui sont directement impactés par les processus en place. Les entretiens individuels, les sondages anonymes et les sessions de feedback collectif permettent de recueillir des informations précieuses sur leurs expériences quotidiennes, leurs besoins et leurs suggestions d'amélioration.

Concrètement, cette consultation peut prendre plusieurs formes :

• Entretiens qualitatifs avec les utilisateurs clés de chaque service (managers, gestionnaires paie, responsables formation)
• Questionnaires en ligne diffusés à l'ensemble des collaborateurs pour recueillir leurs attentes et pain points
• Ateliers collaboratifs réunissant différents profils pour co-construire la vision du futur SIRH
• Observation terrain des pratiques réelles pour identifier les écarts avec les processus théoriques

En comprenant les méthodes actuelles du point de vue des utilisateurs finaux, l'équipe de projet peut identifier les points forts à conserver, les faiblesses à corriger, et les opportunités d'amélioration, et ainsi créer un cahier des charges aligné sur les besoins réels de l'entreprise.

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Étape 2 : Cartographie et optimisation des processus RH

Une fois les parties prenantes identifiées et les enjeux clairement définis, la deuxième étape d'un projet SIRH consiste à identifier les processus SIRH nécessitant une optimisation. Cette phase critique permet de cartographier de manière détaillée les activités actuelles, de comprendre les interactions entre les différentes étapes, et d'identifier les opportunités d'amélioration.

Cartographie des processus SIRH et des flux d'information

La cartographie des processus SIRH est une démarche fondamentale pour visualiser l'ensemble des opérations liées à la gestion des ressources humaines. Cette représentation graphique permet d'obtenir une vision globale des flux de travail, des acteurs impliqués, et des points de convergence ou de divergence. Elle permet aussi de mettre en évidence les processus critiques, tels que le recrutement, la gestion des congés, ou encore la formation, favorisant ainsi une analyse approfondie.

Pour réaliser une cartographie efficace des processus ressources humaines, plusieurs méthodologies existent :

• La méthode BPMN (Business Process Model and Notation) : standard international de modélisation des processus, particulièrement adapté aux projets de digitalisation
• Le diagramme de flux (flowchart) : approche plus simple et visuelle, idéale pour communiquer avec des interlocuteurs non techniques
• La Value Stream Mapping : technique issue du Lean Management permettant d'identifier les activités à valeur ajoutée et les gaspillages

Cette cartographie est importante pour avoir une compréhension finale détaillée des interactions entre les différents services et acteurs, soulignant les éventuels points de friction ou de redondance. Par exemple, il n'est pas rare de constater que les informations d'un nouveau collaborateur sont saisies jusqu'à 4 ou 5 fois dans différents systèmes (recrutement, paie, badges, informatique). Cette visualisation permet de concevoir des processus optimisés où chaque donnée n'est saisie qu'une seule fois.

Identification des processus prioritaires à digitaliser

Tous les processus RH n'ont pas la même criticité ni le même potentiel de retour sur investissement. Il convient donc de les prioriser selon plusieurs critères :

• La volumétrie : un processus qui concerne tous les collaborateurs (comme la gestion des congés) aura un impact plus important qu'un processus concernant 10 personnes par an
• La complexité actuelle : les processus particulièrement lourds et sources d'erreurs constituent des cibles prioritaires
• L'impact business : certains processus ont un effet direct sur la performance (onboarding efficace, gestion des compétences)
• Les obligations légales : la conformité réglementaire (RGPD, droit du travail) peut imposer des priorités

Cette priorisation permettra de définir le périmètre d'intervention du SIRH et d'orienter les efforts d'optimisation vers les processus les plus importants, en adoptant éventuellement une approche de déploiement progressif.

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Étape 3 : Budget, ROI et validation financière du projet

La dimension budgétaire constitue un pilier fondamental de tout projet SIRH. Sans vision claire des investissements nécessaires et du retour attendu, le projet risque de rencontrer des difficultés de validation auprès de la direction générale ou de dériver en cours de route.

Estimation des coûts de déploiement d'un SIRH

Le budget d'un projet SIRH se compose de plusieurs postes qu'il convient d'identifier exhaustivement :

• Licences logicielles : coût d'acquisition ou abonnement annuel (modèle SaaS désormais majoritaire)
• Paramétrage et intégration : prestations de l'éditeur ou d'intégrateur pour adapter la solution aux spécificités de l'entreprise
• Migration des données : extraction, nettoyage et importation des données existantes dans le nouveau système
• Interfaces techniques : connexions avec les systèmes existants (ERP, logiciel de paie, Active Directory...)
• Formation des utilisateurs : sessions de formation initiale et supports pédagogiques
• Conduite du changement : communication, accompagnement, temps dédié des équipes internes
• Maintenance et support : coûts récurrents d'assistance technique et d'évolutions fonctionnelles

Les experts recommandent de prévoir une marge de contingence de 10 à 20% sur le budget initial pour faire face aux imprévus inévitables dans ce type de projet. Le coût total varie considérablement selon la taille de l'entreprise et l'étendue fonctionnelle choisie : de quelques milliers d'euros pour une TPE avec une solution simple, à plusieurs centaines de milliers d'euros pour un groupe international avec un SIRH complet.

Calcul du retour sur investissement (ROI)

Pour justifier l'investissement auprès de la direction, il est indispensable de quantifier les bénéfices attendus du SIRH. Le calcul du ROI s'appuie sur plusieurs sources de gains :

• Gains de productivité : temps économisé sur les tâches administratives pouvant être réaffecté à des missions à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, l'automatisation de la gestion des congés peut faire économiser plusieurs heures par semaine à l'équipe RH.
• Réduction des erreurs : diminution des coûts liés aux erreurs de paie, aux régularisations, aux contentieux
• Optimisation des processus : réduction des délais (recrutement plus rapide, onboarding accéléré) générant des gains business
• Meilleure gestion des ressources : optimisation de la masse salariale, réduction de l'absentéisme et du turnover grâce à une meilleure GPEC
• Conformité réglementaire : évitement des amendes et pénalités liées au non-respect du RGPD ou du droit du travail

La formule classique du ROI est : ROI = (Gains - Coûts) / Coûts × 100. Selon les études sectorielles, un projet SIRH bien mené atteint généralement son point d'équilibre entre 18 et 36 mois, avec un ROI positif de 150 à 300% sur 5 ans. 

“Faciliter la tâche côté RH est à mon sens quelque chose de vraiment essentiel, qui peut vraiment aider au développement de l’entreprise, et permettre aux gérants de se concentrer sur autre chose de moins chronophage. Le gain de temps en vaut largement le prix !” - Victor Dapremont, Directeur de l’hôtel Mademoiselle et client Combo. 

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Étape 4 : Solliciter l'expertise du DAF et du DSI

L'implication des directions financière et informatique représente un facteur clé de succès du projet SIRH. Ces deux acteurs occupent des positions stratégiques dans la réalisation d'un projet réussi, apportant des perspectives financières et technologiques indispensables.

Le rôle central du Directeur Administratif et Financier

La contribution du DAF est essentielle pour évaluer l'impact financier du projet : il s'agit de définir un budget réaliste, en prenant en compte les coûts liés à l'acquisition de nouvelles technologies, à la formation des équipes, et à la gestion du changement. Le DAF intervient également dans l'analyse des bénéfices attendus, justifiant ainsi l'investissement en termes de retour sur investissement pour l'entreprise.

Au-delà de la validation budgétaire, le DAF joue un rôle clé dans :

• L'arbitrage des priorités : en cas de ressources limitées, il aide à séquencer le projet et à définir un MVP (Minimum Viable Product)
• Le pilotage financier : suivi des dépenses réelles vs budget prévisionnel, alertes en cas de dérive
• La validation des gains : mesure effective des économies réalisées et du ROI obtenu
• L'interface avec la paie : coordination avec le prestataire de paie externe ou le service paie interne pour assurer la cohérence des données

L'expertise technique du Directeur des Systèmes d'Information

Le DSI joue quant à lui un rôle clé dans la sélection des solutions technologiques appropriées : son expertise technique permet d'évaluer la compatibilité du SIRH avec l'infrastructure informatique existante, de garantir la sécurité des données, et d'assurer la scalabilité de la solution.

La cartographie processus DSI implique notamment :

• L'architecture technique : choix entre solution cloud (SaaS) ou on-premise, évaluation des performances et de la disponibilité
• Les interfaces et connecteurs : identification des systèmes à interconnecter (ERP, Active Directory, outils de pointage, messagerie...)
• La sécurité et confidentialité : mise en place des mesures de protection des données personnelles conformément au RGPD, gestion des habilitations et accès
• La gouvernance des données : définition des référentiels, des règles de gestion et des responsabilités
• Le plan de reprise d'activité : garantie de continuité de service en cas d'incident

La collaboration étroite entre RH, DAF et DSI dès cette étape permet d'anticiper les contraintes techniques et budgétaires, évitant ainsi de sélectionner une solution inadaptée ou irréaliste.

Étape 5 : Rédaction du cahier des charges et sélection de la solution

Fort des éléments collectés lors des étapes précédentes, il est temps de formaliser précisément les besoins fonctionnels de l'entreprise. Cette phase de définition des exigences opérationnelles est essentielle pour orienter le choix des fonctionnalités nécessaires à la mise en place d'un Système d'Information de Gestion des Ressources Humaines adapté aux spécificités de l'organisation.

Formalisation des besoins fonctionnels et techniques

Cette étape implique une analyse approfondie des processus existants, basée sur les retours des collaborateurs et la cartographie des processus SIRH. Il s'agit de déterminer les fonctionnalités indispensables pour répondre aux besoins spécifiques de la gestion des ressources humaines, couvrant des domaines tels que la paie, le recrutement, la formation, la gestion des compétences, et la gestion administrative du personnel.

La collaboration étroite entre les équipes des ressources humaines, les utilisateurs finaux, et les experts techniques est primordiale lors de cette étape car ces discussions permettent de clarifier les attentes, d'identifier les priorités, et de définir les critères de succès du projet.

Un cahier des charges SIRH efficace doit structurer les besoins selon plusieurs dimensions :

• Exigences fonctionnelles : modules souhaités (Core RH, gestion des temps, recrutement, formation, entretiens...), workflows spécifiques, règles de gestion
• Exigences techniques : architecture, volumétrie, performances attendues, navigateurs supportés, accessibilité mobile
• Exigences d'intégration : liste des systèmes à connecter, formats d'échange de données, fréquence de synchronisation
• Exigences de sécurité : conformité RGPD, hébergement des données, politique de sauvegarde, authentification
• Exigences d'accompagnement : formation, documentation, support technique, maintenance évolutive

Il est recommandé de hiérarchiser ces exigences en trois catégories : critères éliminatoires (must have), critères importants (should have), et critères optionnels (nice to have). Cette priorisation facilitera l'évaluation et la comparaison des solutions.

Consultation et sélection des éditeurs SIRH

Le cahier des charges étant finalisé, vient l'étape de consultation des éditeurs et intégrateurs. Plusieurs approches sont possibles :

• Appel d'offres formel : envoi du cahier des charges à une shortlist d'éditeurs présélectionnés, avec grille d'analyse comparative
• Démonstrations et ateliers : présentation des solutions sur la base de scénarios d'usage réels de l'entreprise
• Références clients : échanges avec des entreprises de taille et secteur similaires ayant déployé la solution
• POC (Proof of Concept) : test grandeur nature sur un périmètre limité pour valider l'adéquation

Les critères de sélection doivent équilibrer plusieurs dimensions : adéquation fonctionnelle (couverture des besoins), ergonomie et expérience utilisateur, solidité de l'éditeur et de son écosystème, coût total de possession (TCO), capacité d'accompagnement. La décision finale doit impliquer l'ensemble des parties prenantes et faire l'objet d'une validation formelle de la direction.

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Étape 6 : Paramétrage, phase pilote et tests

Une fois la solution sélectionnée, débute la phase de réalisation technique. Cette étape cruciale, souvent sous-estimée, conditionne la qualité et la rapidité du déploiement final.

Configuration et paramétrage de la solution

Le paramétrage consiste à adapter le SIRH standard aux spécificités de l'entreprise : structure organisationnelle, conventions collectives, politiques RH, règles de gestion particulières. Cette phase mobilise étroitement l'éditeur (ou l'intégrateur) et les équipes internes.

Les principaux chantiers de paramétrage incluent :

• Référentiels : création de la structure de l'entreprise (entités juridiques, établissements, services), des emplois et des compétences
• Workflows : configuration des circuits de validation (congés, notes de frais, recrutements...)
• Droits et habilitations : définition des profils utilisateurs et de leurs accès respectifs
• Règles métier : paramétrage des compteurs de congés, des règles de temps de travail, des matrices de compétences
• Tableaux de bord : création des indicateurs et reportings souhaités

Déploiement pilote sur périmètre restreint

Avant un déploiement généralisé, il est vivement recommandé de mener une phase pilote sur un périmètre limité : une entité géographique, une population de collaborateurs, ou un module fonctionnel spécifique. Cette approche progressive permet de :

• Valider la configuration : vérifier que les paramétrages correspondent bien aux attentes et aux processus réels
• Identifier les bugs : détecter et corriger les anomalies avant le déploiement large
• Former des ambassadeurs : créer un groupe d'utilisateurs expérimentés qui pourront ensuite former leurs pairs
• Ajuster la conduite du changement : adapter la communication et l'accompagnement en fonction des retours terrain
• Tester la charge : valider que les performances sont au rendez-vous en conditions réelles d'utilisation

Cette phase pilote dure généralement entre 4 et 12 semaines selon la complexité du projet. Elle se conclut par une recette formelle (validation) avant de donner le feu vert au déploiement complet.

Étape 7 : Conduite du changement et formation des utilisateurs

Au-delà des aspects techniques, la dimension humaine constitue le principal facteur de succès ou d'échec d'un projet SIRH. Selon les retours d'expérience, 70% des échecs de projets SIRH sont liés à des problématiques d'adoption et de conduite du changement, non à des défaillances techniques.

Stratégie d'accompagnement et de communication

La conduite du changement doit démarrer dès les premières phases du projet, bien avant le déploiement technique. Elle vise à :

• Expliquer le "pourquoi" : communiquer sur les raisons du projet, les bénéfices attendus pour l'entreprise et pour les collaborateurs
• Rassurer sur les impacts : lever les craintes légitimes (simplification vs complexification, pérennité des emplois, confidentialité des données)
• Impliquer les utilisateurs : associer des représentants de chaque population aux ateliers de conception et de test
• Valoriser les ambassadeurs : identifier et former des relais dans chaque service qui incarneront le projet
• Maintenir l'engagement : communiquer régulièrement sur l'avancement, célébrer les étapes franchies

Le plan de communication doit être multicanal (réunions d'équipe, newsletter, intranet, vidéos...) et adapté aux différentes cibles (managers, collaborateurs, équipe RH, instances représentatives).

Plan de formation et support aux utilisateurs

Un dispositif de formation robuste est indispensable pour garantir l'adoption de l'outil. Plusieurs modalités pédagogiques peuvent être combinées :

• Sessions présentielles : formations en salle pour les utilisateurs avancés (RH, managers)
• E-learning : modules courts et interactifs accessibles à la demande
• Tutoriels vidéo : démonstrations pas-à-pas des principales fonctionnalités
• Documentation : guides utilisateurs, FAQ, fiches réflexes
• Formation "train the trainer" : formation des ambassadeurs qui formeront ensuite leurs collègues

Au-delà de la formation initiale, il est crucial de mettre en place un dispositif de support pérenne : hotline ou chatbot pour les questions courantes, référents RH identifiés dans chaque entité, communauté d'utilisateurs pour le partage de bonnes pratiques. La qualité du support pendant les premières semaines d'utilisation est déterminante pour l'acceptation de l'outil.

Étape 8 : Déploiement généralisé et mise en production

La phase pilote ayant validé le bon fonctionnement de la solution, le déploiement peut être étendu progressivement à l'ensemble de l'organisation. Cette refonte SIRH nécessite une planification minutieuse pour limiter les disruptions.

Migration des données et intégrations techniques

La migration des données existantes vers le nouveau SIRH constitue une opération délicate qui nécessite :

• L'extraction des données depuis les systèmes sources (ancien SIRH, fichiers Excel, logiciel de paie...)
• Le nettoyage et la normalisation : correction des incohérences, dédoublonnage, mise au format attendu
• Le chargement dans le nouveau système : import des données en respectant les contraintes d'intégrité
• Les contrôles de cohérence : vérifications systématiques pour garantir que toutes les données ont été correctement migrées

Cette migration s'accompagne de la mise en place des interfaces techniques avec les systèmes tiers : flux automatiques avec le logiciel de paie, synchronisation avec l'annuaire d'entreprise (Active Directory), connexion avec les outils de pointage ou de gestion des accès. Ces interfaces doivent faire l'objet de tests rigoureux avant la mise en production.

Sécurité et conformité RGPD

Le SIRH concentrant l'ensemble des données personnelles des collaborateurs, la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une obligation légale incontournable. Les principales exigences incluent :

• La licéité du traitement : documenter la base légale de chaque traitement de données (contrat de travail, obligation légale, intérêt légitime...)
• La minimisation des données : ne collecter que les données strictement nécessaires aux finalités RH
• L'information des personnes : communiquer aux collaborateurs sur les traitements effectués, leurs droits, les durées de conservation
• La sécurité des données : mise en place de mesures techniques et organisationnelles (chiffrement, sauvegardes, habilitations, traçabilité)
• Les droits des personnes : permettre l'exercice effectif des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité
• Le registre des traitements : documenter l'ensemble des traitements RH dans le registre obligatoire

La CNIL recommande de réaliser une analyse d'impact (DPIA - Data Protection Impact Assessment) pour les traitements RH à risque, notamment ceux impliquant du scoring, du profilage ou des données sensibles.

Étape 9 : Pilotage, mesure des résultats et amélioration continue

La rédaction d'une note de cadrage représente une étape essentielle d'un projet SIRH. Cette étape marque la formalisation des différentes dimensions du projet, consolidant les éléments clés tels que les objectifs, le périmètre, le budget, les échéances, et les modalités de suivi.

Le but de cette note de cadrage est de définir clairement les objectifs du projet SIRH : ils doivent être alignés sur les besoins fonctionnels formulés précédemment, en tenant compte des attentes des utilisateurs finaux. Ils peuvent inclure l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, la réduction des coûts, l'optimisation des processus, et l'amélioration de la qualité des services RH.

Définition des indicateurs de performance (KPI)

Pour évaluer le succès du projet SIRH, il est indispensable de définir des indicateurs de performance mesurables, portant sur plusieurs dimensions :

• Adoption de l'outil : taux de connexion, taux d'utilisation des modules, nombre de demandes de support
• Efficacité opérationnelle : temps moyen de traitement des demandes, réduction des tâches manuelles, délais de recrutement
• Qualité des données : taux de complétude des dossiers, nombre d'anomalies détectées
• Satisfaction utilisateurs : résultats d'enquêtes de satisfaction, NPS (Net Promoter Score)
• ROI financier : économies réalisées, gains de productivité quantifiés
• Conformité : respect des délais légaux, niveau de sécurité, incidents de données

Ces indicateurs doivent être suivis régulièrement (mensuellement ou trimestriellement) via des tableaux de bord dédiés, permettant de détecter rapidement les écarts et d'engager les actions correctives nécessaires.

Gouvernance et amélioration continue

En parallèle, délimiter le périmètre du projet est fondamental : il s'agit ici de définir les modules spécifiques du SIRH qui seront déployés, les processus qui seront impactés, ainsi que les départements ou services concernés. Cette démarche permet d'éviter les dérives et assure une mise en œuvre maîtrisée.

Le volet financier est également central dans la note de cadrage car un budget réaliste, intégrant les coûts liés à l'acquisition de logiciels, la formation, le support technique, et la gestion du changement, est établi. Ce budget constitue un guide pour les décisions ultérieures et assure la transparence vis-à-vis des parties prenantes.

Enfin, la note de cadrage fixe des échéances claires pour chaque phase du projet, déterminant ainsi un planning réaliste. Ces échéances favorisent le suivi du projet, permettent d'anticiper les potentielles dérives, et garantissent une livraison dans les délais prévus.

Au-delà de la mise en production, il convient d'instaurer une gouvernance pérenne du SIRH, avec :

• Un comité de pilotage : réunion trimestrielle associant Direction RH, DAF, DSI pour arbitrer les priorités d'évolution
• Un référent fonctionnel : interlocuteur privilégié entre les utilisateurs et l'éditeur, chargé de qualifier les demandes
• Un processus de gestion des évolutions : recueil, priorisation et planification des demandes d'amélioration
• Une veille réglementaire : anticipation des changements légaux nécessitant des adaptations du SIRH
• Des campagnes de formation continue : notamment lors de l'arrivée de nouveaux collaborateurs ou du déploiement de nouveaux modules

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