Pointeuse horaire : ce que vous devez savoir

Si la pointeuse horaire ou badgeuse professionnelle existe depuis la révolution industrielle – à l'époque, le système pointage était mécanique, et l'on insérait une fiche cartonnée dans un horodateur -, comment a-t-il évolué ? Quelle est la différence entre une badgeuse et une pointeuse digitale ? Quel regard la loi porte-t-elle sur l'emploi d'un système de pointage ? Comment l'implémenter sans braquer ses salariés ? Autant de questions que vous vous posez peut-être, et auxquelles nous allons apporter des réponses.

Qu'est-ce qu'une pointeuse horaire ? Définition et fonctionnement

Une pointeuse horaire est un dispositif permettant d'enregistrer automatiquement les heures d'arrivée, de départ et les pauses des salariés. Également appelée badgeuse horaire ou système de pointage horaire, elle assure un décompte précis du temps de travail effectif de chaque employé.

Différence entre pointeuse, badgeuse et système de pointage horaire

Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais présentent quelques nuances :

• Pointeuse horaire : terme générique désignant tout système d'enregistrement des horaires de travail
• Badgeuse horaire : pointeuse fonctionnant spécifiquement avec un badge RFID ou magnétique
• Système de pointage horaire : ensemble complet incluant le dispositif de capture (badge, application mobile, tablette) et le logiciel de gestion des temps

Comment fonctionne une pointeuse horaire moderne ?

Une pointeuse horaire professionnelle capture les données de présence via différentes technologies (badge RFID, reconnaissance biométrique, application mobile, tablette tactile). Ces informations sont ensuite transmises à un logiciel de gestion du temps qui calcule automatiquement les heures travaillées, les heures supplémentaires, les pauses et génère les données nécessaires à la paie.

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Pointeuse horaire : obligations légales et inspection du travail

Est-il obligatoire d'avoir une pointeuse horaire au travail ?

En France, l'article L3171-2 du Code du travail oblige un employeur à décompter le temps de travail de chacun de ses salariés, afin de s'assurer qu'il travaille selon les dispositions de son contrat de travail et de la convention collective applicable à son secteur d'activités.

Ce temps décompté doit pouvoir être justifié par l'entreprise, par exemple via une pointeuse horaire, qui est un système de badgeuse horaire ou numérique. Cette obligation a été renforcée par l'arrêt de la Cour de Justice de l'Union Européenne du 14 mai 2019 qui impose aux États membres de garantir que les employeurs mettent en place un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer la durée du temps de travail journalier effectué par chaque travailleur.

C'est à l'employeur de définir les modalités de ce pointage. Un employé ne peut refuser le calcul du temps travaillé.

Quels salariés sont concernés par le pointage horaire ?

Tous les salariés de tous les secteurs d'activité et tous types de contrats sont concernés : temps plein, temps partiel, CDI ou CDD. Pour les cadres en forfait jours, on décompte les jours travaillés et non les heures.

Seuls les secteurs de l'agriculture et des transports sont soumis à des règles qui leur sont propres, en raison de spécificités liées aux cycles saisonniers et aux temps de conduite.

🧐 Bon à savoir : Pour les cadres en forfait jours, on décompte les jours travaillés et non les heures. 👉 Seuls les secteurs de l'agriculture et des transports sont soumis à des règles qui leur sont propres.

Pointeuse et inspection du travail : ce qu'il faut savoir

Pour l'Inspection du travail, le pointage des employés doit s'effectuer à l'aide d'un système de pointage fiable et infalsifiable, et surtout, adapté. Il faut que la consultation soit facile, tant par les inspecteurs du travail que par les délégués du personnel et les employés eux-mêmes.

Lors d'un contrôle, l'inspecteur du travail est en droit d'exiger la présentation des documents de suivi du temps de travail. Utiliser une badgeuse professionnelle pour simplifier la tâche de vos managers et de vos ressources humaines vous permet de répondre rapidement à ces demandes. Vous améliorez ainsi la productivité tout en restant conforme aux exigences légales.

Les données doivent être conservées pendant des durées spécifiques : selon la CNIL, les données d'accès peuvent être conservées 3 mois maximum, tandis que les données relatives au temps de travail doivent être conservées 5 ans pour justifier du respect des obligations légales.

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Comment gérer les données collectées, vis-à-vis de la CNIL et du RGPD ?

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, le fichier des collaborateurs n’a plus à être déclaré à la CNIL. En revanche, les données collectées par les pointeuses / badgeuses connectées à un logiciel de gestion de temps doivent être consignées dans un Registre des activités de traitement.

Ces éléments seront conservés par votre système de pointage pour une durée n’excédant jamais celle nécessaire à la finalité du traitement (ainsi, le total des heures travaillées peut être conservé jusqu’à un an), et la CNIL interdit l’usage de données biométriques.

🧐 Bon à savoir : les données biométriques sont des informations personnelles en relation avec les données physiques d’un individu. Ainsi, un système de badgeuse n’a pas le droit de les collecter du fait du risque d’identification unique de chaque salarié, ce qui est totalement interdit par la CNIL.

Quand doit-on faire ce pointage ?

Pour le contrôle du temps de travail en entreprise, trois pointages sont prévus : quotidien, hebdomadaire et mensuel.

Chaque jour

Il faut relever et enregistrer les heures de début et de fin de chaque période de travail ou le nombre d'heures réellement accomplies au cours de la journée (sic le Code du travail). Il est également obligatoire de mentionner la durée des coupures et des pauses ! Une badgeuse horaire, ou pointeuse horaire, associée à un logiciel de gestion des plannings salariés sur ordinateur, peut vous permettre de réaliser facilement ce travail.

Chaque semaine

L'entreprise doit établir, chaque semaine, un récapitulatif du nombre d'heures de travail effectuées par chaque salarié au cours de la période hebdomadaire écoulée.

Et aussi chaque mois

Le système de pointeuse horaire doit établir mensuellement et pour chaque salarié, un document annexé au bulletin de salaire.

Ce document de contrôle des heures de travail doit mentionner :

• Le cumul des heures supplémentaires effectuées depuis le 1er janvier de l'année en cours ;
• Le nombre d'heures de repos compensateur de remplacement acquis ;
• Le nombre d'heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois ;
• Le nombre de JRTT (Jours de Réduction du Temps de Travail) pris au cours du mois ;
• Le nombre d'heures de COR (Contrepartie Obligatoire en Repos) : le temps de repos octroyé à un salarié ayant dépassé le contingent d'heures supplémentaires accordées par la convention collective.

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Top 10 des meilleures pointeuses horaires en 2025

Le marché des systèmes de pointage horaire s'est considérablement diversifié ces dernières années. Voici une sélection des solutions les plus performantes pour 2025, adaptées à différents besoins et tailles d'entreprise.

Pointeuses horaires pour PME

Combo : Solution tout-en-un particulièrement adaptée aux secteurs de l'hôtellerie-restauration et du commerce. Pointeuse digitale sur tablette avec signature électronique, photo horodatée et synchronisation automatique avec les plannings et la paie. Idéale pour les entreprises de 10 à 500 salariés recherchant une solution simple et efficace.

“La pointeuse Combo m’a permis de retrouver un lien de réel confiance avec mes salariés. Grâce au ratio de masse salariale, je peux également voir combien me coûte précisément chaque salarié“ Laurent, DRH chez Enjoy Tacos

Factorial : Logiciel RH intégrant une fonction de pointage. Interface intuitive et application mobile permettant le pointage à distance. 

Timy : Solution de gestion du temps, reconnue pour sa flexibilité et sa capacité à s'adapter aux spécificités de chaque entreprise. Propose des fonctionnalités avancées de gestion des plannings et d'analyse des données.

Connecteam : Offre un plan gratuit jusqu'à 10 utilisateurs. Application mobile complète permettant non seulement le pointage mais aussi la communication interne et la gestion documentaire.

Solutions de pointage pour grandes entreprises

Kelio Visio : Terminal interactif haute performance destiné aux moyennes et grandes structures. Avec plus de 35 ans d'expertise dans la gestion des temps, Kelio propose des solutions robustes adaptées aux environnements industriels et multi-sites.

Horoquartz : Spécialiste des badgeuses industrielles et terminaux interactifs pour les grands groupes. Solutions hautement personnalisables avec intégration poussée aux SIRH existants.

Pointeuses horaires simples pour TPE

Hit-Clock : Système de pointage par scan de QR code, particulièrement adapté aux ouvriers et aux environnements de chantier. Solution mobile ne nécessitant aucune installation matérielle complexe.

Agendrix : Application mobile intuitive permettant un pointage simple depuis smartphone. Idéale pour les très petites entreprises et les commerces de proximité recherchant une solution économique et facile à déployer.

Traxxeo : Pointeuse RFID spécialement conçue pour les chantiers et environnements BTP. Robuste et résistante aux conditions difficiles, elle permet un suivi précis des équipes mobiles.

Types de pointeuses : badgeuse, digitale, biométrique, mobile

Quelle pointeuse horaire choisir pour gérer le personnel en entreprise ? Badgeuse pour temps de travail, système de pointage digital… Quels sont les avantages et inconvénients de chacune ? Voici les différences.

La pointeuse à badge, ou badgeuse horaire classique

Une badgeuse professionnelle, c'est un appareil doté d'un écran 2,4 pouces minimum et d'un lecteur de badge RFID, souvent au format porte-clés ou carte. La badgeuse enregistre les heures d'entrée et de sortie d'un employé, ses retards / absences, directement dans un logiciel de gestion du temps et de planning.

Avantages :

• L'enregistrement, le stockage et le traitement des données sont numérisés.
• Solution éprouvée et fiable, familière pour la plupart des salariés
• Coûts maîtrisés pour les installations standards

Inconvénients :

• Il faut acheter un appareil dédié et prévoir des badges de remplacement (les badges se perdent facilement) ;
• Le badge peut être passé par quelqu'un d'autre – il faut donc instaurer un minimum de surveillance ;
• Certains salariés pouvant oublier de le passer, il faut donc assurer une saisie des données d'entrée et de sortie pour ne pas perdre d'informations.

La pointeuse horaire digitale et applications mobiles

À l'instar de la badgeuse, la pointeuse digitale ou numérique permet une gestion informatisée des données d'entrée et de sortie de votre personnel, et de son temps de présence, mais sa signature numérique rend le pointage plus sûr, plus intuitif et plus rapide.

Ce système de pointage peut se mettre en œuvre sur n'importe quelle tablette tactile, en y téléchargeant la pointeuse digitale de Combo, directement connecté à votre compte.

Lorsqu'il pointe et dépointe, l'employé est invité à cliquer sur son nom à l'écran et à signer avec son doigt. Si l'option a été activée, une photo peut même être prise et renforcer ainsi la sécurité – aucun doute possible sur l'identité de la personne qui a pointé.

Toutes les informations relatives au temps de travail sont traitées automatiquement par l'application Combo : vous êtes avertis en cas de retard, d'absence, ou dépassement d'heures.

"Au quotidien, la pointeuse me sert énormément. Je ne peux pas être tous les jours sur site donc du coup je peux voir, grâce à mon ordinateur, si c'est la bonne personne qui a pointé, son heure d'arrivée, son heure de départ, et surtout si elle fait des heures supplémentaires pour avoir des fiches de paie correctes. La pointeuse est vraiment passée comme une lettre à la poste chez nous. Je l'ai montrée une fois, et après les employés ont pris le coup et ça marche très bien" — Kévin, responsable de 3 restaurants Côté Sushi

Avantages :

• L'enregistrement, le stockage et le traitement des données sont automatisés ;
• L'information remonte directement dans votre planning en ligne et votre paie ;
• Vous êtes directement informé en cas de retard ou absence ;
• Pas de machine au prix élevé à installer, une tablette suffit ;
• Possibilité de pointage à distance pour les équipes en télétravail ou en déplacement ;
• Mises à jour automatiques et évolutions fonctionnelles régulières.

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La pointeuse biométrique : réglementation et limites en France

Ultime innovation technologique, la pointeuse biométrique permet, comme son nom l'indique, de conditionner les entrées et sorties du personnel, soit l'accès à un lieu, à l'identification de données physiologiques numérisées au préalable : empreinte digitale, visage, contour de main ou l'iris.

Réglementation stricte en France :

Selon la CNIL, l'utilisation des informations biométriques enregistrées pour calculer la durée du travail est actuellement impossible dans le cadre du RGPD. Les données biométriques sont considérées comme des données sensibles nécessitant une protection renforcée.

L'installation d'une pointeuse biométrique doit permettre uniquement de contrôler l'accès aux locaux faisant l'objet d'une restriction de circulation (zones sensibles, salles informatiques, laboratoires) et/ou aux appareils informatiques identifiés par l'entreprise. On ne parle plus de décompte du temps de travail dans ce contexte.

Inconvénients :

• Cadre légal très restrictif en France limitant les usages possibles
• Nécessité d'obtenir une autorisation CNIL dans certains cas
• Risques de contentieux juridiques en cas de non-respect du RGPD
• Acceptabilité sociale parfois difficile auprès des salariés
• Coûts d'installation et de maintenance élevés

Système de pointage nomade pour personnel mobile

Pour les équipes terrain, commerciaux itinérants, personnel de chantier ou intervenants à domicile, les systèmes de pointage mobile représentent une solution particulièrement adaptée. Ces applications permettent le pointage depuis un smartphone, avec géolocalisation optionnelle pour vérifier la présence effective sur le lieu de mission.

Avantages pour le personnel mobile :

• Pointage possible depuis n'importe quel lieu d'intervention
• Traçabilité géographique des interventions
• Pas de matériel supplémentaire à déployer
• Synchronisation en temps réel avec le système central
• Idéal pour les secteurs du BTP, du SAV, de l'aide à domicile

Comment fonctionne une pointeuse badgeuse horaire ?

L'option "historique" pour l'employeur et les ressources humaines, c'est de tenir des relevés individuels d'horaires sur papier (feuille de pointage ou feuille de présence), optionnellement à faire signer aux salariés chaque semaine, et à annexer à leur feuille de salaire pour information (la loi n'impose pas ces feuilles de présence, mais le fait de les signer atteste que l'obligation de décompte du temps de travail a bien été respectée). Le hic, c'est que l'option papier est répétitive et chronophage.

"Avant Combo le quotidien était beaucoup plus lourd, je passais beaucoup de temps sur Excel pour faire les plannings, je devais courir après les fiches d'émargement et gérer les absences et retards…" — Rémi V. Directeur - Columbus Café

La 2e option : la pointeuse horaire mécanique, le fameux horodateur dans lequel les employés insèrent leur fiche cartonnée quand ils arrivent dans l'entreprise et la quittent. De même, ce système n'est pas automatisé, il faut donc traiter chaque fiche individuellement, à la main. C'est tout aussi chronophage et inefficace que les relevés papier cités juste avant ! Et dans les deux cas, il faut aller récupérer les fiches de présence sur place, s'assurer que le décompte a bien été réalisé…

La 3e option, la plus moderne : la pointeuse horaire digitale pour limiter les erreurs et vous faire gagner en efficacité. Une solution moderne traite automatiquement les données de pointage, les compare aux plannings prévus, calcule les écarts, les heures supplémentaires et génère directement les éléments variables de paie. L'automatisation complète permet d'économiser en moyenne une journée de travail par mois pour les équipes RH.

La pointeuse Combo, elle met tout le monde d'accord

Facile à mettre en place, fiable, notre pointeuse digitale est un véritable juge de paix. Pourquoi choisir notre pointeuse ?

• Elle s'adapte vraiment à votre business et vos règles de gestion. Signature électronique et/ou prise de photo aléatoire, vous avez la possibilité d'enregistrer facilement les arrivées, départs, pauses déjeuner... Vos employés peuvent même vous laisser un commentaire pour plus de précision.
• Rien ne vous échappe. Toutes les anomalies sont affichées et triées par ordre d'importance, sur un ou sur plusieurs établissements (avec un audit de validation par établissement). Cerise sur le gâteau : votre pointeuse RH est directement connectée à vos plannings et aux éléments variables de paie. La boucle est bouclée.
• Un salarié est absent de son poste : la badgeuse professionnelle Combo remonte l’information de vérification.‍
• Pas de quiproquo. On le sait, les pointeuses peuvent être source de conflit mais grâce à Combo, vous pouvez rassurer vos équipes en leur promettant un suivi des heures fiable, transparent direct, pour eux aussi ! Plus de doute sur les heures supplémentaires.

Vous voulez optimiser la gestion de vos équipes et mettre en place une pointeuse horaire 100 % digitale ? Contactez nos experts Combo et profitez d’une démonstration qui ne vous engage à rien. Vous êtes curieux ? Créez votre compte d’essai gratuit en quelques clics et testez notre solution de badgeuse professionnelle et système de pointage Combo !

Comment choisir sa pointeuse horaire ? Critères essentiels

Maintenant que vous connaissez les différentes pointeuses-badgeuses à votre disposition pour la gestion de vos salariés, voici les critères déterminants pour faire le bon choix.

Critères techniques (effectifs, sites, mobilité)

Taille de l'entreprise :

• TPE (moins de 10 salariés) : privilégiez une solution simple et économique comme une application mobile ou une pointeuse digitale sur tablette. Les solutions gratuites ou à moins de 50€/mois sont généralement suffisantes.
• PME (10 à 100 salariés) : optez pour une solution modulaire offrant un bon équilibre entre simplicité et fonctionnalités avancées (gestion des plannings, calcul automatique des heures supplémentaires, export paie).
• Grandes entreprises (plus de 100 salariés) : choisissez une solution robuste avec intégration SIRH, gestion multi-sites, reporting avancé et API pour interconnexion avec vos systèmes existants.

Configuration géographique :

• Site unique : une pointeuse physique (badge ou tablette fixe) peut suffire
• Multi-sites : privilégiez une solution cloud avec synchronisation centralisée des données
• Personnel mobile : une application smartphone avec géolocalisation est indispensable
• Télétravail/hybride : assurez-vous que la solution permet le pointage à distance

Secteur d'activité spécifique :

• Restauration/Hôtellerie : pointeuse simple sur tablette, résistante aux éclaboussures, intégration aux plannings variables
• Commerce/Retail : système multi-boutiques avec gestion des remplacements et horaires décalés
• BTP/Chantiers : pointeuse robuste RFID ou application mobile avec géolocalisation et mode hors-ligne
• Industrie : terminaux durcis avec intégration aux systèmes de production et respect des normes ATEX si nécessaire
• Santé/Services à la personne : suivi précis des astreintes, gardes et temps de repos obligatoires

"Au début, je gérais mes plannings avec Excel. Depuis j'ai découvert Combo, la solution m'est devenue indispensable" — Qian Chen, gérant SARL Shanghai

Intégration avec la paie et les plannings

Un critère déterminant souvent sous-estimé : la capacité de votre système de pointage horaire à communiquer avec vos autres outils RH.

Points de vigilance :

• Export automatique vers la paie : vérifiez que les données sont exportables au format compatible avec votre logiciel de paie (CSV, Excel, ou mieux : connecteur API direct)
• Synchronisation bidirectionnelle avec les plannings : les heures pointées doivent être automatiquement comparées aux plannings prévisionnels pour détecter les écarts
• Calcul automatique des éléments variables : heures supplémentaires, majorations nuit/dimanche/jours fériés, primes de présence
• Gestion des absences : intégration avec le module de gestion des congés et absences pour un suivi global

Avec le logiciel de gestion Combo, les services des ressources humaines gagnent une journée de travail par mois sur l'élaboration des plannings de travail et des plannings de congés. Utilisez notre logiciel GTA (comparé à la gestion de planning et au calcul des heures de travail sur Excel) : la préparation de la paie ne prend plus que quelques heures, et non plusieurs jours.

Comment l'enseigne Côté Sushi utilise la pointeuse Combo au quotidien ?

Pointeuse horaire personnel vs entreprise : différences

Il existe une distinction importante entre les solutions destinées aux travailleurs indépendants et celles conçues pour les entreprises avec salariés.

Pointeuse horaire personnel (auto-entrepreneurs, freelances) :

• Fonctionnalités simplifiées d'auto-suivi du temps
• Facturation au temps passé par projet/client
• Pas d'obligations légales de conservation des données
• Solutions souvent gratuites ou à très faible coût (moins de 10€/mois)
• Exemples : Toggl, Clockify, Harvest

Pointeuse horaire entreprise (employeurs) :

• Conformité stricte au Code du travail et RGPD obligatoire
• Gestion collective de multiples utilisateurs avec droits différenciés
• Intégration paie et génération des documents légaux obligatoires
• Conservation sécurisée des données sur 5 ans minimum
• Traçabilité complète pour inspection du travail
• Coûts plus élevés mais ROI rapide grâce aux gains de productivité

Mise en place d'une pointeuse : étapes et bonnes pratiques

Vous désirez installer votre système de pointage pour faciliter la vie de vos RH et éviter les erreurs ? Suivez les absences, les congés et les heures de travail avec un logiciel de gestion RH. On vous livre quelques conseils pour une mise en place au top dans les entreprises !

Communication et acceptation par les équipes

Avant toute chose, il faut avertir les représentants du personnel et/ou le CSE, puis vos employés de l'installation prochaine d'une pointeuse horaire ou d'une badgeuse horaire. S'ils ne peuvent s'y opposer, il est obligatoire de leur donner la date d'installation, en précisant qui sera responsable du pointage. Prévenez-les une dizaine de jours à l'avance en effectuant une communication générale (l'affichage d'une note de service suffit). C'est un délai raisonnable.

Il n'est pas utile de modifier leur contrat de travail ou de recueillir leur consentement.

Motivez votre décision, afin qu'ils comprennent les avantages du système de badgeuse professionnelle et adhèrent plus naturellement à la solution :

• Le but n'est pas de surveiller, mais d'avoir un suivi immédiat et d'éviter les erreurs humaines lors de la transmission des heures travaillées ;
• Un décompte précis de leur temps de travail (avec droit de regard sur les enregistrements) permet de bien payer leurs heures supplémentaires s'ils en font ;
• Une badgeuse professionnelle permet également aux salariés de connaître en temps réel le nombre d'heures effectuées afin de mieux suivre leur temps de travail ;
• Il n'y a pas de secret sur les finalités du traitement de leurs données (ils sont assurés d'une minimisation de la collecte), qui ne sont conservées que le temps nécessaire aux dites finalités ;
• La transparence totale des données pointées renforce l'équité entre tous les collaborateurs.

👉 Vous êtes ainsi en parfaite conformité avec le RGPD.

Installation et paramétrage

Choisir l'emplacement optimal :

C'est à vous, l'employeur, de décider de l'emplacement de votre système de pointage. Installez la pointeuse horaire dans un endroit facile d'accès et visible de tous.

En hôtellerie/restauration par exemple, la tablette employée peut être celle qui est déjà utilisée pour la vérification des normes d'hygiène, ou pour la musique en salle.

Il n'est pas conseillé de se servir de la tablette caisse, pour ne pas perturber le service.