Pourquoi et comment optimiser la gestion des stocks en hôtellerie ?

De nombreux professionnels négligent encore trop souvent le suivi et le contrôle des stocks de leur hôtel. Ces démarches sont pourtant indispensables pour améliorer la rentabilité de son établissement et assurer son bon fonctionnement. Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place dans le secteur hôtelier ? Comment simplifier et optimiser la gestion des stocks en hôtellerie ? Trouvez ici toutes les réponses à vos questions et utilisez le logiciel Combo pour réaliser efficacement vos différentes opérations de gestion : suivi des stocks en temps réel, gestion du planning de l’hôtel, suivi des horaires…

Gestion des stocks en hôtellerie : de quoi s’agit-il ?

Dans le secteur hôtelier, la gestion des stocks est la pratique qui consiste à : 

• Suivre et contrôler en valeur et en quantité les stocks disponibles dans l’hôtel (articles de chambre, fournitures, produits boutiques…)
• Déterminer les produits manquants à commander aux fournisseurs 

Pour cela, il convient notamment de réaliser des inventaires, d’enregistrer l’ensemble des entrées et des sorties du stock et de contrôler avec rigueur la chaîne d’approvisionnement. 

😁 Bon à savoir : en France, toutes les entreprises commerciales ont l’obligation de « contrôler par inventaire, au moins une fois tous les 12 mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine ». Elles sont également tenues « de procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant leur patrimoine » (Article L. 123-12 du Code du travail). 

Pourquoi optimiser la gestion des stocks de son hôtel ?

Optimiser la gestion de ses stocks n’est pas toujours une priorité pour les professionnels de l’hôtellerie. L’opération présente pourtant de nombreux avantages : avec une bonne gestion de vos stocks, vous allez pouvoir améliorer vos résultats financiers, mais aussi développer votre activité dans de meilleures conditions. 

La gestion des stocks pour éviter les pertes et le sur-stockage

En suivant efficacement vos stocks, vous allez pouvoir définir le stock de roulement (SR) dont vous avez besoin entre deux livraisons, le stock de sécurité (SS), le stock d’alerte (SA) et le stock maximum de l’hôtel. Grâce à ces données, vous pouvez adapter vos commandes en fonction des stocks disponibles, ce qui vous permet de réduire le gaspillage et d’éviter le sur-stockage. 

Gérer les stocks pour améliorer la rentabilité de son hôtel

En limitant les pertes, la gestion des stocks vous permet d’accroître le chiffre d’affaires de l’établissement. Par ailleurs, le calcul régulier de la rotation du stock va avoir un impact significatif sur l’optimisation de vos coûts et marges. Des conséquences qui contribueront à améliorer la rentabilité de l’hôtel – retrouvez à cette occasion notre guide complet sur la rentabilité en hôtellerie. 

Un contrôle régulier des stocks pour augmenter la satisfaction client  

Une bonne gestion des stocks joue également un rôle important sur la satisfaction de votre clientèle. En évitant les problèmes de rupture de stock, vous pouvez proposer une expérience client  de qualité, et répondre précisément aux attentes des personnes hébergées dans l’établissement. De quoi pouvoir là encore booster la rentabilité de votre entreprise. 

Une gestion des stocks efficace pour gagner du temps au quotidien 

Rationaliser les processus de gestion du stock est également le moyen idéal pour faire gagner du temps à vos équipes. Grâce au suivi régulier de vos fournitures et marchandises, votre personnel aura à sa disposition tous les produits et le matériel dont il a besoin. Un gain de temps qui va aussi vous donner l’opportunité de libérer des ressources pour d’autres démarches. 

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Comment peut-on optimiser la gestion des stocks en hôtellerie ?

En hôtellerie, la gestion des stocks implique de prendre en charge diverses opérations. Parmi elles, on retrouve notamment la réalisation des inventaires. 

Faire des inventaires

La réalisation d’inventaires est une démarche incontournable lorsque vous souhaitez gérer efficacement les stocks de votre hôtel. Le Code du travail vous impose au moins un inventaire par an, mais vous êtes libre de choisir la méthode la plus adaptée à votre activité (votre choix doit avant tout dépendre de la taille de votre structure et de sa manière de fonctionner). Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour les inventaires.

Opter pour un inventaire tournant 

L’opération consiste à dénombrer physiquement les produits en stock avec un système de rotation effectué tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans. Cela vous permet d’anticiper les ruptures de stock et donc d’optimiser les coûts. 

Faire un inventaire permanent 

Si vous optez pour cette formule, vous devez compter chaque élément du stock au moment de son acquisition (ou de sa production). En utilisant un logiciel de gestion hôtellerie, vous pouvez automatiser toutes les opérations de comptage et mettre à jour vos stocks en temps réel. Intégré à votre caisse enregistreuse, le logiciel Combo vous fournira également tous les KPI à suivre en hôtellerie pour analyser votre activité – découvrez sur notre blog tout ce qu’il faut savoir sur la digitalisation dans le secteur de l’hôtellerie. 

Privilégier l’inventaire annuel de fin d’exercice

Les établissements hôteliers de petite taille ou ayant peu de stock font souvent le choix de procéder à un inventaire annuel en fin d’exercice comptable. Pour cela, il convient de compter physiquement tous les produits que compte le stock et de les confronter au bilan comptable. Attention : lors du comptage, vous devez cesser tout mouvement de stock. 

Choisir l’inventaire intermittent 

Les TPE optent généralement pour la formule de l’inventaire intermittent. Le principe est simple : chaque achat est recensé comme une charge comptable que l’on va passer en compte stock à la fin de l’exercice. 

Définir les stocks

Pour optimiser les commandes et faciliter la gestion des stocks de votre hôtel, vous devez déterminer précisément vos niveaux de stock. Pour cela, il convient de définir différents types de stocks : stock de roulement, stock de sécurité, stock maximum, stock d’alerte. Vous serez ainsi en mesure de suivre et contrôler parfaitement les produits, marchandises, fournitures et matières premières de l’établissement. 

🤓 Bon à savoir : en hôtellerie, l’objectif est de parvenir à obtenir un stock ni trop élevé, ni trop bas. 

Organiser le stock

Il est bien sûr indispensable d’organiser correctement votre stock. Pour cela, vous devez établir des fiches de stock (votre logiciel de gestion simplifie fortement les opérations). Les fiches de stock vous permettent de connaître en temps réel l’état et la valeur du stock, mais aussi d’enregistrer les entrées et les sorties de marchandises.

Deux méthodes peuvent être privilégiées pour organiser vos stocks :

• la méthode FIFO (First In, First Out, ou premier arrivé, premier sorti)
• la méthode du coût moyen pondéré (la plus courante dans l’hôtellerie), qui consiste à calculer le coût moyen des articles en stock (à recalculer après chaque livraison). 

L’organisation des stocks de l’hôtel passe également par l’utilisation de bons de réquisition : chaque produit qui sort de l’économat fait l’objet d’un bon. Ces bons sont archivés et peuvent être consultés en cas d’erreur (ou de litige) lors de l’inventaire. Bien sûr, vous devez aussi aménager un local dédié au stockage, et ranger soigneusement chaque article – il est recommandé de ranger les stocks par catégorie.

🙂 Bon à savoir : pour suivre efficacement les mouvements du stock et enregistrer les entrées/sorties de chaque produit, vous pouvez utiliser des codes barres, des étiquettes et des technologies de suivi automatique.

Choisir des fournisseurs fiables

Le choix des fournisseurs peut également avoir un impact sur la bonne gestion des stocks en hôtellerie. En travaillant avec des fournisseurs fiables et performants, vous pourrez mieux évaluer le niveau des stocks et les délais de livraison. Des conditions indispensables pour éviter les retards et avoir constamment du stock à disposition. Vous avez besoin d’aide dans cette démarche ? Le blog Combo vous explique comment choisir et gérer vos fournisseurs en hôtellerie. 

Passer les commandes et réceptionner les marchandises

Gérer les stocks de son hôtel ne passe pas uniquement par la réalisation d’inventaires ou par une bonne organisation du stockage. Pour optimiser les opérations, vous devez aussi effectuer l’ensemble de vos commandes avec un bon de commande numéroté (de manière manuelle ou via votre logiciel de gestion). Ces bons de commande vont également permettre à l’économe de réceptionner les produits. Lors de la réception, il est impératif de vérifier sur le bon de livraison (et le bon de commande) que la quantité et la qualité des articles reçus soient conformes. 

Former vos équipes à la gestion des stocks

Il est également important de former et sensibiliser le personnel de votre hôtel à la gestion des stocks. Pour que le contrôle et le suivi des stocks soient véritablement efficaces, les opérations doivent pouvoir être prises en charge par plusieurs salariés de l’établissement – tout dépend bien sûr de la taille de votre entreprise. Dans tous les cas, il est indispensable de communiquer à vos équipes les informations relatives au niveau des stocks et à la chaîne d’approvisionnement afin de faciliter leur travail au quotidien et d’optimiser les opérations.   

Profitez des fonctionnalités du logiciel Combo pour optimiser la gestion de vos stocks dans le secteur de l’hôtellerie et retrouvez en ligne plusieurs conseils pour gérer efficacement votre établissement, dont un guide complet sur la comptabilité en hôtellerie.

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