[Presupuesto de un restaurante] Cómo hacer la previsión de gastos e ingresos de tu establecimiento

Si estás leyendo este post es muy probable que te encuentres en una de estas dos situaciones:

1. Vas a montar un restaurante nuevo.
2. Ya tienes un establecimiento en marcha y quieres hacer el presupuesto para el próximo año.

Ambos contextos son muy diferentes, pero tienen una cosa en común:

Contar con un presupuesto financiero es fundamental para tomar decisiones estratégicas bien fundamentadas (decisiones que te permitan mantener en funcionamiento tu negocio y hacerlo crecer). 

Por eso este post.

Aquí te contamos cómo plantear el presupuesto de un restaurante, tanto si vas a abrirlo desde cero como si ya lleva un tiempo en marcha.

Vamos allá.

✅ CASO 1: Presupuesto de un restaurante nuevo

Quizá estás a punto de abrir tu primer establecimiento.

O ya tienes uno montado (o varios), pero quieres abrir otro restaurante más.

Y necesitas calcular los gastos aproximados que deberás afrontar durante tu primer año (incluyendo los gastos iniciales de apertura). 

Eso te permitirá tomar diferentes decisiones estratégicas, como:

• Cuánta financiación pedir.
• Los precios de los platos de tu carta (según el margen de ganancia que esperes obtener).
• Los ingresos mínimos que deberás tener para mantenerte (durante el primer año lo más habitual es que tengas pérdidas, pero el objetivo será limitarlas todo lo posible).

Veamos qué debes tener en cuenta dentro de tu presupuesto.

👉 1. Previsión de gastos

Tus gastos variarán mucho según el tipo de restaurante que montes.

Y es que no es lo mismo dirigir:

• Un establecimiento de comida rápida (que suelen tener un gasto en materias primas más bajo, así como menos necesidad de personal).
• Una dark kitchen o restaurante sin sala (tanto el coste de local como el de recursos humanos será reducido).
• Un establecimiento de lujo (donde los costes suelen superar los de otros tipos de restaurantes, porque la prioridad es ofrecer un servicio de la máxima calidad).

Del mismo modo, el presupuesto de un restaurante pequeño y el de uno de mayor tamaño, o con una mejor ubicación, serán diferentes.

Por eso, aunque ahora vamos a explicarte los costes generales de cualquier restaurante, la idea es que adaptes esta lista a tu situación concreta.

➡️ A. Gastos iniciales

En primer lugar veamos los costes relacionados con la apertura del establecimiento.

Aquí incluimos:

• Proyecto técnico: un examen de tu local que realiza un arquitecto u otro profesional autorizado, y que garantiza que cumple con las normativas relativas a salida de humos, distribución, etc. Es uno de los documentos que deberás presentar ante el ayuntamiento de tu ciudad para que te concedan la licencia de apertura.
• Licencia de apertura: un documento obligatorio para abrir un local comercial. Su coste suele rondar los 1.500 - 2.000 €.
• Acondicionamiento del local: en caso de que sea necesario, necesitarás hacer obras en tu establecimiento. Por ejemplo, para instalar una adecuada salida de humos, sistema de ventilación, etc.
• Equipamiento: todo el mobiliario de sala, equipamiento de cocina, productos y utensilios de limpieza… en función del equipamiento inicial con el que cuente tu establecimiento, esta inversión será mayor o menor.
• Softwares y sistemas de gestión: esto dependerá de las tecnologías que vayas a utilizar. Lo mínimo será instalar un TPV, pero también podría interesarte un software de gestión de recursos humanos, un sistema de inventario digitalizado, un CRM, etc.

Con esto ya hemos repasado los principales costes iniciales de u negocio hostelero. 

Pero tu presupuesto deberá incluir partidas específicas para los gastos fijos y variables de tu establecimiento una vez arranque tu negocio.

De estos te vamos a hablar ahora, empezando por los fijos…

➡️ B. Gastos fijos

Entre los gastos fijos más comunes para un negocio hostelero tenemos:

• Alquiler: lo habitual cuando lanzas un restaurante es que alquiles un local. En el caso de que tengas uno en propiedad, cambia esta partida por la de “Hipoteca”.  
• Masa salarial: en esta partida se incluyen las nóminas de tu equipo, pero también el resto de gastos asociados a sus salarios (complementos y pluses, bonificaciones salariales, etc.). 
• Seguros y otros servicios: videovigilancia, mantenimiento periódico de equipos, etc.

En esta partida también deberías tener en cuenta la amortización de los equipos (es decir, la depreciación de tus electrodomésticos y el resto del equipamiento).

Aunque esto no será un gasto “palpable” (no tienes que pagar nada), sí deberías tenerlo en cuenta a nivel de contabilidad para conocer el valor real de tus activos.

➡️ C. Gastos variables

Habrá partidas de gasto que deberás afrontar todos los meses, pero cuya cuantía variará en función de tu actividad.

Hablamos de:

• Compra de materias primas: según si tienes mayor o menor afluencia de clientes, el volumen de materias primas a comprar será diferente. Además, algunos productos requerirán una mayor rotación (por ejemplo, los productos que sirvas frescos tendrás que comprarlos más a menudo). 
• Facturas: aunque hay una parte que es fija, según la actividad de tu establecimiento gastarás más o menos agua, luz y/o gas.
• Equipamiento: como tu equipamiento será nuevo, seguramente no tengas que comprar nada o casi nada durante el primer año. Pero sí deberías contemplar una partida de mantenimiento (porque puede haber electrodomésticos que se estropeen).
• Marketing: en esta partida se contemplan todas aquellas acciones destinadas a promocionar tu local y atraer clientes. Lo habitual es que este gasto varíe de mes a mes (en temporada alta tiene sentido hacer una inversión más elevada para atraer todos los clientes posibles, y viceversa).

Esta parte de tu presupuesto es la más difícil de planificar cuando acabas de abrir tu establecimiento. Y es que hacer una previsión de tus gastos variables es difícil si no tienes datos en los que basarte.

La idea es que hagas una previsión aproximada en función de las ventas que esperas obtener (aunque tendrás que irla adaptando).

NOTA: si quieres profundizar más, en este post tienes un caso práctico donde desarrollamos los costes aproximados de abrir un restaurante.

👉 2. Previsión de ingresos

También es interesante que realices una previsión de ventas para el primer año.

Para que este cálculo resulte más sencillo, puedes hacer una previsión de ingresos semanal y luego multiplicar esa cifra por 4 para calcular los ingresos aproximados por mes (teniendo en cuenta que habrá meses más y menos fuertes). 

De nuevo, esta previsión tendrás que irla ajustando con el tiempo.

✅ CASO 2: Presupuesto de un restaurante ya en marcha

Ahora vamos con el segundo caso: tienes ya un establecimiento funcionando y vas a elaborar tu presupuesto para el próximo año.

Aquí las partidas son más o menos las mismas, pero como vas a ver ahora hay algunos puntos que varían.

Vamos por partes.

👉 1. Previsión de gastos 

Con un establecimiento ya funcionando, el objetivo será alcanzar un equilibrio óptimo entre las diferentes partidas de gasto (y reducirlas en la medida de lo posible sin perjudicar la calidad de tu servicio).

Así, tenemos:

• Materias primas: una de las principales partidas de gasto de un negocio hostelero. Lo ideal es que no superen el 35 % de tus ventas mensuales (si estás gastando más de este porcentaje deberías revisar tus escandallos).
• Facturas: para que tu negocio sea sostenible económicamente, la recomendación habitual es que las facturas de agua, luz y/o gas no superen el 10-15 % de tus ventas mensuales.
• Alquiler/hipoteca: aquí lo ideal es que no dediques más de un 10 % de tus ventas mensuales a costear esta partida presupuestaria.
• Nóminas del personal: lo que recomiendan los expertos es que la masa salarial de tu establecimiento suponga como máximo el 25-35 % de la facturación mensual de un restaurante (dependiendo del tipo de establecimiento necesitarás más o menos personal).

Además tendrás que incluir partidas para la renovación y mantenimiento de los equipos, la compra de productos de limpieza y otros consumibles, etc.

👉 2. Previsión de ingresos

En este caso, hacer una previsión de ingresos debería resultarte más sencillo.

Como ya tienes un histórico de años anteriores, podrás hacer una previsión más realista de los ingresos esperables.

👉 3. Extra: margen de beneficio objetivo

Llegará un momento en que tu restaurante alcance la estabilidad financiera y empiece a dar beneficios.

En ese momento, uno de los objetivos de negocio que puedes marcarte es aumentar tu rentabilidad.

Te damos algunas ideas:

• Potencia los platos que te dejan más margen de beneficio: prueba a promocionar estos platos o a incluirlos en los puntos “calientes” de tu carta (el llamado “triángulo de oro”, del que te hablamos en este post).
• Si un plato te sale poco rentable, modifícalo: esta información te la darán los escandallos.
• Aumenta el ticket medio: si tus clientes consumen más, eso te permitirá amortizar tus gastos y aumentar el margen de beneficio. Por ejemplo, puedes hacer menús del día cerrados, ofrecerle a un cliente un plato de precio superior al que ha pedido, sugerirle un vino para acompañar la comida… 
• Mejora el ambiente de trabajo: un mejor clima laboral favorecerá que tu equipo permanezca contigo. Esto se traduce en trabajadores más productivos y en menores costes de personal (porque contratar y formar a un trabajador desde cero cuesta bastante dinero…).

Y nos queda un consejo más que te ayudará a mejorar la rentabilidad de tu establecimiento… pero ese lo dejamos para el siguiente apartado. ;)

✅ Si quieres tener un restaurante estable y rentable, hay 2 métricas que debes controlar 

Nos referimos a:

• El coeficiente de productividad (facturación/horas trabajadas de tu equipo).
• El coeficiente de personal (masa salarial/facturación).

Dicho de manera simple, estos dos indicadores te permiten saber si estás rentabilizando el coste de personal de tu restaurante.

Y teniendo en cuenta que esta es una de las principales partidas de gasto de cualquier negocio hostelero, optimizarla es una muy buena idea. ;)

El problema es que controlar estos KPIs de forma regular es complejo.

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