Cómo simplificar la gestión de nóminas en hostelería (y ahorrar tiempo, evitar errores humanos…)

Vamos a hacerte 3 preguntas.

• ¿Cuántas horas dedicas cada mes a elaborar las nóminas del personal de tu restaurante? 
• ¿Cuántas veces tienes que revisar cada nómina para comprobar que no te has equivocado? (Por ejemplo, al calcular las horas extra que tienes que pagarle a cada empleado).
• ¿Cuántas veces, a pesar de todas las precauciones que tomas, has cometido un error? Y en ese caso, ¿cuánto tiempo has tenido que invertir en subsanarlo?

Párate un momento a pensarlo…

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Preparar las nóminas de un negocio hostelero es complicado. Hay varios factores que intervienen en el sueldo que reciben tus empleados al final de cada mes (la parte variable de las nóminas).

Por eso este post.

Aquí vamos a analizar:

• Los principales retos a la hora de elaborar las nóminas de tu equipo.
• Una herramienta que te va a facilitar muchísimo la gestión de las nóminas (y que te permitirá reducir por tres el tiempo que dedicas a esta tarea).

Vamos allá.

✅ Cuáles son los retos de la gestión de nóminas en hostelería

Sí, las nóminas en hostelería son todo un reto (por no decir un quebradero de cabeza).

Sobre todo cuando tu equipo empieza a crecer y tienes más de 10-12 empleados en plantilla.

En Combo hemos tratado este tema con muchos de nuestros clientes. Y los problemas que más suelen encontrarse en lo que respecta a la gestión de nóminas son estos:

👉 1. Tienes que calcular “a mano” el pago de las horas extraordinarias y nocturnas

Es muy probable que el proceso que sigues para calcular la parte variable de la nómina de un empleado se parezca a este:

• Abres el Excel donde llevas el registro de horas que ha trabajado esa persona.
• Revisas cuántas de ellas son extraordinarias o nocturnas.
• Calculas cuánto tienes que pagarle por ellas, teniendo en cuenta el precio por horas extra/nocturnas que establece tu convenio (si eres previsor, habrás creado una fórmula en Excel que haga el cálculo automáticamente; si no, te tocará hacerlo a mano).
• Sumas esa cantidad en su nómina.

Y así con cada uno de los miembros de tu plantilla.

Si solo tienes 3 o 4 empleados, este proceso no es tan tedioso. Pero cuando tu equipo crece, ya sea porque:

• Has ampliado tu plantilla fija (y pasas a tener más de 10 personas a tu cargo de forma permanente).
• Contratas personal de refuerzo en los meses fuertes, como el verano.
• Empiezas a expandir tu negocio y abres nuevos locales.

Entonces la gestión de las nóminas empieza a robarte bastante tiempo. Hasta el punto de que empiezas a alargar tu jornada, te llevas trabajo a casa...

👉 2. Errores humanos al traspasar los datos a tu software contable

Porque el trabajo no termina una vez has calculado las nóminas de todos tus empleados.

Ahora tienes que pasar toda esa información a tu software contable, para que tu gestor la tenga disponible.

Y salvo que ese software te permita volcar los datos desde un archivo Excel, lo más probable es que tengas que picarlos a mano.

Eso supone:

• Más tiempo perdido: en una tarea mecánica y que podrías automatizar.
• El doble de riesgo de cometer un error: es muy fácil que, al pasar los datos del Excel al software, te equivoques en un número y acabes pagándole a un empleado más o menos de lo que le corresponde.

Y este último caso puede llevarte a tener una discusión con ese empleado.

Hablando de eso…

👉 3. Desacuerdos con el equipo

Ya has terminado de preparar las nóminas y puedes olvidarte de ellas hasta el próximo mes. 

O eso pensabas. 

Porque una mañana recibes un mensaje en WhatsApp de uno de tus empleados.

“Hola, ¿podemos hablar un momento? Creo que ha habido un error en mi nómina. Me has puesto que he echado 12 horas extra este mes, pero he hecho 15”.

Y ahora te toca:

• Revisar todo el proceso: ¿te has equivocado al sumar las horas extra? ¿Has cometido un fallo al volcar la información en tu software contable?
• Subsanar el fallo: si resulta que eres tú quien se ha equivocado, tendrás que rehacer la nómina o apuntar esas horas extra faltantes para compensárselas más adelante.

Eso en el mejor de los casos.

En el peor, puede que la versión de tu empleado no coincida con lo que pone en la hoja de firmas.

Si eso ocurre, tendrás que hablar con su jefe de equipo o con tu encargado, para corroborar que esa persona realmente ha trabajado 15 horas extra (lo que hará que la situación se alargue todavía más).

Y a menudo eso supone discusiones con ese empleado, tratar de llegar a un acuerdo… 

👉 4. Tienes que invertir mucho tiempo

Incluso si no cometes ningún fallo, la realidad es que gestionar las nóminas de tus empleados te roba bastante tiempo cada mes.

Tiempo que podrías invertir en otras tareas más importantes para hacer crecer tu negocio, como:

• Buscar nuevos proveedores y cerrar acuerdos con ellos.
• Investigar a tu competencia para encontrar oportunidades estratégicas.
• Reunirte con tu chef para plantear cambios en el menú.
• Hablar con tu encargado y/o tus jefes de equipo para detectar posibles puntos de mejora (en el servicio, en el desempeño de los empleados, etc.).

Eso si no tienes que llevarte el trabajo a casa y sacrificar tu tiempo de ocio. Otras tareas quizás las puedas dejar para más adelante, pero las nóminas tienen que estar listas a tiempo…

✅ Cómo puede Combo ayudarte a mejorar la gestión de nóminas de tu restaurante: 4 funcionalidades clave

Muchos de los problemas que hemos visto tienen el mismo origen.

Que no estás trabajando con un sistema para gestionar tus nóminas que te permita:

• Llevar un registro objetivo de las horas extraordinarias y nocturnas de tus empleados.
• Calcular de forma automática la parte variable de las nóminas.

Lo bueno es que esto tiene solución. Y es utilizar un software de gestión de recursos humanos.

Uno como Combo.

¿Recuerdas que al principio del post te dijimos que te íbamos a explicar una herramienta para dividir por 3 el tiempo que dedicas a las nóminas de tu restaurante?

Pues ha llegado el momento de presentarte a Combo. ;)

👉 1. Registro de horas trabajadas

Una de las funcionalidades principales de Combo es el fichaje con firma digital.

Puedes instalar la app de Combo en una tablet para ponerla en tu restaurante, y que así tus empleados fichen en ella.

De esta forma tienes un registro objetivo de las horas de entrada y salida de tus empleados.

Además, puedes activar el fichaje con foto, para que tus empleados se tomen una fotografía al entrar y salir (así te aseguras de que fichan cuando ya están listos para trabajar y con el uniforme puesto).

¿Lo mejor?

Que estas horas de entrada y salida se almacenan automáticamente en la plataforma de Combo.

Y ahora viene lo bueno. ;)

👉 2. Cálculo de la parte variable de las nóminas

Con Combo, no necesitas volver a calcular cuánto tienes que pagarle por horas extra y nocturnas a cada empleado: el programa lo hace por ti.

Y es que Combo cruza:

• Las horas nocturnas y extraordinarias que ha echado cada empleado.
• La información del convenio colectivo.

Y así determina la cantidad exacta que tienes que pagarle a cada empleado de tu local ese mes.

¿Que en lugar de retribuírselas en la nómina vas a compensárselas con horas libres?

Combo también te tiene cubierto aquí: en el apartado de nóminas tienes una bolsa de horas donde se indica cuántas horas tienes que compensarle a cada miembro de tu equipo.

👉 3. Integración con programas contables (se acabaron los fallos humanos)

Se acabó lo de picar la información a mano en tu software de gestión contable.

Combo puede integrarse con los principales programas de nóminas, como:

• Silae.
• PayFit.
• ADP.
• Etc.

Así puedes subir automáticamente toda la información de las nóminas para que tu gestor la tenga a mano.

Todo en un par de clics.

¿Que además quieres exportar la información en un Excel, porque te resulta más cómodo?

No te preocupes, también puedes. 

👉 4. Máxima facilidad para delegar

Combo te permite asignar permisos a los diferentes miembros de tu equipo.

Así puedes repartirte el trabajo con:

• Tus jefes de equipo (sala, cocina…): para que lleven ellos el control de las horas trabajadas del personal a su cargo.
• Tu encargado: para que gestione el pago de las nóminas y/o la compensación de las horas extraordinarias (en el caso de que quieras delegar por completo esta parte de la gestión de tu restaurante).

Trabajo en equipo al 200 %.

✅ Esta es solo una de las maneras en las que Combo puede ayudarte

Combo es un software de gestión de recursos humanos.

Y eso significa que el cálculo de la parte variable de las nóminas es solo una de sus muchas funcionalidades. 

Además de eso, también cuenta con herramientas específicas para:

• Gestionar los turnos de tu plantilla: con Combo, los turnos se planifican en 5 minutos con un sistema de “arrastrar y soltar”. Además, de un solo vistazo puedes saber cuántas horas le has asignado a cada miembro de tu equipo, y cuántas personas tienes en cada turno. Y lo mejor es que puedes duplicar un horario y reutilizarlo tantas veces como quieras.
• Comunicación interna: Combo también te permite enviarle la planificación horaria a todo tu equipo con un solo clic. Si alguno necesita hablar contigo para resolver dudas o pedir alguna modificación, para eso tienen el chat interno de la app.
• Control de productividad del local: a partir de la masa salarial. Así puedes saber si estás asignando el volumen adecuado de personal a cada turno o si necesitas hacer ajustes (para mejorar tu rentabilidad). 

Pero sabemos que lo mejor es que lo pruebes por ti mismo y veas si Combo realmente es para ti…

Por eso tienes disponible una demo gratuita de 7 días.

En esta página tienes toda la información sobre Combo y el acceso a la demo.

Pruébalo, y verás cómo la gestión de tu equipo deja de ser un quebradero de cabeza. ;)

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