Guía definitiva para organizar turnos de trabajo en restauración

Organizar los horarios de un restaurante es como elaborar un puzzle muy complejo.

Tienes que:

• Controlar muy bien cuánto personal necesitas en cada servicio, en función de la demanda.
• Asegurarte de que el reparto de turnos sea equitativo.
• Tener en cuenta las necesidades y limitaciones de tu equipo.
• Y si además un trabajador te falla a última hora… el caos está servido. 

Pero como gerente de un restaurante tú ya eres muy consciente de estos problemas, ¿verdad? ;)

Lo que quieres saber es cómo organizar tus turnos de trabajo de la manera más sencilla y rápida posible.

Y nuestro objetivo con este post es ayudarte a lograrlo.

Empezamos en 3, 2, 1… ¡a por ello!

✅ Cómo organizar turnos de trabajo en el sector de la restauración

Sí: son muchos los retos a afrontar cuando estás organizando los turnos de tu equipo.

Pero siguiendo una serie de pautas básicas, podrás diseñar un cuadrante que:

• Te permita ofrecerles un servicio de calidad a tus clientes.
• Tenga en cuenta las necesidades de tus trabajadores.

Veamos cuáles son esas pautas.

👉 1. Evaluar las necesidades de personal

Antes de ponerte manos a la obra con el calendario, es fundamental que tengas claro cuántas personas necesitarás en cada turno.

Para eso hay dos pasos clave que debes dar:

➡️ A. Análisis de la demanda del restaurante

Lo primero es entender muy bien cómo varía la demanda en tu restaurante a lo largo de la semana. 

Identifica cuándo sueles recibir más clientes (las famosas “horas pico”) y cuándo hay menos carga de trabajo. 

Esto te permitirá ajustar los turnos para que nunca te falte personal (lo que provocaría tiempos de espera más largos, más fallos y una peor atención al cliente) ni tampoco te sobre (un error que se comería tu margen de beneficios).

➡️ B. Recopilación de datos históricos

Revisa tus ratios de: 

• Ventas.
• Ocupación de mesas.

De los últimos meses. 

Esta información te dará una visión clara sobre cómo varía la demanda en tu establecimiento (en función del día de la semana, del mes…). 

Así tendrás más seguridad a la hora de decidir cuántos empleados debes asignar a cada turno.

👉 2. Definir roles y responsabilidades

Ya tienes claras tus necesidades de personal, ¿y ahora?

Ahora debes asegurarte de que todos los miembros de tu plantilla saben qué se espera de ellos.

➡️ A. Identificación de roles clave y sus responsabilidades

¿Cuántos camareros necesitarás en cada turno? ¿Y cuántos cocineros?

¿Deberías incluir algún rol de apoyo (por ejemplo, un runner para la sala o un ayudante de cocina)?

Esto variará mucho según la carga de trabajo de cada servicio.

➡️ B. Asignación de responsabilidades específicas a cada persona

No basta con decidir cuántos trabajadores vas a asignar a un turno concreto y cuál será su rol; también debes dejarles claras sus responsabilidades. 

Por ejemplo, ¿qué mesas deberá atender cada camarero?

O si vas a asignar un ayudante de cocina, ¿cuáles serán sus tareas (picar y limpiar alimentos, lavar platos…)?

👉 3. Crear un calendario de turnos básico

Una vez que los roles y responsabilidades estén claros, es hora de estructurar el calendario de turnos.

➡️ A. Usar herramientas para la planificación de turnos

También puedes mejorar la eficiencia con una aplicación para gestionar turnos de trabajo.

Estas plataformas no solo te ayudan a organizar los turnos de manera más eficiente. Además, te permiten hacer ajustes fácilmente si surgen imprevistos.

Un ejemplo lo tienes en la herramienta de gestión de turnos de trabajo de Combo (luego te contaremos más sobre ella). ;)

➡️ B. Establecer la estructura básica del calendario de turnos

La carga de trabajo en los restaurantes suele seguir siempre el mismo patrón (de viernes a domingo hay más trabajo, entre semana vienen menos clientes…).

Eso significa que puedes diseñar un cuadrante horario “básico”, donde tengas siempre más o menos el mismo número de trabajadores todas las semanas.

Este esquema será la columna vertebral de tu calendario.

👉 4. Incorporar preferencias y disponibilidad del personal

Para que el calendario funcione sin problemas, es importante que tengas en cuenta las necesidades de tu equipo.

➡️ A. Consulta y recopilación de preferencias del personal

Tómate el tiempo de hablar con tu equipo y pregúntales sobre: 

• Sus preferencias de horarios. 
• Sus restricciones o necesidades especiales (si están al cuidado de una persona dependiente, si tienen hijos…).

Anota estas peticiones en sus fichas de empleados para no olvidarlas.

➡️ B. Integración de preferencias en el calendario

Intenta respetar las preferencias de tu equipo cuando elabores tus calendarios, siempre dentro de lo posible. 

Esto le demostrará a tu personal que te preocupas por ellos y aumentará su motivación. No solo eso, sino que también contribuirá a reducir las ausencias no justificadas (un problema muy común en el sector de la hostelería y la restauración).

👉 5. Ajustar el calendario según la normativa laboral

No podemos olvidar que el calendario debe cumplir con la ley.

Veamos algunos puntos clave en este sentido.

➡️ A. Asegurar el cumplimiento de la normativa laboral

El calendario de turnos debe estar en línea con la legislación laboral vigente y con el convenio colectivo de tu región. 

Esto incluye: 

• Respetar los límites de horas trabajadas.
• Mantener las 12 horas de descanso obligatorias entre turnos. 

Si utilizas un gestor de turnos como Combo esto te será mucho más sencillo, porque te avisa con alertas automáticas si te has saltado alguno de estos puntos.

➡️ B. Planificar descansos y horas extras ajustadas a la normativa

Ten en cuenta también qué dice la normativa respecto a:

• Días libres y festivos.
• Pausas dentro de una jornada.

Para tenerlo en cuenta a la hora de plantear tus cuadrantes.

También debes controlar que las horas extra no superen el límite que establece la ley, y que se paguen o compensen según establece tu convenio.

👉 6. Comunicación del calendario al personal

Ya tienes tu cuadrante listo y optimizado para cubrir la demanda de cada servicio.

Ahora tienes que enviárselo a tu equipo y asegurarse de que todo el mundo lo reciba, claro. ;)

Te damos un par de consejos.

➡️ A. Utilizar herramientas de comunicación efectiva

Es muy posible que ahora mismo tengas un grupo de WhatsApp (o varios) donde compartes los cuadrantes de turnos con tus empleados.

El problema es que este sistema suele ser bastante engorroso.

Hay empleados que tienen las notificaciones desactivadas, o que no ven el cuadrante porque el resto de compañeros envían muchos mensajes… y si mandas varias versiones del mismo cuadrante, ojo con que ningún empleado se descargue una versión antigua.

La mejor forma de evitar este tipo de problemas es con alguna plataforma de gestión de calendarios, o incluso con una aplicación de calendarios de turnos de trabajo.

De esta forma tu equipo puede acceder fácilmente a su cuadrante, y además siempre tendrán a mano la versión actualizada.  

➡️ B. Implementar sistemas de notificaciones automáticas

Esta es una de las grandes ventajas de utilizar una app móvil.

Cuando subas una nueva planificación, a todo tu personal le saltará una ventana emergente en su móvil para avisarles.

Más cómodo imposible. ;)

👉 7. Monitorización y evaluación continua

Pero tu labor no termina una vez has realizado y enviado el cuadrante de la semana. 

También debes controlar de manera regular que tu planificación funciona bien, y que:

• En todos los turnos tienes al personal suficiente para ofrecerles a tus clientes la mejor atención posible.
• Tu equipo está satisfecho con el reparto de turnos.

Veamos cómo.

➡️ A. Recoger feedback del personal

Pídeles a tus trabajadores su opinión sobre la planificación de turnos.

Puedes realizar encuestas internas anónimas para que te den su punto de vista y descubrir si están contentos y motivados.

➡️ B. Evaluar el rendimiento del equipo y realizar ajustes

Analiza cómo está rindiendo tu personal.

Utiliza métricas, como el coeficiente de productividad de tu local (que mide la relación entre la facturación y las horas trabajadas de tu equipo) para controlar su desempeño de forma objetiva.

Este ratio lo puedes calcular tú mismo… o puedes usar un programa de gestión de turnos como Combo, que lo hace automáticamente por ti.

NOTA: si quieres profundizar en estos y otros 5 ratios clave para medir la salud de tu restaurante, aquí te dejamos una guía completa.

👉 8. Gestión de cambios e incidencias

En un restaurante siempre hay imprevistos. 

Por eso es vital estar preparado para gestionarlos de manera eficaz.

➡️ A. Establecer procedimientos para gestionar cambios y sustituciones

En los negocios con turnos rotativos, es muy habitual que tus trabajadores se intercambien sus turnos.

Aquí puedes seguir dos estrategias diferentes:

1. Gestionarlo todo tú mismo: si un miembro de tu equipo necesita intercambiarse un día con un compañero, te lo pide primero a ti y tú buscas a una persona que esté dispuesta a hacer ese cambio.
2. Darles autonomía a tus empleados: otra opción es que tu equipo acuerde estos intercambios y luego te informen (para que des el visto bueno y modifiques la planificación de turnos en consecuencia).

Escojas el sistema que escojas, lo importante es que tengas un proceso bien definido para realizar este tipo de cambios y que tu equipo lo conozca y lo aplique.

➡️ B. Desarrollar estrategias para imprevistos y ausencias de última hora

Imprevistos como enfermedades o emergencias familiares pueden ocurrir en cualquier momento. 

Por eso es bueno que tengas un sistema para reaccionar ante ellos rápidamente.

Una idea: puedes hablar con tu equipo con antelación para saber quiénes podrían hacer horas extra si hace falta. 

Habrá trabajadores que no tengan responsabilidades familiares, y que estarán dispuestos a cubrir los turnos de un compañero enfermo o ausente a cambio de cobrar un poco más ese mes, por ejemplo.

✅ Conclusiones

Organizar los turnos en un restaurante no es una tarea sencilla. Pero con:

• Una buena planificación previa.
• Una comunicación abierta y fluida con tu equipo.
• Y estrategias para adaptarte a los imprevistos.

Estamos seguros de que la asignación de los diferentes turnos de trabajo de tu personal te resultará mucho más sencilla.

Bueno, con todo esto… y con un sistema de gestión de turnos como Combo. ;)

✅ Prueba Combo gratis para optimizar la gestión de turnos de tu restaurante

Combo te permite realizar los turnos de tu personal 3 veces más rápido y evitando errores.

¿Cómo? 

Gracias a sus muchas funcionalidades específicas para la planificación horaria:

• Información centralizada: en el sistema tienes toda la información sobre tu equipo (días de descanso y vacaciones, cuántas horas trabajan a la semana, etc.). Cuando planificas los turnos de una semana, toda esta información se reflejará en el cuadrante para que la tengas en cuenta.
• Creación de turnos en un solo clic: puedes crear plantillas de turnos favoritos para reutilizarlas las veces que quieras. Además, puedes crear diferentes plantillas según el rol (una para organizar los horarios de los camareros de tu restaurante, otra para los cocineros, etc.). O si lo prefieres, también puedes duplicar un cuadrante completo que te funcione bien.
• Alertas automáticas: ¿no has respetado las 12 horas de descanso entre turnos? ¿Le has puesto turnos de trabajo a una persona de vacaciones? Tranquilo, porque Combo te avisa para que lo arregles.
• Control de las horas trabajadas: el sistema registra a tiempo real cuántas horas ha trabajado cada empleado a lo largo de la semana y las compara con sus horas de trabajo por contrato. De esta forma, las horas extra se calculan automáticamente.
• Comunicación más sencilla: con la app móvil, tu equipo podrá acceder a sus calendarios de turnos online, comunicarse con otros compañeros para intercambiarse turnos, solicitar sus días de ausencias y vacaciones…

Y si además automatizas el sistema de control de horarios de tus empleados con Combo mediante la firma digital, el proceso de gestionar los turnos de tu equipo es aún más sencillo. 

No solo eso, sino que así cumples con la legislación a todos los niveles.

Con la herramienta de planificación te aseguras de respetar el convenio, y con la firma digital tienes un software de control horario para cumplir con la legislación laboral (porque ya sabes que el registro horario en papel está en peligro de extinción…).

Pero es que aún no te hemos contado lo mejor:

Que puedes probar todas estas funcionalidades de forma 100 % gratuita con la prueba de 7 días de Combo.

Y no solo es gratuita, sino que además no te pedimos ni tu tarjeta ni tus datos bancarios (así tienes la seguridad de que no te vamos a cobrar nada cuando termine el periodo de prueba).

Para optimizar la gestión de tus recursos humanos (y que los turnos de trabajo dejen de darte dolor de cabeza…) entra en el enlace y prueba Combo.

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