Establece turnos rotativos en tu restaurante sin complicaciones

Como gerente o dueño de un restaurante, sabes muy bien que unos turnos bien planificados:

• Te permiten ofrecerles a tus clientes un servicio de la máxima calidad.
• Mejoran el ambiente laboral y la motivación de tu personal.

Pero como también sabes, diseñar (bien) un cuadrante de turnos rotativo es bastante complejo.

Por eso este post.

Aquí vamos a ver diferentes estrategias para optimizar la planificación de turnos rotativos en tu restaurante (y crear unos cuadrantes que tengan contentos tanto a tus empleados como a tus clientes). ;)

Coge algo para apuntar, que empezamos.

✅ Por qué los turnos rotativos son esenciales en restauración

Si tienes un equipo medio o grande, lo normal es que los turnos vayan rotando de lunes a domingo.

Y como te decíamos antes, este sistema tiene tanto ventajas como inconvenientes.

Vamos a explorar ambas.

👉 1. Beneficios para el personal y para el restaurante

La rotación de turnos permite que la carga de trabajo se reparta de manera equitativa entre los miembros de tu plantilla.

Así:

• Todos los trabajadores disfrutan del mismo número de fines de semana (que suele ser lo que la mayoría prefiere).
• También se reparten los turnos con mayor y menor carga de trabajo (imagina que los fines de semana, cuando hay más clientes y más estrés, tuvieras siempre a los mismos cocineros trabajando. ¡Acabarían quemados!).

Además, lo bueno de rotar los turnos es que puedes adaptarte mejor a las necesidades de tu restaurante.

Por ejemplo: puedes ajustar la asignación de personal dentro de cada servicio en función de la carga de trabajo, y así optimizar tus costes de personal.

De esta manera evitas que tu equipo se desgaste y mantienes la calidad del servicio y la rentabilidad de tu establecimiento.

👉 2. Desafíos de implementar turnos rotativos en restaurantes

Pero la flexibilidad tiene un precio.

Y es que como sabrás, los turnos rotativos pueden llegar a ser un quebradero de cabeza si no los gestionas bien.

Tienes que:

• Calcular muy bien las demandas de cada servicio.
• Estar muy pendiente de que en ningún turno sobre ni falte personal (nada de hacer los cuadrantes “en modo automático”).
• Asegurarte de que no le asignas horas de más ni de menos a ningún trabajador.
• Tener en cuenta, dentro de lo posible, las necesidades y demandas de tu personal.

Pero ahora viene la buena noticia…

Y es que hay varias estrategias que te van a permitir solventar estas dificultades, y exprimir los beneficios que vimos antes.

¿Las vemos?

✅ Estrategias para implementar turnos rotativos en tu restaurante

Sí, los turnos rotativos son un elemento necesario dentro de la gestión de un restaurante… Lo que no es necesario (ni deseable) es que el proceso de gestionar tus turnos se convierta en una lucha constante. ;)

Por eso aquí vamos a darte varias claves para organizar tus turnos de manera eficiente y equitativa.

👉 1. Análisis de necesidades y demanda

Cuanta mejor información tengas, mejores decisiones podrás tomar a la hora de planificar tus turnos.

Y para eso debes…

➡️ A. Analizar períodos de mayor y menor actividad para planificar los turnos

Identificar los momentos en los que tu restaurante experimenta mayor afluencia de clientes es crucial para organizar unos turnos de trabajo rotativos eficaces.

Así podrás asignar personal extra en las horas pico (y al revés; asegurarte de que no tienes demasiados trabajadores en los servicios con menos clientes). 

➡️ B. Definir roles y responsabilidades para cada turno

Lo habitual es que dentro de un mismo equipo, cada trabajador tenga unas responsabilidades diferentes.

Por ejemplo:

• En la brigada de cocina: ¿quién se encargará de cantar las comandas? ¿Y de lavar y preparar los platos y utensilios? ¿De qué tipo de preparaciones se va a ocupar cada cocinero? 
• En la brigada de sala: ¿qué rango de mesas atenderá cada camarero? Y antes del servicio, ¿quiénes se ocuparán de preparar las mesas, rellenar la nevera de bebidas, etc.?

Cuando planifiques tus turnos, piensa en qué roles debes cubrir y cuánto personal necesitarás para cada ello.

👉 2. Desarrollo de un calendario de rotación

Ahora que tienes claras tus necesidades, es hora de implementar un sistema de planificación que funcione tanto para ti como para tu equipo.

➡️ A. Establecer ciclos de rotación para los empleados

Define unos patrones de turnos rotativos y trata de respetarlos.

Por ejemplo, si esta semana uno de tus camareros descansa el lunes y el martes, la semana que viene le tocará el miércoles y el jueves, luego viernes y sábado… y así sucesivamente.

De esta forma:

• Tu equipo puede saber con antelación cuándo va a descansar, y así organizar su vida personal.
• Como el sistema de rotación es el mismo para todos, te aseguras de que los días de descanso siempre se repartan de manera equitativa.

Puedes implementar este sistema como base y luego irlo adaptando en función de la carga de trabajo. 

➡️ B. Utilizar software especializado en calendarios de rotación

Un programa para crear turnos rotativos puede ayudarte (y mucho) a planificar los cuadrantes de tu personal.

Eso sí: asegúrate de elegir un software adaptado a las necesidades de un negocio de hostelería como el tuyo.

Por ejemplo, el gestor de turnos de Combo cuenta con varias funcionalidades diseñadas específicamente para organizar turnos de trabajo rotativos, como:

• Creación de turnos favoritos: puedes crear plantillas reutilizables para crear tus cuadrantes en segundos.
• Control de las horas trabajadas: mientras estás planificando tu calendario de turnos, puedes saber de un vistazo cuántas horas le has asignado a cada miembro de tu equipo.
• Cálculo automático de las horas extraordinarias: gracias al fichaje con firma digital, las horas extras que ha echado cada empleado se registran de forma automática en el sistema.

Y hay algunas más… pero esas te las contamos ahora. ;)

De momento, si te ha picado la curiosidad, puedes entrar aquí y descubrir cómo te ayuda Combo a establecer turnos rotativos en tu restaurante de forma sencilla y justa con tus empleados.

👉 3. Comunicación clara y consistente

La clave para que los turnos rotativos funcionen sin problemas es mantener una comunicación fluida con tu equipo.

Te damos algunos consejos.

➡️ A. Asegurar acceso a los empleados a horarios y cambios de última hora

Es fundamental que todos los miembros del equipo tengan acceso fácil y rápido a sus horarios de trabajo. 

¿Cómo hacerlo?

Una buena opción es utilizar una app como la de Combo, para que tu equipo pueda revisar sus horarios desde el móvil.

Y lo mejor es que el cuadrante de turnos está subido en la nube.

Si lo modificas, tu equipo podrá ver al instante cualquier cambio que hayas hecho (no tendrás que volver a enviarles la planificación).

➡️ B. Uso de notificaciones automáticas para informar a los empleados y evitar confusiones

Pero siempre hay trabajadores despistados…

Por eso lo ideal es que cuando subas la planificación de la próxima semana, todos los miembros de tu plantilla reciban una alerta automática (por ejemplo, una notificación emergente en su móvil).

Esto es algo que puedes configurar fácilmente con las apps de gestión de turnos como la de Combo

👉 4. Consideración de preferencias del personal

A la hora de planificar los turnos rotativos es importante que tomes en cuenta las necesidades de tu equipo. Lo desarrollamos.

➡️ A. Consultar al personal sus preferencias y restricciones para asignar turnos

Cuando tienes un equipo muy grande, es normal que algunos de tus trabajadores tengan limitaciones.

Por ejemplo, quizá un miembro de tu personal tiene que recoger a su hijo del colegio los martes y los jueves, y esos días no puede trabajar en el servicio de almuerzos (solo en el de cenas).

Eso por un lado.

Por otro, habrá empleados que necesiten coger un día libre puntualmente (para hacer gestiones, ir al médico…).

¿Cómo puedes tener en cuenta todo esto y no olvidarte cuando elabores tus cuadrantes?

Pues apoyándote en un software como Combo.

Con el gestor de días libres y vacaciones de Combo: 

• Tu personal te dice qué días concretos les gustaría descansar.
• Tú revisas su solicitud y decides si la apruebas o deniegas, según el caso.

Si le das el OK, ese día libre se registrará automáticamente en el sistema.

Y cuando planifiques los turnos de esa semana, te aparecerá un recordatorio avisándote de que tal o cual persona está ausente o de vacaciones.

Pero ¿y si se trata de una restricción habitual (como en el ejemplo del trabajador que no puede trabajar martes y jueves al mediodía)?

Esto también lo puedes reflejar en su ficha de empleado para que el sistema te lo recuerde.

‍

➡️ B. Aplicar las preferencias del personal al calendario para mejorar la satisfacción

Una vez recopiladas las preferencias de tu equipo, trata de respetarlas en la medida de lo posible.

Esto le demostrará a tu personal que te preocupas por ellos y contribuirá a retener el talento en tu negocio (y con lo complicado que es hoy en día encontrar buenos trabajadores en la hostelería, ya sabes que es algo crucial).

👉 5. Evaluación y ajuste continuo

Una vez tienes claro tu sistema para organizar los turnos de tu personal, ¿cuál es el siguiente paso?

Fácil: medir su eficacia para seguir mejorándolo.

➡️ A. Solicitar feedback al equipo sobre los turnos rotativos y hacer ajustes

Pídeles a tus empleados que te den su opinión sobre la planificación de turnos. 

¿Están satisfechos? ¿Sienten que en todos los servicios hay suficiente personal? ¿Pueden conciliar el trabajo con su vida personal? 

De esta forma no solo detectarás posibles puntos de mejora, sino que también aumentarás la satisfacción de tu equipo.

➡️ B. Evaluar el impacto de los turnos rotativos analizando datos de rendimiento

Utiliza diferentes métricas para medir la efectividad de tu planificación. 

¿Métricas como cuáles?

Pues una de las más interesantes es el coeficiente de productividad de tu local (la relación entre el coste/hora de tus trabajadores y la facturación de tu local).

Con esta métrica puedes saber si has asignado al número de trabajadores óptimo en cada turno.

Esta es una métrica que Combo calcula de forma automática.

No solo eso, sino que es capaz de decirte el ratio de productividad de tu local según la hora del día.

Por ejemplo: imagina que en tu establecimiento ofreces tanto desayunos y meriendas como almuerzos y cenas (algo habitual en los restaurantes-cafetería y en algunas cadenas de comida rápida).

Y para organizar a tu personal, tienes turnos rotativos de mañana, de tarde y de noche.

Con Combo puedes medir por separado la productividad de tu equipo en cada uno de estos periodos. 

Así sabrás exactamente cuánto personal necesitas según el momento del día.

Esto es clave para poder implementar turnos rotativos sin afectar el rendimiento del empleado.

✅ Conclusiones

Los turnos rotativos tienen tanto ventajas como inconvenientes.

Pero aplicando estrategias como las que hemos visto, podrás explotar todos sus beneficios y reducir las dificultades que conllevan.

La clave está en tener un buen sistema de rotación y en atender a las necesidades de tu personal. 

Y como hemos visto, apoyarte en un creador de turnos rotativos puede ayudarte mucho a reducir el tiempo que inviertes en esta tarea (y a cometer menos errores).

Hablando de eso… todavía nos queda una cosilla más por contarte. ;)

✅ ¿Te gustaría probar el sistema de gestión de turnos de Combo completamente GRATIS?

Sí, gratis, has leído bien.

Y es que tienes disponible una prueba gratuita de 7 días para probar Combo y descubrir todas sus funcionalidades. 

Si quieres un software de gestión de turnos que:

• Te permita diseñar tus turnos rotativos 3 veces más rápido (gracias a herramientas como las plantillas de turnos favoritos).
• Te ayude a prevenir errores gracias a las alertas automáticas.
• Cuente con un sistema de gestión de ausencias y vacaciones para saber en todo momento quién está disponible y quién no.
• Simplifique la comunicación con tu equipo.
• Te ofrezca métricas para controlar la productividad de tu personal.

Lo único que tienes que hacer es entrar en este enlace y rellenar el formulario.

Y por si te lo estás preguntando: no, no te vamos a pedir ni tu tarjeta ni tus datos bancarios, ni tampoco te cobraremos nada cuando termine el periodo de prueba.

Accede a la prueba gratuita y descubre cómo puedes optimizar la gestión de tus RR. HH. con Combo.

‍