¿Buscas una plantilla para hacer tus cuadrantes de turnos de trabajo rotativos? Esto te interesa mucho más

Sabemos por qué estás aquí.

Seguramente has llegado a este artículo buscando en Google algo como “Plantilla cuadrantes de turnos de trabajo rotativos”.

Porque tu objetivo es justo ese: encontrar una plantilla editable (preferiblemente en Excel) que te haga la vida más fácil a la hora de planificar los turnos de tu equipo. Y es que ahora mismo:

• Te cuesta controlar cuántas horas ha trabajado cada miembro de tu personal.
• A menudo cometes errores (asignas horas de más o de menos, pones menos personal del que necesitas en un turno…).
• Pierdes mucho tiempo en revisar que todo está en orden y que no has cometido fallos (como ponerle turnos a una persona de vacaciones, por ejemplo).

Ahora bien.

¿Y si te decimos que una plantilla en Excel no es una buena opción para resolver esos problemas?

Pues en este post te lo vamos a demostrar.

No solo eso, sino que además te explicaremos una alternativa mucho más eficaz y que vas a poder probar de forma totalmente gratuita. ;)

¿Te interesa?

Pues sigue leyendo, que te contamos.

✅ Por qué NO necesitas una plantilla para elaborar tus cuadrantes de turnos de trabajo rotativos

Muchos gerentes de equipos con turnos rotativos utilizan Excel para planificar los turnos de su personal.

¿Cuál es el problema?

Pues que Excel no es una herramienta diseñada para crear cuadrantes de trabajo. Eso significa que no está preparada para afrontar los retos específicos a los que te enfrentas cuando gestionas un equipo con turnos rotativos.

Retos como los que vamos a ver ahora.

👉 1. Es difícil controlar cuántas horas le has asignado a cada miembro de tu equipo

Es importante que los turnos estén repartidos de manera equitativa (y que no haya un empleado que trabaje más que el resto o incluso que haga horas extra innecesariamente).

Esto puede parecer obvio, pero en la práctica no siempre es sencillo de controlar.

Por ejemplo, en algunos sectores es muy habitual que haya trabajadores con diferentes tipos de contrato (unos están a jornada completa, otros a media jornada, otros trabajan 30 horas a la semana…).

Así que cada vez que planificas los turnos, necesitas revisar las condiciones de cada trabajador para no asignarle más horas de la cuenta.

Esas comprobaciones te roban mucho tiempo (y si te equivocas, tu cuadrante saldrá con errores).

👉 2. Debes revisar que no falte nadie

Un fallo muy grave (y por desgracia bastante común) cuando gestionas equipos grandes: pones menos personal del necesario en un turno concreto.

Resultado: el resto de trabajadores de ese turno acaban sobrecargados y el servicio que reciben tus clientes empeora.

Esto ocurre, sobre todo, en negocios en los que las personas asignadas a cada turno varían según la carga de trabajo (por ejemplo, un restaurante suele necesitar más trabajadores un sábado por la noche que un martes al mediodía).

Cuando planificas tus turnos con Excel este error se vuelve más frecuente, porque la herramienta no te permite ver con facilidad cuánto personal has puesto en cada turno de trabajo.

👉 3. Tienes que recordar las vacaciones y ausencias de tu equipo

Cuando planificas los turnos de tu equipo también debes tener en mente las ausencias previstas, ya sea por:

• Una ausencia puntual (un trabajador ha pedido permiso para no acudir a su puesto de trabajo un día concreto).
• Vacaciones.
• Una baja laboral.

Lo ideal sería tener toda esta información sobre tus trabajadores a mano cuando elaboras tus turnos. O mejor todavía, que tu herramienta de planificación te avise si asignas turnos a una persona que no está disponible. 

Pero Excel no te ofrece ninguna de las dos opciones, lo que de nuevo te roba mucho tiempo cuando planificas tus horarios.

Incluso vamos más allá.

¿Qué pasa si un trabajador te avisó de que el próximo lunes no iba a poder trabajar y le diste el visto bueno, pero luego no te acordaste de anotar esa ausencia en el calendario?

Si a la hora de hacer el cuadrante de la semana no recuerdas que esa persona estará fuera y le asignas un turno el lunes, ese turno saldrá adelante con menos personal del necesario.

De nuevo, tu personal acaba más estresado y tus clientes reciben un peor servicio.

👉 4. Si tu planificación no respeta el convenio colectivo, Excel no te avisa

Cuando planificas turnos rotativos debes tener muy presentes las condiciones de tu convenio colectivo.

Esto variará mucho en función de tu sector e incluso de tu ubicación geográfica, pero algunas regulaciones comunes a la mayoría de los convenios son:

1. Descansos de, al menos, 12 horas entre una jornada laboral y la siguiente (en algunos casos se pueden reducir por condicionantes especiales, siempre y cuando al trabajador se le remuneren las horas que no ha descansado).
2. En los turnos que alcancen o superen las 6 horas, el trabajador tendrá derecho a hacer una breve pausa.
3. Los trabajadores menores de 18 años y/o en prácticas no podrán hacer horas extra ni nocturnas

Recuerda que esto son solo ejemplos y que debes revisar concienzudamente las regulaciones de tu convenio colectivo.

¿Y qué tiene esto que ver con Excel?

Pues que si cometes un error (por ejemplo, si no respetas el descanso de 12 horas mínimo entre jornadas de un trabajador), es muy fácil que se te pase.

Y en el peor de los casos, este tipo de errores podrían conllevar una sanción económica bastante elevada.

✅ “Vale, entonces usar una plantilla de Excel para gestionar los turnos de mi equipo no es buena idea; pero ¿qué opción tengo?”

Lo mejor es que utilices un software específico de planificación de turnos.

A diferencia de Excel, este tipo de software sí cuentan con funcionalidades específicas que te permiten:

• Evitar errores en tus cuadrantes.
• Reducir el tiempo que dedicas a elaborar los horarios.

Por ejemplo, los gerentes que usan la herramienta de gestión de turnos de Combo (nuestro software de gestión de RR. HH.) tardan, de media, 3 veces menos tiempo en planificar los horarios de su personal.

Para que entiendas por qué, te explicamos algunas de las ventajas de usar un software como Combo. ;)

👉 1. Sabes al instante cuántas horas has asignado a cada trabajador

En la ficha de cada trabajador puedes indicar cuántas horas trabaja por semana.

Mientras vas haciendo los turnos, sabrás a tiempo real cuántas horas tiene asignadas un trabajador concreto y cuántas le quedan por cubrir.

Si, por ejemplo, una persona está contratada a 30 horas pero esta semana le has puesto 35 horas, Combo te avisa por si se trata de un error.

👉 2. Te avisa de los miembros de tu equipo que estarán ausentes esa semana

Los miembros de tu equipo pueden solicitar sus vacaciones y días libres a través de la app de Combo.

Si se las apruebas, esas ausencias se mostrarán automáticamente en el calendario.

De esta forma, cuando estés planificando los turnos de una semana, sabrás en todo momento quién está disponible y quién no.

Y así el riesgo de cometer errores en la planificación es nulo.

👉 3. Se conecta a tu convenio colectivo (y te avisa si cometes un error)

Cuando configuras tu cuenta de Combo, una de las primeras cosas que haces es seleccionar tu convenio colectivo.

De esta forma, el sistema te avisa automáticamente si la planificación que has hecho no cumple el convenio.

👉 4. Tienes una vista general de cada turno 

Cuando planificas tus turnos con Excel, ¿cuántas veces tienes que revisar un cuadrante para asegurarte de que en todos los turnos hay suficiente personal?

Con Combo no te hace falta.

Gracias a la funcionalidad “Vista por día” puedes saber de un solo vistazo cuántas personas hay asignadas a cada turno.

👉 5. Asígnales etiquetas a tu personal para identificarlos

Puedes asignarle a cada trabajador una etiqueta con un color específico en función de su rol.

Por ejemplo, si diriges un restaurante y estás planificando los turnos de tu personal de cocina, podrías crear las etiquetas “Chef”, “Cocinero”, “Asistente de cocina” y “Lavaplatos”.

De esta forma puedes revisar a simple vista cuántos trabajadores de cada rol tienes asignados (y que no te falte ningún cocinero, o que en los turnos más fuertes haya siempre un ayudante para descongestionar el servicio).

✅ ¿Quieres probar Combo totalmente gratis?

Sí, sabemos que cambiar tu manera de trabajar no es fácil. Y es que, a pesar de todos sus inconvenientes, tú ya estás habituado a trabajar con Excel, y prefieres el “malo conocido que el bueno por conocer”.

Por eso tienes disponible una prueba gratuita de 7 días de Combo.

7 días para que pruebes con tranquilidad todas las funcionalidades de planificación de turnos que te ofrece nuestro software.

Y además no corres ningún riesgo, porque para acceder a la prueba no tienes que introducir ni tus datos bancarios ni tu tarjeta (así tienes la tranquilidad de que, al terminar la prueba, no se te cobrará nada).

Lo único que tienes que hacer es entrar aquí, introducir tu email y pinchar en “Pruébalo gratis”.

Tan sencillo como eso. ;)

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