Cómo mejorar la eficiencia con un creador de turnos de trabajo

La gestión eficiente de los turnos de trabajo es esencial para mantener la productividad y la satisfacción del personal. La correcta planificación de horarios no solo impacta en la operatividad diaria, sino también en la motivación y la retención de empleados.

En este artículo veremos los problemas comunes al crear turnos y cómo una herramienta como Combo puede ser la solución ideal para mejorar la eficiencia en la planificación de horarios laborales.

Problemas comunes creando turnos en negocios dinámicos

Conflictos de turnos y solapamientos

Uno de los problemas más frecuentes en la gestión de turnos es el conflicto de horarios y los solapamientos. Esto puede ocurrir por varias razones: errores humanos en la asignación manual, cambios de última hora por ausencias imprevistas o simplemente mala comunicación entre los responsables y el personal.

Estos conflictos no solo generan estrés y descontento entre los empleados, sino que también pueden impactar negativamente en el servicio al cliente.

Por ejemplo, un restaurante que necesita cobertura adicional durante las horas pico de la cena. Si dos empleados son programados para el mismo turno y uno de ellos no estaba al tanto, podría haber una sobrecarga de personal en un momento y una falta de personal en otro. La falta de coordinación y la superposición de turnos pueden resultar en tiempos de espera más largos para los clientes y una reducción en la calidad del servicio.

Cobertura horaria errónea

Otro problema común es la cobertura horaria incorrecta. Esto ocurre cuando hay demasiados o muy pocos empleados asignados a ciertos turnos, lo que puede causar costes innecesarios o problemas operativos.

Una cobertura horaria inadecuada puede llevar a situaciones donde los empleados están sobrecargados de trabajo o, por el contrario, sin suficientes tareas que realizar durante la jornada, afectando la eficiencia y la motivación.

Según un estudio de Kronos, aproximadamente el 62% de los gerentes de negocios informan que la cobertura horaria incorrecta es uno de los principales desafíos en la gestión de turnos. Además, un 40% de los empleados indica que la mala planificación de los turnos afecta su motivación y rendimiento en el trabajo.

Este problema puede ser debido a no prever adecuadamente las fluctuaciones en la demanda por una falta de análisis adecuado de los patrones de demanda.

De hecho, según un estudio de Workforce Institute, el 49% de las empresas no utiliza datos históricos de demanda para planificar sus turnos, lo que a menudo resulta en una cobertura inadecuada.

Además, las ausencias inesperadas, como enfermedades o emergencias familiares, pueden desorganizar los turnos planificados. Tener un plan de contingencia es esencial para manejar estas situaciones sin afectar la operatividad del negocio.

Falta de flexibilidad en los turnos

La falta de flexibilidad en los turnos puede ser un gran problema, especialmente para empleados que tienen responsabilidades familiares o personales. 

Por ejemplo, un empleado que debe cuidar de un familiar enfermo puede tener dificultades para cumplir con un turno fijo. Si no se le ofrece flexibilidad, es probable que busque otro empleo con horarios más adaptables a sus necesidades.

El equilibrio entre la vida laboral y personal es fundamental para la satisfacción y el bienestar de los empleados. Turnos mal gestionados pueden interferir con la vida personal de los profesionales, llevando a un aumento del estrés y una disminución de la productividad.

No tener en cuenta las horas extra

La falta de consideración de las horas extra puede resultar en problemas legales y en la insatisfacción del personal. Es crucial monitorear las horas trabajadas para asegurar el cumplimiento de las leyes laborales y evitar la fatiga del personal.

Un informe de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) indica que las horas extra no controladas pueden aumentar el riesgo de accidentes laborales y disminuir la productividad a largo plazo.

Beneficios de usar una herramienta de creación de turnos

Reducción de errores y mejora de la precisión

Las herramientas de creación de turnos como Combo utilizan algoritmos avanzados para optimizar la asignación de horarios, reduciendo significativamente los errores humanos. Estas herramientas pueden tener en cuenta múltiples variables como la disponibilidad de los empleados, las horas trabajadas previamente y las necesidades específicas del negocio.

Por ejemplo, un hotel que utiliza Combo puede asegurarse de que siempre haya personal suficiente en la recepción durante las horas pico de check-in y check-out, mientras que también gestiona las necesidades de limpieza y mantenimiento sin sobrecargar a ningún empleado.

Integración con las preferencias del personal

La integración de las preferencias personales de los empleados es crucial para mantener la motivación alta y reducir la rotación. Combo permite a los empleados ingresar sus disponibilidades y preferencias de turno, lo que facilita la creación de horarios que respeten estas preferencias y aumenten la satisfacción laboral.

Por ejemplo, en un entorno retail, un empleado puede preferir trabajar los fines de semana, mientras otro prefiere los días de semana. Combo puede gestionar estas preferencias, garantizando que ambos empleados estén satisfechos con sus horarios, lo que mejora la retención y la eficiencia.

Cumplimiento del convenio colectivo y las regulaciones laborales

El cumplimiento de las regulaciones laborales y los convenios colectivos es esencial para evitar sanciones y mantener una buena relación con el personal. 

Combo ayuda a asegurar que los turnos asignados cumplan con todas las regulaciones aplicables, incluyendo límites de horas trabajadas, períodos de descanso obligatorios y compensaciones adecuadas.

Un informe de PwC destaca que el incumplimiento de las regulaciones laborales puede costar a las empresas hasta un 30% más en multas y sanciones. Utilizar una herramienta como Combo para gestionar los turnos elimina estos riesgos.

Mejora de la productividad general

Al automatizar la creación de turnos y reducir errores, Combo libera tiempo para que los gerentes se concentren en otras tareas importantes. Esto mejora la productividad general del negocio, permitiendo a los directores dedicar más tiempo a la mejora del servicio al cliente y a la optimización de las operaciones.

Además, Combo ofrece herramientas avanzadas de análisis y reportes que permiten a los gerentes monitorizar el rendimiento de los empleados, identificar patrones y tomar decisiones basadas en datos. Esto ayuda a optimizar la asignación de turnos y a mejorar continuamente la eficiencia operativa.

Según un estudio de Deloitte, las empresas que utilizan análisis de datos para gestionar su personal reportan una mejora del 25% en la eficiencia operativa.

Aumento de la satisfacción y retención de empleados

La capacidad de integrar las preferencias personales en la planificación de turnos mejora la motivación y reduce la rotación, lo que es crucial para mantener un equipo experimentado y comprometido.

Combo permite una planificación proactiva, facilitando la identificación y resolución de problemas antes de que afecten la operación del negocio. También ofrece opciones para manejar imprevistos, como ausencias de último minuto, con soluciones rápidas y efectivas.

Mejora en la calidad del servicio al cliente

La correcta asignación de turnos asegura que siempre haya suficiente personal capacitado durante los momentos clave del negocio, lo que mejora la calidad del servicio al cliente. Un personal bien descansado y satisfecho también es más propenso a ofrecer un servicio superior.

Qué ofrece Combo para la creación de turnos

Combo se destaca frente a otras herramientas similares en varios aspectos clave:

• Automatización avanzada: Combo automatiza el proceso de creación de turnos, lo que permite una planificación rápida y precisa.
• Personalización: La herramienta permite ajustes personalizados para cada negocio, considerando las necesidades específicas y las preferencias del personal.
• Facilidad de uso: Su interfaz intuitiva facilita la implementación y el uso diario, incluso para aquellos con poca experiencia tecnológica.
• Análisis y reportes: Combo ofrece análisis detallados y reportes en tiempo real, ayudando a los gerentes a tomar decisiones informadas y ajustar los turnos según las demandas cambiantes del negocio.

Cómo implementar Combo en tu negocio

Primeros pasos

La implementación de Combo comienza con una evaluación de las necesidades específicas de tu negocio. Esto incluye identificar las áreas problemáticas en la gestión actual de turnos y definir los objetivos que deseas alcanzar con la herramienta.

Configuración de la herramienta

Una vez identificadas las necesidades, el siguiente paso es configurar Combo. Esto incluye:

• Configurar tu perfil: seleccionando el convenio por el que se rige la actividad de tu negocio, elegir la base de cálculo de vacaciones pagadas de tu establecimiento, seleccionar el tipo de indemnización de comidas o definir tus objetivos de productividad y de masa salarial, entre otras cosas.
• Crear tu equipo, es decir, crear el perfil de cada empleado, introducir todos sus datos personales y contractuales e invitar a los empleados a activar su cuenta para poder acceder a la información, recibir notificaciones y poder comunicarse desde la herramienta.
• Crear tus plannings: crear turnos, elegir cuáles son los turnos favoritos, duplicarlos, crear ausencias o descansos semanales, añadir notas, etc.

Casos de éxito implementando Combo

Caso 1: Restaurante que optimizó su planificación de turnos con Combo

Un restaurante de cadena utilizó Combo para mejorar su planificación de turnos y logró reducir los conflictos de horarios en un 45%. Gracias a la integración de las preferencias del personal y la automatización de los turnos, el restaurante pudo aumentar la satisfacción de los empleados y mejorar la eficiencia operativa.

Echa un vistazo a otros testimonios reales:

“Es un gran ahorro de tiempo para mí, para mis gerentes que solian pasar las tardes resolviendo rompecabezas de programación y para los empleados que ahora completan sus propios horarios.” - Vincent Sitz, responsable del restaurante Baltard au Louvre.

Caso 2: Negocio retail que utilizó Combo en la creación de turnos

Una tienda de retail experimentó una mejora significativa en la cobertura horaria al implementar Combo. La herramienta ayudó a equilibrar mejor los turnos durante las horas pico y redujo los costos de horas extras en un 20%. La flexibilidad de Combo permitió a la gerencia adaptar rápidamente los horarios según las demandas estacionales.

Echa un vistazo a otros testimonios reales:

“Antes de Combo tenía que conocer la legislación, todo lo relativo a las horas de trabajo, los descansos, etc. Ahora tengo incorporadas alertas que me ahorran tiempo” - Céline Poncet, Responsable de tienda BIOCOOP

Conclusiones

En resumen, la correcta gestión de turnos es crucial para cualquier negocio local. Utilizar una herramienta como Combo puede resolver muchos de los problemas comunes asociados con la planificación de horarios, desde la reducción de errores hasta la mejora de la satisfacción del personal.

La automatización y precisión que ofrece Combo no solo ahorra tiempo, sino que también asegura el cumplimiento de las regulaciones laborales y las preferencias del personal.

Mirando hacia el futuro, la tendencia en la gestión de turnos continuará inclinándose hacia la digitalización y la automatización. Las herramientas avanzadas como Combo seguirán evolucionando para ofrecer soluciones aún más precisas y adaptables a las necesidades cambiantes de las empresas y sus empleados.

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