[Cómo calcular el personal para un restaurante] Claves para contratar al número óptimo de empleados (y ofrecer un servicio de calidad)

Cuánto personal necesitas contratar para ofrecer un buen servicio.

Es una pregunta crucial para la rentabilidad de tu restaurante… y también muy complicada de contestar, porque en la respuesta influyen muchísimos factores.

Por eso este post.

Aquí te explicamos: 

• Los principales criterios que debes tener en cuenta para calcular el personal de tu restaurante.
• Un caso práctico donde aplicamos los conceptos que vamos a explicarte.

Y al final del post te hablamos de una herramienta muy especial que te ayudará a hacer este cálculo… pero no hagas trampa y lee el resto del post primero. ;)

✅ ¿Cómo calcular el personal para un restaurante? Criterios a tener en cuenta

Como te decíamos, hay muchos factores que determinan cuánto personal necesitas en tu restaurante.

Además, algunos de estos factores serán más o menos importantes en función del equipo (no es lo mismo formar un equipo de cocina que una brigada de sala, por ejemplo).

Pero a modo de guía, aquí vamos a ver los criterios básicos para calcular el personal de un restaurante.

👉 1. Cuántos turnos necesitas cubrir

Este punto es lógico, ¿no?

Uno de los puntos más relevantes a la hora de contratar personal es cuántos turnos necesitas cubrir.

Por ejemplo, supongamos que en tu restaurante ofreces dos servicios (comida y cena). Y todos los lunes cierras. 

Eso son 6 días x 2 turnos diarios = 12 turnos a lo largo de la semana.

La cosa cambiaría mucho si solo ofreces un servicio al día, si no cierras ningún día de la semana…

Además, a esto tienes que sumarle el siguiente punto.

👉 2. Cuántos días de descanso y vacaciones tienen tus empleados

Lo habitual es que cada miembro del equipo tenga entre 1,5 y 2 días de descanso completos. 

Siguiendo con el ejemplo anterior, uno de esos días sería común para todo el personal (como cierras los lunes, todo tu personal descansa siempre ese día). 

Así que tendrías que contar con que, cada uno de los 6 días de la semana restantes, habrá miembros de tu equipo que no trabajen porque estén disfrutando de su otro día de descanso.

No solo eso.

Además, tienes que tener presentes los 30 días naturales de vacaciones de los que disfruta cada empleado y cómo se distribuye:

• ¿Tus empleados disfrutan todas sus vacaciones de golpe? En ese caso, puedes contratar a personal de refuerzo para ese periodo.
• ¿Vas a darles las vacaciones en semanas sueltas repartidas a lo largo del año? De ser así, es probable que todos o casi todos los meses haya alguien de vacaciones, por lo que deberás tener esto en cuenta para contratar a más personal fijo.
• ¿Cierras algún mes a lo largo del año (por ejemplo, en octubre, cuando cae la demanda, en febrero…)? Entonces esto no es problema, porque todo tu personal disfrutará de su tiempo de descanso a la vez y no tendrás que preocuparte por el volumen de personal.

Como ves, la situación puede variar mucho de un caso a otro.

👉 3. La capacidad de comensales de tu local

Otro punto crucial.

La capacidad de comensales de tu restaurante va a condicionar en gran medida tus necesidades de personal.

Para calcular el volumen de clientes que puedes atender, tienes que dividir:

• Los metros cuadrados efectivos de tu local (sin contar el espacio que ocupan la decoración, el mobiliario, etc.).
• Por el espacio aproximado que ocupa cada cliente (de media se considera que un cliente ocupa 1,20 metros cuadrados).

Por ejemplo, supongamos que tu salón tiene 180 metros cuadrados. En ese caso:

180 m² / 1,20 m² = 150 comensales que puedes atender en tu local al mismo tiempo.

Esto te va a decir cuántos camareros y cocineros necesitas en un mismo turno para atender a todos tus clientes y ofrecer un servicio de calidad.

👉 4. Los diferentes equipos de trabajo

Porque no todos los equipos son iguales.

Un único cocinero puede atender a más comensales que un camarero (teniendo en cuenta que el objetivo es mantener un servicio eficiente y de calidad). Así que una brigada de cocina puede ser más reducida que una de sala, por ejemplo.

Por eso el cálculo variará según si se trata de contratar personal para… 

➡️ A. Cocina

De media, se calcula que un único cocinero tiene capacidad para atender a 30-40 comensales al mismo tiempo.

Esto puede variar mucho según el tipo de restaurante. Por ejemplo, en un establecimiento de alta cocina son necesarios más cocineros por comensal, porque la elaboración de los platos es más compleja.

En cambio, en un restaurante con platos de elaboración sencilla (o incluso con menús cerrados), un mismo trabajador podrá atender más comandas al mismo tiempo.

Pero con este dato puedes hacerte una idea aproximada.

➡️ B. Sala

Vamos ahora con el personal de sala.

Aquí lo más importante es calcular cuántos camareros necesitarás para cubrir el servicio. De nuevo tiramos de estadística:

Se calcula que un camarero puede atender, de media, a unos 20 comensales.

Este número puede ser mayor (en bares y restaurantes pequeños es habitual que haya menos camareros) o más reducido (de nuevo, en un establecimiento de alto standing debe haber suficientes camareros para ofrecer una atención muy personalizada a cada comensal).

Pero para que te hagas una idea, la media en España es de un camarero por cada 5 mesas (y si cada mesa tiene 4 o 5 comensales, entonces tenemos esos 20-25 comensales por camarero).

➡️ C. Gestión y administración

Aunque los equipos más importantes son las brigadas de sala y cocina, también es clave calcular cuánto personal administrativo vas a necesitar para llevar adelante tu restaurante.

Este punto es más complicado de calcular, ya que va a depender mucho de:

• Cómo repartas las tareas: si tu encargado o tú os ocupáis de gestionar las nóminas, por ejemplo, no necesitarás contratar a una persona que se ocupe de esta tarea.
• Las herramientas que utilices: hay herramientas, como los softwares de gestión de RR.HH., que automatizan tareas y te permiten reducir el personal administrativo necesario.

De este último punto te hablamos luego…

👉 5. El espacio disponible

Esto podría parecer secundario, pero no está de más tenerlo en cuenta.

Supongamos que has llegado a la conclusión de que, para atender a todos los comensales de tu restaurante, necesitas tener a 5 cocineros trabajando al mismo tiempo en cada servicio (o al menos durante los fines de semana)...

… pero resulta que tu cocina es pequeña, y solo hay espacio para 4 cocineros.

¿Qué puedes hacer?

Una opción sería reducir el número de mesas y atender a menos comensales, pero asegurándote de que les ofreces un servicio de calidad (tendrás menos ingresos brutos, pero una mayor rentabilidad y mejor imagen). 

Esta puede ser una solución temporal hasta que reformes la cocina para ampliarla. ;)

✅ [Caso práctico] Cómo calcular cuántos cocineros necesitas contratar

Porque con un ejemplo todo se entiende mejor. 

Para este caso práctico, vamos a suponer que acabas de abrir tu restaurante y quieres calcular cuántos cocineros vas a necesitar.

Como base tenemos que:

• Ofreces servicio 6 días a la semana (los lunes cierras el restaurante).
• Tienes 2 turnos al día (almuerzo y cena), con un horario de 4 horas cada uno.
• Tu personal descansa 2 días completos (uno de ellos es el lunes que cierras el restaurante, y otro que se va rotando).
• Cuentas con un chef que supervisa el servicio pero no cocina, por lo que no contaría como cocinero.
• Tienes un restaurante con capacidad para 150 comensales.
• Las recetas de tu menú no son especialmente complejas, así que calculas que cada cocinero podría atender sin problemas a unos 30 comensales. 

Partimos de la base de que, para cada servicio, vas a necesitar un mínimo de 5 cocineros.

Teniendo en cuenta que cada uno de ellos descansará 1 día, necesitarás al menos 6 cocineros (eso en el caso de que ninguno coincida en sus días de descanso con el resto de sus compañeros).

Pero el chef también tiene que descansar. ;)

En el día de descanso del chef, necesitarás que otro de los cocineros (el que tenga más experiencia) cumpla el rol de chef en su lugar. 

Aquí tienes 2 opciones:

• O trabajas algunos días con solo 4 cocineros (los días más flojos de la semana, donde sabes que no vas a tener el restaurante lleno).
• O contratas a una persona de refuerzo que solo trabaje 20 horas a la semana, por ejemplo.

Ten en cuenta que este ejemplo está muy simplificado.

Aquí no estamos teniendo en cuenta que habrá cocineros que falten a su puesto de trabajo por situaciones imprevistas. 

Si quieres tener este tipo de imprevistos cubiertos, podrías tener incluso a otro cocinero más en plantilla.

Así, tu brigada de cocina podría estar compuesta por entre 6 y 8 cocineros, sin contar al chef.

¿Y qué pasa con las vacaciones?

Como te decíamos, aquí va a depender mucho de cómo las repartas.

Supongamos que tus cocineros cogen vacaciones en 2 periodos de 15 días naturales, repartidos a lo largo del año.

En este caso, podrías necesitar a otra persona más que trabaje como cocinero fijo, para cubrir los sucesivos periodos de vacaciones y que siempre haya ese mínimo de 5 cocineros + 1 chef en cocina.

¿Otra opción?

También puedes establecer que tus cocineros solo cojan vacaciones en periodos de baja afluencia de clientes. Así, la mayoría de los días podrás afrontar el servicio con 4 cocineros.

O también puedes contratar a personal de apoyo para los meses más fuertes.

Las posibilidades son muchísimas, por lo que tendrás que adaptar estas ideas a la realidad de tu restaurante y ver con cuánto personal funciona realmente el servicio.

✅ Otro factor clave para calcular cuánto personal necesitas en tu restaurante: la rentabilidad de la masa salarial

También conocido como “coeficiente de productividad”. 

Es decir, cuántos ingresos genera tu equipo por cada hora trabajada. De esta forma puedes saber si sus sueldos te salen rentables.

Para calcular este indicador tienes herramientas como Combo, que calcula la relación entre tu masa salarial y tus ventas.

¿Que la rentabilidad es muy baja?

Entonces es posible que estés asignando más personal de la cuenta a un mismo turno.

Y al revés: si es muy elevada, quizá estás sobrecargando mucho a tu personal (sobre todo si hay más errores en las comandas, problemas en el servicio, etc.).

Esta es solo una de las muchísimas formas en las que Combo te ayuda a ahorrar tiempo y dinero en la gestión de RR.HH. de tu restaurante.

El resto las tienes aquí.

Y en ese enlace también encontrarás el acceso a la demo gratuita de 7 días de Combo, durante la que podrás probar sus principales funcionalidades (¡y sin introducir tu tarjeta de crédito!).

Pruébalo y verás cómo notas la diferencia. ;)

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