Cómo controlar el inventario en la hostelería [Incluye plantilla descargable gratuita]

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Cómo controlar el inventario en la hostelería [Incluye plantilla descargable gratuita]
Victor Aldea
Victor Aldea
Publicado el
18/6/2024
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A ver, tomates... tenemos suficientes para hoy y mañana. Lechugas... están frescas y en buena cantidad. Calabacines también hay suficientes. Y pimientos… Ostras, ¿que no quedan pimientos? ¡Si tendría que haber al menos 2 kilos! Y el próximo pedido no viene hasta final de semana…”.

¿Esta escena te resulta familiar?

Es normal, en cualquier restaurante se producen errores de inventario puntualmente.

Pero, ¿y si no es algo puntual?

¿Y si la falta (o el exceso) de stock es algo tan habitual que está teniendo un impacto negativo en tu negocio (bien sea porque está afectando al servicio, o bien porque siempre acabas derrochando comida?).

Entonces eso es una señal de que necesitas mejorar tu gestión de inventario.

Y para eso, lo primero es tener un buen documento donde llevas el control estricto de los productos que tienes en tu almacén.

Para eso tienes la plantilla de inventario para hostelería que te hemos preparado en este post.

Te explicamos cómo funciona y luego te contamos algunas estrategias para gestionar mejor tu inventario y evitar este tipo de problemas.

¡Empezamos! 

✅ ¿Qué es y para qué sirve el inventario en la hostelería?

Es posible que esto ya lo sepas, pero por si acaso, no está de más que repasemos los conceptos básicos.

En la hostelería, el inventario es un documento donde se registran de manera exhaustiva todos los:

  • Ingredientes.
  • Suministros (refrescos, bebidas alcohólicas, conservas, etc.).

De los que dispones en tu establecimiento.

Y es una herramienta crucial en la gestión de cualquier restaurante o negocio hostelero, porque te permite:

  • Evitar errores durante el servicio: imagina que tienes una cafetería y al final de la semana siempre te acaba faltando pan de sándwich. Este tipo de errores, cuando se producen de manera habitual, acaban dando mala imagen y afectando a la experiencia del cliente. Si tienes tu inventario actualizado puedes controlar cuánto pan gastas a lo largo de la semana y ajustar mejor tus próximas compras. 
  • Reducir el desperdicio de comida: también puede darse el caso contrario. Que tengas productos perecederos (frutas, verduras, etc.) que se acaban echando a perder en el almacén con mucha frecuencia. Eso es literalmente dinero que estás tirando a la basura. Un inventario te permite detectar este tipo de fugas y solucionarlas (en este caso, haciendo pedidos de menor volumen).
  • Tomar mejores decisiones estratégicas: un inventario bien gestionado te ayuda a tomar mejores decisiones respecto a las compras, la configuración del menú, las promociones que lanzas… Por ejemplo, si tienes un plato de poké de salmón en la carta pero muy poca gente lo pide (la rotación del stock es muy baja), puedes valorar si eliminar ese plato o sustituir el salmón por una alternativa más económica. O si tienes una remesa de verduras que está a punto de caducar, puedes poner un plato de pisto fuera de la carta, incluirlo en tu menú del día...  
  • Garantizar la calidad y la frescura: mantener un registro de las fechas de entrada y salida de los productos permite que los ingredientes utilizados sean frescos y de alta calidad, lo que se traduce en mejores platos y mayor satisfacción del cliente.
  • Cumplir con la normativa sanitaria: un buen inventario te ayuda a cumplir con las regulaciones sanitarias, ya que facilita la trazabilidad de los productos y asegura que los alimentos se almacenen y utilicen de manera segura.
  • Mejorar la previsión y planificación: analizar los datos históricos de inventario te ayuda a prever las necesidades futuras y a planificar mejor las compras en función de la demanda esperada, evitando tanto la falta de stock como el exceso.

Como ves, un inventario es una herramienta muy poderosa para controlar tus costes y mejorar la gestión de tu establecimiento. 

Pero para conseguir todos estos beneficios, lo primero es contar con una plantilla de inventario bien organizada.

Y con eso te podemos echar una mano…

✅ ¿Cómo funciona la plantilla de inventario para la hostelería?

La plantilla está diseñada pensando en los retos específicos que afrontan los negocios hosteleros a la hora de mantener su inventario bajo control.

Te la explicamos parte por parte.

👉 1. Datos básicos

En la parte superior de la plantilla encontrarás este apartado donde puedes incluir los datos esenciales para controlar la gestión de tu inventario:

  • Nombre del establecimiento (útil si gestionas diferentes locales).
  • Departamento (en el caso de que quieras tener inventarios separados para el almacén de cocina, el equipamiento de sala, etc.).
  • Fecha del último control de inventario realizado.
  • Nombre de la persona que actualizó el registro la última vez.

Esta parte no tiene mucho misterio, así que pasamos a la siguiente.

👉 2. Información de los productos

La plantilla está diseñada teniendo en mente la información que se suele incluir en un inventario de hostelería:

  • Código de cada producto.
  • Familia (carnes, congelados, aceites, lácteos, etc.).
  • Ubicación (si los productos están en la cámara frigorífica, en un congelador o nevera, en el almacén, etc.).
  • Nombre del producto.
  • Unidad de medida (kg, envases, etc.).
  • Cantidad.
  • Coste unitario.
  • Valor total de las existencias de cada tipo de producto.

Tanto las columnas y las familias de productos como el resto de datos son orientativos, pero puedes modificar la plantilla para ajustarla a tus necesidades.

👉 3. Valor total y distribución

Por último, en la parte inferior de la plantilla encontrarás algunos datos que te ayudarán a mantener un control exhaustivo de tus gastos y de tu stock.

Así, tenemos:

  • La cantidad total de productos almacenados.
  • El valor total del inventario.
  • El valor de cada familia de productos (cuánto cuestan todos los lácteos, carnes, congelados, etc. de tu almacén).
  • Qué porcentaje del valor total del inventario representan cada una de esas familias.

De esta forma tendrás una visión global de todos los productos de tu almacén y de tus costes de alimentos.

✅ Descarga la plantilla de inventario para la hostelería

Para acceder a la plantilla solo tienes que pinchar en el enlace que encontrarás a continuación y rellenar el formulario. 

Una vez tengas acceso, recuerda hacer una copia para poder editarla y utilizarla en tu establecimiento. 

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✅ Claves para mejorar la gestión de tu inventario

Por último, vamos a ver algunas pautas que te ayudarán a mantener tu inventario bajo control (y prevenir todos los problemas que te comentábamos antes).

👉 1. ¿Tu almacén está bien ordenado? Si no, este es el primer paso

En tu plantilla de inventario tienen que estar reflejados todos los productos de tu almacén (materias primas, bebidas, suministros, etc.).

Pero esto es complejo si tienes el almacén desorganizado.

Por eso lo primero es asegurarte de que los productos están:

  • Ordenados por categorías (así no solo será más fácil localizarlos, sino que reducirás el riesgo de contaminación cruzada).
  • Etiquetados para facilitar su trazabilidad.
  • Colocados de manera que los productos que llevan más tiempo almacenados estén más accesibles, para evitar que se echen a perder.

Además, así a tu equipo le resultará más sencillo contabilizar cuántas unidades tienes de cada insumo y mantener el inventario actualizado.

👉 2. Hoja de inventario + escandallos = unión perfecta contra las fugas de dinero

El escandallo es el complemento perfecto para tu inventario. Al combinarlos puedes:

  • Saber cuándo tendrías que volver a hacer un pedido de stock, para no quedarte sin existencias en mitad de un servicio.
  • Controlar que los cocineros estén cumpliendo con las proporciones de cada plato.

Te ponemos un ejemplo de esto último.

Imagina que al principio de esta semana tenías en tu almacén 2 kg de lechugas.

Según el escandallo, en cada ensalada se utilizan 100 gramos de lechuga, lo que significa que podrías preparar hasta 20 ensaladas.

Pero al final de la semana te has quedado sin existencias, y, sin embargo, solo se han vendido 16 ensaladas. 

Eso significa que no se están respetando las proporciones que indica el escandallo (y por lo tanto, el margen de beneficio que obtienes por ensalada se reduce).

¿Tienes tus escandallos ya preparados? Si no, en este post te explicamos cómo elaborarlos.

👉 3. ¿Cómo se va a actualizar el inventario? Establece protocolos precisos

Porque de nada te sirve tener las mejores herramientas.

Además, para que tu sistema de inventario funcione y la hoja esté siempre actualizada, tienes que definir:

  • Qué miembro de tu personal se ocupará de actualizarlo.
  • Con qué frecuencia deberá hacerlo.
  • Directrices concretas respecto al inventario (por ejemplo, a partir de qué nivel de stock hay que realizar un nuevo pedido al proveedor, qué hacer si se detecta que un producto tiene baja rotación, etc.).

Todos estos procesos deberían estar establecidos por escrito.

Quizá ahora tu jefe de cocina (si es él quien se encarga de actualizar el stock) tiene todo esto claro, pero ¿y si un día el chef cambia?

En ese caso, tener estos procesos redactados te servirá para que el nuevo chef se adapte a ellos rápidamente.

✅ Aquí puedes descargar la plantilla de inventario para hostelería

Esperamos que estos consejos te resulten útiles y te ayuden a mantener un control más exhaustivo de tu inventario.

Ahora solo te queda descargar la plantilla 100 % gratuita que te hemos preparado y ponerlos en práctica.

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