[Fichaje en papel] Situación legal en 2025 + Alternativas

“He oído que el fichaje en papel ya no es legal, ¿es cierto?”.

Sí, es cierto.

Los sistemas de control horario en papel (como las famosas hojas de firmas) llevaban ya mucho tiempo en el punto de mira de las instituciones.

Y con los cambios que se han introducido en la ley en 2025, estos sistemas ya no se consideran válidos.

Por eso este post.

Aquí vamos a explicarte:

• Qué dice exactamente la ley sobre el registro de la jornada laboral (y qué novedades se han implementado en 2025).
• Cómo actualizar tu sistema de control horario para seguir cumpliendo con la ley.

Pero mejor empezamos por las bases…

✅ Qué dice la ley sobre el fichaje en papel: conceptos básicos

El control horario es obligatorio desde el 2019, con la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. 

Pero aunque ya han pasado unos años desde su implantación, esta ley todavía sigue generando dudas.

Y para complicar más todavía el asunto, a lo largo del tiempo han ido surgiendo sentencias judiciales que matizan algunos aspectos de la ley (y que como dueño de un negocio es importante que conozcas).

Por eso ahora vamos a hacer un repaso general a todo lo que dice la normativa vigente respecto al registro de la jornada de trabajo.

👉 1. Qué es un registro de jornada laboral y qué información debe contener

El registro de jornada laboral o control horario es un documento (digital o físico) donde se recoge el tiempo de trabajo de cada uno de los miembros de tu personal.

En este documento deben estar reflejadas con precisión las horas de entrada y salida de cada trabajador.

¿Y qué pasa con las pausas durante el turno de trabajo?

Si estas pausas se consideran tiempo de trabajo efectivo y forman parte de la jornada (como suele ocurrir, por ejemplo, con la pausa para el café), la ley no te obliga a registrarlas. 

Pero en la práctica es recomendable que lo hagas, para evitar posibles problemas durante una inspección de trabajo.

👉 2. ¿Todas las empresas están obligadas a implementar este control horario?

Sí.

Todas las empresas de todos los sectores (salvo excepciones muy concretas) deben llevar un registro exhaustivo de las jornadas de sus trabajadores, con independencia de su tamaño u organización.

Esto también afecta a los trabajadores móviles (repartidores, comerciales, etc.).

👉 3. ¿Durante cuánto tiempo hay que almacenar los registros de jornada?

La ley obliga a las empresas a guardar durante 4 años los documentos en los que se han registrado las horas de entradas y salidas de su personal.

Durante este periodo, un inspector de trabajo podrá solicitar en cualquier momento ver estos registros, por lo que deberás tenerlos a mano y bien organizados.

👉 4. ¿En qué soporte se debe realizar este registro?

Sobre esto, el real decreto de 2019 no se pronuncia.

Las empresas pueden aplicar cualquier sistema que les permita llevar un registro exacto y fiable de las horas de entrada y salida de su personal, ya sea físico o digital.

Eso dejaba la puerta abierta al uso de las hojas de firmas… pero esto ha cambiado en 2025.

✅ Cómo ha cambiado la normativa de registro horario en 2025 (y cómo afecta esto al fichaje en papel)

Como te decíamos al principio del artículo, las hojas de firmas llevaban ya mucho tiempo en el punto de mira de las instituciones públicas.

¿El motivo?

Pues que es un método de control horario poco fiable y fácil de manipular. Por eso, hace ya tiempo que se recomienda sustituirlo por un sistema de fichaje digital, más automatizado y transparente.

Y en 2025 esa recomendación se ha convertido en una obligación.

Desde este año, una modificación de la ley obliga a las empresas a digitalizar su sistema de control horario.

Lo vemos en detalle.

👉  1. Qué novedades trae esta modificación de la ley

Según explican desde el Ministerio de Trabajo, el propósito de esta nueva normativa es:

• Evitar fraudes en el control horario, como fichajes manipulados o firmados por otras personas.
• Garantizar que la jornada laboral real de los trabajadores quede reflejada con precisión.
• Permitir que la Inspección de Trabajo acceda a los registros de manera remota y en tiempo real.
• Unificar los criterios y acabar con el uso de métodos poco fiables.

Es decir, se trata de que el proceso de registro de jornada sea lo más transparente posible.

Y para lograr todo esto, la nueva normativa trae varios cambios y requisitos.

Los desarrollamos.

➡️ A. Automatización del control horario para evitar manipulaciones

Este punto es clave. 

Al fichar, debe quedar registrado:

• Quién es el trabajador.
• La hora exacta de entrada o salida.
• Desde dónde ha fichado.

Además, esta información debe almacenarse automáticamente en un sistema digitalizado. 

De esta forma se evita que la información del registro de horas se pueda manipular de forma manual.

Si hay que hacer cambios (por ejemplo, por errores en el registro horario) deberá quedar constancia de qué se ha modificado, por qué, quién solicitó el cambio y quién lo autorizó.

➡️ B. Registro individualizado

Otro punto clave: el fichaje debe ser estrictamente personal. 

Nadie puede fichar por otra persona (ni un compañero, ni alguien de recursos humanos, ni un superior…). 

Y esto ¿cómo se controla?

La manera más sencilla es que cada empleado tenga su propio perfil dentro del sistema.

Por ejemplo: con Combo (nuestro software de gestión de RR. HH.) cada empleado tiene un perfil de usuario propio. Y al fichar, solo tiene que seleccionar su perfil para que quede constancia de su identidad.

Además, también tienes la opción de configurar una foto aleatorizada para corroborar quién está fichando en cada momento.

Luego te hablaremos más en detalle sobre esto, pero de momento te seguimos contando las novedades que trae la nueva normativa.

➡️ C. Diferenciación entre horas ordinarias, extra y de disponibilidad

Tampoco basta con saber a qué hora ha entrado y salido un trabajador.

Tu sistema también debe diferenciar claramente entre:

• Las que forman parte de la jornada ordinaria.
• Las extraordinarias, que se realizan fuera del horario habitual.
• Y las de disponibilidad, en las que el empleado está pendiente pero no ejecutando tareas activas.

Esto permite verificar que se cumplen las condiciones que establece el Estatuto de los Trabajadores y el convenio colectivo de tu zona.

➡️ D. El registro debe ser accesible desde cualquier lugar

Tanto la Inspección de Trabajo como los trabajadores o sus representantes deben poder consultar los registros en cualquier momento.

Por eso, el sistema debe estar disponible online.

👉 2. Si hasta ahora todavía utilizaba las hojas de firmas, ¿tengo que seguir conservándolas?

Sí, eso no ha cambiado.

Según establece el Real Decreto-ley 8/2019, los registros de jornada se tienen que almacenar durante 4 años.

Eso significa que, si en 2025 tus empleados seguían fichando en papel, deberás conservar las hojas de firmas hasta 2029 por si en algún momento te las piden.

Y mucho cuidado con perderlas, porque las sanciones pueden ser bastante elevadas.

✅ Una alternativa al registro de la jornada laboral en papel: el fichaje con firma digital

Con la nueva ley de fichaje digital, llevar el registro horario en papel y/o con hojas de Excel ya no es una opción válida.

Si quieres cumplir con la ley, necesitas un sistema digital que garantice el registro individualizado, la transparencia, la trazabilidad y que permita acceder a los datos de forma remota.

Una forma de adaptarte sin complicaciones es implementar un sistema de fichaje como el de Combo, que está diseñado para cumplir todos los puntos que exige la normativa actual.

Veamos cómo funciona y por qué puede ayudarte.

👉 1. Registro de horas 100 % automatizado (y fiable)

Como te decíamos, una de las claves de la nueva normativa es que el sistema de control horario sea digital y automatizado.

Combo te permite cumplir con este punto, porque:

• Tus empleados registran su jornada mediante firma digital.
• Las horas de entrada y salida de tu personal se almacenan automáticamente en el sistema.

Así no hay dudas ni malentendidos respecto a retrasos, ausencias, horas extra…

👉 2. Cada empleado ficha con su perfil de Combo

Para utilizar el sistema de fichaje con firma digital de Combo solo tienes que:

• Instalar la app de Combo en cualquier tablet.
• Poner esa tablet a disposición de tu equipo.

Tan sencillo como eso.

Al fichar, cada empleado solo tiene que seleccionar su perfil de usuario e identificarse.

Así te aseguras de que el registro horario sea individualizado, que es uno de los requisitos de la nueva normativa.

👉3. Almacenamiento en la nube = cero riesgo de traspapelado

Toda la información de las jornadas de tus trabajadores se guarda en la nube. Así, los registros de entrada y salida están siempre organizados y disponibles. 

¿Que tienes una inspección y necesitas consultar los registros de un periodo concreto? 

Accedes al sistema, haces una búsqueda y en pocos segundos tendrás la información a mano (da igual si es un registro de los últimos meses o de hace 4 años). ;)

Ya no corres el riesgo de sufrir una sanción porque se te traspapelen las hojas de firmas.

👉 4. Más control sobre retrasos y ausencias

Imagina que un empleado llega 20 minutos tarde a su puesto de trabajo.

Con el sistema de fichaje digital, ese retraso se registrará automáticamente en el sistema. Además, te saltará una alerta a tiempo real para avisarte de esa incidencia.  

Así estás al tanto de todo.

Y si tienes una inspección tendrás un registro claro y fiable de incidencias como esta.

👉 5. Control de horas extra sin complicaciones

Recuerda que ya no solo basta con saber cuántas horas ha trabajado un empleado; también deben diferenciarse claramente las horas ordinarias de las extraordinarias.

Combo también hace esto por ti.

El software compara el número de horas que ha trabajado cada miembro de tu equipo con la jornada que le corresponde por contrato.

Si ha echado horas extra, lo detecta automáticamente.

No solo eso, sino que además, el sistema de nóminas de Combo te indica cuántas horas extra ha echado cada trabajador, y te permite decidir si se las compensas con salario extra o con días de descanso. 

Así no tienes que controlar “a mano” a quién le debes horas y a quién no.

👉 6. Foto aleatorizada durante el fichaje

Como te decíamos, también puedes configurar Combo para que realice fotos aleatoriamente cuando un miembro de tu equipo fiche.

De esta manera, puedes verificar la identidad del trabajador que ficha en ese momento, como exige la nueva normativa.

Además, en negocios como la hostelería, este sistema también te permite comprobar si el trabajador llevaba puesto su uniforme de trabajo en el momento de fichar.

La transparencia es total.

✅ Fichaje digital + sistema de planificación de turnos = máximo control

El sistema de fichaje con firma digital de Combo te ahorra quebraderos de cabeza y simplifica el control horario de tu equipo.

Pero cuando la combinas con el sistema de planificación de turnos es cuando alcanza todo su potencial.

Y es que:

• Si hay algún cambio en la planificación prevista (horas extra no planificadas, retrasos, ausencias), el cuadrante se actualiza al instante.
• Como el sistema lleva un control de las horas reales que ha trabajado cada empleado, se encarga de calcular por ti las horas extraordinarias y nocturnas que ha echado cada trabajador.
• Además, Combo también cuenta con una herramienta de gestión de nóminas, que te permite calcular automáticamente la parte variable de las nóminas de todo tu equipo (dile adiós a las tardes interminables volcando esta información en Excel y los errores al teclear). ;)

“Todo esto suena muy bonito, pero ¿y si luego no sé cómo usar la herramienta?”.

No te preocupes porque esto no es ningún problema.

Para empezar, usar el sistema de fichaje digital es sencillísimo: solo tienes que instalar la app en una tablet (exactamente igual que cualquier otra app de tu móvil; la descargas y te registras).

Pero además, es que puedes probar Combo sin ningún riesgo, porque dispones de una prueba de 7 días totalmente gratuita.

Así puedes comprobar por ti mismo cómo funciona nuestro software y ver si se ajusta a tus necesidades.

¿Listo para dar el salto al fichaje digital?

Pues el primer paso es hacer clic en el enlace y acceder a la prueba gratuita.

¡Te vemos dentro!

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