Registro horario digital: qué es y cómo implantarlo paso a paso

¿Qué es el registro horario digital? Definición y funcionamiento

El registro horario digital es el sistema electrónico que documenta, de forma automática e inalterable, la hora de entrada, la hora de salida y la duración total de la jornada laboral de cada empleado. A diferencia de los métodos analógicos (hojas de papel o firmas manuales), la solución digital almacena los datos en una plataforma centralizada, accesible tanto para el trabajador como para el departamento de RRHH y, en caso de inspección, para la autoridad laboral.

En la práctica, el empleado realiza un fichaje al inicio y al final de su jornada, ya sea desde una app móvil, un terminal fijo o un ordenador. El software registra automáticamente la marca horaria, calcula las horas efectivas y compara el resultado con las horas contractuales. Si la diferencia es positiva, el sistema identifica las horas extraordinarias y las incorpora a los informes de nómina.

Este tipo de registro resulta especialmente útil para empresas con múltiples centros de trabajo, equipos con turnos rotativos o modelos híbridos (presencial y teletrabajo). Al centralizar la información en un único software de gestión del tiempo de trabajo, se eliminan las hojas sueltas, los correos cruzados y los cálculos manuales que generan errores y retrasos en la gestión de personal.

💡Ejemplo concreto: una cadena de retail con 12 tiendas utiliza una app de fichaje donde cada vendedor marca su entrada con un código QR al llegar al punto de venta. El responsable de zona consulta en tiempo real las horas acumuladas de cada equipo sin necesidad de recopilar hojas de cálculo de cada tienda.

Scorecard: ¿Mi empresa necesita un registro horario digital?

Resultado: 3 puntos o más → la digitalización del registro horario es prioritaria.

Normativa del registro horario en España: obligaciones y sanciones

Desde mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas en España, independientemente de su tamaño o sector, a registrar la jornada laboral diaria de cada empleado. La normativa establece que el registro debe incluir, como mínimo, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada. Los registros deben conservarse durante 4 años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.

La jornada ordinaria máxima en España se fija en 40 horas semanales de promedio en cómputo anual. El Estatuto de los Trabajadores también impone un descanso mínimo de 12 horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente, además de un día y medio ininterrumpido de descanso semanal. Las horas que excedan la jornada pactada se consideran horas extraordinarias, cuya compensación (económica o en descanso) deberá documentarse.

El nuevo decreto en tramitación: qué cambia

El Ministerio de Trabajo impulsa un nuevo real decreto que endurece los requisitos del registro de jornada. Según el borrador publicado en trámite de audiencia, los cambios principales son los siguientes: el registro deberá ser exclusivamente digital (se eliminan papel y Excel como métodos válidos), los datos serán inalterables y con trazabilidad completa, y la Inspección de Trabajo podrá acceder en tiempo real y de forma remota a los registros. Además, cada fichaje será personal e intransferible, identificando al trabajador mediante credenciales individuales (PIN, QR, tarjeta NFC). La biometría queda prácticamente excluida por cuestiones de protección de datos.

Régimen sancionador: cuánto puede costar un incumplimiento

Con la normativa vigente, no disponer de un sistema de registro o tener uno deficiente constituye una infracción grave sancionable con multas de 751 € a 7.500 €. El borrador del nuevo decreto eleva significativamente las consecuencias: prevé sanciones de 1.000 € a 10.000 € por cada trabajador afectado cuando no exista registro o cuando este haya sido manipulado. Para una pyme con 20 empleados, un incumplimiento generalizado podría traducirse en una sanción acumulada de hasta 200.000 €.

Obligaciones legales del registro horario en España

Para anticiparse a estos cambios, muchas empresas ya optan por implantar un sistema de  que cumpla con los requisitos más exigentes del borrador, de modo que la transición sea inmediata cuando el decreto entre en vigor.

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Manual vs. digital vs. automatizado: comparativa de 3 métodos de registro

Antes de elegir una herramienta, conviene entender las diferencias reales entre los tres grandes métodos de fichaje que conviven en las empresas españolas. Cada uno implica un nivel distinto de fiabilidad, coste operativo y riesgo frente a una inspección laboral.

El registro manual (hojas de papel o firmas) ha sido el método habitual en hostelería, retail y pymes durante años. Su principal ventaja es la sencillez inicial: no requiere inversión tecnológica. Sin embargo, su fiabilidad es baja. Los datos se pueden perder, deteriorar o manipular, y el cálculo de horas extra se realiza a mano, con un margen de error elevado. Con el nuevo decreto, este método dejará de ser válido en todos los casos.

El registro digital básico (hojas de cálculo tipo Excel compartidas en la nube) supone un paso intermedio. Permite centralizar la información y compartirla con el equipo, pero sigue siendo editable sin dejar rastro. Ante una inspección, la empresa debe demostrar que los datos no han sido alterados, algo casi imposible con un archivo Excel. Además, el cálculo de la jornada laboral y la identificación de horas extraordinarias siguen dependiendo de fórmulas manuales.

El registro automatizado con software es la solución que responde a los requisitos del borrador normativo. Un programa de gestión de personal registra cada fichaje con marca de tiempo inalterable, calcula automáticamente las horas trabajadas frente a las contractuales, identifica las horas extra y genera informes exportables para la nómina o la Inspección. Además, permite gestionar múltiples centros de trabajo desde una única plataforma.

Tabla comparativa: 3 métodos de registro horario

5 funciones clave de un buen software de registro horario digital

No todos los programas de control horario ofrecen las mismas prestaciones. Para que la inversión merezca la pena, el software elegido debe cubrir cinco funciones que van más allá del simple fichaje. A continuación, un desglose práctico de cada una, con criterios de evaluación que cualquier responsable de RRHH puede aplicar antes de contratar una solución.

Fichaje multicanal: app, terminal y navegador

Un buen sistema permite que cada empleado fiche desde el canal que mejor se adapte a su puesto: una app de horas de trabajo en el móvil para equipos en movilidad, un terminal fijo con código QR o NFC en el punto de venta, y un acceso por navegador para perfiles administrativos. El fichaje debe quedar vinculado a la identidad del trabajador (PIN personal, credenciales únicas) para cumplir con el requisito de registro personal e intransferible.

Ejemplo: en un restaurante con cocina, sala y terraza, el personal de sala ficha desde la app móvil al llegar, mientras que el equipo de cocina utiliza un tablet fijo en la entrada.

Cálculo automático de horas trabajadas y horas extra

El software debe comparar, en tiempo real, las horas fichadas con las horas contractuales del empleado. Si un trabajador con contrato de 40 horas semanales acumula 43 horas, el sistema identifica 3 horas extraordinarias y las integra en el informe de nómina. Esto permite calcular el horario laboral con precisión, evitando errores manuales que acaban generando reclamaciones o sanciones.

Informes y trazabilidad para la Inspección

Ante una visita de la Inspección de Trabajo, la empresa debe facilitar los registros de forma inmediata. Un software adecuado genera informes por empleado, por centro de trabajo o por periodo, exportables en PDF o CSV. La trazabilidad garantiza que cualquier modificación quede registrada (quién, qué dato y cuándo), lo que otorga presunción de veracidad al registro y protege a la empresa frente a sanciones.

Gestión integrada de ausencias y vacaciones

El registro horario no funciona de forma aislada. Si un empleado está de vacaciones, de baja o con un permiso, el sistema debe reflejar esa ausencia automáticamente para no generar alertas falsas por falta de fichaje. Las soluciones más completas permiten  desde la misma plataforma, lo que simplifica los procesos del departamento de RRHH y evita duplicidades de información.

Expediente digital del empleado

Centralizar contratos, documentos y datos personales en un  vinculado al registro horario facilita la gestión administrativa. Ante una inspección, toda la documentación del trabajador (contrato, registro de jornada, justificantes de ausencia) está accesible en un mismo lugar, lo que reduce el tiempo de respuesta y el riesgo de extraviar información.

Template: checklist de evaluación de software de control horario

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Cómo implantar el registro horario digital en 4 pasos

Pasar de un sistema manual o básico a un software de control horario no tiene por qué ser un proceso largo ni costoso. La clave está en seguir una secuencia lógica que minimice la resistencia del equipo y garantice la adopción desde el primer día. A continuación se detalla un plan de implantación adaptado a pymes y empresas con múltiples centros.

Paso 1: auditar el sistema actual y definir necesidades

Antes de elegir herramienta, hay que responder tres preguntas: ¿cómo se registra la jornada hoy? ¿Cuántos centros de trabajo, equipos y tipologías de contrato conviven en la empresa? ¿Qué datos necesita el departamento de nómina? Con estas respuestas, se elabora una lista de requisitos funcionales. Acción concreta: reunir al responsable de RRHH, al gestor de nóminas y a un representante de los empleados para una sesión de 45 minutos con la scorecard del apartado 1 como punto de partida.

Paso 2: seleccionar el software y configurarlo

Con los requisitos claros, se comparan proveedores utilizando la checklist del apartado 4. Una vez elegida la solución, se configuran los parámetros básicos: centros de trabajo, departamentos, tipos de contrato y reglas de cálculo de horas extra (compensación económica o en descanso). En plataformas como Combo, esta configuración se completa en menos de una hora y no requiere conocimientos técnicos avanzados.

Paso 3: comunicar al equipo y formar a los mandos intermedios

La comunicación es tan importante como la tecnología. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe informar a los trabajadores sobre el sistema de registro. Acción concreta: enviar un comunicado interno que explique qué cambia, por qué y cómo fichar. Complementar con una sesión de 20 minutos para los responsables de equipo, donde practiquen el fichaje y la consulta de informes. Incluir un breve documento de preguntas frecuentes internas.

Paso 4: monitorizar, ajustar y documentar

Durante las dos primeras semanas, revisar diariamente las incidencias: empleados que olvidan fichar, marcas horarias incoherentes, ausencias no justificadas. El software de gestión de equipos genera alertas automáticas que facilitan esta supervisión. Pasado el periodo de ajuste, establecer una revisión mensual con 3 KPI: tasa de fichaje (objetivo > 98 %), porcentaje de incidencias resueltas en menos de 48 h y número de horas extra no compensadas.

Framework: plan de implantación en 4 semanas

Si la empresa opera en el sector de la restauración con turnos variables, la integración con un sistema de  permite que el fichaje y la planificación compartan la misma base de datos, eliminando inconsistencias.

4 errores que exponen a sanciones de hasta 10.000 €

La Inspección de Trabajo no solo verifica que exista un registro, sino que este sea fiable, completo y accesible. A continuación, los cuatro fallos más frecuentes detectados en las actas de inspección y la forma de prevenirlos.

Error 1: seguir usando Excel o papel como sistema principal

Un archivo Excel es editable por definición. Ante una inspección, la carga probatoria recae sobre la empresa, que debe demostrar que los datos no han sido modificados. En la práctica, esto es casi imposible sin un sistema de trazabilidad. La solución es migrar a un registro horario digital con marcas de tiempo inalterables. Dato: la Inspección ya está sancionando con entre 751 € y 7.500 € los registros considerados inválidos, aunque existan físicamente.

Error 2: no registrar las pausas ni las horas extraordinarias

El borrador del nuevo decreto exige registrar no solo entrada y salida, sino también las pausas no computables y las horas extra. Omitir estos datos supone un registro incompleto, equivalente a no tener registro a efectos de la Inspección. La forma de evitarlo es configurar el software para que el empleado marque el inicio y el fin de cada pausa, y que el sistema calcule automáticamente las horas extraordinarias comparando con el horario contractual.

Error 3: no conservar los registros durante 4 años

La normativa obliga a conservar los registros durante cuatro años. El papel se pierde o se deteriora. Los archivos digitales sin copia de seguridad se corrompen o se borran accidentalmente. Un software en la nube almacena los datos de forma segura y los mantiene accesibles durante todo el periodo legal, lo que evita problemas ante inspecciones retroactivas.

Error 4: impedir el acceso del empleado a sus propios registros

El trabajador tiene derecho a consultar su registro de jornada. Si la empresa no facilita este acceso, se expone a una infracción leve (60 € a 625 €). Un app de horas de trabajo con acceso individual resuelve este problema: cada empleado entra con sus credenciales y consulta sus fichajes, horas acumuladas y saldo de horas extra desde su móvil.

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Checklist anti-sanciones: 6 verificaciones antes de una inspección
- El registro es digital e inalterable (no Excel ni papel)
- Se registran entrada, salida, pausas y horas extra
- Los registros se conservan durante 4 años
- Cada empleado accede a sus propios registros
- Los representantes de los trabajadores pueden consultar los datos
- Existe un protocolo documentado de gestión de incidencias

Para empresas del sector retail que gestionan varios puntos de venta, las  permiten supervisar el cumplimiento en todos los centros desde un panel centralizado, detectando anomalías antes de que se conviertan en un problema legal.

Disponer de un  fiable también protege a la empresa frente a reclamaciones de empleados que alegan horas extra no pagadas, ya que los datos son objetivos y verificables.

Para empresas que buscan una solución completa, Combo integra fichaje digital, , control de ausencias y  en un mismo entorno. Se configura en minutos, no requiere hardware adicional y se adapta tanto a pymes como a empresas con múltiples centros de trabajo.

Otras páginas del blog que pueden ser útiles para profundizar: cómo  y cómo . También es recomendable consultar las opciones de  para una visión más amplia de la gestión de recursos humanos.

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Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital

¿Qué es el registro horario digital?

Es el sistema electrónico que registra de forma automática la hora de entrada, la hora de salida y las pausas de cada empleado durante su jornada laboral. A diferencia del registro en papel o Excel, el formato digital garantiza la inalterabilidad de los datos y permite su consulta inmediata por parte del trabajador, los representantes sindicales y la Inspección de Trabajo. En España, el registro de jornada es obligatorio desde 2019.

¿Cómo funciona el registro horario digital en una empresa?

El empleado ficha al iniciar y finalizar su jornada mediante una app móvil, un terminal fijo o un navegador web. El software almacena cada marca horaria con identificación individual del trabajador, calcula automáticamente las horas trabajadas, las compara con las horas contractuales e identifica las horas extraordinarias. Los datos se centralizan en una plataforma accesible para RRHH y para el propio empleado.

¿Es obligatorio el registro horario digital en España?

El registro de jornada es obligatorio desde el Real Decreto-ley 8/2019 para todas las empresas, sin excepción de sector ni tamaño. Actualmente, la normativa permite cualquier formato (incluido papel). Sin embargo, el Ministerio de Trabajo está tramitando un nuevo decreto que exigirá que el registro sea exclusivamente digital, accesible en tiempo real para la Inspección y con trazabilidad completa. Se prevé su entrada en vigor en 2026.

¿Qué herramienta usar para el registro horario digital?

La herramienta debe ofrecer fichaje multicanal (app, terminal, web), cálculo automático de horas trabajadas y horas extra, trazabilidad e inalterabilidad, informes exportables y gestión integrada de ausencias. Combo es una solución que reúne estas funciones junto con la gestión de turnos y el expediente personal del empleado, adaptándose tanto a pymes como a empresas con múltiples centros de trabajo.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros horarios?

La normativa vigente y el borrador del nuevo decreto coinciden en un plazo de conservación de 4 años. Durante ese periodo, los registros deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Un software en la nube almacena y protege los datos automáticamente durante todo el periodo requerido, eliminando el riesgo de pérdida o deterioro.