5 funcionalidades indispensables de un software de planning para restaurantes

La planificación de personal es un tema más complicado de lo que parece.

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Vacaciones, festivos, bajas médicas, diferentes disponibilidades y otros imprevistos te obligan a tomar en cuenta muchas variables al elegir qué programa te va a ayudar, de verdad, a ahorrar tiempo.

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Pero no te preocupes, en este post vamos a ponértelo fácil.

¿Qué 5 funcionalidades tiene que tener el software de planificación de tu restaurante?

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1. Un horario claro e interactivo

Empezando por lo más sencillo y lo esencial de un buen software de planificación. El calendario te da una visión general de un periodo clave: día, semana, mes, año, etc. Así, de un vistazo, sabrás quién tiene que hacer qué y cuándo.

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Para que tu calendario se entienda mejor, con Combo, a demás puedes asignar códigos de color a cada tarea y a cada empleado. Son detalles como estos los que suman para que tengas una mejor experiencia.

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2. Duplicación turnos en 1 clic

La organización del horario de un equipo no se puede improvisar. Y además, ¿quién quiere rehacer su agenda semanal cada semana? Nadie, seguro que tienes otras cosas de las que preocuparte...

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¿Has encontrado una fórmula que funcione para tu organización y tu personal? Simplemente, duplica en tantas semanas como quieras utilizando la función de duplicación de tu programa. Con Combo, todo lo que necesitas es un clic y estarás a salvo.

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3. Envío de alertas y notificaciones

 Por supuesto, todos los horarios de trabajo tienen que cumplir la normativa vigente. Sin embargo, esto es más fácil de decir que de hacer para el autor... A veces sólo hace falta un pequeño cambio en un turno para pasarse (involuntariamente) al lado oscuro de la fuerza.

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No es necesario revisar el Código Laboral cada vez que hay un cambio. El software de gestión de horarios tiene la ventaja de estar dotado de funciones de aviso. En caso de incumplimiento de la ley, envían automáticamente una notificación. También puedes configurarlos según tu NCC.

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4. Una función de publicación multimedia

 Un rápido recordatorio: la publicación de un calendario de turnos de la empresa es obligatoria. Un convenio de empresa o de sucursal puede incluso exigirte que lo notifiques a tus empleados en un plazo determinado. Además, tus horarios deben ser comunicados a la inspección de trabajo, bajo pena de multa.

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El papel ya no es muy popular (y es fácil de perder o dañar). Para ahorrarte tiempo, Combo te ofrece la posibilidad de publicar tu calendario en línea o enviarlo por correo electrónico o SMS a las personas más importantes. Y si es necesario, ¡siempre puedes imprimirlo!

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5. Mensajería compartida y segura

La planificación de los RRHH es un paso que requiere una excelente consulta entre todos los actores de la empresa. Todos deben ser capaces de responder rápidamente a los imprevistos, a los cambios de última hora o a las peticiones específicas. Y aún mejor: todo debe hacerse en un solo lugar.

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Esta es precisamente la ventaja de un sistema de mensajería interna. Utilizar un espacio para la interacción fluida entre directivos, empleados y RRHH es un requisito previo para una planificación eficaz del equipo. Te permite ir de un lado a otro en tiempo real y, por tanto, ¡ganar flexibilidad!

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Los diferentes tipos de planificación del equipo

Planificación del equipo a tiempo completo

La planificación de turnos a tiempo completo es el escenario más común. En Francia, este tipo de horario se basa en una semana de 35 horas. La semana laboral suele ser de lunes a viernes, pero puede haber diferencias de un sector a otro.

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¿Tu tarea? Asignar las 35 horas de trabajo de tus empleados, teniendo en cuenta su disponibilidad y las necesidades de los proyectos en curso. 

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Planificación del personal a tiempo parcial

Algunos empleados solo trabajan a tiempo parcial. Solo trabajan en proyectos de la empresa de forma puntual, y normalmente en tareas muy específicas. Pueden ser recepcionistas de hotel, camareros, empleados de habitaciones o trabajadores de cafetería.

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¿Tu misión? Conseguir distribuir sus horas de trabajo de forma inteligente en el horario del equipo. También tienes que asegurarte de que los empleados a tiempo parcial estén presentes en los momentos clave del proyecto.

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Horario de trabajo flexible

Una política de planificación flexible consiste en prescindir de un horario único y común para todos los miembros del equipo. Aquí, cada uno empieza y termina su trabajo a la hora que le conviene. Sin embargo, este tipo de planificación incluye franjas horarias fijas en las que todos tienen que estar disponibles.

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¿Tu misión? Define un horario de trabajo fijo que sea conveniente para los principales interesados, y luego establece un sistema eficiente de informes y automatización.

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4 pasos para una planificación eficaz 

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#1 Establecer un trabajo en equipo (real)

La planificación en equipo significa trabajo en equipo. Sí, todo el mundo se preocupa por la organización de los horarios. Así que, para asegurarte de que tienes empleados eficientes y comprometidos, deja que opinen sobre el proceso de programación. Considera la posibilidad de centralizar la comunicación en tu herramienta de planificación 😉.

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- Permíteles intercambiar franjas horarias según sus preferencias.

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- Anímales a que soliciten las plazas que se van a cubrir.

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- Garantizar una tasa de rotación justa para todos.

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#2 Identificar las responsabilidades de los empleados

Todo proyecto requiere una serie de responsabilidades que recaen sobre tus empleados. Para seguir fácilmente tu actividad, centraliza las tareas y responsabilidades de todos en tu herramienta de programación. De este modo, siempre sabrás quién está trabajando en qué, desde cuándo y hasta cuándo.

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- Utiliza un código de colores para optimizar el seguimiento.

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- Da a cada miembro del equipo acceso al seguimiento en tiempo real.

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- Proporciona un intercambio instantáneo de iniciativas y tareas asignadas a cada persona.

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#3 Planificar los descansos y el tiempo libre de los miembros del equipo

¿Prevé tu convenio colectivo pausas de más de 20 minutos? Asegúrate de incluirlos en la agenda de tu personal con antelación. De este modo, te aseguras de que las habilidades adecuadas estén siempre en el trabajo. La lógica es la misma para las vacaciones y las ausencias. 

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- Ten en cuenta los requisitos de productividad de tu empresa.

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- Planifica los descansos reglamentarios para evitar que se solapen.

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- Si es posible, programa descansos automáticos en el horario de tu equipo.

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#4 Controlar el equilibrio entre el trabajo y la vida privada

Gestionar el calendario de un equipo significa también tener en cuenta su dimensión humana. Por tanto, es esencial que la organización de los horarios respete el bienestar de los trabajadores. Intenta no pensar sólo en el coste del trabajo y asegura un buen equilibrio entre la vida laboral y la personal de tus empleados.

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- En la medida de lo posible, evita las horas de corte.

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- Planifica las tareas relacionadas cuando sea necesario para llenar el día.

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- Si no tienes un horario flexible, utiliza el trabajo rotativo (como un horario 4x8).

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#4 Automatizar el proceso sin perder la cabeza

Te has dado cuenta: hacer un programa de equipo en Excel tiene sus límites. La ausencia de funciones como la automatización es una considerable pérdida de tiempo. Además, aumenta el riesgo de que tus empleados se sobrecarguen de trabajo. Con una herramienta dedicada, ¡todo es más fácil!

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- Define un tiempo de ejecución para cada tarea recurrente.

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- Programar la reasignación de actividades en caso de empleados ausentes o con exceso de trabajo.

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- Automatiza el aplazamiento de los plazos de los proyectos desplazados o ampliados. 

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El horario de tu equipo ahora, sin un archivo Excel

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¿Listo para llevar la programación de tu personal al siguiente nivel? Simplifica la gestión de los horarios de tus equipos de campo con Combo. Nuestro software te da acceso a herramientas y servicios diseñados para optimizar tu trabajo diario y el de tus empleados. Todo está claro, todo es sencillo. ¡Pruébalo gratis para tu próximo proyecto!

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