[Administración de un restaurante] ¿Qué conocimientos se necesitan para dirigir un negocio de restauración?

¿Qué conocimientos se requieren para la administración de un restaurante?

Esa es la pregunta que vamos a responder con este post.

Y es que aquí hemos resumido lo mínimo que todo gerente necesita saber para gestionar con éxito un establecimiento hostelero.

Prepárate, que empezamos.

✅ Estas son las habilidades y conocimientos necesarios para la administración de un restaurante

Cada negocio es diferente, y las capacidades necesarias para administrarlo serán diferentes según el caso.

Pero hay algunas que son básicas para cualquier gerente de restaurante. 

Las vemos.

👉 1. Conocimientos financieros

En los restaurantes de pequeño y mediano tamaño, el gerente suele ser la persona encargada de llevar las cuentas (además de otras labores administrativas como la gestión de nóminas).

Pero incluso si has delegado esta parte de tu negocio en un administrador o un contable externo, aun así es importante que seas capaz de controlar y analizar las cuentas de tu negocio para tomar decisiones estratégicas.

Esto implica saber cómo…

➡️ A. Elaborar el plan financiero del restaurante

El plan financiero es uno de los apartados que componen el plan de negocio.

En este apartado debes incluir:

• Un presupuesto con los gastos e ingresos esperados, todos ellos divididos en diferentes partidas para que sean más sencillos de controlar.
• Los objetivos financieros a alcanzar (aquí te explicamos cómo definir los diferentes objetivos estratégicos de tu restaurante).
• Los indicadores o KPIs que utilizarás para saber si has alcanzado dichos objetivos.

Y hablando de indicadores… ese es el siguiente punto de la lista.

➡️ B. Control de indicadores financieros

Aunque los hemos mencionado en el punto anterior, los KPIs son tan importantes que merece la pena dedicarles un apartado propio.

Y es que no basta solo con definir métricas de control.

Tienes que ser capaz de:

• Identificar qué métricas son realmente útiles con relación a tus objetivos concretos.
• Analizar la información que te ofrecen y extraer conclusiones para optimizar tu estrategia.

Además, una de tus funciones como gerente será determinar qué herramientas usarás para recabar y analizar esos datos.

Por ejemplo, hay ciertos softwares para restaurantes que te permiten llevar un control automático de las ventas, la productividad del local, etc.

Luego te hablaremos más de esto.

➡️ C. Gestión de nóminas

Gestionar las nóminas en un restaurante puede resultar complejo.

Y es que existen diversos factores que influirán en la parte variable del sueldo de cada trabajador, como las horas extraordinarias que haya realizado.

Para este tipo de tareas también existen softwares específicos que pueden ayudarte.

👉 2. Gestión de equipos y recursos humanos

El personal es una pieza clave en la administración de un restaurante.

Si los miembros de tu equipo no se compenetran bien, eso repercutirá en la calidad del servicio que ofreces.

Y de nuevo, salvo que tengas un responsable de RRHH, deberás ser tú como gerente quien intervenga en todas las tareas relacionadas con la gestión de los recursos humanos de tu establecimiento.

Te explicamos qué debes saber:

➡️ A. Contratación de personal

Encontrar a la persona adecuada para un puesto de trabajo no es sencillo. 

Y es que no basta solo con conocer su experiencia laboral (aunque esto es importante, desde luego). 

A la hora de realizar la entrevista, también debes analizar:

• Sus habilidades sociales: ¿es tímido o extrovertido? ¿Inseguro o resolutivo? ¿Se muestra tranquilo o nervioso? En pleno servicio, necesitas a personas que sean capaces de soportar la presión y de comunicarse eficazmente con el resto de miembros del equipo.
• Su presencia: imagina que estás haciendo entrevistas para un puesto de camarero, y uno de los candidatos acude desaliñado y con la camisa llena de arrugas. Si no cuida su imagen ni para una entrevista de trabajo, ¿quién te garantiza que durante el servicio sí lo hará?
• Su forma de expresarse: lo mínimo es que sea capaz de comunicarse con claridad, pero habrá ciertos puestos que tengan unos requerimientos más específicos. Por ejemplo, un barman debería tener bastante labia y don de gentes, mientras que para un puesto de cocinero estas dotes no son tan necesarias.

E incluso si contratas a un determinado candidato, durante su periodo de prueba deberás seguir analizando su desempeño para comprobar si se adapta bien al puesto.

➡️ B. Definir el proceso de onboarding

Cuando se incorpora un nuevo empleado a tu equipo, la prioridad es que se familiarice cuanto antes con los procedimientos y la manera de trabajar de tu restaurante.

Para eso, debes definir un buen proceso de onboarding. 

Esto incluye:

• Elaborar el manual de bienvenida: un dosier con toda la información fundamental sobre la empresa (departamentos, organigrama, valores y forma de trabajar, etc.). 
• Designar a un responsable: que se encargue de recibir al nuevo empleado en su primer día, explicarle cuáles serán sus tareas y acompañarlo mientras se adapta al puesto. Esta persona también será la encargada de evaluar su desempeño. 

Demos un paso más.

👉 3. Estrategias de negocio

Aquí incluimos todo lo que se refiere al posicionamiento y la captación de clientes de tu restaurante.

Este apartado es muy extenso, pero lo podemos resumir en dos grandes ideas:

➡️ A. Elaboración de estudio de mercado

Una de las partes más importantes de un plan de negocio del restaurante es el estudio de mercado.

Es decir, una valoración donde analizas:

• Si tu idea de restaurante tiene demanda.
• Quiénes son tus principales competidores.
• Cómo vas a diferenciarte de ellos.

Esto es solo un resumen, pero en este post sobre cómo diseñar el plan de negocios de tu restaurante te explicamos estos apartados más a fondo.

➡️ B. Estrategias de marketing y ventas

Incluso si estás en una zona muy visible, lo ideal es que pongas en práctica diferentes estrategias de marketing para captar clientes por varias vías.

Aquí incluimos:

• Estrategias online: redes sociales, publicidad digital, posicionamiento en buscadores… todas estas estrategias te pueden ayudar a atraer potenciales clientes de tu zona.
• Estrategias offline: o tradicionales, como la publicidad en soportes urbanos, medios de comunicación, distribución de folletos, etc.

Ahora entramos de lleno en el corazón de un negocio hostelero… la cocina.

👉 4. Gestión de cocina

No necesitas haber sido cocinero para dirigir un restaurante.

Pero sí hay algunos aspectos del día a día de una cocina que debes controlar.

➡️ A. Selección de proveedores

Debes ser capaz de analizar la oferta de proveedores para determinar:

• Cuáles pueden ofrecerte una mejor relación calidad/precio.
• Cuáles van a poder cumplir con las demandas de suministro de tu restaurante (esto variará mucho según su tamaño, el número medio de clientes que tengas, etc.).

Elegir proveedores más económicos puede ser una manera de reducir costos, pero cuidado con que eso afecte a la calidad de los ingredientes o del propio servicio.

➡️ B. Recepción, almacenamiento y control de insumos

Gestionar adecuadamente tus materias primas no solo es vital para prevenir problemas de salubridad.

Además, también te permitirá reducir el desperdicio de alimentos.

Por eso necesitas saber cómo:

• Escoger el equipamiento más adecuado para conservarlas. 
• Establecer protocolos para su correcto almacenamiento y manipulación.

Además, también es interesante que designes a las personas responsables del control de insumos (quién se encargará de recepcionarlos y examinar su estado, quién de revisar el almacén periódicamente para detectar productos en mal estado, etc.).

➡️ C. Diseño de menús

El menú de tu restaurante debe estar en constante evolución. Si siempre ofreces los mismos platos, al final tus clientes más fieles se acabarán cansando.

Para decidir qué nuevas recetas añades, es interesante que poseas unas nociones mínimas sobre:

• Elaboración de los platos (para saber cómo combinar sabores, texturas…).
• Las tendencias gastronómicas de tu sector.

Aunque tu equipo (principalmente tu jefe de cocina) podrá apoyarte a la hora de elaborar el menú, es importante que poseas los conocimientos necesarios para intervenir en este tipo de decisiones.

👉 5. Atención al cliente

Ahora veamos qué debes saber para ofrecer un buen servicio al cliente en tu restaurante.

➡️ A. Elaboración de protocolos

Los protocolos son directrices de actuación para todos los miembros de tu equipo, y son clave para ofrecer un servicio consistente y de calidad.

Como gerente, tienes que ser capaz de establecer protocolos de actuación:

• Claros.
• Bien desarrollados (que no dejen nada al azar).
• Específicos para diferentes objetivos (ofrecer un servicio alineado con los valores del restaurante, reducir los tiempos de espera, gestionar las críticas negativas, fidelizar a los clientes, etc.).

Para profundizar, te dejamos este post sobre cómo definir los procesos de un restaurante.

➡️ B. Control de calidad y satisfacción

También debes establecer sistemas de medición para garantizar la calidad del servicio que estás ofreciendo.

Por ejemplo:

• Indicadores internos que te permitan medir el desempeño de tu plantilla.
• Encuestas de satisfacción para conocer la opinión de tus clientes y detectar posibles puntos de mejora.

Y ya solo nos queda un elemento más por ver…

👉 6. Legislación

El gerente de un restaurante es el responsable último de que su establecimiento cumpla con todas las normativas a nivel de:

• Recursos humanos: debes contar con un sistema de control horario, respetar las directrices del convenio colectivo, etc.
• Higiene y salubridad: esto implica conocer todos los protocolos y normas de seguridad que establece la ley.
• Urbanismo: las ordenanzas urbanísticas son las que regulan, por ejemplo, qué porcentaje de la acera puedes ocupar con las mesas de tu terraza, o dónde puedes situar la salida de humos.

Estúdiate bien la ley. ;)

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